姚彥如

摘要：隨著各級(jí)政府對(duì)高校的投入顯著增加，高校的物資采購(gòu)金額大幅增長(zhǎng)。高校物資采購(gòu)是學(xué)校管理的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的質(zhì)量。因此，內(nèi)部審計(jì)對(duì)物資采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督作用顯得越發(fā)重要。筆者從事高校內(nèi)部審計(jì)工作8年多，并于2020年主筆修訂了學(xué)校的物資采購(gòu)審計(jì)辦法，通過(guò)闡述A高校物資采購(gòu)審計(jì)的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并提出一些相應(yīng)的對(duì)策，為其他高校內(nèi)部審計(jì)工作提供借鑒。

高校物資采購(gòu)是學(xué)校管理的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的質(zhì)量。做好物資采購(gòu)審計(jì)工作，對(duì)規(guī)范資金使用、提高經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。

一、A高校物資采購(gòu)審計(jì)的現(xiàn)狀

（一）審計(jì)范圍

A高校的物資采購(gòu)是指學(xué)校以合同方式有償取得貨物、工程和服務(wù)的經(jīng)濟(jì)行為。學(xué)校設(shè)有采購(gòu)中心，下屬于后勤校產(chǎn)管理處，負(fù)責(zé)學(xué)校除信息系統(tǒng)等外大部分的物資采購(gòu)管理。

物資采購(gòu)審計(jì)，是指學(xué)校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)對(duì)學(xué)校及所屬部門(mén)、單位物資采購(gòu)的真實(shí)性、合法性和效益性進(jìn)行的審查和評(píng)價(jià)。A高校物資采購(gòu)審計(jì)的范圍為單項(xiàng)（個(gè)、件）或同類(lèi)批量采購(gòu)預(yù)算金額在5萬(wàn)元（含）以上的具體某項(xiàng)物資采購(gòu)的審計(jì)。

（二）制度建設(shè)方面

根據(jù)廣東省教育廳2006年發(fā)布的《廣東省教育系統(tǒng)物資（工程、服務(wù)）采購(gòu)審計(jì)辦法》，學(xué)校2007年制定了物資采購(gòu)審計(jì)辦法，是開(kāi)展物資采購(gòu)審計(jì)工作的基本依據(jù)。多年來(lái)，采購(gòu)審計(jì)的開(kāi)展，在保障學(xué)校非招標(biāo)、大額采購(gòu)方面發(fā)揮了積極作用，有利于加強(qiáng)支出監(jiān)管和提高資金使用效益。

2020年，依據(jù)廣東省教育系統(tǒng)審計(jì)辦法等上級(jí)有關(guān)政策，結(jié)合新形勢(shì)和新要求，對(duì)學(xué)校物資采購(gòu)審計(jì)辦法進(jìn)行了修訂，完善了審計(jì)程序和審計(jì)內(nèi)容，并且將學(xué)校的物資采購(gòu)審計(jì)分為采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)和采購(gòu)常規(guī)審計(jì)兩種模式：

1.采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)是有重點(diǎn)、有目的地將某物資采購(gòu)部門(mén)、環(huán)節(jié)或物資品種納入年度審計(jì)計(jì)劃，形成特定審計(jì)項(xiàng)目，并實(shí)施相應(yīng)審計(jì)程序的審計(jì)模式。

2.采購(gòu)常規(guī)審計(jì)是指對(duì)單項(xiàng)（個(gè)、件）或同類(lèi)批量采購(gòu)預(yù)算金額在5萬(wàn)元（含）以上的具體某項(xiàng)物資采購(gòu)的審計(jì)，審計(jì)人員參與監(jiān)督采購(gòu)的全過(guò)程或者部分重要過(guò)程，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)審計(jì)的日常化。

新制度的實(shí)施，為未來(lái)開(kāi)展物資采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)提供了制度保障，為推進(jìn)物資采購(gòu)領(lǐng)域的審計(jì)全覆蓋提供了可能。

（三）A高校物資采購(gòu)常規(guī)審計(jì)流程

目前A高校尚未開(kāi)展采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，只開(kāi)展了采購(gòu)常規(guī)審計(jì)。采購(gòu)常規(guī)審計(jì)一般不下達(dá)審計(jì)通知書(shū)，審計(jì)結(jié)束可直接簽署審計(jì)意見(jiàn)。工作流程為：業(yè)務(wù)承辦部門(mén)申請(qǐng)—使用部門(mén)確認(rèn)—業(yè)務(wù)主管部門(mén)、經(jīng)費(fèi)歸口管理部門(mén)審核—內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)審計(jì)—業(yè)務(wù)申請(qǐng)部門(mén)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批—校長(zhǎng)審批。具體程序如下：

