李娜

【摘要】財務共享已成為大型國有企業(yè)財務轉型升級的首選路徑。隨著財務共享中心的建立與運行，企業(yè)的風險和關鍵控制點發(fā)生了很大變化，對管理水平、會計人員、信息傳遞、信息技術提出了更高要求。文章以湖北省煙草公司為例，從COSO五要素的角度提出財務共享模式下煙草企業(yè)內部控制的優(yōu)化策略，包括構建以人為本的控制環(huán)境、推進風險管理精益化、促進業(yè)財深度融合、打造多渠道溝通網、構建內部監(jiān)督閉環(huán)。

【關鍵詞】財務共享；內部控制；煙草；優(yōu)化策略

【中圖分類號】F275；F270.7

一、引言

近年來，國有企業(yè)大力推進財務共享服務中心建設。根據(jù)《中央企業(yè)財務共享服務建設情況報告》，截至2019年5月31日，有幾乎一半的中央企業(yè)已建立或正在建立財務共享服務中心。隨著財務共享中心的建立與運行，財務管理方式發(fā)生了很大的變化，其風險和關鍵控制點也發(fā)生了很大的變化。與發(fā)達國家相比，我國的財務共享建立與運行的時間尚短，效果還需進一步驗證。因此，如何建設與財務共享模式相輔相成的內部控制體系，保障和促進財務共享的有效實施，已成為新的研究課題。

基于對財務共享建立背景的分析，張慶龍（2015）[1]認為流程化和標準化是財務共享服務的主要特征，但財務共享并不只帶來優(yōu)勢，其在建設與運營過程中還存在很多缺陷，需要妥善處理因為實現(xiàn)財務共享服務所帶來的沖突與問題。基于對不同財務共享模式的分析，余永亮等（2020）[2]認為不同模式各有優(yōu)劣勢，就智慧共享模式來說，其優(yōu)勢在于組織形態(tài)上的靈活性和業(yè)務處理的高度智能化，其劣勢在于人員轉型的壓力、管理方式的挑戰(zhàn)和信息技術的高度依賴，企業(yè)應結合自身實際不斷調整完善，實現(xiàn)財務共享的優(yōu)勢轉化?；趯嵤┴攧展蚕硭媾R的風險，姚丹靖等（2014）[3]從風險防范的角度出發(fā)，提出戰(zhàn)略運營、人員組織、流程制度、信息載體、考核績效等方面的內控建設措施?；谄髽I(yè)財務共享建設的實踐經驗，李少武等（2012）[4]提出員工報賬信用評級制度、業(yè)務部門負責人首簽責任制、事后抽檢等基于流程的控制措施。

通過文獻梳理發(fā)現(xiàn)，財務共享與內部控制領域均已形成較豐富的理論體系，但將兩者結合起來專門進行研究的文獻較少。所以分析新形勢對企業(yè)內部控制的新要求，找到財務共享模式下企業(yè)內部控制實施的路徑具有重要的理論與現(xiàn)實意義。

二、財務共享對煙草企業(yè)內部控制的影響

（一）湖北省煙草公司財務共享建設背景

湖北省煙草公司于2019年底選取兩家市級公司作為試點單位啟動財務共享建設工作，2020年11月完成試點單位項目建設，經過實施運行后取得明顯成效。2021年，全面啟動財務共享服務中心建設，目標構建一個基于價值創(chuàng)造的決策支持型財務共享服務平臺，聚焦“共享財務、業(yè)務財務、戰(zhàn)略財務”三大職能，計劃在省公司層面構建財務共享、管理會計、綜合管理三大中心，在市公司層面設立財務共享分中心，在全省系統(tǒng)構建虛實結合的共享服務體系。此番舉措，顛覆了傳統(tǒng)財務管理工作模式，在組織結構上，由傳統(tǒng)的垂直多層級管理變?yōu)槠脚_級的扁平化管理；在業(yè)務流程上，從相對自主變?yōu)槿〗y(tǒng)一標準化；在管理思維上，財務職能實現(xiàn)從價值記錄向價值創(chuàng)造改變。

