賈虎明

摘 要：2020 年，國(guó)內(nèi)外許多企業(yè)開始采取遠(yuǎn)程線上辦公模式，超過(guò) 50% 的員工在家遠(yuǎn)程辦公。預(yù)期未來(lái)的一到兩年時(shí)間內(nèi)，遠(yuǎn)程辦公依然是很多公司的最佳選擇。本文基于目前的企業(yè)遠(yuǎn)程辦公現(xiàn)狀，采用 SWOT 分析方法討論我國(guó)企業(yè)采取遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)缺點(diǎn)，探討遠(yuǎn)程辦公對(duì)企業(yè)管理模式的影響，同時(shí)提出一些注意事項(xiàng)和改進(jìn)方向。

關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程辦公; 混合辦公; 企業(yè)管理模式; 企業(yè)文化; 移動(dòng)化; 在線協(xié)作

遠(yuǎn)程辦公的背景

在過(guò)去的 2020 年，很多企業(yè)開始建設(shè)移動(dòng)化在線協(xié)作平臺(tái)，采取遠(yuǎn)程線上辦公模式，通過(guò)在線會(huì)議及時(shí)溝通，通過(guò)企業(yè)云盤或郵件共享文檔，通過(guò)各種移動(dòng)流程審批系統(tǒng)完成線上審批工作。員工和管理者都在思考如何協(xié)調(diào)和適應(yīng)新的工作方式，隨著企業(yè)移動(dòng)化信息平臺(tái)的建立，企業(yè)開始更新自身的管理模式，制定新的制度來(lái)幫助員工更好地協(xié)同工作，有效提高工作效率。

遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)勢(shì)

一、工作地點(diǎn)靈活

遠(yuǎn)程辦公最直接的優(yōu)勢(shì)是可以節(jié)約員工每天的通勤時(shí)間。在北京上海等大城市，平均每天可以節(jié)約三到四個(gè)小時(shí)的通勤時(shí)間，員工可以自由安排這部分時(shí)間，或者陪伴家人，或者提前開始工作，或者用來(lái)休息或?qū)W習(xí)。

二、工作時(shí)間靈活

遠(yuǎn)程辦公的第二個(gè)優(yōu)勢(shì)是員工不容易被其他同事打擾，可以保證連續(xù)工作時(shí)間，極大地提高工作效率。同時(shí)遠(yuǎn)程辦公時(shí)，非必要的會(huì)議大幅減少，員工可以選擇不直接參加會(huì)議，事后回看會(huì)議錄像，自由調(diào)整自己的工作時(shí)間。另外，會(huì)議組織者更加容易預(yù)定會(huì)議，不會(huì)受到會(huì)議室沖突或員工通勤時(shí)間影響。

三、可以處理家庭事務(wù)

員工選擇在家遠(yuǎn)程辦公時(shí)，可以在工作間隙照顧孩子或老人，極大地節(jié)約了社會(huì)資源。同時(shí)，員工可以直接接收快遞，預(yù)約家庭維修工作，不需要單獨(dú)為此請(qǐng)假。

四、企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施支出減少

遠(yuǎn)程辦公對(duì)企業(yè)而言，直接優(yōu)勢(shì)也很明顯，隨著員工遠(yuǎn)程辦公比例的增加，企業(yè)可以節(jié)約大量的辦公室租賃成本。同時(shí)員工對(duì)辦公用品的需求也同步下降，更多的無(wú)紙化辦公進(jìn)一步降低了企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。

五、企業(yè)管理成本減少

遠(yuǎn)程辦公對(duì)企業(yè)而言，第二個(gè)優(yōu)勢(shì)在于員工的請(qǐng)假時(shí)間大幅減少，員工可以隨時(shí)隨地參與工作討論，遠(yuǎn)程協(xié)作，極大地提高了生產(chǎn)效率，降低了企業(yè)管理成本。同時(shí)，企業(yè)需要提供的交通補(bǔ)助、午餐補(bǔ)助等福利性開支大幅縮小，進(jìn)一步降低了企業(yè)管理成本。

遠(yuǎn)程辦公的劣勢(shì)

