孫曉英

摘 要：文書檔案在醫(yī)院文化建設(shè)與營造過程中發(fā)揮著不可或缺的作用，不但可實現(xiàn)對醫(yī)院繁雜檔案的人本化管理，且在某種程度上有助于醫(yī)院文化的有效傳承。區(qū)別于常規(guī)檔案管理，醫(yī)院文書檔案管理具有十分顯著的特點，如資料格式多樣、層面廣泛、時間跨度大等等，如何進一步增強整體管理的標準化和規(guī)范化成為各大醫(yī)院亟待解決問題。PDCA循環(huán)作為一種科學化管理程序，在各不同領(lǐng)域質(zhì)量管理中得到了廣泛應(yīng)用，并取得了階段性的成果。鑒于此，文章基于PDCA循環(huán)原理，結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理實際深入挖掘現(xiàn)階段管理所面臨困境，按照PDCA循環(huán)原理中計劃、執(zhí)行、檢查、行動順序?qū)嵤┪臅鴻n案管理，并對整體運用效果及體會進行了系統(tǒng)總結(jié)和歸納，以此提升醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性及有效性。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán);醫(yī)院文書檔案管理;運用;體會

醫(yī)院文書檔案管理工作的開展，主要是由相關(guān)管理人員通過對醫(yī)院領(lǐng)導公文、重大事件、重要活動等資料的整理與歸檔，并擴充整合為涵蓋人文事跡、歷史發(fā)展、特色內(nèi)容等文書檔案，借助醫(yī)院年鑒形式進行對外展示。在醫(yī)院文書檔案管理中植入PDCA循環(huán)，可賦予檔案管理制度化、規(guī)范化、多元化色彩，與此同時，該原理模式的創(chuàng)新應(yīng)用，可在某種程度上實現(xiàn)對醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化，可在激發(fā)院內(nèi)管理人員工作積極性的同時，為醫(yī)院特色文化體系的構(gòu)建奠定堅實的基礎(chǔ)。從實際角度來看，PDCA循環(huán)可深入文書檔案管理實際工作，深入挖掘其中所潛藏缺陷與不足，通過多維度管理方案的制定優(yōu)化傳統(tǒng)文書檔案管理模式，以實現(xiàn)醫(yī)院未來發(fā)展的可持續(xù)性與穩(wěn)定性。

一、PDCA循環(huán)原理

PDCA循環(huán)由統(tǒng)計質(zhì)量控制（SQC）之父Walter A.Shewhart提出，后由W.Edwards.Deming進行了修正與完善，還原了質(zhì)量管理整個過程，成為一種能夠使任何一項工作與常規(guī)邏輯相符的工作方法。起初，PDCA循環(huán)多被應(yīng)用于企業(yè)管理領(lǐng)域，后被推廣至其他方面，被認定為是改善企業(yè)的最佳管理辦法。

圖1為PDCA管理模式循環(huán)示意圖，從圖中所顯示的基本內(nèi)容可以把質(zhì)量管理分為以下四個階段：

第一階段：P即plan，計劃。圍繞當前各項情況，如優(yōu)勢、劣勢等進行分析，追根溯源，并與現(xiàn)狀相結(jié)合，完成對具有針對性和目的性計劃的詳細制定。

第二階段：D即do，實施。以第一階段相關(guān)計劃為依托開展各項工作內(nèi)容。

第三階段：C即check，檢查。若依照最先所制定的計劃實施相關(guān)管理時，易于產(chǎn)生各種不科學、不合理的現(xiàn)象。對此，該階段主要是對這一過程的系統(tǒng)檢查，確保前兩個階段無與實際不符或其他重大問題的基礎(chǔ)上，按原計劃進一步開展實施。

第四階段：A即action，處理。該階段已完成對計劃與執(zhí)行過程中計劃不同、計劃執(zhí)行錯誤等各類問題的挖掘，只需總結(jié)出來前期各階段問題，在確保計劃順利實施的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)最終管理要求和管理目標。

