賴曉維 寧波市北侖區(qū)人民醫(yī)院

一、傳統(tǒng)窗口報銷流程

(一)醫(yī)院傳統(tǒng)窗口報銷流程

經(jīng)辦人攜帶發(fā)票及相關佐證資料，到財務科窗口，在財務人員指導下，填寫報銷單。

財務人員對原始憑證進行規(guī)范整理、審核或對報賬人員提出該方面的規(guī)范要求；指導經(jīng)辦人填制費用報銷單；按規(guī)定粘貼原始憑證，對填寫和黏貼不符合要求的，退回予以重填重黏。經(jīng)辦人將審核無誤的原始憑證，尋找職能部門負責人、財務部負責人、各職能科室分管領導簽字，超過一定金額需要加簽總會計師及院長。所有審批結束后，將原始憑證交財務科付款。

圖1傳統(tǒng)報銷流程圖

(二)傳統(tǒng)流程現(xiàn)狀及缺陷

1.資金量、業(yè)務量劇增，單位人員成本增加

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷增大，各項報銷工作的內(nèi)容變得更加廣泛，同時，同類業(yè)務也在規(guī)模性擴大。這就導致醫(yī)院資金量、業(yè)務量劇增，不管是咨詢量還是業(yè)務量，都使得財務審核工作壓力增大，工作效率低下，無法滿足財務管理的需求。在信息發(fā)達的時代，若還是墨守成規(guī)，不進行變革，單位將招募更多人員來疲于應付報銷，不僅會增加單位人員成本，還容易出錯，重復機械勞動增加，是管理人員無法起到管理的作用，而是機械重復勞動，埋沒人才。

2.傳統(tǒng)報銷流程繁瑣，審批效率低

窗口報銷需要經(jīng)辦人按照單位資金審批流程，尋找各個負責人報銷，并且要按順序簽字，若其中中間環(huán)節(jié)有一位審批人不在單位，即使其他相關負責人都在，也無法審批，等到該環(huán)節(jié)審批人到達，其他相關審批人也不一定在場能完成審批，因此報銷人需要尋找較多次數(shù)才能完成最終簽字，審批效率非常低下。

3.人工管控導致預算執(zhí)行情況難以實時體現(xiàn)，預算管控滯后

目前都是人工窗口辦理報銷，在報銷結束后才做費用統(tǒng)計，這使得費用支出與預算相脫節(jié)。事前預算無法得到有效管控，事后報銷手續(xù)繁瑣導致員工報銷滯后，往往一張單據(jù)都到第二年進行報銷，使得當年支出數(shù)據(jù)不準確，存在較大的財務風險。

二、自助報銷平臺報銷流程設計

(一)整體設計思路

為改變目前存在的問題和醫(yī)院中較為落后的財務報銷工作的信息化水平，醫(yī)院計劃成立“互聯(lián)網(wǎng)+財務管理”自助報銷共享平臺構建工作小組，圍繞報銷流程環(huán)節(jié)實現(xiàn)一站式閉環(huán)管理，以職工差旅費和培訓費報銷為切入點，通過計算機或手機下載報銷App，通過手機端掃描原始憑證，填制網(wǎng)絡審批單，進行網(wǎng)絡審批報銷和支付。以此項目為試點構建醫(yī)院財務報批工作的自助信息化管理平臺，逐步研究適用于醫(yī)院和醫(yī)療行業(yè)的財務自助信息化管理平臺。以具體實例結合實務為切入點，從財務管理和內(nèi)控管理角度考察整個平臺構建的內(nèi)控管理要求和信息化要求，以及財務報銷流程的設計工作。

經(jīng)辦人不需要再到財務窗口填寫報銷單據(jù)，只需要手機或者網(wǎng)絡上傳附件照片，按照提示填寫報銷時間、事由、內(nèi)容等相關信息，提交至相關路徑上各節(jié)點。經(jīng)過線上各節(jié)點依次審核，先由財務稽核后提交至相關職能科室審核，再經(jīng)財務領導審核后提交至相關院領導，若中途發(fā)現(xiàn)錯誤可退回至本人重新填寫。審批流程結束后，將紙質(zhì)附件交由財務審核付款，財務審核后自動記賬并提交出納，自動付款后進行記賬。具體見圖2自助報銷共享平臺流程設計圖。

