彭敏

[摘 要] 首先分析了傳統(tǒng)的高校財務報銷流程及存在的問題，然后根據(jù)流程中的各個環(huán)節(jié)，提出優(yōu)化高校財務報銷流程的整體思路及具體對策，最后對優(yōu)化高校財務報銷流程過程中需要注意的問題提出了想法。

[關 鍵 詞] 高校報銷；報銷流程；流程優(yōu)化

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）28-0048-02

隨著我國高校事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的辦學規(guī)模不斷擴大，經(jīng)費來源逐漸多樣化，資金總量不斷增加，高校的財務工作量與日俱增，業(yè)務也日益復雜。不少高校的原有財務報銷流程遇到發(fā)展“瓶頸”，優(yōu)化高校財務報銷流程迫在眉睫。本文將探究優(yōu)化高校財務報銷流程的對策，力圖通過報銷模式的改變、報銷觀念的更新和報銷流程的優(yōu)化創(chuàng)新報銷流程結構，解決報銷難問題，進一步提高報銷效率。

一、傳統(tǒng)的高校財務報銷流程及存在問題分析

傳統(tǒng)的高校財務報銷流程如下圖所示，普遍采用的是窗口報銷模式，以筆者所在的天津中德應用技術大學為例（以下簡稱“中德應大”），即：報銷經(jīng)辦人將報銷單據(jù)整理粘貼在已填列好的報銷審核單上，根據(jù)報銷金額對應權限相應簽批至相關項目、部門負責人或校領導，再持簽批齊全的報銷單據(jù)至財務結算大廳辦理。財務審核人員對金額的正確性、單據(jù)的真實性、手續(xù)的齊備性及內容的合規(guī)性進行審核，審核無誤后財務審核人員編制記賬憑證，交由財務復核人員復核后出納付款。若單據(jù)審核有誤，則告知報銷經(jīng)辦人原因并將單據(jù)退回。

傳統(tǒng)的高校財務報銷流程圖

傳統(tǒng)的高校財務報銷各流程存在先后順序，串行而非并行，必須依序進行、按部就班，報銷的過程較為繁瑣，耗時長且效率低，存在以下問題：

1.報銷經(jīng)辦人如果在流程的第一步即出現(xiàn)發(fā)票開具有誤或過期、材料提供不全、手續(xù)簽批不全等問題，至流程的財務審核階段單據(jù)會被退，則整個報銷流程都需要重來一遍。

2.目前高校的報銷審核體系較為復雜，以中德應大為例，日常經(jīng)費報銷、專項經(jīng)費報銷、跨部門經(jīng)費報銷和橫向、縱向科研經(jīng)費報銷所涉及的項目、部門負責人及相關校領導較多，相關領導的審批權限也不同，報銷經(jīng)辦人經(jīng)常不知道找誰審簽以及審簽至哪一級別。即使報銷經(jīng)辦人對報銷審簽流程較為熟悉，但由于各級領導的辦公場所不統(tǒng)一，或因上課、開會、外出辦事等原因，導致報銷經(jīng)辦人為單據(jù)簽批疲于奔波，周轉于各職能部門，延長了報銷周期，影響了報銷效率。

3.隨著高校資金總量的持續(xù)增長，高校的財務核算總量大幅增加。而受制于編制等因素，財務人員的數(shù)量和經(jīng)費的增長幅度不成比例，財務人員制單任務繁重、審核人手較少、經(jīng)手資金量多的矛盾十分突出。在報銷的同時，財務人員還需要做好報銷指導工作，不斷接聽電話、接待隨時前來咨詢的經(jīng)辦人員，工作思路經(jīng)常被打斷，容易發(fā)生錯誤。工作環(huán)境的嘈雜，焦急等待的報銷人員，種種氛圍也加重了財務人員的心理負擔，使得財務人員大腦超負荷工作，影響財務人員報銷的效率和服務的質量。

