劉嶺

摘要：21世紀信息化技術(shù)席卷生產(chǎn)和生活的各個領(lǐng)域，教育領(lǐng)域也不例外。中職校應對變革時代，做好創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型是大勢所趨。在各項改革創(chuàng)新工作中，中職校檔案管理工作信息復雜、整理難度大，必須通過信息化技術(shù)手段使得中職教學檔案的應用跟上時代發(fā)展腳步。該文對中職校學校檔案管理信息化技術(shù)的思路以及建設策略進行了探討，希望能夠?qū)ν七M中職校順應時代潮流，建設更加美好的現(xiàn)代化中職校具有參考價值。

關(guān)鍵詞：中職教育;檔案管理;數(shù)字檔案

中圖分類號：TP315? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）32-0038-02

1 背景

中職校檔案管理內(nèi)容龐雜，包括學生畢業(yè)檔案、升學檔案等。在面對檔案管理信息量大、管理難度高的問題時，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)相對落后，導致檔案管理出現(xiàn)延誤，甚至有可能發(fā)生耽誤學生前途的事情。當前采用信息化技術(shù)，使得檔案信息化管理能夠順應時代要求，節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理耗材，強化信息交換、信息傳輸、信息存儲、信息調(diào)取，運用檔案信息化工作方法，提高效率，不斷幫助中職學校檔案建設解決傳統(tǒng)問題，創(chuàng)建現(xiàn)代化中職校數(shù)字建設模式。

2 中職校檔案信息化建設現(xiàn)狀

當前中職校檔案管理信息化建設正在逐步開展，使用人工智能等技術(shù)應用在檔案信息化建設中，提高了學校檔案信息管理水平和工作效率。實踐中以檔案現(xiàn)代化為工作目標，以數(shù)字化建設為基礎(chǔ)，以信息化管理為目的，通過領(lǐng)導協(xié)調(diào)、組織管理等多項措施并舉，使得檔案信息化建設不斷邁向新的階段[1]。

縱觀當前中職校檔案管理，不可否認還存在著部分問題。

第一，在管理模式上，部分中職校檔案管理方式依然是比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，實踐證明，這種檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化院校檔案管理工作開展的需要。檔案需要長時間的查找，這不利于工作效率的提升，也不利于檔案資料的良好運用，長此以往會阻礙檔案信息化建設發(fā)展步伐。

第二，在檔案管理軟硬件設施上，資金投入有限，使得部分中職校在檔案管理工作方面重視度不高，相關(guān)設備老化，影響檔案管理工作效率提升[2]。

第三，由于檔案管理人員對檔案信息管理依然采用傳統(tǒng)的管理方式，不具備先進的管理理念。因此當前配置人才方面存在不足，造成檔案管理難以向信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，人員技能只停留于目錄輸入、掃描等基礎(chǔ)性工作，長此以往工作容易處在被動，嚴重地阻礙檔案信息化水平的提升。

第四，檔案現(xiàn)代化管理模式推進中，檔案立卷工作不規(guī)范是一個很大的阻礙，這是當前中職院校在檔案管理改進工作中亟待解決的問題。以立卷工作不規(guī)范為例，主要表現(xiàn)在：檔案保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊、管理制度不健全、檔案收集工作缺乏完整的檔案利用體系，如教學檔案、學生檔案、基建檔案等，上述檔案傳統(tǒng)管理采取獨立存放的模式，但是往往許多數(shù)據(jù)相互對應不上。原因是檔案資料在收集、整理、錄入等方面極不規(guī)范，本單位自己整理的部分上述問題尤其突出，這就導致轉(zhuǎn)為電子文檔后數(shù)據(jù)資料銜接不全，影響信息化檔案收集、整理工作進行，以上問題的存在，極大地影響了檔案工作的質(zhì)量和利用效果。

第五，中職高校檔案管理工作中，網(wǎng)絡流量不斷增加，感染計算機和偷竊信息的行為就增多，例如木馬蠕蟲侵犯會發(fā)生病毒感染，而文件損壞乃至計算機癱瘓實在感染程序發(fā)生后必然發(fā)生的，還會造成軟件癱瘓、硬件受到損傷等一系列后果。有一部分蠕蟲還可以刪除文件。黑客不僅僅可以肆意盜取電腦上的文件，同時還會篡改一些信息等，另外就是垃圾郵件和間諜軟件所帶來的一些問題也不可忽視。目前網(wǎng)絡上垃圾郵件、垃圾信息泛濫的問題十分突出，嚴重影響電子郵件的正常運行，被黑客利用的網(wǎng)絡病毒成為殺傷力較大的工具。病毒軟件在用戶并不知情的情況下，可以安裝后門程序，將用戶的隱私信息竊取，黑客就可以在用戶計算機上進行郵件的發(fā)送和接收，進行遠程操控[3]。

