譚華龍

【摘 要】企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管控作為一種常見(jiàn)的商業(yè)管理理念，是現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展的結(jié)果，也是整個(gè)企業(yè)運(yùn)行的關(guān)鍵。經(jīng)濟(jì)全球化和區(qū)域化的讓世界范圍內(nèi)的資源重組，不少企業(yè)的規(guī)模隨之?dāng)U大，不斷上升的成本使得企業(yè)的經(jīng)濟(jì)壓力大增，利潤(rùn)空間縮小。面對(duì)這種情況，企業(yè)想通過(guò)控制企業(yè)成本增加利潤(rùn)空間。本文首先對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)和精細(xì)化管控的概念進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，接著分析了在信息化背景下企業(yè)采取了什么措施去控制集團(tuán)成本，最后探討了財(cái)務(wù)共享模式下公司費(fèi)用精細(xì)化管控的策略研究。

【關(guān)鍵詞】集團(tuán)費(fèi)用；報(bào)銷(xiāo)；財(cái)務(wù)共享；精細(xì)化管理

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)和精細(xì)化管控理論

共享服務(wù)是一種創(chuàng)新的經(jīng)濟(jì)理念，它是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)支持下產(chǎn)生的金融集中管理運(yùn)作模式。它利用信息技術(shù)打開(kāi)各企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源與信息的互通，解決公司財(cái)務(wù)管理效率低下的問(wèn)題。共享服務(wù)是由互聯(lián)網(wǎng)推動(dòng)的企業(yè)內(nèi)部所有子母公司之間跨區(qū)域業(yè)務(wù)運(yùn)作模式，該模式實(shí)現(xiàn)了市場(chǎng)與企業(yè)間的資源優(yōu)化整合與共享，其高效的運(yùn)營(yíng)模式和管理會(huì)計(jì)師的存在支持了集團(tuán)的決策，并為客戶提供了更滿意的服務(wù)。

財(cái)務(wù)精細(xì)化管理在企業(yè)的生產(chǎn)和管理過(guò)程中衍生的，財(cái)務(wù)費(fèi)用精細(xì)化管理通過(guò)新型的管理手段的合理利用對(duì)企業(yè)的成本進(jìn)行全面分析和合理計(jì)劃，有效的控制企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，使其產(chǎn)生超額經(jīng)濟(jì)效益，避免資源浪費(fèi)。

二、企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管控現(xiàn)狀

各企業(yè)都會(huì)對(duì)成本控制、使用和管理進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，當(dāng)前各企業(yè)的費(fèi)用的管理如差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、宣傳費(fèi)等有著規(guī)范的操作程序，但是在支出費(fèi)用的審批及審查上還是不夠全面，不夠細(xì)化。在具體的成本控制管理過(guò)程中，只要有業(yè)務(wù)往來(lái)就會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的費(fèi)用，我們很難用固有的標(biāo)準(zhǔn)去評(píng)價(jià)費(fèi)用的產(chǎn)生是否合理有效，針對(duì)費(fèi)用管理的操作的評(píng)審也相對(duì)滯后，企業(yè)費(fèi)用的內(nèi)部控制和監(jiān)督系統(tǒng)也沒(méi)有建立健全或者沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行更新。據(jù)調(diào)查，大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)工作量很大，很多業(yè)務(wù)往來(lái)甚至是交叉進(jìn)行的，例如費(fèi)用審計(jì)和使用監(jiān)督的交叉，職責(zé)劃分并也不明顯，為保證有效性，這兩個(gè)操作程序是應(yīng)該獨(dú)立分開(kāi)的。實(shí)際工作中，關(guān)于生活如交通、伙食、住宿等相關(guān)業(yè)務(wù)費(fèi)用的產(chǎn)生是沒(méi)有完全按照成本預(yù)算管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，這往往導(dǎo)致這部分的費(fèi)用與企業(yè)劃定的標(biāo)準(zhǔn)不一的情況。這是源于部門(mén)的負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)的管理規(guī)定掌握不夠清晰，對(duì)項(xiàng)目的審核批準(zhǔn)不夠嚴(yán)謹(jǐn)。另外，各分行支付人員不會(huì)過(guò)多考慮支付的真實(shí)性和合理性，只會(huì)按照文字或章節(jié)支付的原則進(jìn)行支付，這就導(dǎo)致支付中的費(fèi)用缺乏監(jiān)督和控制。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用精細(xì)化管控存在的問(wèn)題

