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        淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

        2021-01-17 13:20:35閆開宇承德市醫(yī)療保障局
        環(huán)球市場 2021年16期
        關(guān)鍵詞:科學化用人單位流程

        閆開宇 承德市醫(yī)療保障局

        提高檔案管理科學化水平,能夠為國家檔案管理工作提供好的技術(shù),使個人檔案管理不再受用人單位的不合理限制。同時增強相關(guān)人員和工作人員的法律意識,使大家的檔案信息能夠得到一定程度上的合法保護,防止用人單位產(chǎn)生與個人客戶的沖突意見。工作人員要結(jié)合檔案管理科學化路徑,對所有權(quán)利主體需求的檔案內(nèi)容和重要信息進行保存,防止個人身份信息在辦理相關(guān)業(yè)務過程中的泄露。

        一、檔案管理科學化現(xiàn)實發(fā)展意義

        (一)提升檔案管理效率

        檔案管理科學化能夠讓工作人員,在具體的工作流程中靈活運用所學知識,對檔案內(nèi)容進行整理和保管。許多人對檔案管理的需求,在于幫助他們核實自己的學業(yè)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷,并對外給出符合單位應聘標準的檢驗資格,使人員能夠在更好的工作崗位上繼續(xù)職場道路。而檔案管理科學化能夠消化這類需求,并讓其工作流程變得井然有序,使檔案管理的整體效率得到提升。

        (二)適應信息時代發(fā)展

        檔案管理科學化可以引進與信息時代相符合的技術(shù)設(shè)備,使相對重要的檔案內(nèi)容能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中得以長期保存。這樣可以避免因任何因素而導致的檔案丟失現(xiàn)象,讓檔案權(quán)利人能夠依據(jù)合法流程,隨時查閱自己的檔案內(nèi)容,減少用人單位對其檔案內(nèi)容的修改和損毀。而檔案管理科學化能夠為檔案內(nèi)容的保存,提供良好的技術(shù)設(shè)備和科學建議,使檔案管理存在適應時代發(fā)展的現(xiàn)實意義。

        二、提高檔案管理科學化水平路徑

        (一)合理規(guī)劃檔案管理流程

        工作人員要結(jié)合信息技術(shù)的不斷發(fā)展,合理規(guī)劃自己進行檔案管理的工作流程。這樣能夠讓已經(jīng)保存的檔案內(nèi)容得到技術(shù)保護,減少因人工操作所造成的內(nèi)容損毀或者信息缺失。傳統(tǒng)檔案管理是對檔案內(nèi)容進行紙質(zhì)信息的保存,具有檔案格式和保存環(huán)境上的限制,不能夠根據(jù)時代信息化的發(fā)展來,對檔案內(nèi)容進行細致的分類和整理。因此提高檔案管理科學化水平,要通過對檔案管理流程的規(guī)劃,已經(jīng)保存的紙質(zhì)信息上傳到網(wǎng)絡(luò)檔案中,為人員長期保存他們對檔案內(nèi)容和身份信息。同時根據(jù)檔案內(nèi)容的上傳時間,涉及的人員身份信息進行科學加密,使他人需要利用合法途徑在檔案管理工作中查詢檔案內(nèi)容,避免個人出現(xiàn)私自利用他人身份信息進行檔案調(diào)取的行為。這樣可以讓檔案管理工作,存在保存檔案內(nèi)容的科學化水平。

        (二)完善檔案管理工作制度

        傳統(tǒng)檔案管理的工作流程,會讓工作人員在處理檔案內(nèi)容的過程中,不可避免的對檔案信息進行查閱和記錄。這種行為一般在用人單位的授權(quán)下可以統(tǒng)一進行,但對于個人檔案的處理存在侵權(quán)行為。其中工作人員的查閱操作,可能會在計算機設(shè)備中留下他個人身份信息,使其信息存在檔案管理內(nèi)部工作的流傳渠道。在提高檔案管理科學化水平的過程中,工作人員應當把檔案工作制度的不斷完善,作為影響其管理水平的重要內(nèi)容,提出規(guī)范執(zhí)行信息技術(shù)檔案管理內(nèi)容的要求。其中檔案管理工作制度中,必須合法要求人員的工作權(quán)限,防止他們對個人檔案內(nèi)容的隨意使用,減少工作人員與用人單位的過度接觸,避免單位在檔案內(nèi)容上的非法瀏覽和私自修改。檔案管理工作要對個人檔案信息進行保護,利用信息技術(shù)自動整理檔案內(nèi)容,避免人工操作中查閱檔案信息的行為。通過對人員身份信息和檔案人員行為的核對流程,來檢驗檔案內(nèi)容的合法性與真實性,讓檔案管理工作存在保護他人信息的科學化水平。

        (三)培訓檔案管理人員素質(zhì)

        檔案管理人員作為執(zhí)行工作流程的主體,他們的職業(yè)素質(zhì)會影響到具體的工作質(zhì)量。因此加強對人員素質(zhì)的培訓強度,讓每個工作人員都能夠掌握客戶的服務需求,是提高檔案管理科學化水平的有效途徑。缺少職業(yè)素質(zhì)的工作人員很難與客戶有效溝通,為他們辦理與檔案內(nèi)容有效的加密服務和信息盜用查證。不少人認為只要和工作人員說明原因,就能夠?qū)ψ约旱臋n案信息進行簡單修改,為今后獲得更好的檔案打下基礎(chǔ)。但實際上個人檔案中所記錄的工作經(jīng)歷,與用人單位是否認可他們的工作能力有關(guān)。部分用人單位是不允許在職員工,對自己的檔案進行對外委托與調(diào)整,會與檔案管理工作部門約進行合法約定,防止工作人員私自對個人檔案進行內(nèi)容上的更改。即便是檔案權(quán)利人自己的請求,工作人員也需要謹慎駁回,防止因侵犯單位用人權(quán)益而出現(xiàn)的法律糾紛。這就需要檔案管理部門對所有工作人員進行相關(guān)法律條例上的培訓,讓他們存在良好的職業(yè)服務態(tài)度和對外溝通素質(zhì),不因任何原因產(chǎn)生與他人的矛盾。

        三、結(jié)語

        提高檔案管理科學化水平的路徑,應當考慮到工作人員在工作流程和客戶溝通方面上的難點,結(jié)合一定的法律知識做好對他們的培訓。檔案管理部門可以根據(jù)工作人員的技術(shù)操作和溝通行為,做好職業(yè)語言和信息技術(shù)等方面上的人員指導。這樣使檔案管理科學化水平存在保護他人信息和檔案內(nèi)容上的進步,推動內(nèi)部培訓工作和技術(shù)水平的不斷完善,讓檔案管理工作存在儲備人才和科學工作流程。

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