PDCA模式并非單一循環(huán)管理工作方法，更多情況下具有循環(huán)不息的特點，一般情況下，管理模式每進行一次循環(huán)，與之相對應(yīng)的質(zhì)量管理將有一個層次的提升，循環(huán)與更新伴隨發(fā)生，最終形成一整套可應(yīng)用于多領(lǐng)域的管理方法。

二、當前階段醫(yī)院文書檔案管理所面臨困境

1.缺乏健全完善的文書檔案管理機制

當前，國內(nèi)多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導層缺乏對文書檔案管理工作的正確認識，片面的認為文書檔案管理與醫(yī)院整體經(jīng)濟效益無直接關(guān)聯(lián)，某種程度上對醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)制度的優(yōu)化與構(gòu)建產(chǎn)生了嚴重阻礙，無形中加劇了管理的交叉性與無序性。另外，醫(yī)院文書檔案管理所覆蓋范圍和部門較為廣泛化和多樣化，相關(guān)管理部門應(yīng)與其他部門保持良好的溝通與交流，但從目前實際來看，由于醫(yī)院文書檔案管理尚待完善，造成文書檔案管理部門無法實現(xiàn)與其他部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，不但導致大量重要文件信息遺漏、缺失，且在極大程度上削弱和降低了醫(yī)院文書檔案管理部門實際工作效率和工作質(zhì)量。

2.文書檔案管理信息化建設(shè)嚴重不足

一方面，目前國內(nèi)各大醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)存在“重治療體系，輕文書檔案”的建設(shè)管理體系，在這一現(xiàn)狀背景下，檔案管理信息化建設(shè)成為紙上談兵;另一方面，醫(yī)院管理人員自身綜合專業(yè)能力極度匱乏，無法系統(tǒng)全面的掌握檔案管理相關(guān)知識，易引發(fā)各種文書檔案遺失或浪費事件，文書檔案管理的科學性與合理性嚴重缺失，文書檔案實際價值難以得到有效發(fā)揮，某種程度上不利于工作效率的改善與提升。

3.文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)匱乏

在現(xiàn)代醫(yī)院文書檔案管理中，人才是管理部門工作開展的核心，也是推動醫(yī)院進步與發(fā)展的基礎(chǔ)保障。但從實際來看，目前醫(yī)院文書檔案管理人員整體專業(yè)素養(yǎng)水平不高，主要體現(xiàn)在以下幾點：

（1）現(xiàn)階段絕大多數(shù)醫(yī)院未建立起系統(tǒng)完善的文書檔案管理人員培訓體系，文書檔案管理知識得不到全面更新，管理制度修訂不及時。

（2）文書檔案管理人員流動性較大，部分管理人員為其他部門臨時借調(diào)，屬于兼職性質(zhì)。

（3）文書檔案管理人員在醫(yī)院總?cè)藬?shù)中占比較小，“一人多崗、一人多責”現(xiàn)象時常發(fā)生。

（4）在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院文書檔案管理方法也隨之不斷更新進步，但受醫(yī)院培訓機制落實不到位等因素影響，文書檔案管理人員無法掌握最新管理技術(shù)和管理辦法，管理工作中失誤現(xiàn)象頻發(fā)，極大程度上拉低了醫(yī)院文書檔案管理工作整體質(zhì)量和效率。

4.文書檔案開發(fā)利用率偏低

在傳統(tǒng)文書檔案管理理念和模式的影響與限制之下，醫(yī)院乃至其他領(lǐng)域均存在“重保存，輕開發(fā)”的思維，且由于目前絕大多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理尚未全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，文書檔案的整體借閱率相對較低。此外，醫(yī)院文書檔案管理人員自身素質(zhì)水平偏低，無法及時準確地幫助需求者進行資料信息的查找和獲取，這一問題的存在某種程度上嚴重制約了醫(yī)院文書檔案管理的整體開發(fā)與利用。

