張東海

摘要： “會(huì)議”是指兩名或兩名以上的公司員工為了一個(gè)特定的目的而進(jìn)行的機(jī)會(huì)，該目的與組織或公司運(yùn)作相關(guān)，缺乏目的和焦點(diǎn)的會(huì)議往往因?yàn)闀?huì)議議程不確定，前置調(diào)查準(zhǔn)備不夠充分，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)技能不足，匯報(bào)內(nèi)容不準(zhǔn)確，決策難以得到落實(shí)等形成低效或無(wú)效會(huì)議，隨著此類會(huì)議數(shù)量的增加，每個(gè)人的時(shí)間被擠占，手頭的工作不斷增加，組織工作效率逐漸下降。如何提高會(huì)議效率，少開(kāi)會(huì)，開(kāi)短會(huì)，開(kāi)有用的會(huì)，從無(wú)盡的會(huì)議中解脫出來(lái)，這樣的呼聲高漲。本文從企業(yè)會(huì)議中常見(jiàn)的問(wèn)題著手，結(jié)合工作實(shí)際，管理學(xué)知識(shí)，探討從高效組織，創(chuàng)新形式，防控風(fēng)險(xiǎn)，跟蹤落實(shí)等方面提高會(huì)議效率和有效決策的方法。

關(guān)鍵詞： 高效;協(xié)同;共識(shí)、創(chuàng)新、社會(huì)性惰化、依法合規(guī)、完美決策

1 ?“四張表單”促高效組織

一場(chǎng)成功會(huì)議在于仔細(xì)規(guī)劃，精心準(zhǔn)備，需涉及到很多的環(huán)節(jié)，任務(wù)往往會(huì)分配到其他人，籌備者要把控整體，檢查準(zhǔn)備情況，協(xié)調(diào)處理問(wèn)題，指導(dǎo)組織實(shí)施。確保會(huì)場(chǎng)具備會(huì)議召開(kāi)的一切條件，參會(huì)者能夠準(zhǔn)時(shí)達(dá)到會(huì)場(chǎng)，參會(huì)人數(shù)符合決策的基本要求，決策者能夠提前獲取會(huì)議資料，決議內(nèi)容涉及的關(guān)鍵部門(mén)形成初步意見(jiàn)，涉及的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估完成專業(yè)論證等。? [1]

1.1 會(huì)議計(jì)劃表單-科學(xué)統(tǒng)籌

會(huì)議計(jì)劃表單，實(shí)施會(huì)議計(jì)劃管理，會(huì)議分類管控。會(huì)議計(jì)劃可執(zhí)行年度、月度、周計(jì)劃安排，根據(jù)實(shí)際工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)管控，變更調(diào)整嚴(yán)格履行審核程序。各部門(mén)可根據(jù)公司總體安排，制定部門(mén)工作計(jì)劃，科學(xué)合理的安排時(shí)間。部門(mén)級(jí)會(huì)議由主辦部門(mén)提出計(jì)劃，一般自行組織召開(kāi)，報(bào)送會(huì)議主管部門(mén)備案，管理部門(mén)實(shí)施監(jiān)督考核，包括會(huì)議計(jì)劃執(zhí)行情況，會(huì)議數(shù)量控制等。

1.2 會(huì)議審核表單-管控?cái)?shù)量

會(huì)議審核表單，以落實(shí)解決形式主義突出問(wèn)題為基層減負(fù)為目標(biāo)，強(qiáng)化會(huì)議統(tǒng)籌管理，嚴(yán)格會(huì)議審批程序。審核內(nèi)容包括會(huì)議名稱、會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)、召開(kāi)時(shí)間、參會(huì)范圍等，通常采用在線申報(bào)審批流程，審批后自動(dòng)分發(fā)參會(huì)人員，同步通知會(huì)議籌備部門(mén)。會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)提交申請(qǐng)，會(huì)議主管部門(mén)根據(jù)總體工作安排，會(huì)議計(jì)劃，會(huì)議必要性評(píng)定，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。? [2]

1.3 會(huì)議議程表單-溝通協(xié)調(diào)

