◎陳文霞

企業(yè)內部管理費用預算管理存在業(yè)財語言不通、手工統計繁瑣、預算分析時效性差等痛點問題，難完成高質量的預算編制困難重重。采用信息化手段對管理費用預算進行精益化管理，實現由業(yè)務部門按業(yè)務事項發(fā)起編制、經歸口審批、財務審定形成預算，業(yè)務部門預算調整電子化，部門成本費用執(zhí)行實時分析等功能，提升企業(yè)預算提報審批精益化管理水平。開發(fā)的《管理費用預算精益化管理系統》已經得到實際應用，并具有很強的推廣性。

一、存在問題

（一）財務語言與業(yè)務語言不通，溝通時間長且效果不理想

為了便于預算執(zhí)行分析，財務預算編制的費用基本是根據會計科目設置，非財務人員難以理解各科目核算的內容，比如辦公桌椅屬于辦公設備還是資產?！罢Z言”的不暢通，使得業(yè)務部門編制預算時無從下手，無法將實際需求與財務術語相匹配。雙方將花費大量時間進行溝通，且收效不一定達到預期效果。如果業(yè)務部門預算編制時入錯費用類別，將不能真實反映公司各項管理費用的實際需求，最終導致預算編制數與實際執(zhí)行數出現差異。

（二）手工統計數據，事前事后工作量大且易遺漏

由于沒有建立強有力的財務信息化支撐系統，年度預算編制、審核均采用線下手工統計的方式完成。預算編制初始，財務部門必須根據預算申報需要設置大量表格、公式，耗時長；管理費用類目繁雜，由各業(yè)務部門線下手工編制、財務部門手工匯總，工作量較大，編制時間長，數據準確性難以保證；審核過程不直觀，手工編制不易直接展現業(yè)務部門編制費用、歸口管理部門審核及總體審核情況；申報預算調整由于沒有電子流程進行嚴控，審批環(huán)節(jié)容易出現缺失，調整數歸集統計容易出現遺漏，存在預算總額管控不到位隱患。

（三）預算執(zhí)行數據實時性差，不利于預算管理

受各種權限限制，業(yè)務部門不能及時查詢本部門預算執(zhí)行情況，所有執(zhí)行數查詢只能依靠財務部門，然后做手工表格進行比對、分析。由于工作繁忙財務部門也無法滿足各部門隨時查詢執(zhí)行情況的需求。

二、解決思路

（一）按業(yè)務事項編制預算，做好業(yè)財翻譯

增加業(yè)務事項維度類型，根據管理要求啟用業(yè)務事項，業(yè)務事項與財務科目為平行體系，無上下級關系，有對應關系。按業(yè)務管理需求建立預算編制表、預算歸口審批表，并建立預算編報關系。具體化的業(yè)務事項容易理解，極大程度上解決業(yè)務部門無法正確歸類的問題。財務部門組織業(yè)務部門梳理各類費用具體業(yè)務事項，形成業(yè)務事項庫導入精益化預算管理系統。業(yè)務部門預算編制時，展現在其面前的是具體的業(yè)務事項，而非財務科目，業(yè)務部門根據實際需求編寫預算，系統自動將業(yè)務事項與財務科目對應、匯總，解決財務語言與業(yè)務語言不通，溝通不暢的問題。

（二）業(yè)務流程在線流轉，提高預算編制效率

各費用編制完成后根據系統固化的設置，直接傳遞至歸口管理部門，歸口管理部門無需經過大量手工匯總，便可直觀查看費用總體情況，進行穿透后可對各部門的預算數進行審核。財務部門可根據部門查看預算情況，也可通過費用類別查看，減少大量匯總工作。傳統預算編制時，財務部門如果要了解預算整體需求提報情況，則需將所有業(yè)務部門原始編制數據及歸口管理部門審核數據進行收集，多張表格對比查看，直觀性差，工作效率低。采用內置固化模式后，財務部門不需進行大量表格公式設置，預算編制直接在系統啟動；歸口管理部門直接在系統中穿透審核各業(yè)務部門預算需求，形成歸口部門審核數據；相對于手工編制，預算管理各環(huán)節(jié)在審核時比較直觀，且可查看每個部門的原始數據、審核數據及最終預算數據。

（三）預算全過程管控，滿足業(yè)財管理需要

預算的年初編制、日常調整均可在線編制，由電子流程嚴控，提高預算數據的完整性、正確性。業(yè)務部門和財務部門可查詢預算核定情況，較手工編制可清晰的查看何種費用被核減，不需再做手工核對表。

采用電子流程后，財務部將管理費用的預算編制在系統中痕跡化，自動匯總，整體預算數據的完整性、正確性得到提高。

三、管理費用預算精益化管理系統的功能和特點

根據多年預算編制、審核、分析過程出現的諸多問題，結合業(yè)務部門的需求，開發(fā)了《管理費用預算精益化管理系統》，系統實現業(yè)務部門按業(yè)務角度反映預算信息，并且支持費用預算的歸口審核、單位匯總審核，業(yè)務事項與財務科目建立一對一或多對一的對應關系，實現按業(yè)務事項編制預算同時，按財務科目體系進行數據歸集，實現業(yè)務部門和財務部門基于不同視角的預算管理需求，面向業(yè)務開展預算管理工作。該系統具有以下幾個特點：

圖1管理費用預算管理業(yè)務流程

（一）便捷部署

支持獨立部署，不用部署管控客戶端，省去大量客戶端部署、調試時間，便于向業(yè)務部門推廣應用。

（二）高效實施

內置預算模型，無需配置預算表格式、取數回寫公式、預算模版等，只需要配置業(yè)務事項及權限、業(yè)務事項與財務科目對應關系，大大縮短了預算的實施配置周期，時間大約從1個月縮短到1個星期。

（三）快速填報

業(yè)務部門按自己熟悉的業(yè)務事項填報，不用考慮與財務科目復雜對應，業(yè)務部門預算填報、調整及審核，提高了效率。

（四）快捷審批

預算審批同時保留了業(yè)務部門申請數、歸口數、財務審核數，歸口部門、財務部門在審批時可直接修改數據，不用回退給業(yè)務部門，更快捷地處理預算審批過程。

（五）實時執(zhí)行分析

無需配置執(zhí)行分析方案，實時進行預算執(zhí)行分析，包括預算數、執(zhí)行數、執(zhí)行百分比、剩余預算等。

四、總結

《管理費用預算精益化管理系統》自上線運行以來，實現業(yè)財融合不斷加深，預算管理全員參與、全面覆蓋的理念深入人心；節(jié)約預算數據編制、匯總、分析時間及人工；固化業(yè)務流程，預算管理痕跡化明顯，有效提升整體預算管理水平。