韓卓泉

摘 要：伴隨計算技術和信息技術的發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為“智慧高校”的重要組成部分。而在高校的信息化管理的建設中，實現(xiàn)高校檔案信息化管理是重要的基礎和前提條件。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，在“大智移云”技術支持下，對高校檔案信息進行數(shù)據(jù)挖掘，有助于提升高校管理質(zhì)量、促進“智慧高?！卑l(fā)展的現(xiàn)實意義。但是，高校檔案信息化管理依然存在不少的問題。鑒于此，本文通過分析大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案信息化管理的機遇和挑戰(zhàn)，進而探索大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的實現(xiàn)路徑，為實現(xiàn)“智慧高?！币约吧罨咝n案信息化管理，提供一定的理論基礎和實踐經(jīng)驗。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;信息化管理;路徑探索

引言

數(shù)據(jù)管理和歸檔是現(xiàn)代科學進步的關鍵條件，從研究數(shù)據(jù)信息方面以及研究政策和管理的角度來看至關重要。但是，傳統(tǒng)檔案管理下，某些操作可能會為檔案帶來風險，即資源可能受其影響而受損。在高校檔案管理中，隨著計算技術和信息技術的進步，越來越多的高校在檔案管理中正在進行或已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息化管理。在艾瑞咨詢2019年的一份關于高校檔案信息化管理的報告中，全國80%的高校在檔案管理中應用了信息管理系統(tǒng)，20%的高校實現(xiàn)了檔案管理無紙化辦公。但是，也要看到，在這些高校的檔案信息化管理中，對檔案管理的數(shù)據(jù)挖掘不夠深，對信息系統(tǒng)的應用十分粗淺，并且，在檔案信息化管理中還存在諸多問題，特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，大部分的高校沒有實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的深度應用。有鑒于此，本文探索了大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案管理，以期為相關從業(yè)人員的研究和實踐提供參考，現(xiàn)論述如下。

一、高校檔案信息化管理的現(xiàn)實意義

1.高校檔案管理內(nèi)涵

高校檔案就內(nèi)容而言，可以分作“人事檔案”、“學術檔案”以及“管理檔案”。其中，“人事檔案”主要是高校教師、管理人員、校務人員的個人人事檔案以及高校學生的個人檔案;“學術檔案”主要包括高校取得的學術成就、學術論文、學術成果等;“管理檔案”較為復雜，包括高校后期日常管理文件、高校管理層下發(fā)的有關文件、會議記錄、高校設施使用情況等。因此，類型多、數(shù)據(jù)多、數(shù)據(jù)量大成為了高校檔案的主要特征。這也是高校檔案管理復雜且任務繁重的原因所在。

在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，主要采取了2種方法：其一，生命周期方法，它假設記錄保存是客觀業(yè)務活動的結(jié)果，并且遵循可預測的時間表;其二，記錄連續(xù)性方法，將檔案視為涉及個人、機構(gòu)和社會方面的不斷發(fā)展的活動。其中，記錄連續(xù)性方法的使用范圍更廣，更被廣大高校檔案管理人員所采用。在記錄連續(xù)性方法中，將高校檔案管理分作四個維度：在第一個維度中，將創(chuàng)建一條記錄作為事件的跟蹤;在第二維度中，事件由系統(tǒng)“見證”，并且交易成為證據(jù);在第三維度中，創(chuàng)建記錄并對被銷毀或保存的記錄組織使用風險評估標準進行評估;在第四維度中，通過將記錄制度化來賦予記錄意義。前三個維度關注記錄的組織管理，而第四個維度關注復制和訪問。第四維度可以看作是描述圍繞整個歸檔過程的論述的一種方式。檔案在第一個維度中創(chuàng)建，但同時存在于所有維度中。整體方法的核心組成部分是為記錄提供上下文，確保屬于同一檔案的記錄是可注冊的，可搜索的和可訪問的。

2.信息化管理的意義

首先，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，信息化的檔案管理將節(jié)省大量成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在整理、保存、查閱方面都需要大量的人力物力資源予以支持，尤其在檔案保存方面，對場地環(huán)境等客觀因素要求比較高。相比而言，電子檔案在保存方面的優(yōu)勢明顯，電子檔案服務旨在使高校檔案管理機構(gòu)更輕松，更便宜地保存和提供有關高校的人員信息、學術成果和相應文件。

其次，高校檔案信息化管理是高校信息化管理基礎設施的必要組成部分，以及數(shù)字協(xié)作管理的先決條件，將成為該校長期信息管理的一部分。為電子檔案提供信息化管理服務是實現(xiàn)可持續(xù)信息管理和為整個校園管理提供長期信息的必要基礎設施的一部分。

最后，高校檔案管理信息化后，能夠充分應用大數(shù)據(jù)技術，對現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)信息進行深度挖掘，為高校管理提供決策數(shù)據(jù)支持。在高校檔案管理信息化后，無論是教師評定職稱，還是學生留校，都能在最短的時間內(nèi)，對人員過往信息進行檢索為管理層提供數(shù)據(jù)參考。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理的機遇和挑戰(zhàn)