會(huì)議議程表單，告知參會(huì)者會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、時(shí)長(zhǎng)、議題等必要信息。以電子郵件的方式給參會(huì)者發(fā)送，告知必要信息外，提醒參會(huì)者所負(fù)責(zé)的議題什么時(shí)候開(kāi)始，要持續(xù)多久，詢問(wèn)他們的意見(jiàn)，是否需要發(fā)言匯報(bào)，是否需要提交會(huì)議資料給決策層。會(huì)議議程表單如同一張說(shuō)明書(shū)，讓參會(huì)可以有條不紊的安排工作，按時(shí)有序的參加會(huì)議，提醒協(xié)同部門(mén)，主動(dòng)會(huì)前溝通，做好會(huì)議準(zhǔn)備，提高審議效率。

1.4 專業(yè)審查表單-防控風(fēng)險(xiǎn)

專業(yè)審查表單，凡必須進(jìn)行合法性審查的事項(xiàng)，必須提前完成審查。在提交決策前應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)合法性審查，涉及專利和專有技術(shù)轉(zhuǎn)讓，重大經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)控制，對(duì)第三方債務(wù)提供擔(dān)保等，實(shí)施法律專業(yè)部門(mén)與業(yè)務(wù)管理職能部門(mén)協(xié)同審查機(jī)制，法律專業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)合法性綜合審查及是否符合法律法規(guī)規(guī)定的審查，業(yè)務(wù)管理職能部門(mén)配合審查決策事項(xiàng)是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定、相關(guān)專業(yè)政策，提前完成審查議題材料的完整性和規(guī)范性，決策結(jié)果直接提交會(huì)議無(wú)需再次審議。

2 各盡其職，促高效進(jìn)行

與會(huì)各方應(yīng)明確其在會(huì)議進(jìn)程中扮演的角色，為形成會(huì)議決策作出貢獻(xiàn)，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)把控會(huì)議進(jìn)程，處理分歧，求同存異;參會(huì)者注重聚焦主題，諫言獻(xiàn)策，明確表態(tài)等，與會(huì)各方各盡其職，不越位不缺位，才能保障會(huì)議沿著既定目標(biāo)高效進(jìn)行。

2.1 注重聆聽(tīng)，明確決策

會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)最后發(fā)言，對(duì)所有觀點(diǎn)歸納總結(jié)，明確待決策事項(xiàng)，請(qǐng)具有決策權(quán)的參會(huì)者表決，根據(jù)結(jié)果宣布最終決策。時(shí)刻關(guān)注并總結(jié)會(huì)議進(jìn)度，讓參會(huì)者了解情況，跟上進(jìn)度。識(shí)別參會(huì)者發(fā)言中暗含的顧慮，鼓勵(lì)參會(huì)者大膽表達(dá)觀點(diǎn)。對(duì)于在匯報(bào)或討論階段中未明確事宜，需要主動(dòng)提出，或在總結(jié)中強(qiáng)調(diào)。如決策方案要同時(shí)兼顧執(zhí)行措施，要有明確的可量化的目標(biāo)，有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和進(jìn)度要求，有明確的責(zé)任部門(mén)的監(jiān)督部門(mén)，有明確的考核激勵(lì)措施，讓決策變成可以被貫徹的行動(dòng)。鼓勵(lì)不同意見(jiàn)的表達(dá)，利用肢體語(yǔ)言或直接引導(dǎo)參會(huì)者發(fā)言，營(yíng)造暢所欲言的研討環(huán)境，對(duì)于很難達(dá)成一致意見(jiàn)，無(wú)須試圖說(shuō)服每種不同的觀點(diǎn)，依據(jù)“帕累托法則”考慮必要的妥協(xié)，協(xié)調(diào)做出必要讓步，那么只要符合決策規(guī)則中得要求，通常是二分之一到三分之二具有表決權(quán)的人員同意，就可以形成決策，履行民主程序達(dá)成的一致意見(jiàn)，決議形成就需要各方無(wú)條件執(zhí)行，追求完美的決策會(huì)讓會(huì)議停滯不前。