綜上，中職院校必須面對檔案信息化管理轉(zhuǎn)型升級的要求，在機遇和挑戰(zhàn)并存的大環(huán)境下積極探索新技術(shù)新措施應用。

第一，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作要求利用計算機來對于檔案資料進行編輯，這涉及了文檔資料的修改、增刪等，這大大提升了工作效率，降低了檔案管理人員的工作量。改變采用人工檢索工作量巨大且耗費的時間與精力過多的弊端，不再沿用傳統(tǒng)的檔案資料存儲方式，因為傳統(tǒng)存儲模式下，資料的檢索非常困難，而借助于信息化技術(shù)這一新的傳輸媒介，提高檔案管理的水平，拓展服務空間。

第二，隨著時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下真正意義上的無紙化辦公，意味著從理念到制度，從執(zhí)行到監(jiān)管一系列的挑戰(zhàn)。當前檔案管理工作者全員樹立數(shù)字化檔案運營觀念，在遵照統(tǒng)一的管理標準方面就面對挑戰(zhàn)，而轉(zhuǎn)變理念之后則要進一步運用數(shù)字技術(shù)，使用網(wǎng)絡資源替代紙質(zhì)文檔，要求中職院校的檔案管理人員在現(xiàn)有的知識經(jīng)驗基礎(chǔ)上，不斷提升數(shù)據(jù)應用專業(yè)能力，熟練掌握運用數(shù)字化檔案，能夠主動開發(fā)信息資源，注重信息化管理，使得檔案統(tǒng)計、整理、歸檔、保存等過程變得有序，為師生提供更好的服務。利用現(xiàn)代化科技為依托，大數(shù)據(jù)背景下進行檔案管理，其目的的一方面也是使得從業(yè)人員能夠通過培訓，達到信息化檔案管理的要求，將信息統(tǒng)一存儲在計算機中，將傳統(tǒng)檔案管理全面轉(zhuǎn)型為數(shù)字文檔管理模式。

3 中職校檔案信息化建設思路

提高認識，加強管理，通過信息化建設使得中職校檔案規(guī)范化、信息化、高效化，人才的力量是不可缺失的，管理層知識領(lǐng)域要進行更新，提升檔案管理人員的崗位勝任力，增強檔案管理人員的核心競爭力。通過信息化知識培訓，使得全員認識到檔案管理的現(xiàn)代化意義所在。

基于檔案管理信息化建設的需要完善軟硬件設施，學校需要投入財力、人力、物力、硬件設施和軟件設施兼?zhèn)?，保障中職校檔案信息化的順利推進，完善的軟硬件是檔案管理信息化建設的堅實支撐，確保檔案信息高效科學地被應用。

加快檔案標準化、規(guī)范化、信息化建設，應統(tǒng)一建立科學、合理、嚴密的規(guī)范標準，以此為依據(jù)，對建設工作中涉及的諸多內(nèi)容進行管理，包括檔案信息系統(tǒng)設計開發(fā)、檔案信息數(shù)據(jù)維護、檔案信息。數(shù)字化管理能夠改變傳統(tǒng)的管理模式，將重點放置在檔案信息開發(fā)和利用方面，加大信息共享、信息利用，以促進中職校相關(guān)決策的精確性。

增強安全保密意識，檔案部門應樹立科學正確的檔案信息管理觀念，對檔案管理中存在的安全問題予以重視，嚴格做好各種防控措施，結(jié)合實際依據(jù)以及嚴格的規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案信息安全水平的提升。

4 中職院校推進檔案管理信息化的策略

著力建設高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫是中職學校檔案管理信息化的關(guān)鍵。將所有的紙質(zhì)化檔案進行重點篩選，針對檔案信息易丟失、損壞等問題，設立檔案信息數(shù)據(jù)庫[4]。按照檔案資源數(shù)字化、信息化的要求，實現(xiàn)信息共享。對館藏優(yōu)質(zhì)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，通過邏輯結(jié)構(gòu)設計，使得中職院校中的各類檔案可以共享，保證不同側(cè)重點的檔案管理內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)互通，而校外的相關(guān)信息也可以通過共享軟件進入到中職校的檔案內(nèi)容中。

數(shù)字化工具有助于檔案信息實時進行更新，應對復雜的檔案信息，對信息內(nèi)容進行更新，如教師學歷信息、學生基本情況、學校發(fā)展歷程等，采用信息化技術(shù)手段實現(xiàn)動態(tài)的數(shù)字化處理，另外就是要保證數(shù)據(jù)化工具做到及時升級更新，對于數(shù)據(jù)庫平臺進行升級改造，對于既有的數(shù)據(jù)庫進行不斷地拓展，將學校人事、教育、教學等方面的信息更新，保證信息系統(tǒng)運行兼容性和延續(xù)性，同時也能夠?qū)ξ募４嫦到y(tǒng)進行自動升級[5]。更新過程中數(shù)據(jù)庫是穩(wěn)定的，原有的數(shù)據(jù)不會被更改或遷移。同時使用身份認證識別、文件加密等設置，保證檔案信息資源的安全性。

