王雪

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分。但是多數(shù)企業(yè)不同程度存在檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、體制機(jī)制不健全、檔案人員不穩(wěn)定且素質(zhì)有待提高、檔案信息化嚴(yán)重滯后、基礎(chǔ)設(shè)施差等問(wèn)題。本文從五個(gè)方面提出了存在問(wèn)題的整改措施，以期對(duì)企業(yè)檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;幾點(diǎn)認(rèn)識(shí);存在問(wèn)題;解決措施

企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分?，F(xiàn)就自己對(duì)企業(yè)檔案管理工作了解情況談?wù)勂髽I(yè)檔案管理存在的問(wèn)題和解決措施，希望對(duì)企業(yè)的檔案管理具有借鑒意義。

1 企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

1.1 企業(yè)檔案管理的意義

檔案作為企業(yè)各項(xiàng)工作和企業(yè)各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作有效進(jìn)行和科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)。新時(shí)代，隨著中國(guó)特色社會(huì)主義檔案事業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理也面臨新形勢(shì)、新任務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理，對(duì)于有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化水平，推進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展都具有重要意義。另外，企業(yè)為提升競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展，需要進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的價(jià)值，在檔案管理方面投入精力。過(guò)去企業(yè)檔案管理多基于信息管理的視角，工作重點(diǎn)多在收集和整理，沒(méi)有把重心放在企業(yè)檔案知識(shí)用戶的需求和科技檔案中包含的隱性知識(shí)的挖掘上。當(dāng)下的企業(yè)檔案管理與利用則更要重視知識(shí)價(jià)值的挖掘，這就要求企業(yè)應(yīng)主動(dòng)作為，提升檔案管理與利用水平。

1.2 檔案管理的特性

一是政治性。新修訂的《檔案法》明確提出“堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，把檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃”，進(jìn)一步提高了檔案工作的政治站位，也要求企業(yè)在平時(shí)的檔案管理活動(dòng)中要堅(jiān)持檔案姓黨的原則。二是廣泛性。信息化背景下，信息來(lái)源更加廣泛，也給企業(yè)信息處理能力提出更高要求。三是基礎(chǔ)性。企業(yè)檔案是企業(yè)在科研、產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理與銷售等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是企業(yè)各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)保障。四是管理性。企業(yè)檔案的憑證和參考價(jià)值，在企業(yè)人力資源管理、經(jīng)營(yíng)管理、戰(zhàn)略決策和生產(chǎn)銷售等各項(xiàng)管理工作中都發(fā)揮著重要價(jià)值。五是服務(wù)性。新修訂的《檔案法》明確規(guī)定“不按規(guī)定向社會(huì)開放、提供利用檔案的”應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任，在第二十條中也規(guī)定“國(guó)家鼓勵(lì)和支持其他檔案館向社會(huì)開放檔案”。這也充分表明企業(yè)檔案不僅要服務(wù)企業(yè)發(fā)展，更要服務(wù)國(guó)家、社會(huì)和人民。六是專業(yè)性，檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，檔案系列也有專業(yè)職稱。

1.3 檔案管理的原則和主要工作內(nèi)容

企業(yè)檔案管理原則有四：一是集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)，集中保管;二是完整與安全，數(shù)量上齊全，質(zhì)量上有機(jī)聯(lián)系，保管中少受損壞和免遭破壞，檔案機(jī)密不被盜竊;三是便于利用;四是真實(shí)和原貌，檔案是歷史見(jiàn)證，不允許篡改或修正。

企業(yè)檔案工作的主要內(nèi)容有收集、鑒定、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用。

2 企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理沒(méi)有放到夯實(shí)基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度去認(rèn)識(shí)——“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”，互不聯(lián)系。不知道為什么要管理檔案，更談不上怎樣管檔案。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案就是最寶貴的信息資源，認(rèn)為檔案只是收集過(guò)時(shí)的材料，投入力量得不償失，“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”。

2.2 檔案管理體制機(jī)制不健全。

新修訂的《檔案法》提出“要求檔案形成單位建立檔案工作責(zé)任制，健全檔案管理制度”。這也要求企業(yè)進(jìn)一步建立檔案工作責(zé)任制，明確機(jī)關(guān)等單位歸檔范圍和檔案管理責(zé)任。而有的企業(yè)檔案管理體制機(jī)制不健全：有的企業(yè)只重視檔案管理制度的建立，而忽視了工作規(guī)章如檔案工作責(zé)任追究制度和檔案管理應(yīng)急預(yù)案;有的企業(yè)檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，如文書檔案由綜合部管理，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門管理，各種業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)部門自行保管，相應(yīng)地，檔案工作職責(zé)也由多個(gè)部門承擔(dān)，這樣容易造成檔案的散失，也不利于檔案信息資源共享。

2.3 檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高

主要表現(xiàn)是：企業(yè)檔案人員變化頻繁，新人員需要較長(zhǎng)的熟悉和適應(yīng)過(guò)程，不利于檔案工作的深入開展;有些企業(yè)在人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性和系統(tǒng)性。此外，企業(yè)檔案人員大多數(shù)不是本專業(yè)人員，需要參加檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，但大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)支持力度不夠，導(dǎo)致檔案人員專業(yè)技能水平較低。