（二）財務共享模式對內部控制的新要求

1.信息高度透明，對管理水平提出更高要求

在傳統(tǒng)模式下，各所屬單位的財務工作由本單位財務部門處理，財務信息通常只有本單位財務人員清楚，并且企業(yè)的信息是逐級流轉的，每一步驟都涉及信息的審核，這在一定程度上會降低差錯出現(xiàn)的概率。而財務共享模式下，財務處理由共享中心員工（不一定是本單位員工）集中完成，各單位的信息直接集中在共享中心，在全省系統(tǒng)范圍內被知曉，任何“瑕疵”都將影響單位的整體形象。因此為防止出現(xiàn)相關問題，各單位應在原有內部控制的基礎上進行改進，將企業(yè)管理水平提升到新高度。

2.工作模式單一，對會計人員提出更高要求

傳統(tǒng)的財務核算模式下，每名財務人員負責的工作內容相對多樣化，縣級單位由于一般僅設置一名會計和一名出納，會計人員基本需要“全盤操作”，省市兩級的財務人員即便只做某一方面的工作，往往也會掌握一整套流程。實施財務共享后，由于需要提供口徑統(tǒng)一、高度規(guī)范的會計信息，分工會非常精細，每名財務人員只從事整個流程中的某個很小的環(huán)節(jié)，因此會覺得工作乏味單一，容易麻木，形成思維定式，出錯風險增加。且財務數(shù)據(jù)在共享中心統(tǒng)一管理時，一旦出現(xiàn)差錯，對整體財務工作的影響大于之前，風險聚集出現(xiàn)的概率顯著增加，這對員工的綜合素質和職業(yè)道德提出更高要求。

3.業(yè)財人員分離，對信息傳遞提出更高要求

傳統(tǒng)會計作業(yè)模式下，會計人員與業(yè)務人員同屬一個單位，容易得到業(yè)務的第一手資料，能更好地進行財務把控。而當省公司財務共享中心運營以后，會計人員長期遠離業(yè)務人員和業(yè)務發(fā)生地。業(yè)務單元與財務單元的割裂導致財務人員與業(yè)務人員無法充分溝通，可能會對業(yè)務的理解產生偏差，影響財務共享中心業(yè)財一體化優(yōu)勢的發(fā)揮。而業(yè)務人員也由于共享中心的設立減少了對財務政策、操作方面的了解，報賬只依靠系統(tǒng)提示進行操作，由于煙草行業(yè)的政策制度經常發(fā)生變化，業(yè)務人員實際報賬中如遇到問題，在缺少相關人員指導的情況下，容易造成處理錯誤，加大財務共享中心的工作量，影響業(yè)務單位的業(yè)務處理速度。

4.高度依賴系統(tǒng)，對信息技術提出更高要求

財務共享中心的建立，離不開高度的信息化，與信息技術相關的風險顯著增加。一方面是性能風險，系統(tǒng)一旦癱瘓或者出現(xiàn)故障，給企業(yè)帶來的損失將是大體量的；另一方面是安全風險，信息系統(tǒng)難免存在安全隱患，利用系統(tǒng)對信息進行盜取和篡改，將給企業(yè)造成難以挽回的損失。財務共享對信息化的依賴性越強，受信息反控制的可能性越大，信息安全性就更加值得關注，在信息系統(tǒng)更新升級方面的投入就更大。

三、財務共享模式下煙草企業(yè)內部控制優(yōu)化策略

（一）內部控制環(huán)境：體現(xiàn)以人為本

傳統(tǒng)內部控制以物為本，把管理活動中的“人”視為機械的、相對靜止的物進行管理，忽視了人的意識及思想活動，以人為本的內部控制肯定“人”在企業(yè)風險控制管理和價值形成中的能動性作用，將組織全體成員作為控制活動的主體和客體，不斷調動人的主觀能動性，從而實現(xiàn)組織控制目標和成員的個人目標[5]。財務共享服務中心模式下，業(yè)務處理高度標準化、機械化，更有必要將有“溫度”的人本思想融入企業(yè)內部控制。

