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        做好政府信息公開(kāi)與檔案信息開(kāi)放工作的幾點(diǎn)思考

        2021-03-24 00:00:32劉春艷
        成功營(yíng)銷 2021年12期
        關(guān)鍵詞:有效途徑

        摘要:隨著我國(guó)不斷的改革和深化,人們對(duì)政府檔案信息的開(kāi)放和利用越來(lái)越受到重視。檔案信息作為政府事務(wù)信息披露的主要環(huán)節(jié),相關(guān)部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案公開(kāi)使用在政府信息公開(kāi)發(fā)展中具有非常重要的地位和作用,需要遵守相關(guān)法律,確保主要內(nèi)容和范圍、程序符合相關(guān)規(guī)定,積極分析和探索相關(guān)措施,提高政府檔案信息披露和共享及時(shí)性。

        關(guān)鍵詞:政府信息公開(kāi)背景;檔案開(kāi)放利用;有效途徑

        1 引言

        隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入,公眾對(duì)充分開(kāi)放檔案信息使用的緊迫性越來(lái)越大。檔案信息公開(kāi)利用作為政府信息公開(kāi)的重要環(huán)節(jié),檔案部門必須充分了解政府信息公開(kāi)的背景下檔案信息的重要作用,規(guī)范檔案信息公開(kāi)使用的范圍、內(nèi)容、程序成為檔案信息公開(kāi)的重要保障,積極探索檔案信息開(kāi)放新措施,努力提高檔案信息公開(kāi)使用的效果。

        2 政府信息公開(kāi)與檔案信息開(kāi)放之間的聯(lián)系

        政府信息公開(kāi)與檔案信息開(kāi)放之間有著密不可分的聯(lián)系,只有充分地認(rèn)識(shí)到兩者之間的共同之處才能不斷融合創(chuàng)新,政府信息公開(kāi)才能更好服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展,檔案信息開(kāi)放也能達(dá)到“守護(hù)歷史,傳承文明”的目標(biāo)。其共同之處在于:其一,立法目的相同。無(wú)論是政府信息公開(kāi)還是檔案的保管利用都是要達(dá)到“資政、服務(wù)”的最終目的。具體來(lái)講《中華人民共和國(guó)檔案法》立法的目的是為國(guó)家建設(shè)提供信息服務(wù),《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》其最主要的目的也是要發(fā)揮政府信息對(duì)人民群眾生產(chǎn)、生活和經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)的服務(wù)作用。所以這兩項(xiàng)法規(guī)在立法的初衷上是統(tǒng)一的,都是要為社會(huì)的發(fā)展提供信息服務(wù),二者的工作目標(biāo)具有一致性。其二,工作主體相似。檔案是政府對(duì)社會(huì)管理活動(dòng)和服務(wù)人民群眾的記錄,也是民眾了解國(guó)家方針政策和政府活動(dòng)的重要窗口,既是政府信息公開(kāi)的主要內(nèi)容也是檔案信息開(kāi)放的主要載體。檔案是檔案的最終歸宿,政府部門在為廣大群眾服務(wù)和社會(huì)管理過(guò)程中形成的檔案資料絕大部分最后都將成為檔案,并按照要求被保管和利用,在實(shí)踐中做好檔案信息開(kāi)放最主要的也是做好檔案信息的公開(kāi)。其三,服務(wù)對(duì)象一致。無(wú)論是作為政府信息公開(kāi)的各級(jí)政府還是檔案信息開(kāi)放的各級(jí)綜合檔案館,其工作服務(wù)主要對(duì)象都是公民、法人和其他社會(huì)組織,二者都是通過(guò)不同的方式提供性質(zhì)內(nèi)容相似的信息供服務(wù)對(duì)象查詢,二者的服務(wù)對(duì)象在很大程度上具有統(tǒng)一性。

