張磊

（中國水利水電第七工程局成都水電建設(shè)工程有限公司，四川 成都 611130）

一、Excel 中常用的函數(shù)

在項目的日常財務(wù)工作中發(fā)現(xiàn)，對Excel 表格的使用非常頻繁，分包等各類臺賬的登記、工資獎金等統(tǒng)計表的制作、個稅申報等模板的錄入……隨處可見，但是在制作這些表格時，使用的Excel 函數(shù)幾乎都是簡單的加減乘除，雖然這些簡單的功能足夠應(yīng)對數(shù)據(jù)的簡單錄入、統(tǒng)計。但是一旦遇到比較復(fù)雜、繁瑣的數(shù)據(jù)，這些簡單的加減乘數(shù)顯的蒼白無力，僅僅靠復(fù)制粘貼，則會使工作效率大幅下降。下面介紹幾種在財務(wù)工作中常用的幾種函數(shù)。

（一）VLOOKUP 單條件查詢函數(shù)

在工作中，我們經(jīng)常會收到公司發(fā)送的統(tǒng)計表，要求各項目按要求填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，公司會根據(jù)實際情況發(fā)送各種形式的統(tǒng)計表，這時，我們不可避免的會面臨公司發(fā)的統(tǒng)計表與我們自己做的統(tǒng)計臺賬會有些形式的不同，使得我們無法直接快速的復(fù)制粘貼，有時在表格項目少的情況下，我們可以一個一個的單獨復(fù)制粘貼來完成，但是當(dāng)表格項目多的時候，復(fù)制粘貼會極大地降低工作的效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，此時我們可以使用VLOOKUP 函數(shù)公式進行快速的填寫。

公式1：=VLOOKUP(查找值,數(shù)據(jù)表,序列數(shù),匹配條件)，如圖1

圖1 數(shù)據(jù)匹配函數(shù)應(yīng)用表

VLOOKUP 函數(shù)

在工作中被廣泛應(yīng)用，特別是在進行數(shù)據(jù)匹配時，比如我們在發(fā)放工資時，經(jīng)常會遇到銀行系統(tǒng)的導(dǎo)入模板表與工資表中職工姓名及金額，卡號等順序不同的情況，此時用該公式也會大幅提高數(shù)據(jù)錄入的速度與準(zhǔn)確性。當(dāng)數(shù)據(jù)進行部分更新時，要想找出其中更新的部分，與其一個個比對，不如在舊數(shù)據(jù)旁邊直接用VLOOKUP 函數(shù)公式，重新匹配對應(yīng)的新數(shù)據(jù)，再用新數(shù)據(jù)減舊數(shù)據(jù)，不為零的就是更新的數(shù)據(jù)，類似的應(yīng)用場景比比皆是。

（二）ROUND 四舍五入函數(shù)

數(shù)據(jù)在進行運算時，我們通常會保留兩位小數(shù)，常用的做法是通過設(shè)置單元格格式，選擇數(shù)值項并保留兩位小數(shù)，但是，這種做法存在一個問題，那就是雖然我們設(shè)置成兩位小數(shù)，但該數(shù)字在進行計算時還是按照原來的多個小數(shù)計算，結(jié)果是造成最終合計數(shù)存在誤差。特別是在發(fā)放工資時，會使得實際發(fā)放金額的合計數(shù)與工資表的合計數(shù)不同，不得不面臨重新制表的尷尬局面。

公式2：=ROUND(數(shù)值，小數(shù)點后保留位數(shù))，如表1-表3

表1 原工資表

表2 設(shè)置單元格保留兩位小數(shù)后工資表

表3 使用round 公式后工資表

從以上三個表可以看出，設(shè)置單元格保留兩位小數(shù)的方法雖然達到了保留小數(shù)的目的，但卻在匯總求和時產(chǎn)生了誤差，造成這個誤差的原因其實還是小數(shù)點后幾位數(shù)要引起的，這也是僅僅通過單元格設(shè)置來保留小數(shù)的不足之處。而通過ROUND 函數(shù)公式計算出來的數(shù)值才是我們真正想要得到的，能更準(zhǔn)確地解決保留小數(shù)的問題[1]。

公式1 和公式2 是我們在財務(wù)工作中使用非常多的兩個函數(shù)公式，實用性強，操作簡單，應(yīng)用范圍廣。它能夠大幅提升工作的準(zhǔn)確性，避免了對數(shù)據(jù)的多次修改，提高工作效率。

二、Excel 數(shù)據(jù)透視表、數(shù)據(jù)透視圖

對財務(wù)人員來講，記賬只是基礎(chǔ)性工作，在掌握基礎(chǔ)工作的前提下，更重的就是對財務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，通過橫向、縱向等多維度的分析評估項目的經(jīng)營狀況，及時調(diào)整經(jīng)營中存在的問題。分析的基礎(chǔ)是對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，通過函數(shù)公式固然可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的多種形式的統(tǒng)計，但函數(shù)的復(fù)雜多樣性使我們無法很快的掌握并應(yīng)用。因此如何快捷有效地對一組數(shù)據(jù)進行不同角度的統(tǒng)計則顯得格外重要。

