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        江蘇省高校檔案館微信公眾平臺服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查研究

        2021-03-30 05:47:06王玲
        檔案與建設(shè) 2021年1期
        關(guān)鍵詞:檔案服務(wù)微信公眾號新媒體

        王玲

        摘要:文章對江蘇省167所高校檔案館微信公眾號開通情況進(jìn)行分析,并對已開通的公眾號建設(shè)情況和運(yùn)營情況進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)研,從基本設(shè)置信息、自定義菜單、WCI指數(shù)、粉絲數(shù)、推文頻次和內(nèi)容等維度詳細(xì)比對和分析,歸納優(yōu)勢和不足,提出優(yōu)化和改進(jìn)策略,為高校檔案館微信公眾號建設(shè)提供參考,以便提高利用微信公眾平臺提供檔案服務(wù)的水平。

        關(guān)鍵詞:高校檔案館;微信公眾號;新媒體;檔案服務(wù)

        微信公眾平臺現(xiàn)已成為人們生活、學(xué)習(xí)、工作等社會(huì)活動(dòng)信任和依賴的平臺。據(jù)“2019微信年度數(shù)據(jù)報(bào)告”統(tǒng)計(jì),微信月活躍賬戶已超過11億[1]。微信擁有如此巨量的受眾群體,吸引了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注,如何利用微信公眾平臺進(jìn)行檔案服務(wù)也成為檔案界學(xué)者紛紛探討的話題,周林興[2]、葉楚健[3]、李茂茂[4]、宋雪雁[5]等人對檔案館微信公眾平臺進(jìn)行研究,結(jié)果表明利用微信公眾平臺進(jìn)行檔案服務(wù)既有理論基礎(chǔ),也有一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。而高校作為學(xué)術(shù)前沿地帶,其實(shí)踐水平是否與理論脫節(jié),在實(shí)踐中存在哪些不足,應(yīng)該如何改進(jìn)和優(yōu)化?筆者以江蘇省167所高等院校為樣本,詳細(xì)分析檔案館微信公眾平臺的建設(shè)運(yùn)營情況,通過大量數(shù)據(jù)反映微信公眾號應(yīng)用于檔案工作實(shí)踐的現(xiàn)狀,并在此基礎(chǔ)上提出改進(jìn)方向和優(yōu)化策略,希望為高校利用微信公眾平臺進(jìn)行檔案服務(wù)提供參考與啟發(fā)。

        一、公眾號開通情況

        依據(jù)教育部2020年公布的全國普通高等學(xué)校名單[6],結(jié)合“雙一流”建設(shè)高校名單[7],江蘇省共有167所高校,其中“雙一流”高校15所,其他本科院校63所、??圃盒?9所。筆者于2020年11月10日至11日,通過用手機(jī)在微信搜索欄輸入“高校全稱(或簡稱)+檔案館(或檔案)”的方式進(jìn)行逐個(gè)搜索并關(guān)注,對于未搜索到的檔案館進(jìn)行電話咨詢,經(jīng)核實(shí)最終確認(rèn)江蘇省共有19所高校開通了檔案館微信公眾號,詳細(xì)開通情況見表1,開通時(shí)間匯總情況見表2。同時(shí),在搜索過程中筆者基于微信的模糊搜索功能發(fā)現(xiàn)相當(dāng)數(shù)量未開通檔案館微信公眾號的高校都開通了圖書館微信公眾號,于是筆者以同樣的方法對全省167所高校圖書館微信公眾號開通情況進(jìn)行了摸底,以便對相近行業(yè)微信公眾平臺利用程度直觀對比,最終統(tǒng)計(jì)到全省共有102所高校開通了圖書館微信公眾號。

        從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看,微信公眾號作為當(dāng)下最熱門的信息傳播載體,在江蘇省高校檔案工作領(lǐng)域還沒有受到足夠重視,開通率很低。專科院校中僅蘇州職業(yè)大學(xué)1所學(xué)校開通,本科院校共有18所學(xué)校開通,占比23%,其中15所“雙一流”高校中有11所開通,也未達(dá)100%??梢钥闯觯瑱n案館微信公眾號的開通情況不容樂觀,與各高校辦學(xué)條件和規(guī)模大體呈現(xiàn)正相關(guān),“雙一流”高校優(yōu)于其他本科院校優(yōu)于專科院校。

