李娜

【摘要】財務(wù)共享已成為大型國有企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型升級的首選路徑。隨著財務(wù)共享中心的建立與運行，企業(yè)的風(fēng)險和關(guān)鍵控制點發(fā)生了很大變化，對管理水平、會計人員、信息傳遞、信息技術(shù)提出了更高要求。文章以湖北省煙草公司為例，從COSO五要素的角度提出財務(wù)共享模式下煙草企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化策略，包括構(gòu)建以人為本的控制環(huán)境、推進(jìn)風(fēng)險管理精益化、促進(jìn)業(yè)財深度融合、打造多渠道溝通網(wǎng)、構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督閉環(huán)。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享；內(nèi)部控制；煙草；優(yōu)化策略

【中圖分類號】F275；F270.7

一、引言

近年來，國有企業(yè)大力推進(jìn)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)。根據(jù)《中央企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)情況報告》，截至2019年5月31日，有幾乎一半的中央企業(yè)已建立或正在建立財務(wù)共享服務(wù)中心。隨著財務(wù)共享中心的建立與運行，財務(wù)管理方式發(fā)生了很大的變化，其風(fēng)險和關(guān)鍵控制點也發(fā)生了很大的變化。與發(fā)達(dá)國家相比，我國的財務(wù)共享建立與運行的時間尚短，效果還需進(jìn)一步驗證。因此，如何建設(shè)與財務(wù)共享模式相輔相成的內(nèi)部控制體系，保障和促進(jìn)財務(wù)共享的有效實施，已成為新的研究課題。

基于對財務(wù)共享建立背景的分析，張慶龍（2015）[1]認(rèn)為流程化和標(biāo)準(zhǔn)化是財務(wù)共享服務(wù)的主要特征，但財務(wù)共享并不只帶來優(yōu)勢，其在建設(shè)與運營過程中還存在很多缺陷，需要妥善處理因為實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)所帶來的沖突與問題?；趯Σ煌攧?wù)共享模式的分析，余永亮等（2020）[2]認(rèn)為不同模式各有優(yōu)劣勢，就智慧共享模式來說，其優(yōu)勢在于組織形態(tài)上的靈活性和業(yè)務(wù)處理的高度智能化，其劣勢在于人員轉(zhuǎn)型的壓力、管理方式的挑戰(zhàn)和信息技術(shù)的高度依賴，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實際不斷調(diào)整完善，實現(xiàn)財務(wù)共享的優(yōu)勢轉(zhuǎn)化?；趯嵤┴攧?wù)共享所面臨的風(fēng)險，姚丹靖等（2014）[3]從風(fēng)險防范的角度出發(fā)，提出戰(zhàn)略運營、人員組織、流程制度、信息載體、考核績效等方面的內(nèi)控建設(shè)措施?；谄髽I(yè)財務(wù)共享建設(shè)的實踐經(jīng)驗，李少武等（2012）[4]提出員工報賬信用評級制度、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人首簽責(zé)任制、事后抽檢等基于流程的控制措施。

通過文獻(xiàn)梳理發(fā)現(xiàn)，財務(wù)共享與內(nèi)部控制領(lǐng)域均已形成較豐富的理論體系，但將兩者結(jié)合起來專門進(jìn)行研究的文獻(xiàn)較少。所以分析新形勢對企業(yè)內(nèi)部控制的新要求，找到財務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制實施的路徑具有重要的理論與現(xiàn)實意義。