1.業(yè)務(wù)承辦部門(mén)通過(guò)學(xué)校OA系統(tǒng)的“采購(gòu)審計(jì)申請(qǐng)”提交申請(qǐng)，說(shuō)明采購(gòu)的理由、要求、配置、預(yù)算等情況，并上傳詢(xún)價(jià)函、3家（含）以上供應(yīng)商蓋章確認(rèn)的報(bào)價(jià)資料。經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)研（貨比三家），選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、服務(wù)好的供應(yīng)商，提出擬選擇的供應(yīng)商及理由后，交使用部門(mén)確認(rèn)。

2.經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門(mén)審核和經(jīng)費(fèi)歸口管理部門(mén)落實(shí)資金來(lái)源后，送達(dá)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)。

3.內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)核對(duì)相關(guān)資料是否齊全、有效。對(duì)資料不全的暫不受理，相關(guān)資料退回業(yè)務(wù)承辦部門(mén)，待資料補(bǔ)齊后再行審計(jì)。

4.送審資料受理后，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審計(jì)，提出審計(jì)意見(jiàn)。經(jīng)分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，呈報(bào)校長(zhǎng)審批。

（四）近3年物資采購(gòu)審計(jì)完成情況

年份 物資采購(gòu)審計(jì)項(xiàng)目

數(shù)量 金額（萬(wàn)元） 審計(jì)建議（條）

2018年 31 243.14 7

2019年 45 380.96 30

2020年 42 597.04 39

物資采購(gòu)審計(jì)的開(kāi)展，在加強(qiáng)支出監(jiān)管，提高資金使用效益等方面發(fā)揮了積極作用。從近3年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以看出，A高校完成物資采購(gòu)審計(jì)的數(shù)量無(wú)明顯增加，但隨著學(xué)校的不斷發(fā)展和高水平大學(xué)建設(shè)等資金規(guī)模擴(kuò)大，金額逐步加大，審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和提出的建議相應(yīng)增加，物資采購(gòu)審計(jì)發(fā)揮著更加重要的作用。例如，2019年針對(duì)4份科研經(jīng)費(fèi)電子商城外采購(gòu)的審計(jì)項(xiàng)目，經(jīng)向喀斯瑪電子商城了解情況，并從信息中心調(diào)取后臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析后，指出了商城運(yùn)行以來(lái)在科研經(jīng)費(fèi)管理、商城外采購(gòu)、結(jié)算環(huán)節(jié)三個(gè)方面存在的問(wèn)題，提出審計(jì)建議8條并出具了專(zhuān)門(mén)的審計(jì)報(bào)告報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，并按校領(lǐng)導(dǎo)要求請(qǐng)有關(guān)職能部門(mén)整改。根據(jù)審計(jì)建議，相關(guān)職能部門(mén)優(yōu)化了商城外采購(gòu)的流程，提高了管理水平。

二、物資采購(gòu)審計(jì)存在的問(wèn)題

（一）審計(jì)職能定位不清晰

《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》中指出內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和內(nèi)部審計(jì)人員不得參與可能影響?yīng)毩ⅰ⒖陀^履行審計(jì)職責(zé)的工作。目前A高校的采購(gòu)審計(jì)主要停留在采購(gòu)前的審核把關(guān)職能，審計(jì)處通過(guò)審核詢(xún)價(jià)單、報(bào)價(jià)單、預(yù)算審批等資料，出具審計(jì)意見(jiàn)，業(yè)務(wù)承辦部門(mén)根據(jù)審計(jì)意見(jiàn)方能執(zhí)行接下來(lái)的采購(gòu)程序，一定程度上參與了采購(gòu)事項(xiàng)的決策，影響了審計(jì)的獨(dú)立性。

（二）審計(jì)程序流于形式

按照制度和內(nèi)部控制的要求，物資采購(gòu)審計(jì)工作應(yīng)從采購(gòu)需求、采購(gòu)過(guò)程（包括計(jì)劃、價(jià)格、招標(biāo)、合同）、采購(gòu)驗(yàn)收、采購(gòu)經(jīng)費(fèi)管理、采購(gòu)效益、采購(gòu)審計(jì)后續(xù)情況等方面進(jìn)行全過(guò)程審計(jì)，但A高校在物資采購(gòu)審計(jì)的實(shí)際工作過(guò)程中，未能達(dá)到全過(guò)程審計(jì)的要求。學(xué)校目前只開(kāi)展了常規(guī)采購(gòu)審計(jì)，未開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，對(duì)采購(gòu)過(guò)程的評(píng)價(jià)和監(jiān)督只停留在采購(gòu)前和采購(gòu)中，沒(méi)有涉及采購(gòu)后的驗(yàn)收、效益等環(huán)節(jié)。隨著高水平大學(xué)建設(shè)等項(xiàng)目推進(jìn)，學(xué)校比較重視物資的采購(gòu)，能否完成專(zhuān)項(xiàng)資金的支付率等硬性指標(biāo)，而對(duì)于采購(gòu)驗(yàn)收完成后，物資設(shè)備是否有合理使用、使用效率是否偏低等問(wèn)題缺乏有效的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督管理，導(dǎo)致很多高精尖的科研儀器設(shè)備閑置，未發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。在A高校所開(kāi)展的常規(guī)采購(gòu)審計(jì)中，很大一部分送審的項(xiàng)目是完成采購(gòu)行為后為了報(bào)銷(xiāo)時(shí)才去補(bǔ)充審計(jì)程序，審計(jì)程序不能發(fā)揮實(shí)際作用，耗費(fèi)了審計(jì)時(shí)間和精力。