（一）費(fèi)用管理系統(tǒng)信息化存在的問(wèn)題

目前，大多數(shù)的企業(yè)都會(huì)采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為成本預(yù)算管理系統(tǒng)，發(fā)揮預(yù)算執(zhí)行統(tǒng)計(jì)和預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督控制在費(fèi)用流通中的作用。OA系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展速度而不斷革新，是需要費(fèi)用支持的，各企業(yè)對(duì)此所持的態(tài)度不一，大部分的企業(yè)OA系統(tǒng)還是維持原狀，本文將對(duì)企業(yè)在費(fèi)用管理方面存在的不足之處進(jìn)行分析：第一，企業(yè)是不斷進(jìn)步的，在不同的階段對(duì)于會(huì)計(jì)規(guī)定的管理是不一樣的，例如，日常出差產(chǎn)生一切費(fèi)用可以報(bào)銷(xiāo)的范圍每一年都不一樣；報(bào)銷(xiāo)單的填報(bào)方式和提交日期隨時(shí)變動(dòng)等等，這會(huì)使系統(tǒng)成本的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)出現(xiàn)OA錯(cuò)誤。第二，由于成本控制的信息管理不足，有可能在業(yè)務(wù)的不同方面進(jìn)行重復(fù)錄入和審核，工序繁多，浪費(fèi)時(shí)間。第三，很多企業(yè)為了區(qū)別不用的業(yè)務(wù)產(chǎn)生的費(fèi)用會(huì)選擇制作不同但相似的報(bào)銷(xiāo)憑證，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)人員在進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)時(shí)，經(jīng)常會(huì)判斷錯(cuò)誤相似的報(bào)銷(xiāo)憑證，加大審核了程序和時(shí)間。第四，由于費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)核算系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)不是同一個(gè)系統(tǒng)上運(yùn)作，許多費(fèi)用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)口徑不完全一致，這就需要財(cái)務(wù)工作人工調(diào)整某些費(fèi)用，增加了財(cái)務(wù)舞弊和操作失誤的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)范存在的問(wèn)題

集團(tuán)費(fèi)用控制中的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)與費(fèi)用預(yù)算不能獨(dú)立存在和運(yùn)行，兩者互為關(guān)聯(lián)。企業(yè)年底都會(huì)根據(jù)上一年的具體費(fèi)用消費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行下一年各項(xiàng)業(yè)務(wù)成本的預(yù)算。當(dāng)年的預(yù)算執(zhí)行情況如果沒(méi)有精準(zhǔn)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)，將會(huì)影響下一年度費(fèi)用申請(qǐng)、使用及報(bào)銷(xiāo)的實(shí)施。從這個(gè)角度看，成本預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)不僅相互制約，而且相互補(bǔ)充。在一般企業(yè)的實(shí)際成本管理和控制工作中，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)存在以下缺陷：項(xiàng)目費(fèi)用和部門(mén)費(fèi)用沒(méi)有明確的劃分；費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)因人而異；費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的數(shù)據(jù)虛假；實(shí)際工作中，一般企業(yè)對(duì)此沒(méi)有明確的管理計(jì)劃等等。項(xiàng)目成本和部門(mén)支出沒(méi)有獨(dú)立的部門(mén)運(yùn)作，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)混淆的情況。

（三）費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況考核存在的問(wèn)題

費(fèi)用預(yù)算審查和費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況是集團(tuán)精細(xì)化管控的主要內(nèi)容。容易存在以下問(wèn)題：第一，實(shí)施成本預(yù)算的審核標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)價(jià)內(nèi)容不符合單位的實(shí)際情況，缺乏有效性，在準(zhǔn)確衡量集團(tuán)支出預(yù)算的執(zhí)行情況方面沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。第二，企業(yè)的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)很多，一般根據(jù)當(dāng)前企業(yè)的總體發(fā)展?fàn)顩r和企業(yè)的盈利能力來(lái)確定的，發(fā)放績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)同部門(mén)同業(yè)務(wù)的員工基本一致，沒(méi)有考慮到員工的執(zhí)行能力和業(yè)績(jī)水平對(duì)本集團(tuán)績(jī)效的影響，很多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)尚未建立健全與預(yù)算管理相關(guān)的責(zé)任制度，行事的好壞也沒(méi)有明確的獎(jiǎng)勵(lì)和懲戒。企業(yè)的成本管理基本上是管理層決定的，沒(méi)有考慮到讓員工參與到企業(yè)的成本控制當(dāng)中，員工的向心力不高。