加強檔案管理信息化人才隊伍建設對于中職校檔案信息化管理水平提高是十分關(guān)鍵的。先進的技術(shù)設備是需要人來進行操作的。加強技能培訓，做好檔案人員的能力提升，將固化在紙質(zhì)載體方面的檔案信息，以數(shù)字化方式輸入計算機，這是管理人員所要具備的基本技能。當前運用辦公自動化軟件實現(xiàn)電子文件信息傳輸存儲，新型軟件技術(shù)幫助人們能夠進行基本的操作技能之外，同時擁有超強的檔案管理素質(zhì)，在檔案保密能力等方面，要求檔案工作人員嚴格要求自己，面對信息化技術(shù)應用，合理化應用檔案信息，組織檔案工作人員進行崗位培訓，迅速地讓工作人員能夠了解檔案工作內(nèi)容，樹立正確的檔案管理思維。

中職校的領(lǐng)導層必須重視檔案信息化建設，對學校歷史原貌、學校工作，學校教育工作等，要從拓展教育事業(yè)的角度，保證檔案信息化建設，給予足夠的資金投入，配置專業(yè)技術(shù)設備，更新完善基礎(chǔ)設施，同時引進專門的人才，為檔案工作數(shù)字技術(shù)應用操作助力，不斷改善學校檔案管理工作人員的工作環(huán)境，配置激勵機制，使得檔案工作管理人員能夠具有較好的工作積極性[6]。

通過不斷增大中職院校檔案信息化建設力度，當前在學科范疇的檔案信息化管理上，已經(jīng)可以實現(xiàn)圖像數(shù)字掃描、通信網(wǎng)絡運營、硬件軟件數(shù)字化處理等技術(shù)應用。針對目前中職校檔案信息化建設在技術(shù)規(guī)范、軟硬件選用、業(yè)務標準、工作職責等方面的不足，抓好電子檔案標準化規(guī)范化工作，做好電子檔案材料收集審核整理生成等制度規(guī)定，方便查閱和使用，嚴格執(zhí)行電子檔案的網(wǎng)上查閱傳遞、接收存儲等環(huán)節(jié)提供質(zhì)量保證[7]。

建立強大的網(wǎng)絡公共檢索服務平臺，便于進行規(guī)范的數(shù)字檔案管理平臺。做好殺毒和測試工作、防黑客維護檢查，規(guī)范操作規(guī)程和進行統(tǒng)一管理，確保學校各部門的檔案信息安全。

為了提高檔案管理人才隊伍的綜合素養(yǎng)，當前中職院校采用培訓和人才引進等方法，力爭做好優(yōu)勢互補和結(jié)構(gòu)優(yōu)化。例如邀請科研機構(gòu)、行業(yè)專家、技術(shù)人才等進入高校擔任兼職教師，或者從提高內(nèi)部管理能力目標出發(fā)，全面給基層從事檔案管理工作的人員提供培訓機會和學習機會。主要培訓學習的內(nèi)容包括信息技術(shù)應用、檔案管理服務等。

中職院校檔案信息化安全管控體系建設，對于信息涉及機密的強調(diào)保密性，安全保障信息輸入輸出、數(shù)據(jù)處理、硬件軟件防火墻設置、網(wǎng)絡安全管控等。均采取安全管理機制，設置專人負責管理，組織協(xié)調(diào)，確保信息化檔案管理各環(huán)節(jié)安全。

5 結(jié)束語

當前中職校積極開拓管理智慧系統(tǒng)，鎖定教育信息化深度融合應用，聚焦打造流程化、標準化、精益化的中職校，建設檔案管理智能運營信息化系統(tǒng)，解決傳統(tǒng)管理運營中的難題，真正實現(xiàn)人員資料資源、管理過程行為，結(jié)果量化數(shù)據(jù)等動態(tài)貫通，幫助中職校能夠全過程、自動化地提高檔案管理能力，建立大數(shù)據(jù)分析平臺和物聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控，體現(xiàn)校企結(jié)合以及政府監(jiān)督力量，努力為社會培養(yǎng)具有綜合素養(yǎng)的職校人才，促進中職院校的運營效率和檔案管理水平邁上新的臺階。

參考文獻：

[1] 袁欣.對中職學校人事檔案信息化建設的思考[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2019（36）：282-283.

[2] 王雪松.淺談中職衛(wèi)校檔案信息化管理[J].才智，2019（30）：226.

[3] 鐘梅.文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設解析[J].通訊世界，2020（1）：318-319.

[4] 楊燕.文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設解析[J].辦公室業(yè)務，2020（3）：139-140.

[5] 朱文琪.試論中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設[J].新教育時代電子雜志（教師版），2019（48）：206.

[6] 張冉.中職學校檔案管理信息化建設路徑研究[J].開封教育學院學報，2019，39（9）：249-250，273.

[7] 姜家松.分析中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設[J].傳媒論壇，2019，2（17）：143，145.

【通聯(lián)編輯：謝媛媛】