        3 政府信息公開(kāi)制度的現(xiàn)實(shí)意義

        政府承擔(dān)著管理和引導(dǎo)各項(xiàng)民生事務(wù)的重要責(zé)任,其內(nèi)部信息的透明化也能夠充分體現(xiàn)政府的廉政管理效能。實(shí)行信息公開(kāi)是我國(guó)政府的重要使命之一,通過(guò)具有較高邏輯性和內(nèi)容詳實(shí)性的信息公開(kāi)形式能夠加強(qiáng)政府自身服務(wù)能力建設(shè)水平,還能夠向公眾客觀的反映政府監(jiān)督的實(shí)際行政權(quán)力。以此防止內(nèi)部人員出現(xiàn)類似于濫用職權(quán)和以權(quán)謀私的不合理現(xiàn)象,展示政府公正廉明形象的同時(shí)保障公眾的切實(shí)利益。目前,我國(guó)政府已通過(guò)立法、設(shè)定制度與準(zhǔn)則等多種形式將政府信息公開(kāi)化和透明化提上了日程,并對(duì)相應(yīng)的信息公開(kāi)制度做出了明確規(guī)定。按照規(guī)范化的操作流程和信息公開(kāi)制度對(duì)各項(xiàng)基本原則進(jìn)行了充分明確,并對(duì)可公開(kāi)的范圍進(jìn)行了科學(xué)合理的規(guī)劃。在公開(kāi)方式的選擇上也設(shè)置了符合民眾實(shí)際的,能充分了解政府日常辦公事務(wù)及流程的具體方式。此外,還設(shè)置了公開(kāi)程序的監(jiān)督管理機(jī)制,進(jìn)一步保證信息公開(kāi)的實(shí)際效果。在多項(xiàng)條例的輔助和監(jiān)督管理下,政府信息公開(kāi)制度能夠?yàn)槊癖姷膶?shí)際利益及各項(xiàng)信息的知情權(quán)提供切實(shí)的保障。從民眾的角度來(lái)看,實(shí)行信息公開(kāi)制度將可以在強(qiáng)化政府工作職能的基礎(chǔ)上進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,并提升政府在民眾群體中的公信力,為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)創(chuàng)造新的動(dòng)力。

        4 政府信息公開(kāi)環(huán)境下檔案開(kāi)放利用面臨新挑戰(zhàn)

        4.1 信息共享觀念對(duì)傳統(tǒng)管理模式和保密觀念的沖擊

        中國(guó)政府檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)一直受到傳統(tǒng)管理觀念的影響,存在著“保護(hù)多于用”的不良問(wèn)題。在當(dāng)前政治事務(wù)信息披露背景的發(fā)展趨勢(shì)下,相關(guān)人員的意識(shí)逐漸覺(jué)醒。檔案管理部門應(yīng)權(quán)衡檔案資源信息保密與開(kāi)放之間的關(guān)系,防止不平衡,在預(yù)防中心偏差的基礎(chǔ)上積極倡導(dǎo)檔案信息開(kāi)放應(yīng)用,忽視檔案信息保密工作。面對(duì)當(dāng)前的信息發(fā)展環(huán)境和以往對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方法的分析,我們需要統(tǒng)一和協(xié)調(diào)相關(guān)的檔案保密工作和開(kāi)放應(yīng)用工作。

        4.2 檔案信息管理缺乏實(shí)效性

        社會(huì)每一個(gè)層級(jí)對(duì)檔案的需求程度不同。從需求情況角度分析,社會(huì)和群眾主要所需的是形成時(shí)間在十年以內(nèi)的檔案。而因管理工作具有其繁瑣性,政府部門長(zhǎng)期以傳統(tǒng)的、單一的管理方式開(kāi)展工作,已不適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求,且在管理上還缺乏合理的監(jiān)督機(jī)制,管理?xiàng)l例未落實(shí),質(zhì)量無(wú)法達(dá)到預(yù)期目標(biāo),導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常處于期限錯(cuò)配的狀態(tài),無(wú)法及時(shí)面向公眾公開(kāi)部分信息和提供所需服務(wù)。

