龔平

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)普及到社會(huì)生產(chǎn)、生活的方方面面，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的高速發(fā)展。檔案數(shù)字化是指在互聯(lián)網(wǎng)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)傳播的形式讓信息需求者無論何時(shí)何地都能及時(shí)獲取到想要的資料。檔案是重要的信息資源之一，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理是大勢(shì)所趨，房地產(chǎn)檔案也不例外。因此，利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案分類管理勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);電子檔案;檔案管理

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理措施的弊端越來越凸顯，很難有效滿足各方面提出的要求，信息化建設(shè)顯得十分緊迫。這種新型的管理方式具體就是借助信息技術(shù)，進(jìn)行各種信息數(shù)據(jù)的保存，而且在這種方式下，可以通過表格、圖片等形式將房地產(chǎn)檔案信息生動(dòng)的展示出來，以便更好地應(yīng)用。不過就具體情況來看，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩赜绊?，使得?dāng)前部分工作人員對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理工作并不是很重視，因此創(chuàng)新改革自然更加無從提及，信息化建設(shè)進(jìn)程就受到很大阻礙，對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展也造成了一定的不良影響。就這一方面來說，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義及改進(jìn)策略探究意義重大。

一、房地產(chǎn)電子檔案管理的意義

在信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)滲透社會(huì)的各個(gè)行業(yè)，并且掀起了一股信息化建設(shè)熱潮，房地產(chǎn)檔案管理也不例外。借助信息化手段進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理，不僅可以很好地解決紙質(zhì)檔案保存占據(jù)空間大、難度大等問題，同時(shí)還便于更好地修改與處理，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作開展也會(huì)變得更為輕松，工作人員的工作壓力也極大降低。最為主要的一點(diǎn)是，檔案信息化管理體系可以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)分類管理、自動(dòng)存檔等，信息搜索速度變得更快。而且在具體操作中，電子檔案還能打破傳統(tǒng)區(qū)域限制，只要有網(wǎng)絡(luò)和權(quán)限，便能隨時(shí)隨地地進(jìn)行相關(guān)信息的獲取與應(yīng)用，更為便捷。為了使房地產(chǎn)檔案與社會(huì)發(fā)展需求更好地契合，還得注重檔案管理方式與信息技術(shù)手段的有效結(jié)合，并借此來促進(jìn)管理信息化建設(shè)。相比較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化管理可以將房地產(chǎn)檔案信息分類別的儲(chǔ)存，效率更加高。同時(shí)，信息化管理最為突出的一點(diǎn)優(yōu)勢(shì)便是借助網(wǎng)絡(luò)可以有效進(jìn)行信息輸入與輸出。檔案管理人員將相關(guān)的信息輸入系統(tǒng)之后，其他部門人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的交換和共享，同時(shí)還能有效交流。對(duì)于一些有需要的普通市民來說，也能借助網(wǎng)絡(luò)獲取部分信息，這樣對(duì)于房地產(chǎn)事業(yè)的進(jìn)步有著很大助力。除此之外，檔案管理信息化還能將之前的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成為數(shù)字信息，這樣便可以很好地避免天災(zāi)人禍的影響，如火災(zāi)、蟲害等等。而且，工作人員在檔案信息資源搜索的時(shí)候，耗費(fèi)的時(shí)間也更加少，服務(wù)質(zhì)量自然也可以得到更進(jìn)一步提升。

二、房地產(chǎn)電子檔案管理建設(shè)中主要存在的問題

（一）信息化建設(shè)不受重視

在房地產(chǎn)檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化方向不斷推進(jìn)的時(shí)候，傳統(tǒng)檔案管理工作迎來了很大挑戰(zhàn)，對(duì)其要求也更加高。在具體工作開展中，部分工作人員依舊沒能認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，積極性不足。就這一問題而言，可以說是當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理信息化面臨的最大阻礙，同時(shí)在這一問題引發(fā)下，還會(huì)使很多房地產(chǎn)檔案信息不能及時(shí)完整的歸檔，嚴(yán)重影響到信息的有效性、準(zhǔn)確性等。

