摘要：電子檔案是個(gè)相對(duì)概念，它是相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言的。在檔案電子化管理實(shí)踐中，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理是關(guān)鍵。本文主要分析了電子檔案存在的意義、檔案電子化的管理現(xiàn)狀和優(yōu)缺點(diǎn)，并結(jié)合其特點(diǎn)提出如何提高檔案電子化的應(yīng)用管理和完善策略。

關(guān)鍵詞：檔案電子化;現(xiàn)狀分析;應(yīng)用管理

檔案電子化也可以稱(chēng)之為檔案以電子形式存在，產(chǎn)生的資料也就是我們俗稱(chēng)的電子檔案。電子檔案是個(gè)相對(duì)概念，它是相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言的，即通過(guò)手機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備進(jìn)行采集，以電子圖文、影像形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，它與紙質(zhì)檔案是相對(duì)應(yīng)的。當(dāng)前，在檔案電子化管理實(shí)踐中，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理是關(guān)鍵。在整合過(guò)程中，電子檔案與紙質(zhì)檔案如何匹配保管，如何減少檔案電子化潛在的風(fēng)險(xiǎn)和提升檔案電子化的應(yīng)用作用，是目前檔案管理亟待解決的課題。

一、電子檔案存在的意義

電子時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，人們記錄社會(huì)活動(dòng)、工作實(shí)況往往通過(guò)照相、攝像等手段來(lái)完成，為此，照片、聲像、影像資料大量增加。所以人們利用這種科技手段，將有價(jià)值的資料進(jìn)行電子存儲(chǔ)，制成電子文檔，這樣可以有效的減少存儲(chǔ)空間，快速的將文件資料進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，不易受外界環(huán)境的影響，極大地方便了查找，也更加環(huán)保。檔案電子化具有提高檔案利用率、提高工作效率、增強(qiáng)安全管理水平、增強(qiáng)檔案信息時(shí)效性的現(xiàn)實(shí)意義。

二、檔案電子化的現(xiàn)狀分析

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案電子化這種新型手段，主要在文書(shū)檔案及人事檔案管理方面應(yīng)用比較廣泛。一直以來(lái)，雖然大家在不斷完善檔案電子化這項(xiàng)工作，但生成高質(zhì)量的電子檔案，還需要一個(gè)專(zhuān)業(yè)化的過(guò)程。當(dāng)前，檔案電子化的現(xiàn)狀是有一少部分單位把工作資料有序存入計(jì)算機(jī)中，形成了所謂的檔案電子化，能把電子檔案類(lèi)別、類(lèi)型分清，但還有一大部分單位的工作人員分不清什么是電子檔案。大家總是誤以為只有通過(guò)公文傳輸系統(tǒng)傳輸?shù)奈募?、上?jí)部門(mén)郵寄的文件、紅頭文件才是檔案，或者認(rèn)為人事任免手續(xù)、工資晉升表、年度考核材料等資料才是檔案，將它們分門(mén)別類(lèi)存入電腦就能實(shí)現(xiàn)檔案電子化，殊不知，工作人員在工作過(guò)程中產(chǎn)生的影像資料也是檔案，它屬于電子檔案的重要組成部分。正是因?yàn)檫@些人認(rèn)識(shí)上有誤區(qū)，造成了檔案管理的不規(guī)范。因此，保護(hù)檔案的完整性，能夠達(dá)到合理利用檔案資源，是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)緊迫任務(wù)，更是實(shí)現(xiàn)檔案電子化高標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展的重要內(nèi)容和前提條件。

三、檔案電子化的優(yōu)缺點(diǎn)

檔案電子化的優(yōu)缺點(diǎn)是相對(duì)于檔案紙質(zhì)化的優(yōu)缺點(diǎn)而言的，即電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比來(lái)區(qū)分的。

建立電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。一是時(shí)效性強(qiáng)、周期短。建立電子檔案不同于建立紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案在檔案管理中需要耗費(fèi)大量的人力物力，收集比較分散，周期較長(zhǎng)。電子檔案的建立，滿(mǎn)足了人們對(duì)檔案時(shí)效性的追求。電子檔案采用科學(xué)技術(shù)手段，輕松拍攝，快速上傳，即減輕了勞動(dòng)者的體力，又減少了收集的環(huán)節(jié)和時(shí)間。二是節(jié)約空間、成本低。電子檔案存檔過(guò)程都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成的，存儲(chǔ)空間都在小小的計(jì)算機(jī)硬盤(pán)里，不占用自然空間，不浪費(fèi)紙墨，使得存儲(chǔ)成本降低。三是便于登記、更智能。電子檔案登記快速，便于定稿排序，隨時(shí)修改訂正，登記方法科學(xué)，查詢(xún)便捷，體現(xiàn)了電子檔案的智能化。