        開通時(shí)間上,從2015年東南大學(xué)開通首個(gè)檔案館微信公眾號,截至2020年,開通數(shù)量未呈現(xiàn)明顯的逐年提升,2018年和2019年稍有增多,但也沒有井噴態(tài)勢,說明在江蘇省高校檔案工作領(lǐng)域,通過微信公眾號提供檔案服務(wù)的意識還有很大的發(fā)展空間。

        對比江蘇省高校圖書館微信公眾號開通情況,“雙一流”高校開通率達(dá)到100%,總體開通率達(dá)到61.1%,說明高校圖書館界在利用微信公眾號提供服務(wù)領(lǐng)域遠(yuǎn)遠(yuǎn)走在了檔案界前面,值得高校檔案界同仁學(xué)習(xí)和思考。

        二、公眾號建設(shè)情況

        微信公眾號可以通過各類信息的聚合,搭建一個(gè)“微型官網(wǎng)”,給訪問者提供信息服務(wù)。以19個(gè)已開通的檔案館微信公眾號為研究對象,本文從名稱、類型、頭像、簡介,以及通過自定義菜單實(shí)現(xiàn)的服務(wù)內(nèi)容等方面,對其建設(shè)情況進(jìn)行探討。

        1.公眾號設(shè)置信息

        筆者將從公眾號頁面獲取的諸如名稱、類型、頭像等基本信息進(jìn)行了匯總(見表3)。

        (1)命名

        從表3可以看出,江蘇省高校檔案館公眾號命名較規(guī)范,絕大多數(shù)采用了“學(xué)校全稱/簡稱+檔案館”的命名方式,此方式簡單明了、便于查找;有3所高校采用了“學(xué)校全稱+檔案館校史館”的形式,強(qiáng)調(diào)了校史館的地位,說明高校檔案界愈加重視其文化屬性,將校史館育人功能和檔案館存檔管檔放到同等重要的位置,也是一種命名趨勢。

        公眾號名稱設(shè)置則略顯混亂,有13所高校采用“學(xué)校全稱或簡稱的首字母/英文簡稱+archives/ dag/xsg”的方式;其他6所未做更改,使用的是微信平臺默認(rèn)代碼。

        (2)類型和認(rèn)證

        微信公眾號分為服務(wù)號和訂閱號(企業(yè)號旨在為企業(yè)提供對內(nèi)協(xié)同和對外服務(wù),與高校檔案館的定位存在明顯差異,故不在討論范圍之內(nèi)),其功能和特點(diǎn)略有不同。服務(wù)號側(cè)重服務(wù),可以免費(fèi)申請自定義菜單,每個(gè)月可群發(fā)4條推文,群發(fā)的消息會(huì)直接出現(xiàn)在對方的聊天列表中,認(rèn)證后的服務(wù)號還可以通過高級接口獲取用戶基本信息和開通支付功能。訂閱號則側(cè)重信息傳播,每天可群發(fā)1條推文,群發(fā)消息出現(xiàn)在訂閱號的文件夾中,認(rèn)證后的訂閱號可以獲得自定義菜單功能。東南大學(xué)、中國礦業(yè)大學(xué)等7所學(xué)校選擇了服務(wù)號,其他12所學(xué)校選擇了訂閱號;蘇州大學(xué)和鹽城師范學(xué)院目前處于非認(rèn)證狀態(tài),其他所有學(xué)校均完成了本年度的認(rèn)證。

        (3)頭像

        根據(jù)統(tǒng)計(jì),江蘇省高校檔案館公眾號的頭像大致可以分為4類:南京大學(xué)、東南大學(xué)等14所學(xué)校采用?;兆鳛闄n案館的公眾號頭像;中國礦業(yè)大學(xué)、揚(yáng)州大學(xué)等3所學(xué)校號采用館徽作為頭像;鹽城師范學(xué)院采用校史館的照片作為頭像;徐州醫(yī)科大學(xué)未設(shè)置頭像。