（二）人才專業(yè)能力不足

要想更好地實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理目標(biāo)，離不開優(yōu)質(zhì)人才支撐，具體就是需要檔案管理人才具備前瞻意識(shí)、信息素養(yǎng)以及專業(yè)技能等。不過就具體情況來看，當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理人員并不具備這些，綜合素質(zhì)存在參差不齊的情況，甚至還有部分人員沒能接受過專業(yè)訓(xùn)練，進(jìn)而在面對(duì)信息化建設(shè)的時(shí)候，處于一種茫然狀態(tài)，即便了解其重要性，但是卻不知道從何下手。還有一些人員滿足于現(xiàn)狀，在工作中采取得過且過的態(tài)度，不愿意學(xué)習(xí)和接受新鮮事物。

（三）管理手段滯后

因?yàn)楦鞣矫鎸?duì)房地產(chǎn)管理信息化不是很重視，所以使得在這方面的投入也不是很足。例如，硬件設(shè)施、軟件設(shè)施等等。同時(shí)，在人員培訓(xùn)上也缺乏明確目標(biāo)與規(guī)范計(jì)劃，忽視了制度的完善，這便導(dǎo)致信息技術(shù)的應(yīng)用存在顯著滯后情況。還有一些單位雖然應(yīng)用了信息技術(shù)，不過往往停留于表層，沒能將其作用充分體現(xiàn)出來。很多房地產(chǎn)檔案管理人員依舊沿用傳統(tǒng)老舊的管理方式，又或者是在形式上簡單的實(shí)施信息化管理，忽視了結(jié)合自身情況不斷完善，人工操作依舊占據(jù)著絕對(duì)的主導(dǎo)地位，與信息化管理要求嚴(yán)重不符。

三、數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性

檔案管理利用數(shù)字化技術(shù)開展實(shí)際應(yīng)用不僅能夠確保檔案記錄的原始性，還可以建立電子數(shù)據(jù)庫，突出房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案能夠真實(shí)反映行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，包括其間發(fā)生的重大事件，并涵蓋豐富繁多的各類資料，通過數(shù)字化技術(shù)可以按照精準(zhǔn)的分類對(duì)各類信息進(jìn)行記錄和儲(chǔ)存，大大方便后期的查詢及利用。

（二）共存性

在房地產(chǎn)開發(fā)的過程中，大多采用劃分區(qū)域的方式進(jìn)行開發(fā)，這也是一種較為分散的模式。雖然在建設(shè)施工方面是分散進(jìn)行的方式，但是在對(duì)項(xiàng)目的管理和審批時(shí)卻是采用總體統(tǒng)籌的形式開展工作。因此在房地產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理環(huán)節(jié)，一定要做到分散集中化管理，每一份檔案都要對(duì)應(yīng)好每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，不能有管理模糊化的情況出現(xiàn)。

（三）項(xiàng)目化

在房地產(chǎn)行業(yè)的實(shí)際管理過程中是采用項(xiàng)目運(yùn)營的形式去開展的，根據(jù)項(xiàng)目的先后順序開展實(shí)際的工作。在工作中要想更好地跟進(jìn)房地產(chǎn)項(xiàng)目的實(shí)際開發(fā)進(jìn)度，就必須對(duì)所開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)全面地記錄，對(duì)需要用到的資料進(jìn)行歸納總結(jié)和系統(tǒng)分析，整合成與項(xiàng)目相對(duì)應(yīng)的檔案內(nèi)容，這樣才能更好地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的價(jià)值。

四、新時(shí)代房地產(chǎn)電子檔案的管理措施

（一）對(duì)檔案管理人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)