一要建設統(tǒng)一的內部控制文化。提高各級員工的內部控制意識，防止內部控制上松下緊，只有全系統(tǒng)上下都嚴格遵守內部控制制度，才能建立符合企業(yè)發(fā)展的內部控制體系。

二要剛柔并濟。煙草企業(yè)的業(yè)務具有多樣性，難免會遇到一些特殊情況，在設置系統(tǒng)流程時應充分考慮，對未按標準化流程執(zhí)行的業(yè)務不宜采取簡單粗暴的“一刀切”方式，而要具體問題具體分析，否則容易挫傷員工的積極性。

三要考慮社會責任。煙草企業(yè)除了要實現(xiàn)經營目標，還要承擔大量的社會責任，處理好與各方利益相關者（包括政府、公檢法部門、社區(qū)、職工等）的關系。應當將社會責任履行作為內部控制管理的重要方面，定期對其（包括公益性捐贈、消費環(huán)境建設、服務質量等）開展調查、評估，以提升企業(yè)聲譽。

四要注重人力資源管理。財務共享服務中心的員工工作相對簡單重復，長此以往會使其失去工作積極性，影響運營效率，應根據(jù)企業(yè)的實際情況和發(fā)展需要，制定符合共享中心的人才發(fā)展戰(zhàn)略。一方面，可實行定期輪崗制，讓財務人員全面了解共享中心的工作，以更好適應財務共享的發(fā)展，同時也能為員工提供發(fā)展平臺和轉型的機會。另一方面，要制定科學的績效考核制度，提高工作人員的責任意識與風險意識?？梢圆捎闷胶庥浄挚ㄗ鳛楹饬靠冃У臉藴蔥6]，從財務、客戶、內部流程、學習與成長四個維度來設置考評指標。

（二）風險評估：推進風險管理精益化

盡管煙草行業(yè)的總體風險在可控范圍內，但在外部風險挑戰(zhàn)明顯增多、內部新興業(yè)務與技術的加速拓展應用以及管理難度增大等復雜局面下，風險防范與化解要引起更多重視。

一要提升風險管理精細度。企業(yè)在流程再造過程中，通過對業(yè)務流程的梳理能夠有效把握影響業(yè)務目標實現(xiàn)的關鍵風險點，應采取適當方法對風險進行評估，區(qū)別對待不同等級的風險，增加有針對性的防控措施，合理保證目標實現(xiàn)，減少低價值的風控工作，避免陷入無謂的“內耗”，提升內部控制的效果與效率。

二要建立風險預警機制。對風險的提前預判對現(xiàn)代企業(yè)的運營管理至關重要，建立財務共享之后，企業(yè)的各項數(shù)據(jù)匯集至財務共享中心，可以提供更多的風險信息。對每個風險點設置可衡量的具體標準，持續(xù)進行風險監(jiān)測，及時將預警信息傳達給相關責任人，以對風險作出及時應對。

三要高度重視信息系統(tǒng)風險。企業(yè)建立財務共享模式后，信息系統(tǒng)風險大大增加。應定期對系統(tǒng)的設計和運行進行評估和改進，保證系統(tǒng)的兼容性和穩(wěn)定性，避免系統(tǒng)故障帶來的損失，給財務共享中心員工創(chuàng)造優(yōu)良的工作環(huán)境。

（三）控制活動：促進業(yè)財深度融合

湖北省煙草公司的財務共享建設，充分考慮了業(yè)財融合，將各業(yè)務系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了業(yè)財信息互聯(lián)，但業(yè)財融合不能僅停留于淺層次，通過深度業(yè)財融合為企業(yè)創(chuàng)造價值才是最終目的。

一是要以預算管控促進業(yè)財融合。預算管理是一種高效的管理控制方式，要全面發(fā)揮預算管理的紐帶作用，加強預算管理與經營計劃的結合。目前煙草行業(yè)的預算管理普遍存在輕事前預測，重事中執(zhí)行與事后考核的現(xiàn)象，可嘗試細化預算編制表格、明確預算編制大綱、轉變考核導向等措施，提升業(yè)務部門參與全面預算工作的積極性。