        3.粉絲數(shù)和互動(dòng)分析

        (1)活躍粉絲預(yù)估分析

        微信公眾號粉絲預(yù)估,是清博團(tuán)隊(duì)通過模型擬合用戶的打開和閱讀習(xí)慣,進(jìn)行測算的數(shù)據(jù),預(yù)估的是微信公眾號的活躍粉絲,排除了僵尸粉,不一定和公眾號的真實(shí)粉絲數(shù)完全一致,但有一定的參考價(jià)值。[10]粉絲預(yù)估指數(shù)一定程度上反映了檔案館微信公眾號的自我營銷能力和宣傳能力。通過微信公眾號粉絲預(yù)估工具預(yù)估活躍粉絲,發(fā)現(xiàn)中國礦業(yè)大學(xué)等10個(gè)公眾號無數(shù)據(jù)顯示,粉絲預(yù)估數(shù)最高的是東南大學(xué)9090人,其次南京航空航天大學(xué)2390人,河海大學(xué)2000人,南京中醫(yī)藥大學(xué)1900人,其余包括南京大學(xué)在內(nèi)有5個(gè)公眾號粉絲預(yù)估數(shù)在1000人以下。

        數(shù)據(jù)顯示江蘇高校檔案館微信公眾號的推廣度比較低,調(diào)查發(fā)現(xiàn),少數(shù)高校曾借新生入學(xué)、校慶等時(shí)機(jī)做過推廣,其他時(shí)期則很少宣傳,在此方面還有很大的發(fā)展空間。

        (2)互動(dòng)情況

        微信公眾號作為一個(gè)公眾號的同時(shí),也是一個(gè)微信賬號,可以實(shí)現(xiàn)一對一交流。筆者在對話框內(nèi)輸入“查檔”發(fā)送至19個(gè)公眾號,其中南京大學(xué)、東南大學(xué)、中國礦業(yè)大學(xué)和南京工程學(xué)院4個(gè)公眾號有相應(yīng)的自動(dòng)回復(fù);南京航空航天大學(xué)和河海大學(xué)2個(gè)公眾號有人工回復(fù),但時(shí)效性不高;其他13個(gè)公眾號無回應(yīng)。

        四、現(xiàn)狀總結(jié)

        總體來說,江蘇省高校檔案館微信公眾號開通率低,起步較晚,發(fā)展緩慢。已開通的公眾號基本建設(shè)情況尚可,尤其在命名、認(rèn)證方面較規(guī)范,自定義菜單呈現(xiàn)方式尚可,融媒體方面表現(xiàn)欠佳,對于微信公眾平臺的其他功能缺乏有效探索,仍有很大的進(jìn)步空間。運(yùn)營質(zhì)量則整體不高,僅有個(gè)別高校對推文的發(fā)布進(jìn)行了有體系的規(guī)劃,其他多是無序狀態(tài)。粉絲數(shù)、傳播力和影響力偏低,2019年度高校檔案館微信排行榜[11]中江蘇高校未有一家上榜,與江蘇省領(lǐng)先的經(jīng)濟(jì)、文化、教育、信息化發(fā)展水平不相符,應(yīng)當(dāng)引起更多的重視和關(guān)注。

        五、改進(jìn)和優(yōu)化策略

        高校檔案館利用微信公眾平臺,無論是進(jìn)行系統(tǒng)對接還是信息發(fā)布,最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)用戶滿意的檔案信息服務(wù)。基于現(xiàn)狀分析,筆者認(rèn)為高校檔案館應(yīng)始終堅(jiān)持以人為本的原則,立足館藏、挖掘資源,用好信息技術(shù)工具和微信公眾號平臺,做好檔案服務(wù),為此提出以下五個(gè)方面的改進(jìn)和優(yōu)化策略,以供參考。

        1.開通策略

        實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn),檔案館作為高校服務(wù)型機(jī)構(gòu),對于新生事物要勇于嘗試,積極探索。微信公眾號作為高校檔案館的一張新名片,創(chuàng)新了檔案服務(wù)形式,拓寬了檔案服務(wù)領(lǐng)域,且成本和門檻雙低,館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮核心推動(dòng)作用,提供人力財(cái)力物力的支持,積極推動(dòng)微信公眾號的開通,加大實(shí)踐和探索。