在使用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)行業(yè)的分類管理時(shí)，應(yīng)注重對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓其更全面地了解需用到的數(shù)字化設(shè)備與技術(shù)，以保證在實(shí)際的應(yīng)用中能夠順暢操作。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)不僅能夠提高實(shí)際的工作效率，還可以進(jìn)一步提升專業(yè)技能，以便更好地開展數(shù)字化檔案管理工作。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的配合

電子檔案的存儲(chǔ)必須通過磁盤和光盤上的光和電信號(hào)轉(zhuǎn)換來完成，這使得在讀取電子檔案時(shí)需要使用計(jì)算機(jī)或其他數(shù)字設(shè)備來發(fā)射光和電信號(hào)，只有在再次轉(zhuǎn)換信號(hào)后才能顯示電子檔案的內(nèi)容。在通過連續(xù)轉(zhuǎn)換顯示信息的過程中，信息容易受到所用載體、介質(zhì)和轉(zhuǎn)換條件的影響。在此過程中，信息丟失和減少都是難以被發(fā)現(xiàn)的，從而很可能改變了電子檔案的真實(shí)性。因此，在生成電子檔案時(shí)檔案管理人員應(yīng)將紙質(zhì)和電子檔案的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來，注重二者之間的配合操作以便更好地進(jìn)行檔案的分類管理。

（三）構(gòu)建完善的檔案信息資源共享平臺(tái)

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，信息共享傳遞顯得越來越重要。而對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理來說，也應(yīng)該充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)化作用，為該行業(yè)的發(fā)展提供有力支撐，幫助管理工作人員更好地解相關(guān)情況。構(gòu)建良好的房地產(chǎn)檔案信息平臺(tái)主要存在以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：一是可以促進(jìn)開發(fā)商與政府間的溝通交流，促進(jìn)統(tǒng)一化管理目標(biāo)的達(dá)成;二是能夠增強(qiáng)開發(fā)商之間的溝通，打破傳統(tǒng)“信息孤島”情況發(fā)生，為整體行業(yè)發(fā)展提供推動(dòng)力;三是為購房客戶提供便利，不論是檔案信息查詢、房屋買賣以及手續(xù)辦理等，都能直接在平臺(tái)上進(jìn)行規(guī)范化操作，避免各種虛假詐騙等行為出現(xiàn)。針對(duì)此，各地房地產(chǎn)管理部門應(yīng)該基于自身實(shí)際情況，積極建立完善的管理體系，在這一過程中，需要將各種先進(jìn)技術(shù)合理利用起來，推動(dòng)各方面的有效溝通。

（四）建立科學(xué)的管理體系

房地產(chǎn)檔案的精細(xì)控制和隱私分類，高度機(jī)密和敏感信息加密功能以及脫機(jī)存儲(chǔ)，可最大程度地減少文件被盜、被篡改和破壞的可能性。安全管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境是由管理員控制機(jī)房的進(jìn)出，并嚴(yán)格控制運(yùn)行權(quán)限、規(guī)范、職責(zé)，建立全面具體的檔案管理系統(tǒng)，以防止人為地蓄意盜竊和篡改檔案，確保檔案的安全性和可靠性。建立數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)并不是一蹴而就的，它需要大量時(shí)間積累檔案管理經(jīng)驗(yàn)。盡管數(shù)字檔案管理可以大大提高房地產(chǎn)檔案管理的效率，但同時(shí)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，因而需要采取相應(yīng)的措施加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理，采用科學(xué)的管理手段將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，確保數(shù)字化信息系統(tǒng)在檔案處理方面得到最優(yōu)化。

綜上所述，應(yīng)不斷探索與創(chuàng)新數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理工作中的運(yùn)用，在檔案管理的基礎(chǔ)原則上，緊跟時(shí)代步伐，進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，讓數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理工作中進(jìn)行廣泛實(shí)際運(yùn)用，確保檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)全面、可持續(xù)發(fā)展。

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