圖2自助報銷共享平臺流程設計圖

(二)具體設計內(nèi)容

1.員工管理：首先按固定格式制作并導入企業(yè)通訊錄：包含姓名、工號、手機、所在部門、職位、級別、成本中心，銀行賬號等基本信息。

2.預算管理按照年份、成本中心、費用類別等進行預算編制和調(diào)整。

3.報銷標準按照員工級別、城市等級設置住宿標準；按員工級別、年/月/日設置補貼標準。

4.權限管理分配員工擁有系統(tǒng)管理員、審批管理員、財務管理員、總經(jīng)理、財務經(jīng)理、出納等權限。

5.審批管理按照歸口部門，設置差旅報銷、日常報銷、付款、借款等流程的審批人和審批條件，并自定義表單模板。

6.出納模塊：將付款單位或者報銷人等賬戶名稱，開戶行及賬號等銀行信息，以及付款金額等生成支付指令，與銀行客戶端進行接口。

7.憑證模塊設置：將員工信息、具體費用項目內(nèi)容、出差類型、事項等項目與會計科目、預算會計科目掛鉤，自動生成憑證。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的報銷流程優(yōu)勢

(一)減輕財務報銷、付款工作，實現(xiàn)自動記賬

隨著醫(yī)院規(guī)模擴大，只有精細的管理才能夠讓醫(yī)院運轉更加高效。在面對各項工作大量襲來的時候，財務人員常常會力不從心，尤其是對于財務管理者來說，管理難度大，所以需要使用高效便捷的網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)來幫助財務人員排憂解難，同時也為醫(yī)院的發(fā)展起到一個推進的作用。

財務報銷流程改革不僅僅是某一單環(huán)節(jié)變革，而是涉及財務管理的各個環(huán)節(jié)。財務報銷環(huán)節(jié)工作壓力得到減輕，同時出納的付款系統(tǒng)錄入工作也相應減少，自動記賬不僅減輕財務人員工作量，提高效率，同時還增加了記賬的準確性，不會因為制單人員的輪換或者疏忽導致財務數(shù)據(jù)缺乏準確性。

(二)優(yōu)化報銷流程，提高審批效率

事業(yè)單位自己審批流程復雜，經(jīng)費須經(jīng)財務稽核、職能科室審核、財務部長審核、分管院領導審批；超過一定金額需要增加總會計師、書記、院長審批。實行線上報銷，經(jīng)辦人辦理報銷事宜不需要再各處尋找領導審批，只需要在線上提交報銷申請，財務人員在線上稽核后，數(shù)據(jù)及內(nèi)容將會推送給各相關負責人審批。負責人可以隨時隨地在線上進行審批，打破了開會、外出等因素的限制，大大提高了審批的效率，積極響應國家“最多跑一次”號召。

(三)實現(xiàn)預算前瞻控制，及時反饋預算執(zhí)行情況

實行線上審批后，各部門都設定了各事項預算金額，無預算不支出，若超過預算系統(tǒng)將自動預警，無法超預算審批。如有特殊事項，經(jīng)相關審批手續(xù)，可以申請追加預算，并由財務人員進行預算調(diào)整，錄入系統(tǒng)，方可支出。實現(xiàn)財務審批控制與預算控制相結合，突出預算執(zhí)行的嚴肅性和約束力，從而進而完善內(nèi)部控制，降低財務風險。系統(tǒng)可以實時對支出情況進行監(jiān)督，審批人可充分了解預算使用情況，便于醫(yī)院費用管控。系統(tǒng)可實時查看預算執(zhí)行情況，職工可查看了解剩余預算，合理安排費用。

(四)便于財務數(shù)據(jù)的跟蹤、查詢及統(tǒng)計，強化財務管理

實行電子報銷后，系統(tǒng)能記錄報銷人提交的業(yè)務單據(jù)內(nèi)容、報銷金額、業(yè)務發(fā)生時間、發(fā)票張數(shù)等相關報銷信息，財務人員可以隨時查看數(shù)據(jù)，分項目分類型統(tǒng)計數(shù)據(jù)，輕松了解各項費用的發(fā)生情況，緩解原有的手工統(tǒng)計的壓力。單位財務管理領域從原來的時候靜態(tài)核算擴展到財務活動的全過程、全方位的動態(tài)控制。同時財務數(shù)據(jù)更加準確，分類更加清晰，也便于院領導實時了解費用發(fā)生情況，做出合理決策，使財務管理從“核算型”向“控制分析與決策”轉變，強化財務管理?！?/p>