關(guān)琦
摘? 要:高校后勤管理工作指的是管理者通過組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)等手段,調(diào)動(dòng)后勤員工工作積極性,增強(qiáng)后勤保障力量,使后勤部門工作質(zhì)量和工作效率始終保持在相對(duì)較高的水平的管理活動(dòng)。尤其是隨著學(xué)校雙一流建設(shè)進(jìn)程的不斷加快,其對(duì)后勤部門的服務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)范圍等提出了更高的要求。在高校后勤部門開展信息化建設(shè)則是提升后勤服務(wù)能力和保障水平的關(guān)鍵。文章在參考相關(guān)研究資料后,系統(tǒng)總結(jié)了高校后勤信息化建設(shè)的必要性及存在的問題,提出了建設(shè)高校信息化后勤管理系統(tǒng)的策略。
關(guān)鍵詞:高校后勤;信息化建設(shè);管理服務(wù)
中圖分類號(hào):C931.2? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A? ? 文章編號(hào):1673-7164(2021)25-0142-03
2016年7月,中共中央辦公廳 國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》,文件明確指出:“當(dāng)今世界,信息技術(shù)創(chuàng)新日新月異,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化的信息化浪潮蓬勃興起,信息化已成為現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。各行業(yè)只有不斷加強(qiáng)自身的信息化建設(shè),才能獲得發(fā)展的新動(dòng)力。”后勤部門作為高等院校開展教學(xué)活動(dòng)提供物質(zhì)保障的基礎(chǔ)部門,服務(wù)能力的高低直接決定著高校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效率,所以,在高校后勤管理中開展信息化建設(shè),已成為高等院校生存與發(fā)展的必由之路。此外,隨著國(guó)民生活水平持續(xù)改善,高校師生的物質(zhì)需求和精神需求也在不斷提高,他們不再滿足基本生活保障的后勤服務(wù)模式,而是追求教學(xué)環(huán)境優(yōu)越性和生活環(huán)境的舒適性,高校后勤信息化管理平臺(tái)的建設(shè),有助于后勤部門及時(shí)了解廣大師生的真實(shí)需求和當(dāng)前后勤管理中存在的問題,為自身服務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。綜上所述,研究高校后勤管理信息化建設(shè)這一課題具有十分重要的意義。
一、建設(shè)高校后勤管理信息化平臺(tái)的必要性
(一)有助于優(yōu)化與配置校園資源
近幾年來,高等教育事業(yè)辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、辦學(xué)條件持續(xù)改善以及招收學(xué)生逐年增加,使得傳統(tǒng)后勤管理模式存在的工作效率不高、管理理念滯后以及溝通平臺(tái)不暢等問題不斷凸顯,已無法滿足當(dāng)前高等院校開展教育教學(xué)活動(dòng)的需要。因此,各大高校紛紛探索后勤管理的社會(huì)化變革之路[1]。另一方面,隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷升級(jí)和多媒體設(shè)備陸續(xù)被運(yùn)用于高校后勤管理,越來越多的信息化技術(shù)被應(yīng)用于高校后勤部門的管理中。例如,在傳統(tǒng)的高校后勤管理工作中,如果后勤員工需要開展盤點(diǎn)校園固定資產(chǎn)的工作,還通過手工抄寫和計(jì)算的方式才能完成,不僅增加了工作量,還存在著因員工責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、工作積極性不高以及專業(yè)知識(shí)薄弱等影響盤點(diǎn)結(jié)果的風(fēng)險(xiǎn)因素。將信息化平臺(tái)運(yùn)用于高校后勤管理中,就能在學(xué)校的各部門、各領(lǐng)域間建立起高校的信息共享平臺(tái),不僅可以全面準(zhǔn)確地掌握各部門的固定資產(chǎn)使用情況,還能對(duì)限制的設(shè)備和儀器等進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)度和配置,使高校后勤部門可以更好地服務(wù)于高校的發(fā)展。
