王學(xué)娟

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的生活水平也得到了不斷的提升，品牌意識也在日益加強(qiáng)，對高校的檔案建設(shè)引起了高度的重視。建立良好的高校檔案管理體系是一項十分重要的內(nèi)容。通過加強(qiáng)高校檔案的服務(wù)水平，可以有效地促進(jìn)高校檔案的建設(shè)，可以有效的提升高校檔案服務(wù)水平。本文就高校檔案服務(wù)的建設(shè)與水平提升進(jìn)行分析，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：品牌文化 高校 檔案服務(wù) 質(zhì)量

檔案對各領(lǐng)域來說，都有著十分重要的作用，通過對檔案資料的管理和利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對其價值的充分發(fā)揮。隨著社會競爭日益激烈，高校檔案管理想要使自身的品牌文化得到加強(qiáng)，就需要對服務(wù)水平進(jìn)行提升。高校管理中的必要環(huán)節(jié)之一就是檔案管理，高校檔案管理人員必須要對自身的管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對管理方式以及技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，以此來使高校的品牌文化能夠得到提升。

一、檔案品牌的定義

品牌能夠?qū)崿F(xiàn)對客戶的引導(dǎo)，通過對品牌忠誠度的建立，能夠從觀念上使客戶形成品牌優(yōu)勢，其涉及到了形象、文化以及風(fēng)格等具體業(yè)務(wù)。高校需要從以下幾個方面做理解檔案品牌的內(nèi)涵：首先，高校檔案品牌作為一種精神理念，是從名稱、標(biāo)識以及產(chǎn)品等高校表層檔案特征信息，以及對高校檔案工作的長期凝練所形成的；其次，檔案能夠體現(xiàn)出高校文化、個性以及服務(wù)的獨特品格，對高校檔案品牌的建立有著極為關(guān)鍵的作用；最后，人們從價值及其相關(guān)服務(wù)方面，長期對高校檔案的評估和認(rèn)可，能夠使高校實現(xiàn)對檔案品牌的建立。

二、高校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

（一）缺乏檔案管理意識

一些高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有對檔案工作的重要性引起關(guān)注，其甚至認(rèn)為檔案工作是可有可無的，將經(jīng)濟(jì)效益作為了高校工作的重點，并不重視高校資料是否完整。高校通過對檔案服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)一步提升，不僅可以使高校領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)、系統(tǒng)的決策，并且可以使檔案管理擁有更高的質(zhì)量，使檔案服務(wù)獲得全新的技術(shù)，使高校的各項業(yè)務(wù)能夠具有真實性以及可靠性；對高校的各項管理起到了幫助的作用，使高校檔案的利用效果得到了保障；對高校檔案服務(wù)水平的提升，和品牌文化的形成起到了幫助作用，使高校的檔案服務(wù)能夠得到質(zhì)量的提升。尤其是高校不僅需要將對前沿檔案知識的掌握納入相關(guān)要求中，還需要通過對信息化技術(shù)的利用，來實現(xiàn)對高校檔案工作的加強(qiáng)，以此來使高校能夠建立更好的品牌文化。

（二）落后的檔案管理體制

一直以來，高校在我國的管理要求，限制了高校的檔案管理工作，管理模式缺乏先進(jìn)性、開放性以及整體性，通常高校的綜合檔案室的存儲工作，都是由高校行政辦公室負(fù)責(zé)的。并且大多是以手工的方式進(jìn)行收集和檢索的，導(dǎo)致缺乏充足的信息量，并且對檔案的收集造成了影響，使檔案更加無法得到更高效的利用和開發(fā)。并且各部門之間缺乏流暢的溝通，導(dǎo)致信息無法在各部門之間得到順利的流動。高校各部門對自身的檔案僅僅只是進(jìn)行了存儲管理，卻沒有通過對檔案網(wǎng)絡(luò)管理的建立，來統(tǒng)一管理高校的檔案，導(dǎo)致檔案信息在各部門無法得到共享，因此，計算機(jī)系統(tǒng)在高校中對檔案管理有著十分重要的作用。

