鐘成

摘 要：醫(yī)院檔案具有重要的作用，其記錄了醫(yī)院的歷史，能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的運(yùn)作。品管圈是有著互補(bǔ)或者是相似工作的人們自發(fā)組織成立的團(tuán)體，對(duì)于其中成員的選擇由內(nèi)部專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)。檔案利用率是被提供利用檔案的數(shù)量和館藏檔案整體數(shù)量的比值，其也是衡量檔案管理工作有效性的一個(gè)重要指標(biāo)，所以當(dāng)前要促進(jìn)醫(yī)院檔案利用率的提升，就需要注重發(fā)揮品管圈活動(dòng)的作用，本文通過(guò)分析醫(yī)院檔案利用效率低的原因，進(jìn)而提出了品管圈活動(dòng)的運(yùn)用策略，促進(jìn)醫(yī)院檔案利用率的提升，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：品管圈活動(dòng);醫(yī)院檔案;利用率提高;應(yīng)用

檔案工作是醫(yī)院工作中不可缺少的一部分，其具有獨(dú)特的意義，能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的工作成就，也是維護(hù)醫(yī)院工作歷史面貌的工作，能夠給醫(yī)療服務(wù)、科學(xué)研究提供重要的參考資料。檔案管理對(duì)象就是在相關(guān)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種傳統(tǒng)檔案，如基建檔案、教學(xué)檔案、實(shí)物檔案、保健檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、黨務(wù)檔案以及行政檔案等。檔案的形式有多種，如視頻類(lèi)檔案、表格類(lèi)檔案、圖片類(lèi)檔案以及音頻類(lèi)檔案。檔案工作關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，檔案利用就是基于檔案利用工具對(duì)需要的檔案信息進(jìn)行查找以及利用，是檔案工作服務(wù)的形式。當(dāng)前對(duì)于檔案的利用效率也被當(dāng)作評(píng)價(jià)檔案工作情況的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，這也讓檔案工作人員對(duì)此十分重要，通過(guò)不同的方法和策略，提升檔案利用效率，而品管圈活動(dòng)就是一種有效的方式。

一、醫(yī)院檔案利用率低的原因

1.醫(yī)院檔案沒(méi)有開(kāi)展系統(tǒng)編研

醫(yī)院檔案是一項(xiàng)重要的資源，檔案管理工作也具有重要意義，能夠間接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，因此，檔案資源就屬于一種無(wú)形資產(chǎn)。然而當(dāng)前還有很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員以及醫(yī)院工作人員并沒(méi)有清楚意識(shí)到檔案管理的重要性和檔案資源的間接效益。在這種情況下，醫(yī)院檔案室的地位不高，長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)都處于邊緣化地位，沒(méi)有充分發(fā)揮出管理工作的作用。在管理工作中，一般在收集檔案、整理檔案以及歸檔之后，管理人員一般不再歸納整理，并沒(méi)有有效的開(kāi)發(fā)檔案資源，這就影響了檔案資源的價(jià)值發(fā)揮，很多有用的資源都沒(méi)有得到應(yīng)有的利用，管理工作停留在表面上，限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。除此之外，傳統(tǒng)管理中有很多的不足和問(wèn)題，如信息不全面、查找信息困難，讓管理工作只重視管理卻不注重利用。當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理，只注重保存和管理工作，卻忽略了利用，影響了檔案的利用率。

2.專(zhuān)職檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化程度較低

當(dāng)前醫(yī)院中的檔案管理人員很多都不是專(zhuān)業(yè)出身的，一般都是其他有關(guān)專(zhuān)業(yè)出身，這就使得他們的專(zhuān)業(yè)化水平較低，在入職之后一般參與的繼續(xù)教育都是當(dāng)?shù)貦n案局主辦的培訓(xùn)，并沒(méi)有針對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)開(kāi)展的培訓(xùn)。在檔案管理工作中，管理人員的管理不夠規(guī)范，一般靠自己的經(jīng)驗(yàn)以及理解進(jìn)行工作，這就給工作留下了隱患。