（一）數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是一種交互式的表，可以根據(jù)自己的需要，動態(tài)的改變他們的表格形式，以便按照不同的維度對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。在項目上工作的這幾年，我越發(fā)覺得數(shù)據(jù)透視表在實際工作中的應(yīng)用的重要性，最突出的就是對職工工資的統(tǒng)計。

一般情況下，人資部或財務(wù)部會保留人資系統(tǒng)提供的職工月度工資表，該表能夠很好地反應(yīng)每一個職工當(dāng)月的收入明細，但是，隨著項目管理的需要，有時決策者會要求提供某部門或者某批次進場人員的工資，比如要求提供參與項目科研活動人員在研發(fā)期間的工資明細及匯總、在經(jīng)營活動分析中會要求提供近兩年新分學(xué)生的收入情況等等，此時，單純地依靠月度工資表中相關(guān)人員的加總，會使得統(tǒng)計工作量大幅增加，費時費力。然而數(shù)據(jù)透視表能很好地解決工作中這種突如其來的信息統(tǒng)計。只需要對每個月的工資表做簡單的復(fù)制粘貼就可以輕松篩選所需人員的各種明細。

為了使制作的數(shù)據(jù)透視表能夠很好的反應(yīng)我們的需求，首要前提也即最重要的條件就是對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理，即數(shù)據(jù)源的處理，數(shù)據(jù)源的處理很大程度上決定了統(tǒng)計的維度，需要注意的問題就是在選擇的數(shù)據(jù)源中不要出現(xiàn)空值或合并單元格，如表4，

表4 《工資表模板》

將每個月匯總成同一個表，注明所屬年份、月份及各個項目，注意表格需要套用Excel 表格格式，這樣的方便之處在于，每次添加的數(shù)據(jù)可以自動匯總在數(shù)據(jù)透視表中。只需對數(shù)據(jù)透視表進行刷新即可。

在插入數(shù)據(jù)透視表時，可以根據(jù)自己的需要選擇不同的統(tǒng)計維度，比如篩選某職工或某組職工的工資明細，可以選擇姓名為篩選項，年份及月份為行項，所需要匯總的工資構(gòu)成項為為值。也可以以時間為篩選項，姓名為行項等等。如圖2

除了人員工資統(tǒng)計外，還經(jīng)常會統(tǒng)計分析項目經(jīng)營的成本，在建造合同中，成本項多由直接材料，機械使用費，間接費用等構(gòu)成，我們也可以通過數(shù)據(jù)透視表對這項項目進行統(tǒng)計分析。如圖3，可以通過對字段的選擇，隨時統(tǒng)計各類成本的明細。

（二）數(shù)據(jù)透視圖

數(shù)據(jù)透視圖就是將數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖的形式，即數(shù)據(jù)可視化，使得數(shù)據(jù)更直觀的展示出來。由其在財務(wù)分析報告上，數(shù)據(jù)透視圖的使用可以讓報告使用者對數(shù)的增減變動一目了然，如圖4，通過調(diào)整左上角的年份按鈕可以分別看出2017 年和2018 年各季度直接材料和機械使用費的增減變動情況[2]

三、總結(jié)

數(shù)據(jù)透視表的功能不僅僅限于簡單的匯總，還可以進行數(shù)據(jù)的運算，與數(shù)據(jù)透視圖的結(jié)合，使得數(shù)據(jù)統(tǒng)計更直觀，更易理解。此外，通過切片器，日程表，數(shù)據(jù)連接器等功能，可以使得圖與圖之間形成牽一發(fā)而動全圖的聯(lián)動效果。

Excel 功能極為強大，而我們?nèi)粘Ｓ玫街皇潜揭唤?，但僅僅是這冰山一角也有許多財務(wù)人員也無法熟練掌握，在工作中甚至還遇到完全不會Excel 辦公軟件的。因此，我認為作為財務(wù)人員，除了扎實的專業(yè)知識以外，還應(yīng)該學(xué)習(xí)類似于Excel 這樣的辦公軟件，雖然有時候這不是必要的，但會使用能極大提高工作效率。

本文簡單介紹了Excel 辦公軟件中非常實用的統(tǒng)計功能——數(shù)據(jù)透視表，目的是希望更多的財務(wù)人員能夠認識它，了解它，能夠結(jié)合實際將它應(yīng)用到自己的工作中。此外還介紹了我在工作中經(jīng)用的兩個函數(shù)公式——VLOOKUP 和ROUND，在此分享給大家，因本人能力有限，不足的地方請大家批評指正。