二、財務(wù)共享對煙草企業(yè)內(nèi)部控制的影響

（一）湖北省煙草公司財務(wù)共享建設(shè)背景

湖北省煙草公司于2019年底選取兩家市級公司作為試點單位啟動財務(wù)共享建設(shè)工作，2020年11月完成試點單位項目建設(shè)，經(jīng)過實施運行后取得明顯成效。2021年，全面啟動財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)，目標(biāo)構(gòu)建一個基于價值創(chuàng)造的決策支持型財務(wù)共享服務(wù)平臺，聚焦“共享財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)、戰(zhàn)略財務(wù)”三大職能，計劃在省公司層面構(gòu)建財務(wù)共享、管理會計、綜合管理三大中心，在市公司層面設(shè)立財務(wù)共享分中心，在全省系統(tǒng)構(gòu)建虛實結(jié)合的共享服務(wù)體系。此番舉措，顛覆了傳統(tǒng)財務(wù)管理工作模式，在組織結(jié)構(gòu)上，由傳統(tǒng)的垂直多層級管理變?yōu)槠脚_級的扁平化管理；在業(yè)務(wù)流程上，從相對自主變?yōu)槿〗y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化；在管理思維上，財務(wù)職能實現(xiàn)從價值記錄向價值創(chuàng)造改變。

（二）財務(wù)共享模式對內(nèi)部控制的新要求

1.信息高度透明，對管理水平提出更高要求

在傳統(tǒng)模式下，各所屬單位的財務(wù)工作由本單位財務(wù)部門處理，財務(wù)信息通常只有本單位財務(wù)人員清楚，并且企業(yè)的信息是逐級流轉(zhuǎn)的，每一步驟都涉及信息的審核，這在一定程度上會降低差錯出現(xiàn)的概率。而財務(wù)共享模式下，財務(wù)處理由共享中心員工（不一定是本單位員工）集中完成，各單位的信息直接集中在共享中心，在全省系統(tǒng)范圍內(nèi)被知曉，任何“瑕疵”都將影響單位的整體形象。因此為防止出現(xiàn)相關(guān)問題，各單位應(yīng)在原有內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，將企業(yè)管理水平提升到新高度。

2.工作模式單一，對會計人員提出更高要求

傳統(tǒng)的財務(wù)核算模式下，每名財務(wù)人員負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容相對多樣化，縣級單位由于一般僅設(shè)置一名會計和一名出納，會計人員基本需要“全盤操作”，省市兩級的財務(wù)人員即便只做某一方面的工作，往往也會掌握一整套流程。實施財務(wù)共享后，由于需要提供口徑統(tǒng)一、高度規(guī)范的會計信息，分工會非常精細(xì)，每名財務(wù)人員只從事整個流程中的某個很小的環(huán)節(jié)，因此會覺得工作乏味單一，容易麻木，形成思維定式，出錯風(fēng)險增加。且財務(wù)數(shù)據(jù)在共享中心統(tǒng)一管理時，一旦出現(xiàn)差錯，對整體財務(wù)工作的影響大于之前，風(fēng)險聚集出現(xiàn)的概率顯著增加，這對員工的綜合素質(zhì)和職業(yè)道德提出更高要求。

3.業(yè)財人員分離，對信息傳遞提出更高要求

傳統(tǒng)會計作業(yè)模式下，會計人員與業(yè)務(wù)人員同屬一個單位，容易得到業(yè)務(wù)的第一手資料，能更好地進(jìn)行財務(wù)把控。而當(dāng)省公司財務(wù)共享中心運營以后，會計人員長期遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)人員和業(yè)務(wù)發(fā)生地。業(yè)務(wù)單元與財務(wù)單元的割裂導(dǎo)致財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員無法充分溝通，可能會對業(yè)務(wù)的理解產(chǎn)生偏差，影響財務(wù)共享中心業(yè)財一體化優(yōu)勢的發(fā)揮。而業(yè)務(wù)人員也由于共享中心的設(shè)立減少了對財務(wù)政策、操作方面的了解，報賬只依靠系統(tǒng)提示進(jìn)行操作，由于煙草行業(yè)的政策制度經(jīng)常發(fā)生變化，業(yè)務(wù)人員實際報賬中如遇到問題，在缺少相關(guān)人員指導(dǎo)的情況下，容易造成處理錯誤，加大財務(wù)共享中心的工作量，影響業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)處理速度。