一、基礎(chǔ)設(shè)施不滿足遠(yuǎn)程辦公協(xié)作

并不是所有的人員都適合遠(yuǎn)程辦公模式，一些依賴特定儀器或設(shè)備的實(shí)驗(yàn)室人員以及制造企業(yè)員工無(wú)法遠(yuǎn)程完成日常工作。另外，大部分員工缺乏遠(yuǎn)程辦公的基礎(chǔ)設(shè)施，如快速穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)，用于文檔工作的大屏顯示器，適合長(zhǎng)時(shí)間工作的辦公座椅，以及用于在線會(huì)議的視頻音頻等設(shè)備。

二、企業(yè)缺乏適配自身的信息化平臺(tái)

目前大部分企業(yè)沒(méi)有建造適配企業(yè)自身發(fā)展的信息化平臺(tái)，包括在線會(huì)議系統(tǒng)、在線文檔協(xié)作系統(tǒng)、在線流程審批系統(tǒng)，以及企業(yè)內(nèi)部文件共享云盤等滿足遠(yuǎn)程辦公必須的信息化平臺(tái)。企業(yè)微信和釘釘并不能完全滿足移動(dòng)化協(xié)作遠(yuǎn)程辦公的全部功能需求。

三、缺乏面對(duì)面溝通產(chǎn)生的員工間心理疏遠(yuǎn)

由于長(zhǎng)時(shí)間缺乏面對(duì)面溝通，僅憑在線會(huì)議不能解決員工的社交需求，正式溝通缺乏強(qiáng)約束性，企業(yè)中非正式組織的溝通作用也隨著時(shí)間逐步降低，企業(yè)管理者和員工會(huì)產(chǎn)生心理疏遠(yuǎn)，不利于團(tuán)隊(duì)間的協(xié)同工作。

四、時(shí)間管理

由于遠(yuǎn)程辦公的特殊性，導(dǎo)致了員工的工作時(shí)間和非工作時(shí)間模糊，很多員工在非工作時(shí)間仍然工作，變相延長(zhǎng)了勞動(dòng)時(shí)間。同時(shí)，由于遠(yuǎn)程辦公對(duì)員工的自律性要求比較高，部分員工得不到足夠的休息，導(dǎo)致工作效率降低，人為錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)增加。另外，由于通勤等戶外活動(dòng)的減少，部分缺乏運(yùn)動(dòng)的員工可能因此產(chǎn)生健康問(wèn)題，進(jìn)一步影響工作效率。

遠(yuǎn)程辦公的機(jī)會(huì)

一、移動(dòng)化協(xié)作平臺(tái)建設(shè)

《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示，截至 2020 年 12 月，視頻或電話會(huì)議的使用率為 22.8%，在線文檔協(xié)作編輯為 21.2%，在線任務(wù)管理或流程審批為 11.6%，企業(yè)云盤為 9.4%。各種提供遠(yuǎn)程辦公協(xié)作系統(tǒng)的公司如雨后春筍般快速成立并且發(fā)展迅猛，如提供視頻會(huì)議解決方案的 Zoom 公司，全年的股價(jià)近乎翻倍。截至 2020 年 12 月，我國(guó)遠(yuǎn)程辦公用戶規(guī)模達(dá) 3.46 億，占網(wǎng)民整體的 34.9%。數(shù)據(jù)顯示，從 2019 年底到 2020 年 12 月，企業(yè)微信服務(wù)的用戶數(shù)從 6000 萬(wàn)增長(zhǎng)到 4 億，釘釘企業(yè)組織數(shù)量也超過(guò) 1700 萬(wàn)。

二、管理模式變革

遠(yuǎn)程辦公意味著員工需要管理自己的工作任務(wù)，自由安排工作時(shí)間、工作地點(diǎn)和工作方式。企業(yè)管理員需要及時(shí)了解員工的工作進(jìn)展以及任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，為員工提供及時(shí)有效的支持，同時(shí)積極調(diào)整管理流程，滿足遠(yuǎn)程在線協(xié)同任務(wù)。企業(yè)管理者需要基于遠(yuǎn)程工作的結(jié)果建立新的工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系，及時(shí)準(zhǔn)確的量化工作結(jié)果，管理員工期望，明確員工責(zé)任，指導(dǎo)員工開展自己的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。同時(shí)企業(yè)管理者考慮建立新的企業(yè)文化和規(guī)章制度來(lái)幫助員工更好地適應(yīng)新的遠(yuǎn)程辦公協(xié)作需求。