（三）缺乏有效的檔案管理制度

部分高校在進(jìn)行檔案管理工作的過程中只是將其作為一種形式，并沒有對其的價值和作用進(jìn)行充分的發(fā)揮。在進(jìn)行管理的時候沒有采用規(guī)范的管理方式，也沒有對其明確責(zé)任等，導(dǎo)致較多問題在檔案管理工作中出現(xiàn)。部分高校雖然在檔案管理工作中對制度進(jìn)行了制定，然而，對其的執(zhí)行卻無法得到有效的開展，沒有對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。此外，沒有根據(jù)所制定的目標(biāo)對檔案進(jìn)行管理，也沒有做好對檔案管理的合理規(guī)劃，導(dǎo)致檔案無法得到有序的管理。在對檔案進(jìn)行實際管理時，沒有及時對陳舊的檔案信息進(jìn)行更新，導(dǎo)致無法對其價值進(jìn)行有效的發(fā)揮，檔案存儲缺乏充足的空間，浪費了資源。并且對部分沒有價值的檔案沒有更好的處理辦法，給負(fù)責(zé)管理檔案的人員增加了工作壓力，使檔案的使用率降低。還存在一些隨意拼湊檔案的情況，使檔案缺乏使用價值。部分管理人員沒有對檔案管理工作引起重視，導(dǎo)致無法順利的開展檔案管理工作。

三、檔案管理工作的意義

（一）滿足高校的工作需求

能夠符合高校的工作需求，隨著經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展，檔案管理也得到了全面的提升和完善，當(dāng)前各個行業(yè)已經(jīng)對品牌文化進(jìn)行了廣泛的樹立，同樣的，品牌文化也被廣泛的應(yīng)用于高校工作中。由于高校有著比較多的工作內(nèi)容，并且數(shù)量也比較多，所以會導(dǎo)致許多問題和錯誤的出現(xiàn)，檔案的管理工作缺乏一定的完善性和嚴(yán)謹(jǐn)性。將品牌文化應(yīng)用于高校檔案的管理工作中，可以有效避免錯誤的出現(xiàn)，使工作中出現(xiàn)的問題能夠得到更好的解決，使檔案管理工作的質(zhì)量能夠得到提升。

（二）查找資料更加便捷

高校管理工作中通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠根據(jù)相關(guān)信息對檔案進(jìn)行分類管理，能夠使工作人員實現(xiàn)對自身所需檔案的快速查找。以往在對檔案進(jìn)行管理的過程中，查找檔案非常困難，并且容易導(dǎo)致錯誤的出現(xiàn)，有著較大的工作量，也比較費時間。想要對此類問題進(jìn)行有效的解決，就可以采用信息化的管理檔案模式，使此類問題能夠得到有效的解決，能夠大量縮短查找資料所用的時間，所以，對電子版的檔案資料的使用，可以使錯誤的出現(xiàn)得到避免，使工作的效率能夠得到提升。

（三）對管理效率的提升

在新時期對高校檔案進(jìn)行管理的過程中，通過對品牌文化的建立，使高校檔案能夠獲得更加高效的管理。首先，由于新時期的發(fā)展，給高校檔案帶來了更多的內(nèi)容，以往對檔案管理所采用的方式，已經(jīng)無法從要求上，對目前的檔案管理進(jìn)行滿足，因此，需要對檔案進(jìn)行信息化的管理，以此來實現(xiàn)從質(zhì)量和效率方面有效對檔案管理工作進(jìn)行提升，能夠通過與實際需求的結(jié)合，對數(shù)據(jù)表進(jìn)行自動的生成，從準(zhǔn)確度上對管理工作進(jìn)行了極大的提升。

四、提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量的措施

（一）對人才隊伍的建設(shè)

高校想要使檔案能夠得到更高水平的信息化管理，就需要從人才隊伍的角度，對信息化檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的建設(shè)，由專業(yè)的信息技術(shù)人才負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行管理，并且，需要加強(qiáng)對其的培養(yǎng)，通過對機(jī)制的完善建立，對人才進(jìn)行引進(jìn)，同時，還需要通過考核進(jìn)一步對負(fù)責(zé)信息化檔案管理工作的人員進(jìn)行提升，通過與崗位要求的結(jié)合，使人才對信息化檔案的管理能夠與實際工作相適應(yīng)。站在工作考核的角度來說，可以從動態(tài)化的角度出發(fā)，對負(fù)責(zé)信息化檔案管理工作的人員進(jìn)行考核，并且，需要對工作人員進(jìn)行激勵，以此來使其能夠更加積極的進(jìn)行工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)與資金扶持