4.高度依賴系統(tǒng)，對信息技術(shù)提出更高要求

財務(wù)共享中心的建立，離不開高度的信息化，與信息技術(shù)相關(guān)的風(fēng)險顯著增加。一方面是性能風(fēng)險，系統(tǒng)一旦癱瘓或者出現(xiàn)故障，給企業(yè)帶來的損失將是大體量的；另一方面是安全風(fēng)險，信息系統(tǒng)難免存在安全隱患，利用系統(tǒng)對信息進(jìn)行盜取和篡改，將給企業(yè)造成難以挽回的損失。財務(wù)共享對信息化的依賴性越強，受信息反控制的可能性越大，信息安全性就更加值得關(guān)注，在信息系統(tǒng)更新升級方面的投入就更大。

三、財務(wù)共享模式下煙草企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

（一）內(nèi)部控制環(huán)境：體現(xiàn)以人為本

傳統(tǒng)內(nèi)部控制以物為本，把管理活動中的“人”視為機械的、相對靜止的物進(jìn)行管理，忽視了人的意識及思想活動，以人為本的內(nèi)部控制肯定“人”在企業(yè)風(fēng)險控制管理和價值形成中的能動性作用，將組織全體成員作為控制活動的主體和客體，不斷調(diào)動人的主觀能動性，從而實現(xiàn)組織控制目標(biāo)和成員的個人目標(biāo)[5]。財務(wù)共享服務(wù)中心模式下，業(yè)務(wù)處理高度標(biāo)準(zhǔn)化、機械化，更有必要將有“溫度”的人本思想融入企業(yè)內(nèi)部控制。

一要建設(shè)統(tǒng)一的內(nèi)部控制文化。提高各級員工的內(nèi)部控制意識，防止內(nèi)部控制上松下緊，只有全系統(tǒng)上下都嚴(yán)格遵守內(nèi)部控制制度，才能建立符合企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部控制體系。

二要剛?cè)岵?。煙草企業(yè)的業(yè)務(wù)具有多樣性，難免會遇到一些特殊情況，在設(shè)置系統(tǒng)流程時應(yīng)充分考慮，對未按標(biāo)準(zhǔn)化流程執(zhí)行的業(yè)務(wù)不宜采取簡單粗暴的“一刀切”方式，而要具體問題具體分析，否則容易挫傷員工的積極性。

三要考慮社會責(zé)任。煙草企業(yè)除了要實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，還要承擔(dān)大量的社會責(zé)任，處理好與各方利益相關(guān)者（包括政府、公檢法部門、社區(qū)、職工等）的關(guān)系。應(yīng)當(dāng)將社會責(zé)任履行作為內(nèi)部控制管理的重要方面，定期對其（包括公益性捐贈、消費環(huán)境建設(shè)、服務(wù)質(zhì)量等）開展調(diào)查、評估，以提升企業(yè)聲譽。

四要注重人力資源管理。財務(wù)共享服務(wù)中心的員工工作相對簡單重復(fù)，長此以往會使其失去工作積極性，影響運營效率，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況和發(fā)展需要，制定符合共享中心的人才發(fā)展戰(zhàn)略。一方面，可實行定期輪崗制，讓財務(wù)人員全面了解共享中心的工作，以更好適應(yīng)財務(wù)共享的發(fā)展，同時也能為員工提供發(fā)展平臺和轉(zhuǎn)型的機會。另一方面，要制定科學(xué)的績效考核制度，提高工作人員的責(zé)任意識與風(fēng)險意識?？梢圆捎闷胶庥浄挚ㄗ鳛楹饬靠冃У臉?biāo)準(zhǔn)[6]，從財務(wù)、客戶、內(nèi)部流程、學(xué)習(xí)與成長四個維度來設(shè)置考評指標(biāo)。