3.醫(yī)院檔案管理沒(méi)有歸檔規(guī)范

醫(yī)院中有很多的檔案，每個(gè)科室每天都會(huì)產(chǎn)生很多的檔案資料，這些由本科室的檔案管理人員負(fù)責(zé)，一般都是兼職的，但是兼職人員的流動(dòng)性較大，管理人員在管理能力以及責(zé)任意識(shí)上存在較大的差距。當(dāng)前還有一些醫(yī)院的檔案管理工作還是停滯不前，只有一些簡(jiǎn)單的規(guī)章制度，并沒(méi)有針對(duì)檔案管理人員制定的崗位內(nèi)容說(shuō)明，并未清楚規(guī)定崗位職責(zé)和責(zé)任人。沒(méi)有設(shè)置統(tǒng)一的管理程序以及標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有構(gòu)建有關(guān)的考核評(píng)價(jià)體系，影響到管理工作的效率和效果。另外，專(zhuān)職的檔案管理人員存在一崗多責(zé)的現(xiàn)象，他們需要面對(duì)很多的工作任務(wù)，缺乏足夠的時(shí)間培訓(xùn)以及指導(dǎo)兼職管理人員，無(wú)法讓兼職管理人員迅速的提升?？剖壹媛毴藛T在登記部分檔案時(shí)不夠規(guī)范，在收集資料時(shí)并未收集齊全，導(dǎo)致一些材料會(huì)出現(xiàn)丟失的問(wèn)題。一些科室對(duì)于檔案的整理以及分類(lèi)存在不足，缺乏規(guī)范性，讓管理工作中產(chǎn)生問(wèn)題以及失誤。

二、品管圈活動(dòng)在提高醫(yī)院檔案利用率中的應(yīng)用策略

1.組織建立品管圈，組織各科室檔案管理人員，促進(jìn)醫(yī)院檔案利用率提升

在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用品管圈活動(dòng)，要提升有效性，就需要先組織建立品管圈，對(duì)醫(yī)院中所有科室的檔案管理人員進(jìn)行組織，促進(jìn)對(duì)檔案的利用。每個(gè)科室都要注重考核相應(yīng)的檔案管理人員，清楚他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)水平，以此為依據(jù)對(duì)工作崗位做出相應(yīng)的調(diào)整。除此之外，還需要組織檔案管理人員培訓(xùn)，將他們安排在不同的科室中，讓他們?cè)诳剖抑凶龊脵n案管理的工作，制定有關(guān)的管理人員手冊(cè)，對(duì)他們的行為進(jìn)行規(guī)范。

2.擬定計(jì)劃，發(fā)揮各部門(mén)優(yōu)勢(shì)，組織編研工作

醫(yī)院需要充分發(fā)揮出相關(guān)部門(mén)的優(yōu)勢(shì)，依據(jù)各個(gè)科室存儲(chǔ)檔案的數(shù)量以及內(nèi)容，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)工作的需要，統(tǒng)一制定出工作流程。除此之外，還需要結(jié)合醫(yī)院的年度工作計(jì)劃，將長(zhǎng)期計(jì)劃和短期計(jì)劃進(jìn)行有效的結(jié)合。依據(jù)醫(yī)院計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的編研專(zhuān)題活動(dòng)，結(jié)合醫(yī)院明確的題目收集相關(guān)的資料，檔案管理人員需要對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)和整理。依據(jù)醫(yī)院檔案內(nèi)容，主要可以劃分成幾個(gè)類(lèi)型：第一種就是文書(shū)檔案類(lèi)型，檔案內(nèi)容主要包括醫(yī)療管理、黨群工作、財(cái)務(wù)物價(jià)、人事管理以及行政管理;第二種就是基建檔案，主要有輔助用房、綜合用房、生活用法和業(yè)務(wù)用方等;第三種是科研教學(xué)類(lèi)，主要有影像科、婦產(chǎn)科、內(nèi)科和外科等;第四種就是設(shè)備檔案類(lèi)，主要有輔助設(shè)備、治療設(shè)備和診斷設(shè)備;第五種是實(shí)物檔案，主要有醫(yī)院獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、廢置印章等;第六種就是照片檔案，如行政類(lèi)、后勤類(lèi)、人事管理、黨務(wù)等。每個(gè)科室把歸檔文件交給檔案室之后，專(zhuān)職檔案人員需要再實(shí)施分類(lèi)整理，依據(jù)規(guī)范進(jìn)行管理，基于分類(lèi)編目系統(tǒng)形成有效的管理體系，這樣通過(guò)應(yīng)用各種檢索工具就可以對(duì)醫(yī)院的館藏檔案進(jìn)行查找和利用，將分散的相關(guān)檔案信息都進(jìn)行著錄和抄到卡片上，清楚標(biāo)記出關(guān)鍵詞，還需要依據(jù)規(guī)定做好排序，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的篩選以及加工，編寫(xiě)成有價(jià)值的參考資料，提供齊全的資料。