4.會計信息的載體為紙質單據(jù)，會計信息的電子化始于記賬憑證的編制，當報銷經(jīng)辦人要查閱已報銷的業(yè)務時，只能由財務人員先查詢電子記賬憑證，找到相應單據(jù)的憑證號，再到學校檔案部門查閱原始憑證，查詢復雜，效率低下。

二、優(yōu)化高校財務報銷流程的整體思路及具體對策

（一）優(yōu)化高校財務報銷流程的整體思路

高校財務報銷業(yè)務面向高校師生，其流程優(yōu)化的前提是了解師生的需求，并有針對性地提供高質高效的服務，為師生的報銷體驗提供價值增值。因此，高校財務報銷流程的優(yōu)化要打破原有的職能和部門之間的界限，力求師生價值的最大化[1]。

優(yōu)化高校財務報銷流程非簡單地對某個或某些環(huán)節(jié)的局部改造，而是應從報銷流程的全過程進行最優(yōu)設計，借助信息化社會的發(fā)展要求，引領會計工作走向信息化的路線：打造友好的流程界面，促使師生適應新流程，使財務人員工作更加靈活，降低重復勞動，提供優(yōu)質高效服務。

（二）高校財務報銷流程的優(yōu)化設計

1.與傳統(tǒng)的窗口報銷模式并行，引入網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)。當報銷業(yè)務發(fā)生時，報銷經(jīng)辦人可以隨時隨地登錄網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)內各類報賬模板錄入報銷相關信息（報銷事由、金額、附件張數(shù)、支付方式等），并將相關的原始單據(jù)掃描件（或掃描上傳二維碼后手機直接拍照上傳）作為電子附件上傳至報銷系統(tǒng)。

2.報銷經(jīng)辦人在網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)中提交業(yè)務后，系統(tǒng)會根據(jù)該筆業(yè)務的列支項目及報銷金額自動或由報銷經(jīng)辦人主動推送至相應領導的自動化辦公平臺頁面中。網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)與自動化辦公平臺共享財務數(shù)據(jù)信息，使得相應領導隨時隨地可以使用電腦或手機進行電子審簽審批[2]，打破時間和空間的局限。

3.報銷經(jīng)辦人可在網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)中隨時跟蹤該筆業(yè)務的信息傳遞進度，并得到相應的信息反饋。當該筆業(yè)務簽批完畢后，系統(tǒng)可自動或由報銷經(jīng)辦人主動推送至財務處預約報銷系統(tǒng)庫。

4.財務人員從預約報銷系統(tǒng)庫中調取并審核電子報賬信息，如審核有誤，財務人員在預約報銷系統(tǒng)中向報銷經(jīng)辦人發(fā)出退單通知，并注明退單原因。如審核無誤，則發(fā)出預約報銷指令，報銷經(jīng)辦人在預約的時間內前往財務處預約報銷?？谔峤辉紗螕?jù)（原始報銷材料及載有相關領導電子審簽信息的審批單），財務人員核實電子信息和紙質單據(jù)，兩者一致后編制記賬憑證，通過銀校互聯(lián)系統(tǒng)發(fā)出電子轉賬指令，并將支付信息反饋至預約報銷系統(tǒng)庫中。報銷經(jīng)辦人即可返回，靜待款項到賬，并可實現(xiàn)支付回單的自主打印，方便后續(xù)查詢。該步驟還可同時設置預約報銷投遞機，放置在報銷經(jīng)辦人方便投遞的位置，由財務處工作人員定時取件，這樣報銷經(jīng)辦人在接到財務處的預約報銷指令后，將原始單據(jù)投遞至投遞機內，連財務結算大廳都可以不用前往。

（三）優(yōu)化后的高校財務報銷流程的優(yōu)點

1.報銷經(jīng)辦人全程無需至財務結算大廳，除最后提交原始單據(jù)需至投遞機或財務處，其他報銷相關環(huán)節(jié)均可隨時隨地通過網(wǎng)絡完成及跟蹤，使得報銷經(jīng)辦人能有更多的精力投入教學、科研和管理工作中，減少了報銷經(jīng)辦人的等待時間。