遠(yuǎn)程辦公的挑戰(zhàn)

一、缺乏成熟的管理模式

最近一到兩年之內(nèi)，大部分企業(yè)依然會(huì)采取遠(yuǎn)程辦公或者混合辦公模式。雖然各行業(yè)都在積極探索遠(yuǎn)程辦公的管理模式，但是不可否認(rèn)的是，目前仍然沒(méi)有較為成熟的管理模式來(lái)應(yīng)對(duì)新的遠(yuǎn)程辦公場(chǎng)景。

二、信息安全

遠(yuǎn)程辦公需要使用員工個(gè)人的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)或便攜設(shè)備，增加了企業(yè)信息數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)上的傳輸比例，更多的企業(yè)在考慮云服務(wù)或打造滿足自身發(fā)展的移動(dòng)化協(xié)作平臺(tái)。于此同時(shí)，設(shè)備安全和信息安全再一次成為企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。同時(shí)，企業(yè)需要提供給員工足夠的信息安全培訓(xùn)教育，規(guī)避信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

三、非正式組織的作用逐漸降低

遠(yuǎn)程辦公模式的另一個(gè)結(jié)果是員工間的面對(duì)面溝通大幅減少，昔日作為消息傳遞樞紐的茶水間、吸煙室等場(chǎng)所乏人問(wèn)津，員工之間的非正式溝通大幅減少，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的非正式組織作用降低。

解決辦法

對(duì)于企業(yè)管理者而言，遠(yuǎn)程辦公已經(jīng)成為了企業(yè)運(yùn)作的常態(tài)，目前的發(fā)展證明對(duì)大部分工作來(lái)說(shuō)，在家辦公也能順利完成，因此如何盡快建設(shè)和整合一個(gè)符合企業(yè)自身發(fā)展同時(shí)滿足員工協(xié)作需求的移動(dòng)化協(xié)作平臺(tái)已經(jīng)是當(dāng)前亟待解決的主要問(wèn)題。企業(yè)需要投入大量資源幫助員工實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和辦公室混合辦公需求，企業(yè)的 IT 部門同時(shí)需要及時(shí)解決遠(yuǎn)程辦公員工遇到的問(wèn)題。

另外，對(duì)于企業(yè)管理者需要及時(shí)調(diào)整組織架構(gòu)，建立新的管理模式，適應(yīng)諸如遠(yuǎn)程招聘、遠(yuǎn)程培訓(xùn)、遠(yuǎn)程協(xié)作和遠(yuǎn)程管理的新的企業(yè)運(yùn)營(yíng)方式。交流和溝通依然時(shí)企業(yè)管理者最重要的工作，選擇合適的溝通信息平臺(tái)可以有效提高溝通效率，讓團(tuán)隊(duì)成員清晰了解自己負(fù)責(zé)工作的優(yōu)先級(jí)，提高團(tuán)隊(duì)凝聚力。同時(shí)，積極培訓(xùn)員工適應(yīng)新的工作方式，通過(guò)技術(shù)培訓(xùn)和管理制度提高全員的信息安全意識(shí)。積極傾聽和應(yīng)對(duì)員工的反饋和訴求，重視員工的主觀能動(dòng)性，提高遠(yuǎn)程辦公的績(jī)效評(píng)估的透明度，共同建設(shè)新的企業(yè)管理模式。

結(jié)論

從企業(yè)管理的角度來(lái)看，為了應(yīng)對(duì)當(dāng)前的外部環(huán)境，采取遠(yuǎn)程辦公是目前規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好選擇。企業(yè)應(yīng)盡快建設(shè)適合自身發(fā)展的在線信息化協(xié)作平臺(tái)，建立信息安全機(jī)制，企業(yè)管理者需要積極探索新的管理模式，幫助員工逐步適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公協(xié)作模式，全新的協(xié)作模式將帶來(lái)實(shí)際的效率提升。遠(yuǎn)程辦公或許是企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型和管理模式升級(jí)的重要一步。

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