鐘美玲

智慧財務的出現(xiàn)助力于企業(yè)通過新技術(shù)的應用實現(xiàn)財務的核算、預測與分析、風險控制的智能化，為企業(yè)的內(nèi)部運作以及效率提升帶來了極大的便利。本文從當前智能化財務背景出發(fā)，闡述了財務人員當前的工作挑戰(zhàn)及財務機器人的應用意義，并提出了實施財務機器人工作的具體路徑。

一、引言

當前財務人員主要從事重復簡單的勞動力，難以提升人力資源價值，面臨工作量激增但人員短缺，服務效率低下等問題，財務機器人的出現(xiàn)實現(xiàn)了財務流程的標準化，提升了業(yè)務處理的效率和速度，強化了風險的防控措施，將財務工作的質(zhì)量、效率、價值和滿意度得到了保障。

二、當前財務人員面臨的挑戰(zhàn)

（一）簡單重復勞動難以提升人力資源價值

目前企業(yè)內(nèi)的財務流程存在部分高度重復的簡單手工操作，盡管信息化的系統(tǒng)已經(jīng)幫助財務人員處理了絕大多數(shù)的工作，但仍無法完全實現(xiàn)全自動操作，需要在事務性的工作、前期數(shù)據(jù)收集、財務核算上耗費大量的人力和時間，只有小部分人員在從事和財務管理、業(yè)財融合、價值創(chuàng)造的工作，體現(xiàn)不出財務人員的工作為公司的增值服務。而現(xiàn)在公司要求人力資源價值向增值工作傾斜，即盡可能減少員工事務性的工作，增加其策略性的工作，為企業(yè)的價值創(chuàng)造做更多的貢獻。

（二）工作量激增但人員短缺

隨著企業(yè)的業(yè)務范疇擴大，子公司逐漸的成立，財務人員處理單據(jù)量相比之前有較大的增長，業(yè)務經(jīng)濟活動、市場需求和控制環(huán)境也越來也復雜，但是財務人員的增長速度尚未與工作量增長相匹配，面臨人力資源短缺而企業(yè)人力成本有限、培養(yǎng)成熟的財務人員需要時間等問題。現(xiàn)有財務流程中審核點較多，由于業(yè)務的復雜性每一類所對應的審核點不同，內(nèi)部記錄的準確性也開始存疑，存在各種違規(guī)的風險，財務重心由過去的記錄轉(zhuǎn)變?yōu)榭刂?，導致流程審核時間較長，依賴人工審核很難滿足業(yè)務前端效率提升的要求，只有通過智能化信息化手段的力量才能加快處理效率。

（三）財務服務滿意度不高

財務部門作為企業(yè)內(nèi)的服務部門，為業(yè)務部門進行報賬，核算等多種工作，員工的工作量大，常常高負荷運轉(zhuǎn)，尤其是在關(guān)賬或者年度決算時承擔著較多的工作及責任，但在與業(yè)務部門之間的溝通不暢，經(jīng)常會有一些財務方面的規(guī)則沒有理解清晰，激發(fā)了矛盾。而且財務人員的態(tài)度以及處理時效、處理速度也是影響著財務部門的聲譽，通過各種調(diào)研反饋業(yè)務前端的滿意度不高，不能達到較高的滿意度。所有的財務工作和系統(tǒng)不是單純?yōu)樨攧斩觯饕氖菫樗械膯T工和業(yè)務人員，只有將服務工作做好才真正受到業(yè)務部門的認可，為兩者的融合做好準備。

三、實施財務機器人的意義

（一）實現(xiàn)財務流程標準化

基于對企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有的業(yè)務流程、管理流程、財務流程進行全面的梳理，對原有的業(yè)務流程進行優(yōu)化，形成標準化的財務流程，使得財務流程更加的清晰、透明和固定，提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和統(tǒng)一性。在前端數(shù)據(jù)獲取方面，建立統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務表單和工單模板，保證財務流程前端的數(shù)據(jù)源標準和一致，為財務標準化奠定基礎(chǔ)。在確定規(guī)范的流程后，集團與子公司間，子公司與分公司間對同一業(yè)務流程操作一致，各財務科室也對同一業(yè)務流程操作一致。