（二）風(fēng)險評估：推進(jìn)風(fēng)險管理精益化

盡管煙草行業(yè)的總體風(fēng)險在可控范圍內(nèi)，但在外部風(fēng)險挑戰(zhàn)明顯增多、內(nèi)部新興業(yè)務(wù)與技術(shù)的加速拓展應(yīng)用以及管理難度增大等復(fù)雜局面下，風(fēng)險防范與化解要引起更多重視。

一要提升風(fēng)險管理精細(xì)度。企業(yè)在流程再造過程中，通過對業(yè)務(wù)流程的梳理能夠有效把握影響業(yè)務(wù)目標(biāo)實現(xiàn)的關(guān)鍵風(fēng)險點，應(yīng)采取適當(dāng)方法對風(fēng)險進(jìn)行評估，區(qū)別對待不同等級的風(fēng)險，增加有針對性的防控措施，合理保證目標(biāo)實現(xiàn)，減少低價值的風(fēng)控工作，避免陷入無謂的“內(nèi)耗”，提升內(nèi)部控制的效果與效率。

二要建立風(fēng)險預(yù)警機制。對風(fēng)險的提前預(yù)判對現(xiàn)代企業(yè)的運營管理至關(guān)重要，建立財務(wù)共享之后，企業(yè)的各項數(shù)據(jù)匯集至財務(wù)共享中心，可以提供更多的風(fēng)險信息。對每個風(fēng)險點設(shè)置可衡量的具體標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)進(jìn)行風(fēng)險監(jiān)測，及時將預(yù)警信息傳達(dá)給相關(guān)責(zé)任人，以對風(fēng)險作出及時應(yīng)對。

三要高度重視信息系統(tǒng)風(fēng)險。企業(yè)建立財務(wù)共享模式后，信息系統(tǒng)風(fēng)險大大增加。應(yīng)定期對系統(tǒng)的設(shè)計和運行進(jìn)行評估和改進(jìn)，保證系統(tǒng)的兼容性和穩(wěn)定性，避免系統(tǒng)故障帶來的損失，給財務(wù)共享中心員工創(chuàng)造優(yōu)良的工作環(huán)境。

（三）控制活動：促進(jìn)業(yè)財深度融合

湖北省煙草公司的財務(wù)共享建設(shè)，充分考慮了業(yè)財融合，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)共享系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了業(yè)財信息互聯(lián)，但業(yè)財融合不能僅停留于淺層次，通過深度業(yè)財融合為企業(yè)創(chuàng)造價值才是最終目的。

一是要以預(yù)算管控促進(jìn)業(yè)財融合。預(yù)算管理是一種高效的管理控制方式，要全面發(fā)揮預(yù)算管理的紐帶作用，加強預(yù)算管理與經(jīng)營計劃的結(jié)合。目前煙草行業(yè)的預(yù)算管理普遍存在輕事前預(yù)測，重事中執(zhí)行與事后考核的現(xiàn)象，可嘗試細(xì)化預(yù)算編制表格、明確預(yù)算編制大綱、轉(zhuǎn)變考核導(dǎo)向等措施，提升業(yè)務(wù)部門參與全面預(yù)算工作的積極性。

二是要前移財務(wù)管理端口，從事后監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑笆轮泄芸?。充分運用共享平臺將業(yè)務(wù)信息及時轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧?wù)信息以加強財務(wù)對業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，對每一項業(yè)務(wù)事前、事中和事后各環(huán)節(jié)、各階段都采用相應(yīng)的內(nèi)部控制方法，形成內(nèi)部控制決策、執(zhí)行和監(jiān)督的閉合環(huán)路，做到全程可控制，推動業(yè)務(wù)流程再造。

（四）信息與溝通：打造多渠道溝通網(wǎng)

為了實現(xiàn)全方位、深層次的溝通，避免實施財務(wù)共享后財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門脫節(jié)，應(yīng)規(guī)范信息的傳遞和溝通渠道，建立多渠道的定期和不定期信息溝通體系。