        2.定位策略

        高校檔案館作為學(xué)校的內(nèi)部機(jī)構(gòu),服務(wù)主體一般來說是該校的師生和校友,微信公眾號作為其在社會(huì)平臺上的創(chuàng)新服務(wù),受眾面有所擴(kuò)大,但主體仍然是師生校友。因此,高校檔案館微信公眾號的定位應(yīng)與其本身定位一致,即兼具“業(yè)務(wù)辦理”和“文化育人”兩種屬性,其建設(shè)和運(yùn)營也應(yīng)充分圍繞這兩點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)功效的最大化。

        對于前者,需要加強(qiáng)信息技術(shù)融合,規(guī)范各項(xiàng)基本信息的設(shè)置,努力挖掘微信公眾平臺潛在的功能,將自定義菜單與檔案系統(tǒng)進(jìn)行深度、有效對接,最大限度地將服務(wù)內(nèi)容在有限的菜單欄目中展示出來,并做到分類清晰、重點(diǎn)突出,讓用戶可以通過手機(jī)端實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、查閱、下載等自助服務(wù)功能,打造“移動(dòng)檔案館”。

        對于后者,需要運(yùn)營者立足館藏,從浩瀚的檔案資源中充分挖掘有效信息,有組織、有體系地進(jìn)行整合和發(fā)布,并在對日常檔案編研成果進(jìn)行展示的同時(shí),抓住和追隨熱點(diǎn),形成良好的傳播效應(yīng)。

        3.組織策略

        微信公眾號作為新媒體,其審批流程、內(nèi)容發(fā)布、輿情控制等應(yīng)符合新媒體管理規(guī)范。高校檔案館應(yīng)結(jié)合學(xué)校新媒體信息發(fā)布制度,制定檔案館微信公眾號信息管理辦法,設(shè)立專職崗位并組建團(tuán)隊(duì),定期召開選題會(huì)議,對一定周期內(nèi)發(fā)布的內(nèi)容進(jìn)行有組織、有計(jì)劃、有體系的探討,嚴(yán)把內(nèi)容質(zhì)量關(guān),保證內(nèi)容的可靠性、實(shí)用性和趣味性[12],并形成專題、形成特色、形成品牌,實(shí)現(xiàn)公眾號的“名片效應(yīng)”,實(shí)現(xiàn)檔案文化育人。

        4.宣傳策略

        提升微信公眾號的影響力,一方面要注重內(nèi)容質(zhì)量的提升,另一方面要對公眾號進(jìn)行推廣和宣傳。高校檔案館可以借助大型活動(dòng)和節(jié)日,如“6·9”國際檔案日、校慶日、新生入學(xué)活動(dòng)等,進(jìn)行有目的的策劃,以此達(dá)到知識傳播和推廣宣傳的雙重功效。同時(shí),檔案館可借助微信平臺組建各類用戶群,即時(shí)傳送推文消息,形成交流互動(dòng)的氛圍,提升用戶粘性。

        5.創(chuàng)新策略

        對于有條件的高校檔案館,可以在專業(yè)展示、個(gè)性化定制、用戶交互等方面進(jìn)一步探索,使微信公眾平臺發(fā)揮更大的作用。一是與專業(yè)的制作公司合作,將本館的編研成果進(jìn)行合理布局和集中展示。二是將用戶進(jìn)行細(xì)分,針對不同的群體進(jìn)行不同的個(gè)性化定制,滿足他們的獨(dú)特需求。三是設(shè)置互動(dòng)交流欄目、有獎(jiǎng)問答等,傾聽用戶的需求和建議,以便更好地完成服務(wù)。

        *本文系江蘇省高校檔案研究會(huì)檔案科研課題“新媒體時(shí)代高校檔案服務(wù)策略研究”(批準(zhǔn)號:jsgdz2020-12)階段性研究成果。

        注釋與參考文獻(xiàn)

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