（二）提升業(yè)務處理效率

通過部署財務機器人，使得高頻、重復、繁瑣的人工操作由機器人代替，實現(xiàn)業(yè)務處理的自動化，提高業(yè)務處理的效率。財務機器人與人為操作不同，能夠嚴格按照相關(guān)的管理規(guī)定和既定的規(guī)則對工單進行處理，避免因為人為出錯而造成的返工。其次，財務機器人可以連續(xù)不間斷的工作，及時的處理單據(jù)，避免財務工作的積壓和人員的加班，尤其是在月度末、季度末、年度末等財務工作量達到峰值的時段，可以保證質(zhì)量不受其工作量增加而懈怠和放松，保質(zhì)保量的完成任務，而業(yè)務報賬的人員也可以通過手機APP等方式進行線上填報，移動保報賬，領(lǐng)導線上審批，不受時間和地點的限制，達到提高了使用人的滿意度，在加強規(guī)范的同時也提升了對財務處理效率的滿意程度。

（三）提高業(yè)務處理的準確率

財務機器人基于固定的、明確的業(yè)務規(guī)則，通過錄制的流程，最終實現(xiàn)自動化的運行，可以嚴格按照設計的規(guī)則和邏輯處理業(yè)務數(shù)據(jù)，保證百分之百的按照要求執(zhí)行，減少人為的錯誤、舞弊、失誤，也不會因其疲憊而造成疏漏。由于其自動化技術(shù)的應用，可以提升業(yè)務處理的準確率，保證處理的質(zhì)量，在某種程度上將風險防控從事后的監(jiān)控轉(zhuǎn)移到事前的風險防控和預警。財務人員也可以減少人工判定識別的工作，解放雙手雙眼，使其精力運用在更加重要的戰(zhàn)略支持上。

（四）強化風險防控措施

財務機器人能夠嚴格按照設定的處理邏輯執(zhí)行任務，確保財務工作符合內(nèi)控要求，同時減少因人為錯誤發(fā)生，降低業(yè)務處理的風險。在財務機器人處理的流程中，針對財務流程中容易出現(xiàn)的風險點構(gòu)建相應的數(shù)據(jù)模型，增加校驗、稽核環(huán)節(jié)，形成常態(tài)化的風險預警，降低操作風險?？紤]到財務機器人與以往人為操作在技術(shù)手段、實現(xiàn)方式上的不同，完善財務機器人的風險防控措施，形成財務機器人全生命周期閉環(huán)管理。

四、財務機器人應用的實施路徑

（一）推動業(yè)務與財務職責有序融合

缺乏業(yè)務的財務是無法滿足公司經(jīng)營和管理的需求，所以基于業(yè)務的財務才是有意義的。在事前的業(yè)務流到事中的財務流時，將主辦經(jīng)濟事項和報銷流程的經(jīng)辦人確定為第一責任人，其部門對經(jīng)濟事項負直接的管理責任，在報賬之前已經(jīng)確保經(jīng)濟事項履行了第一道審批程序，經(jīng)辦人和部門共同對經(jīng)濟事項、報賬信息、支撐性材料的真實性、合規(guī)性、完整性和準確性負責。經(jīng)辦人提出申請后流轉(zhuǎn)到對應的歸口管理部門，從專業(yè)的層面上對經(jīng)濟事項發(fā)生的合理性、合規(guī)性把關(guān)，確認各項申請復核業(yè)務管理規(guī)范。之后由財務部的會計進行初審和復核，全面審查經(jīng)濟事項是否符合財經(jīng)規(guī)范和入賬要求。事后對該報賬事項進行財務的抽查和業(yè)務的抽查，根據(jù)項目的風險以及頻次進行后向檢查，實現(xiàn)全面責任對等，分層分級別管理，注重實際效用的業(yè)財協(xié)作體系，將業(yè)務與財務有效的進行融合。