2.2 適時(shí)暫停，把控時(shí)間

會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)議程的總體安排，有意控制時(shí)間和會(huì)議節(jié)奏，不要倉(cāng)促處理正值討論的突出問(wèn)題，有時(shí)需要嚴(yán)厲起來(lái)，堅(jiān)持做到按要求發(fā)言、每次只能一人發(fā)言、每人都有發(fā)言機(jī)會(huì)以探討分析。重要分歧往往源自2個(gè)方面：專業(yè)知識(shí)分歧和部門(mén)（個(gè)人）利益爭(zhēng)取。會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)對(duì)產(chǎn)生沖突的當(dāng)事雙方提問(wèn)要客觀，詢問(wèn)他們能接受的解決方法或請(qǐng)他們自己提出解決方法，如前所述他們往往只是提出反對(duì)意見(jiàn)，而不是提出解決辦法。如果有必要，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)要運(yùn)用權(quán)威，果斷終止討論，那就有必要在會(huì)議結(jié)束后，單獨(dú)與產(chǎn)生沖突的雙方溝通，深入研討，尋求可能的解決辦法，畢竟私下溝通比公開(kāi)溝通更能顧及的全面一些。一場(chǎng)看似研討氣氛融洽類會(huì)議，往往大大超出預(yù)期時(shí)間。高效的會(huì)議要時(shí)常暫停，總結(jié)已經(jīng)達(dá)成的共識(shí)，梳理參會(huì)者提出的觀點(diǎn)，中斷錯(cuò)誤的討論方向，事實(shí)上，常常暫停的會(huì)議時(shí)間管理反而更有效，效率更高。

2.3 明確觀點(diǎn)，建議務(wù)實(shí)

參會(huì)者發(fā)言要明確表明個(gè)人觀點(diǎn)，即“是”或者“不是”，在發(fā)言結(jié)束時(shí)都應(yīng)表明自己的觀點(diǎn)，如同意、不同意或保留意見(jiàn)。模糊的觀點(diǎn)對(duì)會(huì)議決策沒(méi)有貢獻(xiàn)，這樣的發(fā)言在一定程度上延緩了會(huì)議進(jìn)程。這就要求參會(huì)者在會(huì)前要充分了解相關(guān)議題資料，必要時(shí)在發(fā)言前列出提綱。在表達(dá)反對(duì)意見(jiàn)時(shí)，注重全面權(quán)衡利弊，提出趨利避害的建設(shè)性意見(jiàn)，或者提出其他可行的方案供會(huì)議決策。切勿站在自己的立場(chǎng)或?yàn)榱司S護(hù)自己的利益對(duì)負(fù)面因素進(jìn)行批判，簡(jiǎn)單重復(fù)和放大負(fù)面因素的影響，這些對(duì)決策沒(méi)有實(shí)質(zhì)貢獻(xiàn)，形成無(wú)效的發(fā)言。

3 控制人數(shù)，尊重各方

會(huì)議組織部門(mén)通常擔(dān)心因?yàn)榕懦橙嘶蚰辰M織，在會(huì)議決議執(zhí)行階段引發(fā)問(wèn)題，而對(duì)參會(huì)人數(shù)持有“越多越好”的包容態(tài)度，不愿意太多考慮真正必須出席會(huì)議的人員，更傾向于“人多力量大”。事實(shí)上核心參會(huì)者外的聲音和觀點(diǎn)往往是重復(fù)和無(wú)效的，人數(shù)過(guò)多甚至出現(xiàn)依賴心理，認(rèn)為“別人”會(huì)表達(dá)和審核會(huì)議觀點(diǎn)，降低自我思考的主動(dòng)性，出現(xiàn)“社會(huì)性惰化”現(xiàn)象?？茖W(xué)合理確定參會(huì)人員，取決與以下幾點(diǎn)：掌握某項(xiàng)議題的背景，主導(dǎo)某項(xiàng)議題的實(shí)施的組織，議題涉及后續(xù)工作的主要承接組織，相關(guān)組織具有獨(dú)立決策能力的個(gè)人。