2.縮短報銷審核周期，提高報銷工作效率。報銷單據(jù)的領導簽批環(huán)節(jié)可以通過電腦或手機集中實現(xiàn)，即使相關領導出差也不會影響單據(jù)的審簽，大大縮短報銷經(jīng)辦人單據(jù)審批的時間。

3.電子報賬信息經(jīng)過相關領導的層層審核及財務人員的預審，提高了報賬的通過率，即使出現(xiàn)退單，報銷經(jīng)辦人也可以通過線上補充、更正后重新提交，不用來回往返于各個職能部門，大大減輕了報銷經(jīng)辦人的急躁情緒。

4.報銷單據(jù)的相關信息由報銷經(jīng)辦人錄入系統(tǒng)后，財務人員在審核單據(jù)時可自動生成相關摘要、直接調入相關項目編號、金額等信息，減少重復工作，提高記賬憑證的正確性，節(jié)省財務人員的工作時間。

5.報銷經(jīng)辦人成功處理的單據(jù)，其業(yè)務的原始電子數(shù)據(jù)、相關領導的電子審簽數(shù)據(jù)和銀行支付數(shù)據(jù)可隨時在財務系統(tǒng)上查詢保存，后續(xù)憑證查詢時直接將電子數(shù)據(jù)調出，無需經(jīng)過繁瑣的程序查詢紙質單據(jù)。

6.報銷經(jīng)辦人可在相應系統(tǒng)中隨時查看報銷單據(jù)的領導審批進度和財務審核狀態(tài)，使報銷工作逐步透明化；各平臺的打通使各職能和部門之間加強了信息交流，目的都是為提高師生的報銷體驗價值；報銷周期的縮短，銀行支付數(shù)據(jù)的及時反饋也加強了報銷經(jīng)辦人對財務工作的監(jiān)督，使得會計信息更具時效性，有利于財務工作的內部控制。

三、優(yōu)化高校財務報銷流程的注意問題

1.高校財務報銷流程的優(yōu)化工作，是一個循序漸進的過程。對該流程的改造不是對傳統(tǒng)流程的簡單修補，而是借助信息化之風，將原有思維方式打破，因此會遇到部門協(xié)調、技術實現(xiàn)等各方面的困難，在實踐中還需要不斷完善改進，必然會遇到來自多方面的阻力。

2.依靠信息技術進行財務數(shù)據(jù)的傳輸、相關領導的電子審簽和銀行支付數(shù)據(jù)的發(fā)送，數(shù)據(jù)的安全性必須得到保證。而目前我國的網(wǎng)絡環(huán)境并非理想，各種黑客攻擊、木馬病毒等對數(shù)據(jù)的完全、網(wǎng)絡的安全帶來了不少的隱患，財務報銷數(shù)據(jù)涉及高校的核心財務信息，一旦出現(xiàn)信息泄露或信息被篡改等問題，會對高校的正常辦公秩序產(chǎn)生重大影響[3]。

3.在利用信息化工具的同時，也要考慮到高校中有一部分教職員工并不熟悉網(wǎng)絡技術的應用，且電子簽批的相關領導的接受度不一，因此，傳統(tǒng)的窗口報銷模式和網(wǎng)絡報銷模式還需要雙軌并行。隨著信息化和數(shù)字化水平的不斷提升，無紙化的財務服務系統(tǒng)必是發(fā)展趨勢之一。

參考文獻：

[1]陳軍.無現(xiàn)金報賬模式下高校財務報銷業(yè)務流程再造[J].財會月刊，2012（9）：50-51.

[2]于亞利.網(wǎng)絡環(huán)境下高校會計核算流程再造[J].會計之友，2016（13）：68-70.

[3]葛鈺杰.云時代下的高校財務報銷流程再造探究[J].會計師，2016（5）：64-65.