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        高??萍紮n案信息資源整合

        2021-11-07 10:38:59吳月莉張占武
        蘭臺內(nèi)外 2021年25期
        關(guān)鍵詞:高校

        吳月莉 張占武

        摘 要:隨著社會的進步和信息技術(shù)的不斷發(fā)展,高校的檔案管理也逐步向信息化方向邁進。但是由于高??萍紮n案信息資源整合還處于初期的發(fā)展階段,所以高校檔案管理出現(xiàn)了很多問題。通過分析高??萍紮n案信息資源整合的現(xiàn)狀,研究高??萍紮n案信息資源整合存在的不足,從而提出高??萍紮n案信息資源整合的解決方案,促進高??萍紮n案信息資源整合。

        關(guān)鍵詞:高校;檔案信息;資源整合

        高校的師生檔案管理問題一直是高校比較重視的問題,而且隨著各大高校生源擴招以及社會信息化的發(fā)展,檔案問題越來越復雜,高校傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端日漸凸顯,已經(jīng)不適應高校的發(fā)展需求。而高校科技檔案信息資源的整合打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式,為高校的檔案管理提供了一種新的檔案管理模式,為高校的檔案管理信息化和現(xiàn)代化提供了新方向。

        一、高??萍紮n案信息資源整合的必要性

        1.有利于促進檔案服務的技術(shù)化

        隨著信息技術(shù)和社會的發(fā)展,現(xiàn)代高校檔案資源整合賴以進行的基礎和前提是云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)和設備,在此基礎上形成了高校檔案信息資源整體。一方面,檔案信息資源整合成為必然。傳統(tǒng)的檔案信息資源整合方式已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會和高校教育的發(fā)展,出現(xiàn)了很多技術(shù)老化、信息資源落后以及效率等問題。高校將運用現(xiàn)代化的設備,積極建設和使用檔案信息資源庫,并努力推進檔案管理和服務的新型技術(shù)化發(fā)展。另一方面,檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化使得高校檔案信息資源具有更高的共享性,為高校與其他高校和社會力量之間共享檔案資源奠定了良好的基礎,促使各個單位之間聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源。

        2.增強高??萍紮n案信息資源利用率的需求迫切

        在當今信息化時代的背景下,高??萍紮n案信息資源其實已經(jīng)成為一種非常重要的商品,這種商品的獨特特征使得它的價值難以評價,它的價值決定于決策者如何看待它和利用它。當高校的檔案管理工作對科技檔案信息資源具有深刻的價值認識時,那么檔案管理工作的價值性就會提升。高校是人才和智慧的聚集地,高校有豐富的文化成果,有深厚的人文社科學術(shù)成果,這些成果不僅對高校自身的發(fā)展具有很高的價值,而且對社會各方面的建設都具有重要作用,而且高校作為人才培養(yǎng)的基地,擁有大量信息資源的同時也應當對這些信息資源進行應用。大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作具有非常大的出入,它要求的不僅僅是信息的錄入和輸出,還要求對信息的整理、分析、鑒別、選擇等等,當這一系列的信息工作完成后,高??萍紮n案信息資源的價值就會凸顯出來。而高??萍紮n案信息進行資源整合,提高了科技檔案信息資源利用率,發(fā)揮了其對社會的重要價值。

        3.信息化背景的必然選擇

        大數(shù)據(jù)時代,科技信息的安全性更為重要,對于高校的科技檔案信息來說,如果信息丟失或者損壞將會導致該院校受到嚴重的利益損失。所以,信息化背景對高??萍紮n案管理工作的正規(guī)性提出了新的要求。在此條件下,高校將科技檔案信息資源進行整合,將會有利于提升高??萍紮n案信息的安全性。高校在進行資源整合后,將會更加嚴苛地挑選檔案管理人員,對管理人員的保密意識水平提出更高要求。此外,高校為了保證科技檔案信息不被泄露或者篡改,還會采用更為嚴格的統(tǒng)一檔案整理和驗收方式,對每個環(huán)節(jié)的檔案工作都加以嚴格把控。例如,檔案的借閱、打印、復印等等。這些嚴格的管理程序使得高校的檔案管理工作更符合嚴肅性、正規(guī)性、保密性特點,符合新時代檔案管理工作對信息安全性嚴格把控的要求。

        二、高??萍紮n案信息資源整合的現(xiàn)狀

        1.高校科技檔案信息化整合

        信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為高校的檔案管理提供了先進的技術(shù)和便利,從而促進了高??萍紮n案的信息化整合。當前高??萍紮n案的信息化建設主要形成了以下發(fā)展現(xiàn)狀:一方面,利用現(xiàn)代信息技術(shù),將檔案整合的重心由豐富館藏向提高檔案信息的服務能力轉(zhuǎn)變,同時為相關(guān)用戶提供個性化的服務,以促進高校檔案信息的利用率;另一方面,借助檔案資源的整合和為高校師生提供不同類型的科技檔案數(shù)據(jù)庫,為用戶提供在線服務模式,從而提高高校檔案的信息化整合。

        2.高校科技檔案信息化管理

        科技檔案信息化管理對高校的發(fā)展具有重要作用,當前高校的檔案管理形成了以下的發(fā)展格局:一方面,通過對檔案管理工作人員進行培訓,使其認識到科技檔案信息化管理的重要性,于是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識,創(chuàng)新檔案管理方式,從而促進高校檔案管理的規(guī)范化發(fā)展;另一方面,建立了檔案用戶反饋系統(tǒng)。通過用戶對相關(guān)管理服務的評價,建立合理化的科技檔案建設服務,從而為用戶提供更好的體驗,也督促高??萍紮n案信息化管理更加規(guī)范。

        3.高??萍紮n案信息化共享

        高??萍紮n案信息化共享是在信息化的社會環(huán)境下對高??萍紮n案資源予以共享。當前高校的科技檔案信息化共享主要有以下的發(fā)展狀況:一方面,高??萍紮n案資源共享服務順應時代的發(fā)展步伐,明確高??萍紮n案資源共享的目標,從而盡可能確保高??萍紮n案資源共享化的利用效率;另一方面,高校為教師和學生建立科技檔案資源共享的平臺,為師生提供專門化的信息服務,根據(jù)師生不同的檔案轉(zhuǎn)接狀況,為師生提供不同的解決方案,從而促進高??萍紮n案的信息化共享。

        三、高??萍紮n案信息資源整合存在的不足

        1.高校數(shù)字檔案資源的建設落后

        數(shù)字檔案資源作為高校檔案建設的核心技術(shù),對檔案的管理和規(guī)整具有重要作用。但是當前很多高校的數(shù)字檔案資源建設落后,從而影響了高??萍紮n案信息資源整合的步伐。首先,一些學校的學生和教師檔案沒有建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫,所以在查找檔案時需要耗費大量的時間,造成了時間和人力的浪費。其次,很多高校更注重紙質(zhì)檔案的存放和管理,并沒有認識到電子檔案存放和管理的重要性,所以學生在轉(zhuǎn)接檔案的過程中,往往出現(xiàn)紙質(zhì)檔案已經(jīng)在學校內(nèi)部存放但是電子檔案還在生源地的情況,從而造成檔案存放的亂象。最后,學校忽略了采集數(shù)據(jù)信息資源的重要性,目前我國大部分高校都沒有為師生建立數(shù)字信息檔案,從而阻礙了高校科技檔案的信息化。

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