三、PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的運用

1.P（Plan）計劃

針對醫(yī)院文書檔案管理過程中所存在的一系列問題與弊端，本次研究通過引入PDCA循環(huán)理念，在計劃階段提出一系列應(yīng)對策略，具體如下：

（1）成立專門的文書檔案管理工作小組，制定專業(yè)人員擔任管理小組組長，并配備一定數(shù)量的組員，通過組內(nèi)成員的相互合作，提升文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（2）加快完成對相關(guān)文書檔案管理制度的健全與完善，定期或不定期的開展相關(guān)培訓活動與專業(yè)講座，積極構(gòu)建與現(xiàn)代文書檔案管理相適應(yīng)的信息化制度，結(jié)合醫(yī)院實際情況投入一定比例的資金等諸多計劃環(huán)節(jié)，值得注意的是，各項計劃的通過與執(zhí)行需征求相關(guān)領(lǐng)導和管理層的認可，最大限度的確保各項計劃內(nèi)容的順利實施。

（3）做好年度總結(jié)歸檔，對歸檔過程中具體分類標準進行有效明確，如醫(yī)院人員合同協(xié)議、任命書、員工工作規(guī)劃、年度總結(jié)、會議簡要等等。

2. D（Do）執(zhí)行

（1）根據(jù)相關(guān)計劃內(nèi)容成立專門的文書檔案管理室或系統(tǒng)改造優(yōu)化原有檔案室，并加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向信息化檔案的轉(zhuǎn)化升級，提高檔案查詢的便捷性與靈活性。針對已被納入系統(tǒng)的文書檔案，未經(jīng)同意不得擅自更改，依照具體分類標準對檔案進行歸檔。

（2）加大對管理人員培訓力度，打破傳統(tǒng)單一文書檔案管理模式與理念，樹立正確的管理意識，引導管理人員對文書檔案管理有更加全面的認識。同時，與當前醫(yī)院文書檔案管理實際情況相結(jié)合，制定相應(yīng)的制度體系，對各崗位人員職責進行有效明確。

（3）為豐富醫(yī)院文書檔案管理人才儲備，醫(yī)院可借助招聘、培養(yǎng)等方式增加人才引進量，達到“一人一崗”的標準，招聘人員須為專業(yè)文書檔案管理人員，在確保接受過系統(tǒng)專業(yè)培訓后方可開展招聘任務(wù)。另外，對于在崗管理人員，需定期或不定期的組織其參加相關(guān)培訓活動或?qū)I(yè)知識講座，促使其專業(yè)能力和綜合水平的全面提升。

（4）圍繞文書檔案管理人員綜合素質(zhì)進行系統(tǒng)化培養(yǎng)，特別是對于缺乏管理意識的人員，可通過學習培訓使其認識到文書檔案管理的重要性。同時，針對醫(yī)院當前文書檔案管理水平進行綜合評估，以專題形式對全員文字檔案材料的規(guī)范性作業(yè)展開培訓。此外，強化對文書檔案管理中相關(guān)內(nèi)容和門類的管理，以從根本上提升文書檔案的準確性與完整性。

3. C（Check）檢查

C環(huán)節(jié)主要是檢查和監(jiān)督D環(huán)節(jié)各項任務(wù)的完成進度和完成效果，應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理中主要是相關(guān)負責人檢查醫(yī)院月或季度文件檔案管理質(zhì)量，并對P環(huán)節(jié)所制定的相關(guān)年度計劃執(zhí)行進展，如完成項目、未完成項目、完成效果等展開進一步檢查。針對D環(huán)節(jié)檢查過程中所發(fā)掘的各類問題及時總結(jié)上報于領(lǐng)導部門，以為醫(yī)院領(lǐng)導層相關(guān)制度決策的制定與調(diào)整提供參考依據(jù)，合理規(guī)避不合理的管理項目，避免對醫(yī)院文書檔案管理工作效率和質(zhì)量產(chǎn)生嚴重影響。此外，還需以抽檢方式對醫(yī)院文書檔案管理中各薄弱環(huán)節(jié)進行檢查，定時或不定時的抽檢醫(yī)院文書檔案管理年度計劃。