在控制旁聽(tīng)人數(shù)的原則下，分時(shí)分段分批參會(huì)也可有效避免“陪會(huì)”。根據(jù)會(huì)議議題和進(jìn)度，安排特定的參會(huì)人群參加指定的會(huì)議議題。在議程順序設(shè)置時(shí)，先安排涉及參會(huì)人員范圍大的談?wù)撟h題，隨著一項(xiàng)議題完結(jié)和下一項(xiàng)議題開(kāi)始，動(dòng)態(tài)調(diào)整參會(huì)人員。對(duì)參會(huì)人員變動(dòng)可以前幾分鐘通知候場(chǎng)，避免人員不齊影響會(huì)議進(jìn)度。此外，會(huì)前征求利益相關(guān)方意見(jiàn)，問(wèn)詢是否有出席會(huì)議的必要性，在尊重相關(guān)方行使意見(jiàn)表達(dá)權(quán)益的同時(shí)，精準(zhǔn)篩選出不必要的參會(huì)人員，會(huì)后紀(jì)要分給參會(huì)方并抄送給會(huì)簽征求意見(jiàn)時(shí)表達(dá)無(wú)需參會(huì)方，提升非參會(huì)人員的參與感，更有利于會(huì)議決議的執(zhí)行。

4 注重執(zhí)行，促?zèng)Q策落實(shí)

按照“誰(shuí)組織、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)跟進(jìn)”的原則，會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議全流程管理，部門(mén)主要負(fù)責(zé)人作為第一責(zé)任人，對(duì)會(huì)議組織、紀(jì)要起草、核實(shí)把關(guān)、跟蹤執(zhí)行等管理流程和責(zé)任體系，形成管理閉環(huán)，在執(zhí)行過(guò)程中重視反饋，以印證決策的正確性及有效性。會(huì)議決議跟蹤執(zhí)行一般由執(zhí)行部門(mén)按照會(huì)議要求嚴(yán)格落實(shí)，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)在下次會(huì)議上可以對(duì)落實(shí)情況進(jìn)行回顧，或者將“上次會(huì)議的落實(shí)情況”作為本次會(huì)議第一議題。

嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行機(jī)制，確保決議執(zhí)行到位，在完善機(jī)制體制的基礎(chǔ)上，要借助信息化手段，高效利用督辦系統(tǒng)。壓實(shí)“責(zé)任”，由會(huì)議主辦部門(mén)在會(huì)議紀(jì)要印發(fā)后1-3天內(nèi)將會(huì)議決議上傳，包括會(huì)議名稱、決策事項(xiàng)名稱、階段性目標(biāo)、反饋節(jié)點(diǎn)、承辦部門(mén)、效果自評(píng)價(jià)等;加強(qiáng)“控制”，由系統(tǒng)根據(jù)階段性目標(biāo)和反饋節(jié)點(diǎn)，自動(dòng)分發(fā)至各責(zé)任部門(mén)和協(xié)同部門(mén)主要負(fù)責(zé)人，提醒填報(bào);強(qiáng)化“監(jiān)督”，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議管理部門(mén)可以隨時(shí)查看執(zhí)行情況，數(shù)據(jù)填報(bào)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，會(huì)議決議的執(zhí)行率，根據(jù)結(jié)果向監(jiān)督部門(mén)提出考核獎(jiǎng)勵(lì)的建議。

5 創(chuàng)新形式，適應(yīng)新常態(tài)

網(wǎng)絡(luò)會(huì)議逐步成為傳統(tǒng)會(huì)議形式的重要補(bǔ)充，在常態(tài)化防控環(huán)境下組織高效會(huì)議。受到長(zhǎng)期深遠(yuǎn)的影響，非“面對(duì)面”的會(huì)議形式更符合防控需要，節(jié)約因“遷徙”產(chǎn)生的必要防疫環(huán)節(jié)。依托數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議全面應(yīng)用，有效減少了人員聚集，阻斷了傳播風(fēng)險(xiǎn);節(jié)約路途和等待的時(shí)間，會(huì)議場(chǎng)所選擇也更加靈活。新的會(huì)議方式帶動(dòng)了工作習(xí)慣的改變，實(shí)時(shí)跨地區(qū)交流成為可能，在線指導(dǎo)協(xié)調(diào)工作成為常態(tài)。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議在傳統(tǒng)會(huì)議高效組織的基礎(chǔ)上，應(yīng)注重硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)條件的調(diào)試準(zhǔn)備，提前測(cè)試確保與會(huì)各方通話交流清晰順暢，是確保高效進(jìn)行的保障。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議便利性加速了其推廣和普及程度，更多在線會(huì)議平臺(tái)應(yīng)運(yùn)而生，在現(xiàn)在時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議將逐步成為首選。