一要加強與各業(yè)務(wù)單位和人員的溝通。首先應(yīng)發(fā)放員工報銷手冊，盡可能將專業(yè)術(shù)語轉(zhuǎn)換為通俗易懂的語言，增強實用性，進(jìn)而獲得業(yè)務(wù)人員的理解與支持。另外，可在共享平臺設(shè)置專門的咨詢窗口，業(yè)務(wù)單位的員工在財務(wù)處理上有任何問題都可以通過窗口咨詢財務(wù)共享中心。對于常見問題，可設(shè)置機器自動回復(fù)。對于自動回復(fù)無法解決的問題，由共享中心工作人員在規(guī)定時間內(nèi)予以解答。

二要加強與基層員工的溝通?；鶎訂T工是業(yè)務(wù)活動的直接承擔(dān)者，也是財務(wù)共享中心的服務(wù)對象，重視其訴求能拓寬信息來源的渠道，促進(jìn)信息在各層級之間自上而下、自下而上以及橫向傳遞，增強溝通效率與透明度，使企業(yè)內(nèi)信息對稱，每名員工都能有效履行各自的職責(zé)，最終實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部向心力和治理水平的提高。特別是在制度起草、修訂時，應(yīng)加強基層調(diào)研，廣泛聽取基層員工的意見，確保制度符合基層實際情況。

（五）監(jiān)督：構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督閉環(huán)

財務(wù)共享實施后，內(nèi)部監(jiān)督的重點不再是零碎的細(xì)節(jié)，而是對流程合理性的整體把控。監(jiān)督主要涉及共享中心內(nèi)部監(jiān)督、內(nèi)部控制自我評價、內(nèi)部審計，這三項是有層次遞進(jìn)關(guān)系的，共同構(gòu)成內(nèi)部監(jiān)督的閉環(huán)。

一是加強共享中心內(nèi)部監(jiān)督。實施財務(wù)共享后較長的時間內(nèi)，大部分原始憑證仍以紙質(zhì)形式存在，共享人員依據(jù)原始憑證的影像資料進(jìn)行賬務(wù)處理，相應(yīng)的原始憑證由各單位保管，無法完全確定原始憑證的真實性、完整性。所以，有必要定期對原始憑證進(jìn)行事后抽檢，抽檢范圍應(yīng)覆蓋系統(tǒng)內(nèi)各單位。

二是重視內(nèi)部控制自我評價。實施財務(wù)共享后，煙草企業(yè)有必要構(gòu)建全面的內(nèi)控評價機制，積極主動地對內(nèi)部控制實施自我評價，確保內(nèi)部控制體系的健全性和有效性。可以由內(nèi)部審計部門牽頭負(fù)責(zé)此項工作，同時應(yīng)召集不同部門的骨干人員共同參與，也可向外部專家咨詢。定期開展內(nèi)部控制自我評價活動，根據(jù)評價的結(jié)果給出最終結(jié)論，同時將不足和完善辦法報告給管理層，及時對問題進(jìn)行整改，促進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)，增強風(fēng)險防范能力。

三是開展信息系統(tǒng)審計。實施財務(wù)共享后，應(yīng)有計劃地對財務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行合規(guī)性、安全性與效益性審計，鑒于信息系統(tǒng)審計是一項技術(shù)性較強的審計活動，煙草企業(yè)暫不具備相應(yīng)條件，可采取業(yè)務(wù)外包的形式，同時要加強信息系統(tǒng)審計人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，以適應(yīng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需要。

四、結(jié)束語

為了充分發(fā)揮財務(wù)共享的效用，企業(yè)需要建立與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制措施，包括內(nèi)控環(huán)境的人性化、風(fēng)險管理的精益化、業(yè)財融合的深入化、信息溝通的流暢化和內(nèi)部監(jiān)督的整體化。只有財務(wù)共享與內(nèi)部控制相輔相成、相得益彰，才能真正推進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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