二是要前移財務管理端口，從事后監(jiān)督轉變?yōu)槭虑笆轮泄芸?。充分運用共享平臺將業(yè)務信息及時轉變?yōu)樨攧招畔⒁约訌娯攧諏I(yè)務的指導，對每一項業(yè)務事前、事中和事后各環(huán)節(jié)、各階段都采用相應的內部控制方法，形成內部控制決策、執(zhí)行和監(jiān)督的閉合環(huán)路，做到全程可控制，推動業(yè)務流程再造。

（四）信息與溝通：打造多渠道溝通網

為了實現(xiàn)全方位、深層次的溝通，避免實施財務共享后財務部門與業(yè)務部門脫節(jié)，應規(guī)范信息的傳遞和溝通渠道，建立多渠道的定期和不定期信息溝通體系。

一要加強與各業(yè)務單位和人員的溝通。首先應發(fā)放員工報銷手冊，盡可能將專業(yè)術語轉換為通俗易懂的語言，增強實用性，進而獲得業(yè)務人員的理解與支持。另外，可在共享平臺設置專門的咨詢窗口，業(yè)務單位的員工在財務處理上有任何問題都可以通過窗口咨詢財務共享中心。對于常見問題，可設置機器自動回復。對于自動回復無法解決的問題，由共享中心工作人員在規(guī)定時間內予以解答。

二要加強與基層員工的溝通。基層員工是業(yè)務活動的直接承擔者，也是財務共享中心的服務對象，重視其訴求能拓寬信息來源的渠道，促進信息在各層級之間自上而下、自下而上以及橫向傳遞，增強溝通效率與透明度，使企業(yè)內信息對稱，每名員工都能有效履行各自的職責，最終實現(xiàn)企業(yè)內部向心力和治理水平的提高。特別是在制度起草、修訂時，應加強基層調研，廣泛聽取基層員工的意見，確保制度符合基層實際情況。

（五）監(jiān)督：構建內部監(jiān)督閉環(huán)

財務共享實施后，內部監(jiān)督的重點不再是零碎的細節(jié)，而是對流程合理性的整體把控。監(jiān)督主要涉及共享中心內部監(jiān)督、內部控制自我評價、內部審計，這三項是有層次遞進關系的，共同構成內部監(jiān)督的閉環(huán)。

一是加強共享中心內部監(jiān)督。實施財務共享后較長的時間內，大部分原始憑證仍以紙質形式存在，共享人員依據(jù)原始憑證的影像資料進行賬務處理，相應的原始憑證由各單位保管，無法完全確定原始憑證的真實性、完整性。所以，有必要定期對原始憑證進行事后抽檢，抽檢范圍應覆蓋系統(tǒng)內各單位。

二是重視內部控制自我評價。實施財務共享后，煙草企業(yè)有必要構建全面的內控評價機制，積極主動地對內部控制實施自我評價，確保內部控制體系的健全性和有效性?？梢杂蓛炔繉徲嫴块T牽頭負責此項工作，同時應召集不同部門的骨干人員共同參與，也可向外部專家咨詢。定期開展內部控制自我評價活動，根據(jù)評價的結果給出最終結論，同時將不足和完善辦法報告給管理層，及時對問題進行整改，促進內部控制建設，增強風險防范能力。

三是開展信息系統(tǒng)審計。實施財務共享后，應有計劃地對財務共享系統(tǒng)進行合規(guī)性、安全性與效益性審計，鑒于信息系統(tǒng)審計是一項技術性較強的審計活動，煙草企業(yè)暫不具備相應條件，可采取業(yè)務外包的形式，同時要加強信息系統(tǒng)審計人才的引進與培養(yǎng)，以適應企業(yè)數(shù)字化轉型的需要。

四、結束語

為了充分發(fā)揮財務共享的效用，企業(yè)需要建立與之相適應的內部控制措施，包括內控環(huán)境的人性化、風險管理的精益化、業(yè)財融合的深入化、信息溝通的流暢化和內部監(jiān)督的整體化。只有財務共享與內部控制相輔相成、相得益彰，才能真正推進企業(yè)高質量發(fā)展。

主要參考文獻：

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