高校在對檔案實施數(shù)字化管理的過程中，需要在資金和技術(shù)方面對其加大扶持，從資金的角度來說，高校需要將?？顚Ｓ玫闹贫龋鋵嵉綑n案管理部門的資金管理工作中。通過及時更新設(shè)備，使數(shù)字化運行能力能夠得到有效的提升，對設(shè)備的型號和內(nèi)存，要做好及時的更新工作，將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于設(shè)備中，使得設(shè)備能夠得到有效的運行，并且能夠做到對信息的快速讀取。此外，還需要在局域網(wǎng)中對檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，以此來使各計算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)對中央數(shù)據(jù)的直接獲取，使數(shù)據(jù)能夠得到共享，此外，還需要從流程和步驟方面對工作進(jìn)行簡化，以此來使工作能夠得到更加高效的開展。

（三）完善的高校管理制度

由于高校檔案有著十分復(fù)雜的內(nèi)容，并且技術(shù)性較強(qiáng)，因此，必須要根據(jù)相關(guān)制度對檔案進(jìn)行一系列科學(xué)合理的管理，并將這一內(nèi)容加入到高?？己隧椖恐?，以此來使檔案意識能夠深入到每位教師的心中，使大家能夠意識到高校檔案資料具有怎樣的重要性。

（四）加強(qiáng)對檔案的規(guī)范管理

各部門通常是根據(jù)檔案的不同性質(zhì)來對檔案進(jìn)行管理的，并對其進(jìn)行分類，沒有根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，各部門無法達(dá)到意見的統(tǒng)一。因此，必須要通過對檔案的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理。以此來對檔案進(jìn)行有序的管理，促進(jìn)檔案的進(jìn)一步開發(fā)和利用。

此外，雖然工作人員在高校對檔案實施管理工作，但是檔案室任職的人員不僅僅只是需要對檔案加以收集以及歸檔，還需要對精品的檔案加以展示，通過這些生動的案例使受眾能夠?qū)Ω咝n案管理的關(guān)鍵性加以了解，以此來更加規(guī)范的開展檔案的管理工作。

（五）檔案工作要積極聯(lián)系實際

想要對檔案的功能進(jìn)行發(fā)揮，就需要以實際為基礎(chǔ)，不僅需要與高校工作的中心相貼近，還需要關(guān)注決策者對什么問題最為關(guān)心和關(guān)注，主動幫助管理者對遇到的難題進(jìn)行分憂和解決，也需要以校情校意為基礎(chǔ)。同時，還需要與社會熱點相結(jié)合。社會在不同時期有著不同的熱點和焦點，通過檔案信息資源對熱點和焦點的聚焦，能夠使領(lǐng)導(dǎo)獲得的資政信息能夠具備更高的質(zhì)量，以此來實現(xiàn)雙倍的效果。

（六）加大檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施

高校在對檔案進(jìn)行管理的過程中，最基礎(chǔ)就是硬件設(shè)施，因此需要對具有防火性、防光性等功能的檔案管理庫房加以配置，并且制定專人對其實施管理，登記好每天的庫房溫度、濕度等信息，如果庫房出現(xiàn)溫度或者濕度與正常范圍產(chǎn)生較大的偏差，就需要及時對相應(yīng)的措施加以利用，使其能夠得到有效的處理。另外，還可以將攝像機(jī)、計算機(jī)等高科技設(shè)備在庫房中加以配置，運用現(xiàn)代化的技術(shù)對檔案開展立卷、檢索等工作，對傳統(tǒng)的檢索慢、信息量少等手工操作的劣勢加以改革，使檔案管理工作的效率能夠得到提升。

綜上所述，受到品牌文化的影響，對檔案管理的要求得到了進(jìn)一步的提升，在檔案管理工作的過程中對服務(wù)水平進(jìn)行提升，可以使管理工作的效率和質(zhì)量得到有效保證，對檔案管理工作中的各種問題進(jìn)行解決，具有針對性地對管理措施進(jìn)行采用，對傳統(tǒng)檔案管理工作模式進(jìn)行改革創(chuàng)新等等，以此來使檔案管理工作水平能夠得到不斷的提高。

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