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        高校綜合檔案工作的創(chuàng)新研究

        2020-12-23 02:02:40張賢娣
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2020年23期
        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新研究高等院校

        張賢娣

        摘 要:隨著教育事業(yè)的改革發(fā)展,高校綜合檔案工作的數(shù)量得到了一定程度的增加。目前來看,為了加強(qiáng)對其管理工作,提高其應(yīng)用效率,應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體實(shí)際和需求,對其進(jìn)行一定的創(chuàng)新。眾多高校已經(jīng)能夠開展對檔案工作的創(chuàng)新,通過對相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用,為使用者提供了極大的便利。為了進(jìn)一步加強(qiáng)對綜合檔案工作的創(chuàng)新探索,應(yīng)當(dāng)對其地位和發(fā)揮的作用給予正視和重視,同時(shí)與信息技術(shù)進(jìn)行良好的結(jié)合。本文主要論述了高校綜合檔案的要求和創(chuàng)新完善的必要性,同時(shí)指出具體創(chuàng)新的發(fā)展方向,提出相應(yīng)具有針對性的有效措施以供參考。

        關(guān)鍵詞:高等院校;綜合檔案;創(chuàng)新研究

        對高校綜合檔案工作開展創(chuàng)新,是與時(shí)俱進(jìn),對時(shí)代特征和需求進(jìn)行綜合考慮的必然要求。創(chuàng)新作為一種極為重要的能力,對推動(dòng)國家社會(huì)發(fā)展進(jìn)步做出了很大的貢獻(xiàn),具備鮮活有力的生命特征,因此為給高校綜合檔案管理工作的順利進(jìn)行和蓬勃發(fā)展提供保障,有必要對其開展必要的創(chuàng)新探究。目前,很多高校已經(jīng)積極開展了對于綜合檔案工作的相關(guān)創(chuàng)新探究,取得了一定的成果,能夠更好地滿足使用者的需求,同時(shí)也能夠與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行良好的結(jié)合,但是在實(shí)際工作中依舊存在著一些不足之處需要進(jìn)行探索研究。為進(jìn)一步保障綜合檔案工作創(chuàng)新的順利進(jìn)行和良好發(fā)展,有必要對傳統(tǒng)觀念進(jìn)行更新和整改,積極探索,結(jié)合具體實(shí)踐和受眾需求,不斷提高高校綜合檔案工作的相關(guān)水平,為其長足進(jìn)步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

        一、高校綜合檔案要求

        1.真實(shí)性要求

        目前,對綜合檔案進(jìn)行登記和管理一般采用信息化的方法,這種方式傳播極為迅速,具備這種優(yōu)勢的同時(shí),也使得對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的真實(shí)性帶來的要求更高。在數(shù)據(jù)信息上傳中出現(xiàn)錯(cuò)誤,產(chǎn)生的后果極為嚴(yán)重,另外由于在高校中廣泛存在著各類繁雜和數(shù)量龐大的信息數(shù)據(jù),這就要求應(yīng)當(dāng)在檔案的登記和管理中,最大程度保障相關(guān)信息的真實(shí)性。在登記形成綜合檔案的過程中,相關(guān)人員有必要及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo),在檔案形成過程中對于原始信息和數(shù)據(jù)嚴(yán)格進(jìn)行數(shù)據(jù)真實(shí)性的驗(yàn)證;對綜合檔案的原始信息和數(shù)據(jù)相關(guān)證明進(jìn)行驗(yàn)證;利用信息化相關(guān)的保密技術(shù),保障在數(shù)據(jù)保存過程中檔案的真實(shí)性。針對原始信息以及數(shù)據(jù)真實(shí)性的嚴(yán)格保障,以及在傳輸和保存中對真實(shí)性的嚴(yán)格要求,是對高校綜合檔案的首要要求。

        2.可讀性要求

        為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校綜合檔案工作的創(chuàng)新研究,良好結(jié)合和應(yīng)用信息化技術(shù)為其管理做出貢獻(xiàn),為資源分享提供便利,方便更多相關(guān)工作者快速便捷地開展檔案的查詢和利用工作。如果不能進(jìn)一步保障在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境中綜合檔案的具備的可讀性,那么檔案完善和管理的目標(biāo)就不能得到良好妥善的實(shí)現(xiàn),不能夠?yàn)楦咝9芾砗蜕鐣?huì)提供便利?;诖隧?xiàng)考慮,有必要在檔案原始信息的登記收集、傳輸留存過程中,由相關(guān)管理人員做好對其中相關(guān)信息的處理。信息化載體更新?lián)Q代速度快,因此有必要在留存中對這一點(diǎn)進(jìn)行考慮,及時(shí)做好備份,為檔案的留存做好保障。除此之外,在對綜合性資料進(jìn)行登記的過程中,注重在整理中對相關(guān)信息和資料直觀性和可讀性的保證,為使用者提供便利。