(二)有助于創(chuàng)新高校后勤部門的服務(wù)能力
由于高校后勤管理工作涉及范圍廣,且具有一定的突發(fā)性,要求后勤員工必須具備一定的應(yīng)急能力,對(duì)突發(fā)事件要能作出正確的判斷。開展高校后勤信息化建設(shè),可以使后勤信息全面、快速地運(yùn)轉(zhuǎn),幫助后勤員工及時(shí)、準(zhǔn)確地解決后勤工作中存在的問題,促進(jìn)后勤管理服務(wù)質(zhì)量的提升。信息技術(shù)的應(yīng)用,還能對(duì)高校的后勤工作進(jìn)行系統(tǒng)覆蓋,在后勤管理部門與廣大師生間實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的交流和互動(dòng),不僅能為高校師生提供針對(duì)性的服務(wù),還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)后勤工作中存在的不足,使高校后勤工作能夠更加高效和規(guī)范地開展。將信息技術(shù)應(yīng)用到高校后勤資源管理中,可幫助后勤部門對(duì)學(xué)校現(xiàn)有的各類資源進(jìn)行統(tǒng)一管理和統(tǒng)一配置,在控制高校運(yùn)營(yíng)成本的同時(shí),促進(jìn)高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效率的提高。
二、當(dāng)前我國(guó)高校后勤工作存在的問題
(一)未充分認(rèn)識(shí)后勤信息化的重要性
在開展高校后勤信息化建設(shè)的過程中,需要使用到大量的人力資源、物力資源以及財(cái)力資源,屬于支出型業(yè)務(wù)活動(dòng)。高校后勤管理工作的價(jià)值和作用等具有一定的隱蔽性,使得很多高校領(lǐng)導(dǎo)人錯(cuò)誤地認(rèn)為高校后勤管理信息化建設(shè)沒有深入開展的必要,不會(huì)積極主動(dòng)地開展高校后勤管理信息化建設(shè)[2]。截至目前,我國(guó)至少還有一半左右的高校仍沿用傳統(tǒng)的后勤管理模式,管理制度缺失、管理理念滯后等現(xiàn)象普遍存在。此外,在傳統(tǒng)的后勤管理理論中,將后勤管理人員定位為服務(wù)者,認(rèn)為高校后勤管理的本職工作就是為廣大師生提供物質(zhì)保障,不具備管理者意識(shí),以至于后勤管理者在發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題后,常常以不是自己職責(zé)范圍內(nèi)工作、自己無處理權(quán)限等理由推脫,未采取相應(yīng)的措施解決問題。部分高校后勤管理工作人員的學(xué)歷水平普遍不高,不具備基本的管理常識(shí)和操作計(jì)算機(jī)的技能,單純地將后勤管理信息化理解為運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)后勤工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和統(tǒng)計(jì),使得高校后勤信息化建設(shè)停留在表面。
(二)信息化系統(tǒng)規(guī)范性差
雖然我國(guó)各類高校一直致力于高校后勤管理信息化的建設(shè),但關(guān)注的往往是在系統(tǒng)上和設(shè)備上的建設(shè),并未制訂與后勤管理信息化相關(guān)的管理模式和管理制度,在很大程度上限制了信息化后勤管理體系的作用和價(jià)值[3]。例如高校為了降低自身的運(yùn)營(yíng)成本和工作壓力,常常將校園內(nèi)的部分后勤服務(wù)外包給其他公司,而各公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)又是相對(duì)獨(dú)立的,繼而出現(xiàn)了學(xué)生在學(xué)習(xí)和生活中,需要使用到很多不同的卡片,如飯卡、熱水卡、洗衣卡以及借書卡等,不僅增加了學(xué)生識(shí)別和管理卡片的難度,也增加了后勤部門充值和補(bǔ)辦各類卡片的工作量。如此一來,不但沒有實(shí)現(xiàn)通過信息化建設(shè)提高后勤管理部門服務(wù)能力和工作效率的目的,反而增加了后勤部門的工作量。另一方面,后勤信息管理系統(tǒng)安全性能不高。高校在開展信息化建設(shè)的過程中,為了將建設(shè)成本控制在合理范圍內(nèi),未對(duì)后勤管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性進(jìn)行升級(jí)和加固。常常出現(xiàn)因病毒入侵、設(shè)備運(yùn)行性能低等原因?qū)е滦畔⒒到y(tǒng)不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)象。