2.4 檔案信息化嚴(yán)重滯后

新修訂的《檔案法》在總結(jié)了過(guò)去檔案信息化建設(shè)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)上新增一章，明確規(guī)定了電子檔案的合法要件、地位和作用，對(duì)電子檔案的開發(fā)與利用也做出新的規(guī)定，這更加凸顯出對(duì)檔案信息化建設(shè)的更高要求。而目前大多數(shù)企業(yè)由于經(jīng)費(fèi)及信息化人才的缺乏，檔案信息化建設(shè)工作尚未開展，檔案的借閱利用還停留在原始的手工查閱利用階段。

2.5 檔案基礎(chǔ)設(shè)施差

一是館庫(kù)條件差，老的企業(yè)檔案館庫(kù)庫(kù)存容量接近飽和，新成立的企業(yè)由于辦公環(huán)境所限，檔案庫(kù)房面積小，有的單位甚至檔案庫(kù)房同時(shí)用作辦公用品庫(kù)房。檔案庫(kù)房安全保管設(shè)施不齊全，不能滿足檔案保管的“八防”要求。

二是檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備、系統(tǒng)軟件欠缺，如大型掃描儀、書刊掃描儀、科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、局域網(wǎng)站等均未添置。

3 解決的措施及辦法

3.1 加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

要從新《檔案法》宣傳入手，企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要通過(guò)報(bào)紙、電視、網(wǎng)絡(luò)等媒體，加大對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，了解檔案的法律地位。企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)人了解檔案基本知識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)對(duì)檔案人、財(cái)、物的投入。

企業(yè)各級(jí)檔案管理部門要通過(guò)座談、走訪等形式了解企業(yè)檔案管理情況，征求意見(jiàn)，直面宣傳，增強(qiáng)企業(yè)的檔案意識(shí)。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，建立健全組織體系

加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，要強(qiáng)化對(duì)做好檔案工作的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的前提。在企業(yè)的檔案管理中，首先，要健全檔案工作責(zé)任制，明確檔案工作由誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)由誰(shuí)分管，歸屬哪個(gè)管理部門。其次，在工作中建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各工作人員和主管領(lǐng)導(dǎo)的有效溝通，建立多方參與的機(jī)制，形成以檔案為中心、各部門共同參與的網(wǎng)絡(luò)。再次，各單位檔案工作管理者和主要主管領(lǐng)導(dǎo)要不定期地對(duì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題，以提高工作效率。最后，把檔案管理工作納入企業(yè)工作管理和日常管理中，為檔案工作提供人力、財(cái)力、物力。

3.3 優(yōu)化檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員專業(yè)技能的培訓(xùn)

第一，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置要與本企業(yè)檔案工作發(fā)展相適應(yīng)。根據(jù)實(shí)際情況配備1—2名專（兼）職檔案人員，檔案人員要保持相對(duì)的穩(wěn)定。企業(yè)可以沒(méi)有獨(dú)立的檔案室，但不能沒(méi)有檔案管理部門。人員較少的單位可以沒(méi)有專職檔案人員，但不能沒(méi)有兼職檔案人員，不能出現(xiàn)檔案無(wú)人管的現(xiàn)象。第二，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案人員培訓(xùn)的支持力度。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)和走出去”的學(xué)習(xí)方式對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一方面支持檔案人員接受省部級(jí)檔案上崗培訓(xùn)，并定期參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育。另一方面企業(yè)可聘請(qǐng)一些外部的檔案專家或邀請(qǐng)企業(yè)內(nèi)部的資深檔案管理人員有針對(duì)性地開展培訓(xùn)。此外可以依托項(xiàng)目培養(yǎng)人、鍛煉人，提高檔案人員項(xiàng)目管理能力和綜合素質(zhì)。鼓勵(lì)檔案人員積極參加檔案系列職稱評(píng)審，以提高企業(yè)檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)。

3.4 積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

將檔案信息化工作納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃，與企業(yè)信息化工作同步開展，與企業(yè)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。統(tǒng)籌開展館藏紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理等工作。穩(wěn)步、有序地推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化。同時(shí)，推進(jìn)檔案信息化工作，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源的共享和有效利用，提高檔案的利用率。

3.5 完善設(shè)施，加大軟硬件建設(shè)，建立“人防”“物防”“技防”三位一體的檔案安全防范體系

將分散的文件材料進(jìn)行收集、整理，形成符合要求的檔案以后，需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)。檔案的保護(hù)工作，涉及保存檔案的條件、配備工作人員、建立規(guī)章制度等事項(xiàng)。如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管，要求庫(kù)房必須堅(jiān)固適用并具有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施，即需要建立完善的“人防”“物防”“技防”三位一體的檔案安全防范體系，實(shí)行有效保護(hù)。為此，硬件方面，應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的密閉五節(jié)柜（密集架）、光盤柜、底圖柜等檔案裝具;配備檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、裝訂用品等;檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)、漏水報(bào)警設(shè)備;安裝防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施;配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備等消防系統(tǒng)。軟件方面，要加強(qiáng)檔案信息化工作。添置檔案信息化建設(shè)所需大型掃描儀、書刊掃描儀等設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、局域網(wǎng)站等。使檔案管理更加簡(jiǎn)捷、規(guī)范、科學(xué)，檔案的利用更加高效快捷。

（作者單位：中陜核工業(yè)集團(tuán)公司）