1.面對的機遇

數(shù)字革命正在以多種方式改變社會和經(jīng)濟，并深刻地改變了處理數(shù)據(jù)和信息的方式。信息管理有三個重要的規(guī)范性概念;保存、刪除、存取，如今，通過使用電子工具，信息的收集、儲存和處理比以往任何時候都要快;數(shù)字信息的存儲容量在不斷增加，而存儲介質(zhì)的成本卻在同時縮小。在數(shù)字數(shù)據(jù)呈指數(shù)增長的情況下，高校檔案管理必須規(guī)范信息管理，通過這種方式，分析現(xiàn)有的關于信息處理的各種規(guī)定，并從相似的結(jié)果中推導出數(shù)據(jù)管理的概念。

教學檔案作為教學活動的初始記錄，記錄了高校教學活動的真實內(nèi)容、方法和效果，是判斷教學質(zhì)量和管理水平的重要標準，也是高校檔案工作的重要組成部分。教學檔案主要包括學科安排、課程建設、招生、學籍、就業(yè)、學位、教材、教師、教學評估等方面，檔案內(nèi)容復雜多樣，國家越來越重視檔案管理，各級各類部門對檔案管理從規(guī)章制度管理到物資管理進行了不同程度的規(guī)范，對每一個環(huán)節(jié)都進行了細致的規(guī)范。大多數(shù)程序中顯示初始證書的需要要求我們充分利用檔案，尤其是識別教育背景變得更加嚴格，因此教學檔案的使用越來越多，同時檔案管理也越來越受到重視。

2.應對的挑戰(zhàn)

記錄是管理的重要基石，而檔案信息是記錄的重要組成部分。因此，良好的檔案管理是推進高校管理，提升高校管理水平的關鍵環(huán)節(jié)之一。隨著越來越多的高校在管理中大量應用信息化技術和計算機管理系統(tǒng)，高校檔案的數(shù)字保存已成為一項重要的挑戰(zhàn)。但是，很少有高校意愿將資源投資于高校的檔案和記錄管理。究其原因，在于高校管理層對高校檔案管理的認知度不夠，對于主動保存記錄的必要性缺乏認識，特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對于高校檔案信息所呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)挖掘不夠，這些都構(gòu)成了大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理所必須面對的挑戰(zhàn)。

此外，由于高校管理層對高校檔案管理的認知不足，使得高校檔案管理呈現(xiàn)基礎建設不足和人員素質(zhì)不高的狀態(tài)。一方面，在高校管理層的意識中，“紙質(zhì)時代”與“數(shù)字時代”之間沒有明確的界限，于是，對于高校檔案信息化管理的基礎建設投入不足，許多檔案知識直接轉(zhuǎn)移到數(shù)字時代，導致了檔案信息轉(zhuǎn)移過程中，出現(xiàn)疏漏，或者系統(tǒng)存在漏洞，存在檔案信息安全隱患;另一方面，高校檔案管理人員的自身素質(zhì)不夠，不足以應對大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理的新需求，很多高校檔案管理人員是由其他部門人員兼任，或者是一些年齡較大的校務員工來擔任，這些人員對現(xiàn)代信息系統(tǒng)接觸不多或者水平有限，對于檔案管理也缺少專業(yè)的知識，特別是在對高校檔案信息的數(shù)據(jù)挖掘上，能力有限不足以應對高校檔案信息管理系統(tǒng)。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下探索高校檔案管理的實現(xiàn)路徑

1.構(gòu)建大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息檢索系統(tǒng)

高考錄取登記簿是錄取學生的初始證明。學生轉(zhuǎn)專業(yè)時，必須在檔案中打印注冊資料;學生事務處必須將注冊資料帶到政府人事部門或機關辦理分配畢業(yè)生的手續(xù)，以檢驗打印的檔案，否則將不發(fā)出調(diào)動令，也不發(fā)送檔案;每年在省級體育院系，學生憑注冊資料證明身份，可以參加招聘;求職者如果想在一些企業(yè)特別是國有企業(yè)找到工作，必須出示注冊資料證明學位。個人檔案中找不到存檔人，只能在檔案中打印，需要蓋章，因此查找過程復雜。傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境下，人工查找信息工作復雜，處理速度緩慢效率低下。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案信息數(shù)據(jù)存量大、處理速度高，因此，構(gòu)建大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息管理系統(tǒng)真正的問題是，考慮到大規(guī)模增長的潛力，如何構(gòu)建數(shù)據(jù)庫使檢索更有效和靈活。

首先，高校檔案可能包含幾種不同標準格式的文件。因此，在高校檔案信息化管理系統(tǒng)中，特定文件擴展名僅是為了方便用戶而提供的指示。例如，模型數(shù)據(jù)庫可以分發(fā)以SBML .sbex和CellML .cmex編碼的相同模型的檔案。但是，也可以分發(fā)包含兩種格式的模型的檔案，并使用擴展名.omex。如果歸檔文件包含SED-ML文件，則可以使用擴展名.sedx并將模型格式之間的選擇移交給SED-ML文件。