網(wǎng)絡(luò)會(huì)議相比較傳統(tǒng)會(huì)議，缺乏一定的視覺(jué)參照和現(xiàn)場(chǎng)感，會(huì)難以察覺(jué)參會(huì)方身體語(yǔ)言，常常會(huì)對(duì)溝通節(jié)奏，效率和流暢性有所影響，如彼此打斷發(fā)言，多人會(huì)議中“靜默”自己，會(huì)傾向于產(chǎn)生“社會(huì)性惰化”現(xiàn)象。有時(shí)會(huì)因忽視發(fā)言方情緒和語(yǔ)氣出現(xiàn)理解偏差。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議要盡可能的采取視頻方式，增加視覺(jué)參照，控制多人音頻會(huì)議。會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)引導(dǎo)，鼓勵(lì)各方參與其中，對(duì)于研討交流環(huán)節(jié)占絕對(duì)權(quán)重的會(huì)議盡可能采取“面對(duì)面”的傳統(tǒng)方式。? [3]

6 結(jié)語(yǔ)

管理學(xué)家彼得·德魯克提出，糟糕的會(huì)議是組織管理不善的體現(xiàn)，應(yīng)該被廢除。當(dāng)然并不是說(shuō)所有的會(huì)議都沒(méi)有必要，高效會(huì)議能為組織帶來(lái)巨大利益，提高快速收集和分享信息，做出一個(gè)計(jì)劃或一個(gè)改變，組織與會(huì)人員分析議題“有利方面”和“不利方面”，降低和消除不利因素，采取措施化解風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)實(shí)中普遍存在對(duì)糟糕會(huì)議抱怨的聲音，不過(guò)好的消息是，隨著對(duì)該問(wèn)題的重視，會(huì)議組織管理的改進(jìn)，更多會(huì)議走向考慮周全，精簡(jiǎn)高效，切實(shí)為組織節(jié)約大量時(shí)間。

綜上所示，一個(gè)高效的會(huì)議應(yīng)該有規(guī)劃和預(yù)期，即有會(huì)議計(jì)劃，必要的審批以并入組織的統(tǒng)籌規(guī)劃中，并嚴(yán)格按照計(jì)劃有序組織實(shí)施。一個(gè)高效的會(huì)議應(yīng)該有精心的準(zhǔn)備，明確會(huì)議時(shí)間、議程、參會(huì)人員、會(huì)議背景，以及必要的事前論證和溝通協(xié)調(diào)。一個(gè)高效的會(huì)議應(yīng)該擁有明確目標(biāo)，將有共同利益的人們集中起來(lái)，達(dá)成共識(shí)促成目標(biāo)實(shí)現(xiàn)或做出改變，明確達(dá)成目標(biāo)需要履行的責(zé)任。一個(gè)高效的會(huì)議應(yīng)該是與會(huì)人員明確自己的責(zé)任，善用自己的權(quán)力履行好自己的職責(zé)。一個(gè)高效的會(huì)議應(yīng)該聚焦在行動(dòng)上，他不是一個(gè)簡(jiǎn)單的座談會(huì)，而是一個(gè)能夠改變現(xiàn)狀、具有生產(chǎn)力的機(jī)制，產(chǎn)生焦點(diǎn)明確的行動(dòng)。

參考文獻(xiàn)

[1]? 大衛(wèi)·科頓，張楠.如何高效開(kāi)會(huì)[M].浙江大學(xué)出版社，2016

[2] 張建國(guó). 提升制度執(zhí)行力[J]. 企業(yè)管理.中國(guó)石油化工集團(tuán)有限公司企改和法律部，2020

[3] 彼得·德魯克，許是詳. 卓有成效的管理者[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2018

[4] 史蒂芬·G.羅格伯格. 董瑩. 學(xué)會(huì)開(kāi)會(huì).中國(guó)青年出版社，2021