（三）審計(jì)方法有限

審計(jì)處在常規(guī)采購(gòu)審計(jì)時(shí)，通常只是審核送審資料，加上所采購(gòu)的物資具有一定專(zhuān)業(yè)性，對(duì)于采購(gòu)的必要性、采購(gòu)價(jià)格的合理性、供應(yīng)商選擇的合理性等難以做出實(shí)質(zhì)性的準(zhǔn)確判斷，只能在形式上檢查是否符合程序要求，缺少有效的信息化審計(jì)手段。

三、思考與對(duì)策

（一）強(qiáng)化審計(jì)獨(dú)立性，聚焦審計(jì)職能

聚焦主業(yè)主責(zé)，明確內(nèi)部審計(jì)的職能定位，逐步清理、剝離與審計(jì)職能無(wú)關(guān)的采購(gòu)審核、合同審核等日常業(yè)務(wù)審核工作，轉(zhuǎn)變工作思路，突出內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督、評(píng)價(jià)、建議主責(zé)，切實(shí)做好本職工作，防止審計(jì)程序流于形式，將有限的審計(jì)資源集中在重點(diǎn)采購(gòu)品種、采購(gòu)環(huán)節(jié)或部門(mén)，探索創(chuàng)新審計(jì)形式和審計(jì)內(nèi)容，促使有關(guān)上級(jí)政策措施和學(xué)校制度得到有效貫徹落實(shí)，消除采購(gòu)過(guò)程中的監(jiān)督盲區(qū)，充分發(fā)揮審計(jì)“溫度計(jì)”“體檢表”的職能作用，更好地預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)，提高學(xué)校的管理水平。例如，可以選取試劑耗材、科研設(shè)備等特定的采購(gòu)品種，或者選取重點(diǎn)采購(gòu)環(huán)節(jié)、采購(gòu)部門(mén)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，從采購(gòu)前、采購(gòu)中、采購(gòu)后的全過(guò)程進(jìn)行審計(jì)，起到全面的評(píng)價(jià)和監(jiān)督作用，同時(shí)注重審計(jì)結(jié)果運(yùn)用，真正發(fā)揮審計(jì)效用。

（二）加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃審計(jì)，提高資金使用效益

物資采購(gòu)計(jì)劃審計(jì)是對(duì)采購(gòu)計(jì)劃中所列的物資價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、采購(gòu)方式的合理性，以及供貨商選擇的真實(shí)性、合理性和有效性等進(jìn)行的審計(jì)。審計(jì)人員在進(jìn)行物資采購(gòu)審計(jì)時(shí)，除了審核程序是否合規(guī)、資料是否齊全，要關(guān)注使用部門(mén)的需求是否合理，可以將確實(shí)的需求作為物資采購(gòu)審計(jì)的重點(diǎn)，關(guān)注采購(gòu)需求的采購(gòu)理由是否合理，采購(gòu)計(jì)劃依據(jù)是否得當(dāng)，采購(gòu)申請(qǐng)所要求的技術(shù)指標(biāo)是否明確，有效提高審計(jì)監(jiān)督的有效性，從而促進(jìn)提高資金使用的效益，從源頭避免所采購(gòu)的物資閑置浪費(fèi)。

（三）提高信息化水平，增強(qiáng)審計(jì)效率

一是建立物資采購(gòu)審計(jì)的信息管理系統(tǒng)，整合學(xué)校采購(gòu)數(shù)據(jù)信息，以方便審計(jì)人員進(jìn)行搜索和分析。有效利用大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等新興技術(shù)排查潛在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，提高物資采購(gòu)審計(jì)的效率和效果。二是對(duì)接各相關(guān)職能部門(mén)的物資采購(gòu)數(shù)據(jù)。梳理各物資采購(gòu)相關(guān)部門(mén)的關(guān)系，確定各部門(mén)為審計(jì)工作提供的數(shù)據(jù)類(lèi)型和數(shù)據(jù)格式，將各部門(mén)的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化。三是要努力提升內(nèi)部審計(jì)人員的信息化水平?？朔徲?jì)人員思維上的惰性和工作上的慣性，提高審計(jì)人員對(duì)信息化審計(jì)重要性的認(rèn)識(shí)，定期組織審計(jì)人員參加有關(guān)信息化處理、計(jì)算機(jī)審計(jì)等方面的培訓(xùn)，推動(dòng)傳統(tǒng)的審計(jì)手段和方式向信息化審計(jì)方向轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：高校;物資采購(gòu)審計(jì);內(nèi)部審計(jì)