3.明確目標(biāo)任務(wù)，構(gòu)建一套專(zhuān)業(yè)的檔案收集制度

醫(yī)院在檔案管理工作中，應(yīng)該依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》等，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出管理工作目標(biāo)規(guī)劃，進(jìn)而清楚工作的發(fā)展要求以及目標(biāo)，為實(shí)際的工作提供依據(jù)和指導(dǎo)，還需要在醫(yī)院信息化建設(shè)中注重推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，對(duì)于管理的制度需要不斷進(jìn)行優(yōu)化和健全，制定有效的檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案。對(duì)于醫(yī)院每個(gè)科室中各種載體的檔案，需要實(shí)施統(tǒng)一化管理。醫(yī)院要依據(jù)工作的具體情況，構(gòu)建有效的檔案收集制度，具體、清楚的規(guī)定檔案材料的相關(guān)工作，如登記、傳遞和查閱，制定查閱程序。在硬件配置方面，可以建立和設(shè)置相關(guān)的場(chǎng)所，包括檔案庫(kù)房、檔案員辦公室、綜合檔案室以及閱文室，配備有關(guān)的設(shè)備。比如，防磁柜、除濕機(jī)、掃描復(fù)印一體機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、溫濕度表等等，以符合工作需要。醫(yī)院還應(yīng)該注重促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，在檔案管理中有效的運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”，配置數(shù)量充足的檔案管理專(zhuān)用計(jì)算機(jī)，購(gòu)置文檔管理系統(tǒng)，掃描醫(yī)院從建立之后的相關(guān)文書(shū)檔案，并進(jìn)行導(dǎo)入，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索需要的檔案信息，計(jì)算機(jī)可以?xún)?chǔ)存大量的檔案信息，這些可以促進(jìn)檔案利用效率的提升。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)水平

醫(yī)院要調(diào)整內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)，注重對(duì)他們進(jìn)行教育培訓(xùn)工作，確保經(jīng)過(guò)調(diào)整之后可以形成完全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)檔案管理效率和效果的提升。醫(yī)院要注重聘請(qǐng)專(zhuān)職檔案管理人員，確保每個(gè)科室都有一名固定管理人員，全面考慮檔案管理人員的整體素質(zhì)水平，他們不僅需要有很好的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，還需要有較強(qiáng)的職業(yè)道德，通過(guò)制定崗位說(shuō)明書(shū)，清楚規(guī)定他們的職責(zé)。醫(yī)院要促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，就應(yīng)該構(gòu)建健全的培訓(xùn)制度，對(duì)專(zhuān)職檔案管理人員實(shí)施統(tǒng)一的培訓(xùn)、管理以及考核。醫(yī)院還需要通過(guò)多樣化的途徑，提升他們的管理水平，比如，聘請(qǐng)專(zhuān)家來(lái)醫(yī)院進(jìn)行講座、外出培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等，多進(jìn)行檔案學(xué)術(shù)活動(dòng)，讓他們可以不斷提升工作水平，及時(shí)更新工作觀念，豐富知識(shí)，提升創(chuàng)新思維和創(chuàng)造力，加強(qiáng)技術(shù)水平。還需要構(gòu)建科學(xué)合理的考核評(píng)價(jià)體系，客觀、全面、合理地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的人員要提供獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作不認(rèn)真的人員就要進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，采取優(yōu)勝劣汰的原則，調(diào)動(dòng)他們的工作熱情。

5.根據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)確定檔案工作發(fā)展目標(biāo)

與當(dāng)前現(xiàn)有的《檔案法》 等相關(guān)法律法規(guī)以及管理體系、標(biāo)準(zhǔn)要求等進(jìn)行有效結(jié)合，對(duì)“檔案工作目標(biāo)管理三年規(guī)劃”進(jìn)行科學(xué)合理的編制和利用。通過(guò)現(xiàn)有的相關(guān)法律法規(guī)、管理?xiàng)l例等，可以對(duì)檔案管理工作的具體發(fā)展目標(biāo)、整體要求等進(jìn)行確定，與此同時(shí)，還可以將檔案管理的信息化建設(shè)，直接融入到醫(yī)院現(xiàn)有的信息化建設(shè)體系以及總體建設(shè)方案當(dāng)中。通過(guò)這種方式在其中的合理應(yīng)用，有利于對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作體系以及相關(guān)管理制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，同時(shí)還可以對(duì)檔案安全管理的應(yīng)急預(yù)案機(jī)制進(jìn)行構(gòu)建和應(yīng)用。在這種形勢(shì)下，醫(yī)院內(nèi)部的各科室在對(duì)各種不同類(lèi)型的檔案、不同載體的檔案等都可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一合理的管理。醫(yī)院要與檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合，構(gòu)建和落實(shí)符合現(xiàn)實(shí)要求的檔案收集制度，通過(guò)該制度在實(shí)踐中的合理應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種不同類(lèi)型檔案材料的傳遞、登記以及查詢(xún)等，每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行了更加詳細(xì)的制定，對(duì)現(xiàn)有的查閱流程等也提出了更加規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)要求。