四、財(cái)務(wù)共享模式下公司費(fèi)用精細(xì)化管控的構(gòu)建與完善

（一）費(fèi)用預(yù)算精細(xì)化管理

“一切都是事先警告，而不是預(yù)先警告?！?精確的預(yù)算管理是有效控制企業(yè)經(jīng)濟(jì)成本的第一環(huán)。公司財(cái)務(wù)共享模式下的優(yōu)化成本精細(xì)化管控體系是將成本預(yù)算管理置于公司成本預(yù)算的精細(xì)化管控體系中。預(yù)算管理的關(guān)鍵是制定年度支出預(yù)算計(jì)劃、季度、月度等支出預(yù)算計(jì)劃。另外，預(yù)算、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整、績(jī)效評(píng)估和預(yù)算評(píng)估都是通過(guò)使用實(shí)用的信息工具進(jìn)行的，從而使成本預(yù)算形成良性循環(huán)。因此，要加強(qiáng)對(duì)成本預(yù)算的分析與控制。

（二）費(fèi)用執(zhí)行精細(xì)化管理

費(fèi)用的執(zhí)行精細(xì)化管理只要包括兩大內(nèi)容。一是費(fèi)用申請(qǐng)。公司的費(fèi)用申請(qǐng)由費(fèi)用預(yù)算協(xié)調(diào)，費(fèi)用申請(qǐng)的總額根據(jù)年度支出預(yù)算進(jìn)行參考。申請(qǐng)費(fèi)用的人員必須填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表，羅列具體的信息如個(gè)人基本信息、申請(qǐng)業(yè)務(wù)信息、費(fèi)用分?jǐn)偯骷?xì)等，申請(qǐng)流程如下：把費(fèi)用申請(qǐng)表提交給公司的審計(jì)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)；申請(qǐng)被批準(zhǔn)后，將使用相關(guān)預(yù)算，費(fèi)用申請(qǐng)表將根據(jù)活動(dòng)的實(shí)際情況關(guān)閉或重新啟動(dòng)費(fèi)用；申請(qǐng)關(guān)閉后，已通過(guò)的預(yù)算可以著手用于執(zhí)行項(xiàng)目，未通過(guò)的預(yù)算將被釋放，這部分的資金不予于發(fā)放。因此，集團(tuán)可以對(duì)重大事項(xiàng)的預(yù)算資金采用成本占用法保證其資金來(lái)源。 二是成本報(bào)銷(xiāo)管理。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理可分為兩步：預(yù)先申請(qǐng)費(fèi)用和事后報(bào)銷(xiāo)。首先，確定申報(bào)的項(xiàng)目，預(yù)算項(xiàng)目的成本，制定一份切實(shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)提交費(fèi)用申請(qǐng)，申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，將根據(jù)費(fèi)用申請(qǐng)表付款，之后，報(bào)銷(xiāo)將通過(guò)文件進(jìn)行。報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程主要有三個(gè)步驟：（1）費(fèi)用申請(qǐng)-貸款-報(bào)銷(xiāo)；（2）借款-償還；（3）直接報(bào)銷(xiāo)。

（三）費(fèi)用控制精細(xì)化管理

企業(yè)對(duì)從多方面、多角度進(jìn)行費(fèi)用精細(xì)化控制。首先，通過(guò)集成系統(tǒng)的控制管理，成本管理系統(tǒng)與外部系統(tǒng)的結(jié)合以及利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)成本控制。其次，把成本預(yù)算系統(tǒng)與在線報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，完成費(fèi)用申請(qǐng)和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的預(yù)算控制。最后，系統(tǒng)自動(dòng)生成費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告，并根據(jù)實(shí)際成本的使用情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。

五、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前的財(cái)務(wù)共享模式下，費(fèi)用精細(xì)化管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)從粗放到精細(xì)的成本管理控制的一種重要管理方法。通過(guò)對(duì)費(fèi)用過(guò)程的科學(xué)管理和控制，企業(yè)能夠有效地管理和控制受影響費(fèi)用的各個(gè)方面，進(jìn)一步將企業(yè)自身特點(diǎn)與詳細(xì)的控制計(jì)劃相結(jié)合，完善管理和控制體系，使之更適合自身發(fā)展需要。

（廣西柳州市城市建設(shè)投資發(fā)展集團(tuán)有限公司，廣西 柳州 545001）

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