        3.安全性要求

        借助信息化豐富和提升檔案綜合管理的手段,為檔案的安全性帶來了更大的保障?;诖耍瑧?yīng)當(dāng)結(jié)合具體實(shí)際以及相關(guān)信息技術(shù),確保檔案管理的安全性。同時(shí),進(jìn)一步做好網(wǎng)絡(luò)安全保障,妥善應(yīng)對檔案中存在的風(fēng)險(xiǎn),有必要采用相關(guān)措施為其做出貢獻(xiàn)??傮w來說,從加密、識(shí)別以及防護(hù)多個(gè)角度入手,最大程度保障綜合檔案文件的安全性,應(yīng)當(dāng)由相關(guān)技術(shù)人員開發(fā)能夠?qū)π畔?shù)據(jù)以及綜合檔案有效良好的安全保障管理系統(tǒng);通過先進(jìn)的信息技術(shù),降低系統(tǒng)受到如黑客以及病毒等各類威脅;設(shè)置和完善管理系統(tǒng),在具體應(yīng)用中嚴(yán)格管理,對于綜合檔案安全性的要求是極為必要的。建設(shè)和完善相關(guān)管理制度,在具體登記以及查詢應(yīng)用過程中,嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事,為檔案的安全性做到最大程度的保障。

        二、創(chuàng)新完善的必要性

        1.順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

        科技隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷發(fā)展,這給人們的日常生活帶來了極大的改變?;诖耍餍懈鳂I(yè)都積極開展了結(jié)合科技技術(shù)的信息化探索,在對高校綜合資源開展管理的過程中,有必要與時(shí)代發(fā)展的需求良好的結(jié)合,利用信息化技術(shù)滿足對綜合檔案的管理需求。

        相關(guān)人員對高校檔案提出的使用需求與日俱增,對內(nèi)容和便利性都有著更高的要求,這為高校開展對綜合檔案的管理提出了更高的要求。針對這種情況,高校綜合檔案管理工作有必要結(jié)合時(shí)代特征開展探索創(chuàng)新,對原本的管理觀念和方法進(jìn)行更新,結(jié)合先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)理念以及技術(shù)開展創(chuàng)新,為妥善開展管理過程,為相關(guān)人員做好檔案利用服務(wù)工作,最大程度發(fā)揮檔案的價(jià)值,滿足高校自身的發(fā)展需求。

        2.滿足檔案應(yīng)用需求

        在登記和保存檔案中,較為常見的采用紙質(zhì)為載體,這種載體具備一定的局限性,對檔案保存以及查詢的便利性不能進(jìn)行很好的保證??萍技夹g(shù)的進(jìn)步拓寬了相關(guān)載體的種類,從原本單一的紙質(zhì),發(fā)展為現(xiàn)在聲像、實(shí)物等,甚至可以利用一定的技術(shù)從原始檔案中進(jìn)行信息資料的提取。這種現(xiàn)象的存在,能夠?yàn)槭褂谜卟樵兒屠眯畔⑻峁┍憬?,能夠極大程度地縮短查詢的時(shí)間,為相關(guān)人員工作效率的提升做出貢獻(xiàn)??萍嫉倪M(jìn)步豐富了檔案信息載體的材質(zhì),為綜合檔案管理工作的開展提供了便利,方便了對其登記和管理的過程,除了能夠?yàn)楣芾硖峁┍憷猓材軌驗(yàn)槠涫褂玫谋憬菪蕴峁┍WC??偟膩碚f,為了滿足檔案應(yīng)有的需求,有必要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)開展新的探索和應(yīng)用。

        3.工作自身發(fā)展歷程

        任何事物的發(fā)展和進(jìn)步都有其內(nèi)在所發(fā)揮的規(guī)律,依據(jù)馬克思主義理論學(xué)說,事物的發(fā)展是一個(gè)曲折前進(jìn)的過程,基于此認(rèn)知,高校綜合檔案管理工作的發(fā)展也應(yīng)當(dāng)是這樣的過程,在科技不斷進(jìn)步的現(xiàn)在,良好結(jié)合時(shí)代特征,為其進(jìn)步發(fā)展賦予新的活力是極為必要的。近些年來高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,使得高校開展檔案管理工作的難度得到了進(jìn)一步的增大,有必要良好結(jié)合各個(gè)方面和各類載體,考慮和把握管理工作的需求,妥善開展對檔案的管理工作。具體來說,有必要結(jié)合信息化載體,拓寬和豐富檔案載體的種類;注重對檔案管理相關(guān)的技術(shù)支撐的開發(fā);對先進(jìn)管理手段和科技技術(shù)進(jìn)行借鑒,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高效檔案工作的進(jìn)步。