其次，每個高校檔案至少包含一個位于根目錄的文件，即在存檔內(nèi)部文件層次結(jié)構(gòu)中最高的文件。該強制性文件稱為manifest.xml。它是一個XML文件，其中包含構(gòu)成歸檔文件的所有文件的名稱的平面列表，并且描述了每個文件的類型和在歸檔文件中的位置。這些文件的位置由相對的統(tǒng)一資源標識符（URI）定義。

再次，任何類型的文件都可以包含在高校檔案中，因此任何類型的元數(shù)據(jù)格式都可以用于編碼文件信息或向檔案中的建模內(nèi)容添加語義。但是，出于互操作性的考慮，并且為了簡化對元數(shù)據(jù)的軟件支持的開發(fā)，建議高校檔案信息管理系統(tǒng)對稱為Metadata.rdf的文件中包含的Resource Description Framework進行XML序列化。

最后，高校檔案信息管理系統(tǒng)應提供足夠的信息，至少，元數(shù)據(jù)文件應提供檔案創(chuàng)建日期，上次更新日期以及創(chuàng)建者。檔案創(chuàng)建者還可以提供生成檔案的軟件工具的描述，以及對描述作品的外部信息的引用。除了有關檔案本身的信息外，還可以提供有關任何檔案內(nèi)容文件的元數(shù)據(jù)。這些信息有助于建立已執(zhí)行的操作日志以及審核跟蹤。

2.提供大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理保障

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理具有雙重作用，既是學術機構(gòu)，又是行政行為。根據(jù)其任務，高校檔案管理必須“促進高校檔案數(shù)據(jù)信息的開發(fā);安全的保存和迅速提供文件”。為此，必須提供大數(shù)據(jù)環(huán)境下實施高校檔案信息化管理的保障措施。

首先，加強高校檔案信息化管理的信息安全。信息安全強調(diào)數(shù)據(jù)訪問安全的管理和訪問的協(xié)調(diào)，包括數(shù)據(jù)訪問限制的審查要求和數(shù)據(jù)訪問的爭議解決。協(xié)調(diào)和集中模式與數(shù)據(jù)訪問的集中模式不同，協(xié)調(diào)模式是允許不同類型的機構(gòu)數(shù)據(jù)用戶訪問和享有特權(quán)。協(xié)調(diào)模式是基于數(shù)據(jù)使用者、數(shù)據(jù)受托人、數(shù)據(jù)管理者、數(shù)據(jù)處理者和數(shù)據(jù)專家之間的協(xié)調(diào)，這些數(shù)據(jù)利益相關者負責定義和實施其他用戶對數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。數(shù)據(jù)類型是根據(jù)其性質(zhì)和領域來確定的，包括學術數(shù)據(jù)、個人數(shù)據(jù)、行政數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)、研發(fā)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)。每種類型的數(shù)據(jù)或其中的部分可以根據(jù)其敏感性和保護程度分配一個安全屬性，例如限制、有限訪問或公開訪問。

其次，提升高校檔案信息管理的人員素質(zhì)。如今，了解信息系統(tǒng)的管理以及負責任和有效的使用信息系統(tǒng)進行檔案管理，是高校檔案管理人員的基本要求。這需要引進專業(yè)的檔案管理人員，高校檔案管理人員的日常工作內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)獲取文檔、存儲、校正、收集、維護、報告和歸檔。信息時代，明確數(shù)據(jù)管理員的主要職責，即數(shù)據(jù)分類和數(shù)據(jù)訪問。受到多級安全的啟發(fā)，數(shù)據(jù)被分類到不同的級別，用戶擁有多個權(quán)限，這些權(quán)限將決定授予或撤銷訪問權(quán)限。

最后，規(guī)范高校檔案信息化管理的管理標準。具體來說，對檔案的記錄進行數(shù)字化處理，原始文檔的所有信息均以數(shù)字形式復制;數(shù)字化的數(shù)字文件應由文件電子管理（GED）控制;使用計算機系統(tǒng)來保護和處理文書檔案信息;消除對紙質(zhì)檔案的強制性使用，只要檔案信息管理系統(tǒng)完全滿足安全保證等級2（NGS2）的要求;數(shù)字簽名和標準化的數(shù)字認證應基于公鑰基礎設施（ICP）使用;無正當理由泄露，或為其個人利益或第三方利益使用，如果罪行可能造成甚至道德上的損害，將處以監(jiān)禁和罰款。促使大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理科學化、規(guī)范化和標準化。

結(jié)論

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，科技的進步，對高校的檔案管理工作提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的實現(xiàn)，既要滿足存儲量大、處理速度快的要求，又要依據(jù)本校的實際情況，構(gòu)建起科學合理的檔案信息管理系統(tǒng)，同時還要提供實施高校檔案信息化管理的保障措施?？傊?，通過上述措施，讓高校檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，實現(xiàn)信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

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（作者單位：寶雞文理學院檔案館）