4.A（Action ） 行動

一方面，不斷地將信息數(shù)字化在醫(yī)院文件歸檔管理工作中推進。醫(yī)院應(yīng)加大數(shù)字化信息技術(shù)的投入力度，提升醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)技術(shù)設(shè)備的配置比例，如掃描儀、檔案盒、復(fù)印機等等，提高醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)水平，提高文書檔案管理的保密性與安全性。從法律角度出發(fā)，對醫(yī)院文書檔案管理人員進行法律知識的普及與講解，增強人員管理意識。加快進行文書檔案管理備份與恢復(fù)備份相關(guān)機制的建設(shè)，及時對檔案管理信息進行更新。此外，醫(yī)院文書檔案管理需局域網(wǎng)，避免外網(wǎng)進入盜取或泄露相關(guān)信息資料，為文書檔案信息的安全性與可靠性提供可靠保障。

另一方面，對醫(yī)院文件檔案管理人員展開及時培訓與繼續(xù)教育。定期或不定期的開展各類文書檔案管理培訓活動，鼓勵相關(guān)人員在理論知識和專業(yè)技能層面不斷深造，促使自身綜合素養(yǎng)的全面提升，不但有利于管理人員對相關(guān)管理制度和工作技巧的了解與掌握，且在某種程度上可實現(xiàn)對文書檔案管理人員專業(yè)技能的系統(tǒng)考核，提高人員參與學習、培訓的積極性，進而從根本上促使醫(yī)院文書檔案管理人員整體工作質(zhì)量和工作效率的顯著提升。

四、PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用體會

在經(jīng)過一系列探索與實踐，總結(jié)出PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中需注意以下幾點：

第一，PDCA模式在醫(yī)院文書檔案管理中的運行，應(yīng)避免局限于過程性大循環(huán)，應(yīng)自始至終堅持“大環(huán)套小環(huán)”的原則。通過翻閱大量資料發(fā)現(xiàn)，只有堅持上述原則，才能實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理工作從局部到整體，從片面到全面的宏觀循環(huán)上升趨勢。

第二，需及時改進和總結(jié)小循環(huán)中的相關(guān)問題。該循環(huán)階段的問題針對性不明顯，解決難度較低，通過對小循環(huán)問題應(yīng)對可為大循環(huán)的順暢運行奠定堅實的基礎(chǔ)。

第三，將持續(xù)性的學習與實踐貫穿于整個PDCA循環(huán)過程之中，而從實際管理循環(huán)來看，其中一項必經(jīng)環(huán)節(jié)為發(fā)現(xiàn)問題解決問題。針對所發(fā)現(xiàn)的問題，若為具體層面問題其解決辦法可通過與相關(guān)部門溝通得以實現(xiàn)，或者以管理理念和管理方法的更新與引進完成問題的解決。例如，在現(xiàn)代電子化歸檔要求下，針對一些保密性極強的文書檔案資料，如何在局域網(wǎng)環(huán)境中既方便索引，又實現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的保密要求，需醫(yī)院文書檔案管理工作人員不斷深入學習和鉆研，并定期接受相關(guān)管理技術(shù)的綜合培訓，以確保文書檔案管理工作取得實質(zhì)性的改進和提高。

五、結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范化進程中，PDCA原理從中發(fā)揮著積極的推動作用，該管理模式不但可促使文書檔案管理水平的提升，且在某種程度上有利于文書檔案管理區(qū)域發(fā)展的規(guī)范化。目前，文書檔案管理工作受到醫(yī)院領(lǐng)導層廣泛關(guān)注，在硬件設(shè)施設(shè)備方面的投入力度不斷加大，且相關(guān)管理制度也逐步趨于健全化和完善化，為醫(yī)院綜合管理工作的開展奠定了基礎(chǔ)，為醫(yī)院未來健康穩(wěn)定發(fā)展營造了良好環(huán)境。

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（作者單位：臨沂市人民醫(yī)院）