        4.3 檔案工作的主體范圍較窄

        從目前的發(fā)展情況看,開(kāi)展檔案開(kāi)放工作的主體只有各級(jí)檔案館,只能對(duì)移交到檔案館內(nèi)部的資料進(jìn)行開(kāi)放處理,但在實(shí)際工作過(guò)程中,各機(jī)關(guān)單位也有大量的資料和信息,正式納入檔案開(kāi)放工作的主體范圍 在具體的檔案管理工作中,各單位的檔案室對(duì)具體的資料、信息有更準(zhǔn)確、全面的認(rèn)識(shí),能準(zhǔn)確判斷檔案本身的屬性,有助于進(jìn)行更有效、快速的篩選,以是否開(kāi)放為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類管理。 因此,在信息公開(kāi)的大環(huán)境趨勢(shì)下,目前政府檔案開(kāi)放工作的主體范圍還不夠,不利于檔案公開(kāi)范圍的提高和生產(chǎn)力的提高。

        4.4 相關(guān)制度法規(guī)不協(xié)調(diào)

        政府檔案管理部門作為檔案公開(kāi)的主要窗口,不得忽視《保密法》和《檔案法》對(duì)檔案保密工作提出的要求,同時(shí)應(yīng)當(dāng)按照《政府信息公開(kāi)條例》的要求進(jìn)行信息公開(kāi)。 但是,現(xiàn)行三部法律之間有很多不協(xié)調(diào)的地方。 例如,三部法律在立法精神上有很大差異,保密法的立法精神強(qiáng)調(diào)信息保密,政府公開(kāi)條例強(qiáng)調(diào)信息的公開(kāi)和利用。 另外,不同法律對(duì)檔案保密和公開(kāi)范圍的要求也有一定差異。 在法律法規(guī)不一致的情況下,檔案管理部門的檔案保密和開(kāi)發(fā)工作容易導(dǎo)致思路不統(tǒng)一,從而產(chǎn)生概念不清晰或工作不深入等問(wèn)題,最終可能導(dǎo)致工作難以開(kāi)展。

        5 做好政府信息公開(kāi)與檔案信息開(kāi)放工作的幾點(diǎn)思考

        5.1 提高檔案管理與政府信息公開(kāi)工作的統(tǒng)籌整合

        積極探索檔案管理與政府信息公開(kāi)工作的統(tǒng)籌整合,提高政府信息公開(kāi)與檔案信息開(kāi)放的協(xié)同性。為解決政府信息公開(kāi)與檔案管理工作之間的矛盾與沖突,在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)踐操作中要積極探索把檔案保管利用和政務(wù)信息公開(kāi)整合管理,納入辦公室統(tǒng)一管理,配備政治過(guò)硬、業(yè)務(wù)精通、責(zé)任心強(qiáng)的專職人員,統(tǒng)籌開(kāi)展好檔案管理與政府信息公開(kāi)工作。在檔案形成的全過(guò)程及時(shí)、準(zhǔn)確地做好政府信息的公開(kāi),這可以大大降低政府信息公開(kāi)與檔案管理不同部門之間統(tǒng)籌銜接的矛盾和沖突,提高政府信息公開(kāi)與檔案信息開(kāi)放的協(xié)同性。