對(duì)綜合的檔案室或者是現(xiàn)有的一些檔案庫(kù)房進(jìn)行管理時(shí)，要適當(dāng)?shù)脑黾右恍n案的密集架，同時(shí)還保證其中內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施配備的齊全性，對(duì)掃描復(fù)印一體機(jī)、去濕機(jī)、濕度表、溫度表等各種不同類(lèi)型的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備等進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，其根本目的是為了最大限度保證檔案管理工作的基本需求可以得到有效的滿(mǎn)足。尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展背景下，信息化建設(shè)水平普遍比較高，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，不斷在實(shí)踐中加大對(duì)檔案信息化的建設(shè)。在這一基礎(chǔ)上，還要對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的管理理念以及思維模式進(jìn)行深入挖掘和高效利用，與多臺(tái)檔案管理專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行有效結(jié)合。同時(shí)，還要對(duì)一些文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的購(gòu)置和創(chuàng)新，對(duì)全文數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)所有檔案的有效檢索。這樣不僅有利于提高檔案管理水平，而且還可以提高醫(yī)院內(nèi)部檔案的整體利用率。

6.取得的成果

通過(guò)品管圈活動(dòng)在醫(yī)院內(nèi)部檔案管理中的合理應(yīng)用，經(jīng)過(guò)時(shí)間的總結(jié)和分析之后，發(fā)現(xiàn)整體效果普遍比較良好。首先，在直接效益方面相對(duì)比較明顯，與2016年的部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)2016年有3889件檔案存入到對(duì)應(yīng)的檔案庫(kù)當(dāng)中，其中借閱量達(dá)到了2256件。按照這一數(shù)據(jù)信息，計(jì)算出全年的檔案整體利用率已經(jīng)達(dá)到了58%，明顯超出了最開(kāi)始活動(dòng)制定的基本目標(biāo)。其次，在社會(huì)效益方面也有明顯的提升。由于檔案的整體利用率有明顯提升，同時(shí)檔案管理水平也有大幅度的提升，受到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。

在這一基礎(chǔ)上，為了從根本上對(duì)現(xiàn)有的成果進(jìn)行不斷強(qiáng)化和鞏固，需要在現(xiàn)有措施以及管理模式的基礎(chǔ)上，提出符合實(shí)際要求的鞏固措施。首先，在實(shí)踐中要對(duì)多種不同類(lèi)型的檔案檢索工具等進(jìn)行編制，也就是專(zhuān)題的匯編、案卷的文件目錄等。與此同時(shí)，還要構(gòu)建全宗卷，這樣做的根本目的是為了對(duì)全宗內(nèi)容進(jìn)行更加全面的反饋，同時(shí)可以為當(dāng)前現(xiàn)有的各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供支持。其次，對(duì)當(dāng)前現(xiàn)有的數(shù)字化平臺(tái)以及電子政務(wù)平臺(tái)等進(jìn)行科學(xué)合理的應(yīng)用，這樣有利于為日常檔案信息資料的查詢(xún)提供一定的便利性。對(duì)檔案整體利用率提升而言，具有實(shí)質(zhì)性意義。除此之外，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)一些先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行積極的引進(jìn)和應(yīng)用，同時(shí)還要實(shí)踐中對(duì)專(zhuān)業(yè)人才自身的綜合素質(zhì)進(jìn)行有效提升。最后，就是要不斷的拓寬渠道，不斷加大宣傳力度，保證檔案管理人員可以定期參與到一些專(zhuān)項(xiàng)的培訓(xùn)或者是講座等相關(guān)活動(dòng)中。在這一基礎(chǔ)上，要將結(jié)果作為基本導(dǎo)向，對(duì)考核機(jī)制進(jìn)行科學(xué)合理的編制和應(yīng)用，通過(guò)這種方式在其中的合理應(yīng)用，可以逐漸推動(dòng)檔案管理中的培訓(xùn)工作能夠逐漸朝著常態(tài)化的趨勢(shì)發(fā)展。這樣有利于為檔案管理工作的有序開(kāi)展提供良好的氛圍作為支持。另外，還要對(duì)現(xiàn)有的檔案服務(wù)管理機(jī)制進(jìn)行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，遵循與時(shí)俱進(jìn)的基本原則，對(duì)現(xiàn)代化的管理理念、管理手段等進(jìn)行科學(xué)合理的引進(jìn)和利用。這樣不僅有利于保證檔案信息在查詢(xún)等各環(huán)節(jié)中的整體利用率得到有效提升，而且還可以保證檔案信息更新的及時(shí)率，為檔案管理水平提升提供保證。由此可以看出，品管圈活動(dòng)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅可以保證檔案管理的整體質(zhì)量得到有效提升，而且還可以在實(shí)踐中不斷強(qiáng)化圈員自身在問(wèn)題分析以及解決方面的能力。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，可以看到，品管圈是一種有效的方法，可以提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和綜合素質(zhì)，提升檔案管理工作的效果，為檔案利用奠定良好的基礎(chǔ)。所以，醫(yī)院就需要注重品管圈的運(yùn)用，提升檔案管理工作的服務(wù)水平，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

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（作者單位：濟(jì)寧市精神病防治院財(cái)務(wù)部）