（二）全責任覆蓋，風險防控智能化

為了在財務流程中嵌入風險防控措施，將其風險降至可接受的范圍內(nèi)，為費用管理中的責任點制定系統(tǒng)管理的方案，將其進行風險智能控制，主要從四個方面進行落實。第一個是規(guī)范要求，即將原則性的要求明確提示，前置招待申請的界面，經(jīng)辦人對原則性的要求有所印象和感知。第二個是附件類的要求，明確附件的界面和標準附件的格式，前置在招待結(jié)算界面，明確告知經(jīng)辦人標準化的附件要求。第三個是剛性控制類，只要關(guān)于數(shù)據(jù)填報的或有數(shù)量關(guān)系的，后臺設置相應的邏輯將其強制控制，嵌入招待申請、結(jié)算流程，管控要求與經(jīng)辦人實時交互。第四個是批注類的提示，經(jīng)辦人可以實時查看各類詞匯的定義，對于選擇類的操作，每一項都告知其選項定義，便于經(jīng)辦人理解和操作。

（三）順應技術(shù)發(fā)展，支持自動填報

伴隨著云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新興技術(shù)的崛起和拓展應用，財務的發(fā)展突飛猛進，財務也變得更加簡單和智能。運用OCR技術(shù)，實現(xiàn)多張票據(jù)的自動識別，火車票、定額票整齊的黏貼后，一次性識別多張票據(jù)信息，如在火車票上可以提取乘車的日期、出發(fā)到達城市、座位等次和票價等信息，增值稅專票識別出發(fā)票金額、不含稅價格、稅額、發(fā)票號碼、發(fā)票代碼和稅率。在標準信息識別后，自動填寫到電子臺賬的制定位置，并將發(fā)票信息與提前內(nèi)置系統(tǒng)的控制標準互相比較校驗。經(jīng)過校驗的數(shù)據(jù)多系統(tǒng)直連傳輸，如招待費報銷，首先是招待費申請，數(shù)據(jù)校驗后如果符合業(yè)財?shù)囊?guī)范，那么將進入招待費結(jié)算，傳輸至招待費入賬支付。

（四）推動流程優(yōu)化，提升流轉(zhuǎn)效率

報賬單審核和審批的速度直接影響到業(yè)務部門工作推動的進程，所以在提升審核速度方面需要細化，從業(yè)務端到財務初審、復審最后到支付，實現(xiàn)端對端的管理，將業(yè)務處理的實現(xiàn)納入考核的依據(jù)，即不僅是在財務端提高單據(jù)流轉(zhuǎn)的效率，在前端的業(yè)務部門及審核質(zhì)效也納入到管控，實現(xiàn)全流程的提速。其次，將費用審核劃分為多個種類，給予不同的優(yōu)先級順序，對于人工成本、員工費用、農(nóng)民工工資、酬金等重點費用優(yōu)先審核的權(quán)限，并逐一的明確每一環(huán)節(jié)的處理實現(xiàn)，平時和周末不超過多少個工作日為限度，分級限時辦理。對于財務環(huán)節(jié)，以分層級報銷審核機制，采用單到即審的措施，面對金額較小的招待費、會議費直接由業(yè)務部門以及財務人員審批，減少實質(zhì)性的審批流程和環(huán)節(jié)，加快會計處理。

（五）做好檢查閉環(huán)，確保報銷質(zhì)量

盡管財務機器人已經(jīng)替代了一部分工作，但對于人為操作的地方還需要進行特別的關(guān)注，作為對系統(tǒng)的補充控制，比如在差旅方面檢查出差地點是否正確，有無錯選和漏選，否則直接影響補貼的精確性和住宿的上限標準，出差的天數(shù)是否符合邏輯，票據(jù)類型的選項是否正確。通過大數(shù)據(jù)的對比分析，可以發(fā)現(xiàn)一些隱形問題，比如差旅費是否重復報銷，重點注意同一人重疊時段報銷，節(jié)假日、周末差旅報銷的合規(guī)性，對于相同時間和地點的不同報銷因為同一件事情，對比補貼的情形，作為對單筆報銷檢查的補充。

五、結(jié)語

財務機器人對業(yè)務人員與財務工作者的支撐工作給予了很大的支持和幫助，從業(yè)務發(fā)起、領(lǐng)導審批、財務審批到支付環(huán)節(jié)，減少了不必要的程序和人力成本，提升了效能和質(zhì)量，做好了規(guī)范性的提示，為實現(xiàn)業(yè)財融合和企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)，推動企業(yè)應用更加成熟的技術(shù)和財務，實現(xiàn)財務人員向高價值的服務轉(zhuǎn)型。

（作者單位： 江門市博通公路建設有限公司）