檔案電子化的缺點(diǎn)。一是存儲(chǔ)硬件不穩(wěn)定。目前計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代較快，一旦與軟件不匹配，電子檔案就會(huì)丟失。二是外部條件需要不斷革新。檔案電子化的自然因素、內(nèi)部因素和使用環(huán)境對(duì)其使用壽命都有影響，需要不斷進(jìn)行革新，尤其是檔案管理軟件系統(tǒng)需要強(qiáng)大的科學(xué)技術(shù)支持來(lái)維持資料的穩(wěn)定保存。三是檔案內(nèi)容易被改動(dòng)。電子檔案具有可改動(dòng)性，真實(shí)可靠性不如紙質(zhì)檔案。

四、檔案電子化的應(yīng)用管理和完善策略

電子檔案的收集和管理在檔案實(shí)現(xiàn)電子化工作中占有重要地位，也是非常關(guān)鍵的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。電子檔案與紙質(zhì)檔案在自身特性、管理方法、保存環(huán)境等方面有較大不同，電子檔案若要長(zhǎng)期應(yīng)用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性和電子載體的物理特性為依據(jù)進(jìn)行維護(hù)。檔案電子化的優(yōu)點(diǎn)不容忽視，缺點(diǎn)亟待改進(jìn)，如何做好檔案電子化管理工作？

一是加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，增強(qiáng)思想認(rèn)知度。加大宣傳、有效引導(dǎo)、增強(qiáng)工作人員的思想認(rèn)知度是提升檔案電子化管理水平的首要任務(wù)。我們要打破固有的思想和摒棄對(duì)數(shù)字檔案存在的諸多疑慮，充分認(rèn)識(shí)檔案電子化存在的現(xiàn)實(shí)意義，深入了解檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)對(duì)未來(lái)工作的影響，建立檔案電子化管理工作的信心。

二是定期技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理水平。檔案電子化工作的優(yōu)點(diǎn)很多，它將紙質(zhì)檔案電子化，使其接收便捷、歸檔及時(shí)，便于統(tǒng)一管理，能有效提高工作效率，但存儲(chǔ)介質(zhì)容易被破壞、信息容易被更改、數(shù)據(jù)容易丟失。因此，對(duì)電腦軟硬件存在環(huán)境要求較強(qiáng)，對(duì)工作人員的技能水平要求較高，需要定期對(duì)工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、素養(yǎng)培訓(xùn)、安全防范培訓(xùn)和軟硬件操作培訓(xùn)。首先，管理人員要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)章制度、法律法規(guī)，使用高效的電子檔案信息軟件管理系統(tǒng)，熟練軟件系統(tǒng)操作規(guī)程和方法，掌握硬件系統(tǒng)問(wèn)題排查基本常識(shí)，以保證電子檔案的安全規(guī)范管理;其次，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)專(zhuān)家，定期對(duì)系統(tǒng)軟件和硬件進(jìn)行檢測(cè)維護(hù)，通過(guò)技能人才的技術(shù)手段對(duì)電子檔案的原始性進(jìn)行鑒別，對(duì)檔案的穩(wěn)定性進(jìn)行防護(hù)，以防止電子文檔被隨意改動(dòng)和丟失。

三是完善歸檔制度，明確檔案收集范圍。為提升檔案電子化的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性，使電子檔案管理工作做到有章可循，步入制度化、規(guī)范化管理的軌道，需要建立合理的電子檔案歸檔制度。首先，要明確規(guī)定歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔電子材料質(zhì)量和數(shù)量;其次，要明確規(guī)定收集途徑、收集程序、收集方式和方法;最后，要明確規(guī)定如何進(jìn)行分散管理和集中管理，以確保收集的價(jià)值。

四是注重檔案保管，做好電子文檔的安全防護(hù)。電子檔案的技術(shù)保管主要有兩方面組成，一個(gè)是對(duì)電子載體的保護(hù)，也就是保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)載體，即保護(hù)計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)、可移動(dòng)的硬盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)等介質(zhì)。另一個(gè)是對(duì)保存環(huán)境的保護(hù)，也就是保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，即對(duì)各種電子檔案存儲(chǔ)載體的運(yùn)行環(huán)境和保管環(huán)境進(jìn)行保護(hù)。我們要定期對(duì)各種載體進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)，并做好登記。同時(shí)，注意檔案保管室的防火、防盜、防潮。規(guī)范電子檔案的收集、歸檔、整理和利用過(guò)程，對(duì)其真實(shí)性和安全性進(jìn)行全方位保障。

在電子信息化高速發(fā)展的今天，重視電子檔案管理的同時(shí)，也不能忽視紙質(zhì)檔案的存在，若要實(shí)現(xiàn)檔案電子化的安全防護(hù)和管理工作，必須結(jié)合本地工作實(shí)際特點(diǎn)，利用科學(xué)的技術(shù)手段來(lái)為電子檔案和紙質(zhì)檔案服務(wù)，只有合理地開(kāi)發(fā)各類(lèi)檔案資源，達(dá)到電子檔案與紙質(zhì)材料的融會(huì)貫通，才能為檔案電子化管理工作順利開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子化、科學(xué)化、規(guī)范化，進(jìn)而為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

作者簡(jiǎn)介：姜雪，吉林省梅河口市就業(yè)服務(wù)局