        5.2 完善檔案利用與保密的相關(guān)立法

        面對(duì)當(dāng)前法律法規(guī)不統(tǒng)一、不完善的現(xiàn)狀,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極配合有關(guān)部門對(duì)現(xiàn)有法律進(jìn)行調(diào)整,在立法調(diào)整的過(guò)渡階段,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)先行對(duì)職權(quán)范圍內(nèi)的規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整,在做好重要檔案保密工作的基礎(chǔ)上,盡可能增加信息公開(kāi)的數(shù)量并提高信息公開(kāi)的質(zhì)量。當(dāng)然,這需要政府檔案部門樹(shù)立新的檔案保密思想,重新為檔案劃定合理的保密范圍,使檔案保密和公開(kāi)工作更具可操作性。比如,對(duì)于未明確要求是否公開(kāi)或保密的檔案,應(yīng)當(dāng)一律對(duì)外公開(kāi);對(duì)于檔案階段已公開(kāi)過(guò)的檔案,歸檔后也理應(yīng)對(duì)社會(huì)公開(kāi)。政府檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),協(xié)調(diào)好現(xiàn)有法律法規(guī)的關(guān)系,努力做好信息化時(shí)代檔案信息的利用和保密工作。

        5.3 提高重視程度,加大資金投入

        政府是面向群眾的服務(wù)性機(jī)構(gòu),每天要接收到相當(dāng)龐大的信息數(shù)據(jù),所以必須要進(jìn)行檔案的管理。檔案管理工作的有效推進(jìn)離不開(kāi)人力、物力等方面給予支持,而且在今天信息日益龐雜的環(huán)境下,政府檔案管理工作必須依靠先進(jìn)化設(shè)備快速展開(kāi),有益于其朝向更好的方向發(fā)展建設(shè)。而因前期投入不足,館內(nèi)儀器設(shè)備不健全,條件不足的限制令電子檔案的工作無(wú)法順利開(kāi)展,整個(gè)檔案管理效果欠佳?;诖耍畣挝粦?yīng)召集相關(guān)人員開(kāi)會(huì)討論,為檔案管理信息化建設(shè)立專項(xiàng)資金,以用來(lái)購(gòu)買存放檔案所需物資,以及電子化設(shè)備等。同時(shí),政府單位要加強(qiáng)與社會(huì)上公司間的合作,尋找專業(yè)的技術(shù)人才和資源,以促進(jìn)政府檔案管理工作可順利推進(jìn)。

        5.4 搭建管理系統(tǒng),公開(kāi)部分信息

        政府是一個(gè)社會(huì)發(fā)展服務(wù)和管理組織。為了在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)下,更好地促進(jìn)檔案和信息管理的服務(wù),我們需要從兩個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)和改革。首先,政府有關(guān)部門應(yīng)建立檔案與信息整合的控制模式。在開(kāi)展政府信息披露時(shí),需要澄清并要求相關(guān)部門及時(shí)、主動(dòng)地向相關(guān)機(jī)構(gòu)提供可以向外公開(kāi)的信息,這也是必須遵守的義務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)做好相關(guān)檔案和信息的整理和歸檔,建立綜合文件管理模式,連接電子政務(wù)和政府檔案管理系統(tǒng),擴(kuò)大其管理范圍。其次,我們應(yīng)該以個(gè)性化化的管理視角,將電子檔案存檔管理等設(shè)計(jì)功能,使公眾能夠更準(zhǔn)確、方便地操作,并快速查詢相關(guān)文件。

        5.5 引進(jìn)高素質(zhì)檔案人才與先進(jìn)技術(shù)

        政府檔案管理部門應(yīng)當(dāng)大力引進(jìn)專業(yè)人才,同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備及技術(shù),有效改善現(xiàn)有工作人員的技術(shù)水平和工作環(huán)境。與此同時(shí),應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn),使工作人員能夠扎實(shí)掌握現(xiàn)代化的技術(shù)和手段,認(rèn)真學(xué)習(xí)聲像檔案、電子檔案的管理方法,熟練掌握現(xiàn)代化信息的傳播方式,進(jìn)而使得政府檔案能夠通過(guò)多種途徑對(duì)外傳播。此外,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從技術(shù)層面入手,積極做好檔案的技術(shù)性保密工作,實(shí)現(xiàn)政府檔案利用和保密之間的協(xié)調(diào)。