三、高校后勤信息化建設(shè)的有效策略
(一)革新后勤管理人員的工作理念
后勤員工作為后勤管理目標(biāo)的主要實(shí)施者,自身所具備的責(zé)任意識(shí)、工作積極性以及管理理念等,直接決定著后勤部門信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。換而言之,要想建設(shè)高質(zhì)量的高校后勤信息化管理系統(tǒng),首要任務(wù)就是革新后勤管理人員的工作理念,可從以下幾個(gè)方面加以完善:首先,通過組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議、加大宣傳力度以及完善培訓(xùn)機(jī)制等方式,不斷向后勤管理人員介紹建設(shè)高校后勤信息化管理系統(tǒng)的價(jià)值和意義所在,使其能夠積極主動(dòng)地參與到此項(xiàng)工作中。第二,明確后勤員工的崗位職責(zé)。根據(jù)學(xué)校各后勤崗位的工作任務(wù),對(duì)員工在信息化建設(shè)中的職責(zé)權(quán)限、工作任務(wù)等進(jìn)行明確劃分,最大限度地強(qiáng)化員工的責(zé)任意識(shí),為后勤管理信息化建設(shè)工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[4]。
(二)以滿足師生需求為導(dǎo)向
師生的需求能否得到有效滿足,是衡量高校后勤信息化水平的主要指標(biāo)。因此,在構(gòu)建高校后勤信息化管理系統(tǒng)前,需要對(duì)廣大師生的實(shí)際需求進(jìn)行全面調(diào)查統(tǒng)計(jì)。只有如此,才能充分發(fā)揮信息化在增強(qiáng)高校后勤部門服務(wù)能力和服務(wù)范圍等方面的作用。第一,在開展高校后勤管理工作的過程中,要將滿足師生的需求作為后勤管理工作的核心任務(wù),并以完成該任務(wù)作為后勤部門的組織目標(biāo)。第二,充分利用數(shù)據(jù)技術(shù)。數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠幫助后勤管理員全面、系統(tǒng)、詳盡地掌握廣大師生在生活上和工作上的需求,可將數(shù)據(jù)技術(shù)所反映的需求信息作為完善高校后勤工作的標(biāo)準(zhǔn),促進(jìn)高校后勤管理水平的提升。
(三)構(gòu)建高效的后勤管理信息系統(tǒng)
升級(jí)和完善高校后勤信息化管理系統(tǒng),可有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)后勤管理工作中存在的物資供應(yīng)不足等問題,為學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的開展和師生日常生活的改善提供有力保障[5]。首先,及時(shí)更新和完善后勤管理信息系統(tǒng),充分發(fā)揮后勤信息管理系統(tǒng)的作用和價(jià)值。例如,由學(xué)校財(cái)務(wù)室統(tǒng)一制訂校園卡,使學(xué)生可以實(shí)現(xiàn)通過一張卡片就能滿足自己在衣食住行等方面的需求,為學(xué)生提供方便的同時(shí),減少后勤部門的工作量。其次,完善后勤管理信息化系統(tǒng)的管理制度。后勤管理信息系統(tǒng)的管理人員要定期核實(shí)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息,對(duì)不符信息和過時(shí)信息及時(shí)更新和清除;嚴(yán)格控制后勤管理人員登錄管理系統(tǒng)的賬號(hào)和密碼,防止不法分子登錄后勤信息管理系統(tǒng)篡改信息和盜取數(shù)據(jù)。再次,及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和清理垃圾軟件,防止管理系統(tǒng)因病毒入侵而癱瘓。最終實(shí)現(xiàn)構(gòu)建科學(xué)、完善、高校后勤信息管理系統(tǒng)的目的。
四、結(jié)語
后勤部門管理人員必須樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí),在開展高校后勤管理信息化建設(shè)的同時(shí),及時(shí)更新自身專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平,為高校后勤部門管理水平的提升提供充足的人力資源保障。
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(薦稿人:汪江,遼寧科技大學(xué)副教授)
(責(zé)任編輯:羅欣)