        三、具體創(chuàng)新方向探索

        當(dāng)下社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá),為各行各業(yè)的發(fā)展注入了新的活力。高校綜合檔案管理工作也隨之被賦予一定的時(shí)代特征,其原本僅僅作為留存部門,信息不夠公開透明的現(xiàn)象得到了糾正。首先,對其開展創(chuàng)新的方向?yàn)閷ζ涔δ艿呢S富。將其作為一類服務(wù)機(jī)構(gòu),結(jié)合使用者需求對其開展針對性的創(chuàng)新探索是很有必要的。而實(shí)現(xiàn)這一功能,需要一定的技術(shù)支持,由此可以看出,高校綜合檔案工作的另一發(fā)揮方向?yàn)榕c信息化的良好結(jié)合。其次,我國的七成高校已經(jīng)陸續(xù)進(jìn)行了局域網(wǎng)的建設(shè)和完善,為管理人員以及學(xué)校師生提供極大的便利,使得其需求能夠得到極大程度的滿足,與此同時(shí)加強(qiáng)了高校與社會(huì)的聯(lián)系,使相關(guān)資料和資源能夠最大程度地發(fā)揮其優(yōu)越性,對社會(huì)相關(guān)人員的需求得到良好的滿足。眾多高校在開展綜合檔案工作相關(guān)建設(shè)的過程中,能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)化的信息手段進(jìn)行良好的借助,使得其在建設(shè)過程中充分發(fā)揮其作用。高校在開展綜合檔案工作相關(guān)探索的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)注重對其服務(wù)作用的重視,同時(shí)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)對信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的良好結(jié)合。

        四、創(chuàng)新有效措施研究

        1.提高管理人員水平

        結(jié)合時(shí)代特征和需求對高校綜合檔案工作開展創(chuàng)新是很有必要的,這項(xiàng)工作的核心即為對信息技術(shù)的探索和應(yīng)用。結(jié)合信息技術(shù)開展探索創(chuàng)新具體包括兩方面,首先,相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)對先進(jìn)的技術(shù)成果進(jìn)行良好應(yīng)用,結(jié)合檔案管理工作妥善開展探索過程,保障先進(jìn)的技術(shù)成果能夠最大程度發(fā)揮其優(yōu)越性,更好地為檔案管理工作服務(wù)。其次,應(yīng)當(dāng)注重結(jié)合具體檔案工作需求,對相關(guān)技術(shù)的探索和開發(fā),針對性地對技術(shù)應(yīng)用的過程中存在的問題進(jìn)行研究,對其進(jìn)行補(bǔ)足,進(jìn)一步提升對高校檔案管理的效率。這對于廣大檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求,要求其在管理和使用中,需要對相關(guān)問題進(jìn)行關(guān)注。因此,有必要對管理人員的水平進(jìn)行針對性的提高,使得其能夠樹立先進(jìn)的嶄新理念,培養(yǎng)其創(chuàng)新意識(shí)和能力;掌握基本的方法和技能,提升管理人員綜合素質(zhì)和水平。

        2.考慮用戶使用需求

        在對高校檔案工作進(jìn)行完善的過程中,有必要對使用者的需求進(jìn)行良好的考慮。具體來說,應(yīng)當(dāng)對高校本身教學(xué)以及科研需求進(jìn)行把握和考慮,結(jié)合其對高校檔案管理工作進(jìn)行完善。具體來說,對于管理者而言,其需要使用的檔案應(yīng)當(dāng)具備全局和整體性,因此相關(guān)管理人員有必要對相關(guān)原始資料進(jìn)行收集和匯總,保證對管理人員需求的良好滿足。除此之外,應(yīng)當(dāng)考慮到各類使用者對檔案的不同需求,結(jié)合其職業(yè)特征和需求,為其提供不同種類和詳略程度的資料。人數(shù)最為廣大的是學(xué)生群體,一般來說需要資料滿足其對論文撰寫的需求,因此應(yīng)當(dāng)為其提供相應(yīng)全面和具備時(shí)效性的資料??偟膩碚f,應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況,對使用者群體進(jìn)行考慮,從其需求出發(fā),做好對高校檔案管理的完善工作。