        5.6 信息公開(kāi)與知情權(quán)的保護(hù)

        信息公開(kāi)是政府公共管理部門的義務(wù)和責(zé)任,免費(fèi)使用個(gè)人信息或申請(qǐng)信息披露是公眾的基本權(quán)利。檔案管理部門是政府信息披露的重要窗口和來(lái)源,有義務(wù)公開(kāi)檔案信息。這在履行公共部門信息公開(kāi)的功能的同時(shí),也是對(duì)公民知情權(quán)的尊重。但是,公民的知情權(quán)在公開(kāi)的范圍內(nèi)是有限的權(quán)利。公民知情權(quán)的公開(kāi)不能損害國(guó)家、集體和他人的利益。在實(shí)踐過(guò)程中很難掌握兩者的平衡,必須從技術(shù)保障和制度保障兩個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)。

        5.7 善用電子政務(wù)辦公,提高檔案管理實(shí)效

        長(zhǎng)期以來(lái),檔案只能用文字記錄,綜合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代技術(shù)融為一體的電子政務(wù)系統(tǒng)為政府檔案信息服務(wù)拓展了廣闊的空間。電子政務(wù)的廣泛應(yīng)用不僅豐富了政府檔案的載體形式,而且有效地改變了政府檔案結(jié)構(gòu)和材料歸檔單一化的特點(diǎn),向多元共存的方向發(fā)展。音頻-視頻圖像等媒體使錄制檔案的人、事、物更加直接生動(dòng),不受時(shí)間、空間限制,利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸,不僅大大提高了檔案部門的工作效率,還使公眾能夠更方便、更快速地使用檔案。因此,為了進(jìn)一步發(fā)揮電子政務(wù)信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì),政府檔案管理工作必須注意傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的并行性,在新技術(shù)滲透到檔案管理的過(guò)程中,努力實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合。努力彌補(bǔ)兩者的優(yōu)點(diǎn),彌補(bǔ)優(yōu)點(diǎn),揚(yáng)長(zhǎng)避短。另外,必須加強(qiáng)政府檔案數(shù)據(jù)安全管理。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器必須使用主和備用雙主機(jī),相互鏡像備份,使用磁盤進(jìn)一步備份數(shù)據(jù),從而保護(hù)政府存檔中的信息安全。

        5.8 拓寬檔案開(kāi)放的主體范圍

        為有效提高政府檔案開(kāi)放的效率,真正公開(kāi)信息,建議在現(xiàn)有基礎(chǔ)上不斷擴(kuò)大檔案開(kāi)放主體的范圍,賦予各級(jí)機(jī)關(guān)單位檔案室開(kāi)放檔案的權(quán)限和責(zé)任。不僅可以方便各機(jī)關(guān)單位的根根管理和開(kāi)放檔案,還可以有效地提高檔案過(guò)濾工作的效率。另外,根據(jù)實(shí)際工作情況,在打開(kāi)檔案之前,可以不斷提高過(guò)濾操作的效率,建立更合理的過(guò)濾系統(tǒng),提高檔案操作的過(guò)濾效果??傊?,為了使信息公開(kāi)有效,政府檔案的公開(kāi)工作必須擴(kuò)大主體范圍,使更了解情況和細(xì)節(jié)的各機(jī)關(guān)單位檔案室能夠參與并發(fā)揮作用。要減少國(guó)家級(jí)檔案館的工作積累,通過(guò)這種方式不斷提高工作效率,提高信息公開(kāi)的廣度和綜合性。

        5.9 加強(qiáng)社會(huì)宣傳,強(qiáng)化公眾檔案利用意識(shí)

        在政府信息公開(kāi)的背景下,檔案館應(yīng)響應(yīng)國(guó)家號(hào)召,發(fā)揮自身的社會(huì)功能和影響力,加強(qiáng)檔案社會(huì)宣傳,強(qiáng)化社會(huì)公眾對(duì)政府公開(kāi)信息和檔案開(kāi)發(fā)利用的意識(shí)。具體來(lái)說(shuō),檔案館應(yīng)充分結(jié)合社會(huì)媒體,數(shù)字媒體平臺(tái)進(jìn)行檔案的價(jià)值和利用宣傳,例如電視、廣播、微信、微博等,通過(guò)多種渠道向公眾普及檔案利用的價(jià)值,從而強(qiáng)化公眾的檔案利用意識(shí),并采取更加豐富的宣傳形式,激發(fā)社會(huì)公眾對(duì)于檔案使用的興趣,從而在社會(huì)范圍內(nèi)擴(kuò)大檔案利用的需求,引導(dǎo)公眾利用檔案信息解決生活工作中的問(wèn)題。

        5.10 加快政府信息公開(kāi)渠道的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        大數(shù)據(jù)時(shí)代,各種子數(shù)據(jù)不斷出現(xiàn)和豐富,即使發(fā)展速度加快,也不會(huì)給政府留下更新的余地。為此,政府必須樹(shù)立信息公開(kāi)意識(shí),創(chuàng)新信息公開(kāi)方式,盡快完善信息公開(kāi)機(jī)制,加快政府信息公開(kāi)渠道的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),實(shí)現(xiàn)日常數(shù)據(jù)收集的最大價(jià)值,為未來(lái)創(chuàng)造更多利益。同時(shí),要繼續(xù)加強(qiáng)創(chuàng)新,整合資源,以組織建設(shè)、陣地平臺(tái)建設(shè)和技術(shù)提高為重點(diǎn),以國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)為核心,大力推進(jìn)政府信息公開(kāi)基礎(chǔ)設(shè)施的改革創(chuàng)新。要建立完善、高效的運(yùn)行機(jī)制、通俗、便捷的運(yùn)輸方式、科學(xué)、年輕的工作團(tuán)隊(duì),將互聯(lián)網(wǎng)思維、新媒體思維、大數(shù)據(jù)思維完全納入標(biāo)準(zhǔn)化。此外,政府可以利用第三方技術(shù)團(tuán)隊(duì)的能力不斷更新信息披露技術(shù)。

        5.11 加強(qiáng)信息安全技術(shù)的應(yīng)用

        在政府信息披露和檔案披露和利用的過(guò)程中.信息技術(shù)既是工作的工具,也是信息泄露的手段。正是信息技術(shù)的發(fā)展給信息公開(kāi)帶來(lái)了可能性和便利。同時(shí),信息安全技術(shù)的缺乏為信息泄露提供了新的渠道,為信息倫理的喪失提供了新的技術(shù),對(duì)信息安全有很大危害。加強(qiáng)信息安全技術(shù)的研究和應(yīng)用,它是信息、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化背景下的檔案管理的重要任務(wù),僅僅依靠檔案管理員的計(jì)算機(jī)知識(shí)是不夠的。要加強(qiáng)檔案部門和計(jì)算機(jī)研發(fā)部門之間的密切合作,共同維護(hù)信息安全。

        6 結(jié)束語(yǔ)

        總而言之,在新時(shí)代,政府部門必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息建設(shè)的重要性,將發(fā)展的目光放長(zhǎng)遠(yuǎn),在日常管理中與時(shí)俱進(jìn),并從人性化角度考慮進(jìn)行改革,利用信息技術(shù)完善平臺(tái)建設(shè),拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域,且可在網(wǎng)絡(luò)窗口上增加投訴意見(jiàn)窗口,面向公眾收集可行的建議,以便后期有針對(duì)性地進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,使整個(gè)服務(wù)系統(tǒng)更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。

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        作者簡(jiǎn)介:劉春艷,(1977.03.04),女,漢河北省滄州市海興縣,小山鄉(xiāng)人民政府,現(xiàn)在是初級(jí),助力館員,申請(qǐng)中級(jí)。

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