        3.提供多元服務(wù)方式

        在高校綜合檔案的管理過程中,有必要與現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行良好的結(jié)合,最大程度拓寬為使用者提供服務(wù)的方式。具體來說,應(yīng)當(dāng)對高校的資源進(jìn)行良好的結(jié)合和利用,可以通過舉辦展覽等多種形式,以期更好地為使用者提供服務(wù)。除此之外,可以通過在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息宣示等方法,保障對信息提供的及時(shí)性。在信息提供的過程中,注重對方式方法的豐富,不能僅向受眾提供一些局限的靜態(tài)信息,而是更應(yīng)當(dāng)注重相關(guān)特征鮮明動(dòng)態(tài)信息的提供,最大程度地對數(shù)據(jù)使用者的需求進(jìn)行滿足。除此之外,有必要對信息技術(shù)進(jìn)行良好的結(jié)合,拓寬信息提供的方式方法。比如,可以對網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行良好的借助。對其中涉及到相關(guān)高校檔案管理的問題,進(jìn)行針對性的探索和補(bǔ)足。對使用者在應(yīng)用過程中遇到的問題進(jìn)行研究,解決其在應(yīng)用中存在的問題,滿足不同用戶的各類需求。妥善利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),對高校信息資源管理工作的順利進(jìn)行做出貢獻(xiàn),為使用者提供多元的服務(wù)方式是很有必要的。

        4.培養(yǎng)創(chuàng)新素質(zhì)人才

        對于高校綜合檔案工作的管理,需要大量具備專業(yè)知識(shí)技能和素養(yǎng)的人才。任何領(lǐng)域以及行業(yè)的發(fā)展,都離不開對于人才的依賴,基于此,有必要結(jié)合具體的情況以及需要,將對于人才的培養(yǎng)作為重點(diǎn),積極有效地開展對人才創(chuàng)新以及各項(xiàng)素質(zhì)的培育,為促進(jìn)高校綜合檔案管理工作做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。注重對人才資源的培育,樹立人才為重的核心發(fā)展理念,對原本僅注重使用,不注重人才培養(yǎng)的觀念進(jìn)行糾正。對相關(guān)工作人員的工作內(nèi)容以及特征進(jìn)行綜合考慮,增強(qiáng)人才培養(yǎng)的基本觀念,造就專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)高的工作團(tuán)隊(duì)。強(qiáng)化相關(guān)工作人員對理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和良好應(yīng)用,提升其發(fā)現(xiàn)和解決問題的能力,為人才的培養(yǎng)做出貢獻(xiàn)??偟膩碚f,在開展高校綜合檔案工作的管理過程中,有必要對實(shí)際和需求進(jìn)行良好的結(jié)合,對其進(jìn)行探究,開展對具備專業(yè)知識(shí)和綜合素養(yǎng)人才的培育,為綜合檔案工作的順利開展進(jìn)行建設(shè)。

        5.豐富檔案載體材料

        在高校綜合檔案工作開展的過程中,應(yīng)當(dāng)與現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行良好的結(jié)合,拓寬對檔案進(jìn)行登記和留存的載體材料種類,為其工作開展的順利以及效率做出保證。相關(guān)工作和管理人員在自行結(jié)合工作實(shí)際和需要,開展相關(guān)探索的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)注重與其他各部門以及人員之間的聯(lián)系,從多個(gè)角度進(jìn)行考慮,開展探索。對過程中存在的相關(guān)理論不夠完備,人力和物力有限等問題進(jìn)行解決,保障對載體豐富工作開展探索的效率,保障研發(fā)過程的順利進(jìn)行,最大限度使得用戶的需求得到滿足?,F(xiàn)代化的檔案載體需求對相關(guān)信息技術(shù)進(jìn)行良好的應(yīng)用,積極開展朝著電子化方向的探索,為檔案載體的豐富做出貢獻(xiàn),實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化載體的轉(zhuǎn)變和良好應(yīng)用,提升對綜合檔案管理工作的效率。

        五、結(jié)束語

        高校綜合檔案首要應(yīng)當(dāng)具備真實(shí)性,再而應(yīng)當(dāng)具備一定的可讀性和安全性,對于檔案的要求,是創(chuàng)新研究工作的必要考慮。對高校綜合檔案的創(chuàng)新是對時(shí)代發(fā)展的順應(yīng),是對受眾應(yīng)用需求的良好滿足,是該工作自身發(fā)展歷程的必經(jīng)之路。其創(chuàng)新工作應(yīng)當(dāng)是朝著服務(wù)性增強(qiáng)和信息化程度增高的方向探索研究的,總體來說,有必要對相關(guān)工作人員水平進(jìn)行提升,對用戶需求進(jìn)行考慮,注重對服務(wù)方式的豐富,注重對高素質(zhì)人才的培養(yǎng),對檔案載體材料的豐富。

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        (作者單位:海南醫(yī)學(xué)院)

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