胡靜雪
(吉林師范大學(xué)博達(dá)學(xué)院,吉林四平136000)
民辦高校教學(xué)秘書(shū)是活躍在民辦高?;鶎拥囊恢Ы虒W(xué)管理隊(duì)伍,其執(zhí)行力水平關(guān)系著民辦高校教學(xué)管理水平和教育教學(xué)水平的高低。而目前民辦高校教學(xué)秘書(shū)普通存在著執(zhí)行力欠缺的現(xiàn)狀,主要表現(xiàn)在教學(xué)秘書(shū)不能夠迅速通過(guò)行動(dòng)將教學(xué)管理領(lǐng)導(dǎo)者的教育管理規(guī)范與目標(biāo)及其方針政策進(jìn)行有效落實(shí),導(dǎo)致執(zhí)行過(guò)程變長(zhǎng),結(jié)果滯后,甚至使結(jié)果失去意義。因此有必要對(duì)民辦高校教學(xué)秘書(shū)執(zhí)行力欠缺的原因進(jìn)行分析,從而探究提高民辦高校教學(xué)秘書(shū)執(zhí)行力的必然性和方法策略。
民辦高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍不穩(wěn)定性是執(zhí)行力欠缺的重要原因之一。教學(xué)秘書(shū)崗位人員流動(dòng)性大,究其根源,主要是由教學(xué)秘書(shū)自我認(rèn)同感低和社會(huì)認(rèn)同感低造成的。
1.1.1 自我認(rèn)同感低
教學(xué)秘書(shū)的自我認(rèn)同感來(lái)源于對(duì)教學(xué)秘書(shū)崗位本身的認(rèn)識(shí)和從事教學(xué)秘書(shū)獲得的成就感。從事教學(xué)秘書(shū)工作雖被稱(chēng)為“教師”,卻無(wú)上課之實(shí),很多教學(xué)秘書(shū)認(rèn)為在教學(xué)秘書(shū)崗位工作并不能充分發(fā)揮自己的人生價(jià)值和施展才能。同時(shí)不能對(duì)自己從事的教學(xué)秘書(shū)工作在教學(xué)管理工作和教師教學(xué)中,甚至是學(xué)校的發(fā)展建設(shè)中所起的重要作用有充分的認(rèn)識(shí),自身沒(méi)有正視這份工作;忙碌是教學(xué)秘書(shū)工作的常態(tài),緊張是教學(xué)秘書(shū)工作的心態(tài),在繁忙的教學(xué)管理工作中又得時(shí)刻繃緊神經(jīng),稍微出點(diǎn)兒差錯(cuò)就可能釀成教學(xué)事故,受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng),甚至是淹沒(méi)已有的工作業(yè)績(jī)。在這份既沒(méi)功勞也沒(méi)苦勞的工作中,教學(xué)秘書(shū)得不到精神的愉悅,成就感全無(wú),使工作熱情備受打擊。自我認(rèn)同感低使教學(xué)秘書(shū)的執(zhí)行力缺少內(nèi)驅(qū)力。
1.1.2 社會(huì)認(rèn)同感低
教學(xué)秘書(shū)的社會(huì)認(rèn)同感來(lái)源于社會(huì)輿論環(huán)境和潛在的校園層級(jí)。民辦高校雖為高等院校,是我們國(guó)家教育事業(yè)的重要組成部分,但既不在國(guó)家行政編制之內(nèi),又不是事業(yè)單位。教學(xué)秘書(shū)崗位又是在高校中特有的一個(gè)工作崗位,并不被大眾所熟知。即使對(duì)教學(xué)秘書(shū)略有了解的人又覺(jué)得,在民辦高校的輔助教學(xué)的行政崗位工作,不要求像教師崗位那樣需要很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能,應(yīng)該是上不了臺(tái)面講不了課的人,社會(huì)輿論對(duì)教學(xué)秘書(shū)不利;在民辦高校內(nèi)部,同為管理崗位的輔導(dǎo)員似乎具有與生俱來(lái)的優(yōu)勢(shì),并普遍認(rèn)為輔導(dǎo)員更有發(fā)展前途。教學(xué)秘書(shū)似乎工作在最底層,做教學(xué)管理工作,卻只是“傳聲筒”,沒(méi)有話(huà)語(yǔ)權(quán)。教學(xué)秘書(shū)處理事情涉及的方面多,專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng),常常扮演著“勤雜工”的角色,得不到學(xué)生與其他教師平等的尊重。社會(huì)認(rèn)同感低使教學(xué)秘書(shū)的執(zhí)行力缺少外驅(qū)力。
自我認(rèn)同感低和社會(huì)認(rèn)同感低使很多人將教學(xué)秘書(shū)工作當(dāng)成踏板,或積極轉(zhuǎn)到教師崗,或努力轉(zhuǎn)到公辦院校,導(dǎo)致民辦高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍不穩(wěn)定,缺少內(nèi)驅(qū)力和外驅(qū)力,教學(xué)秘書(shū)的執(zhí)行力大大降低。
1.2.1 一崗多責(zé),身兼多職
幾乎所有民辦高校沒(méi)有教學(xué)秘書(shū)只做教學(xué)管理工作的,同時(shí)還兼任科研秘書(shū)、信息員、檔案管理員、考勤員,負(fù)責(zé)辦公室具體工作,甚至是黨務(wù)工作等等,可謂一崗多責(zé),身兼多職。面對(duì)如此繁雜的工作,教學(xué)秘書(shū)必須得捋清頭緒,做到樣樣兼顧,這必然會(huì)分散放在教學(xué)秘書(shū)工作上的精力,無(wú)力全身心發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的執(zhí)行力。
1.2.2 一院多師,來(lái)源廣泛
一般具有一定規(guī)模的民辦高校,教學(xué)秘書(shū)所在的學(xué)院教師數(shù)量較多。民高校由其性質(zhì)決定的,外聘很多教師,而教師的來(lái)源又比較廣泛,有周邊公立大學(xué)在職和退休人員,有公司企業(yè)講師,有政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員,也有社會(huì)人員,這給教學(xué)秘書(shū)在編排課表、下發(fā)通知、回收檢查材料時(shí)帶來(lái)了一定困難,增加了教學(xué)秘書(shū)的管理工作難度,也使教學(xué)秘書(shū)的部分執(zhí)行力受阻。
教學(xué)秘書(shū)具備了相關(guān)工作能力,才有執(zhí)行力。教學(xué)秘書(shū)工作的涉及面廣,業(yè)務(wù)龐雜,需具備一定的溝通協(xié)調(diào)能力、組織策劃能力、公文寫(xiě)作能力、處理緊急事務(wù)能力等等多方面能力。無(wú)論是學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)還是具備相關(guān)能力都不是一朝一夕的事情。教學(xué)秘書(shū)的工作具有階段性、連續(xù)性和周期反復(fù)性,只有通過(guò)至少一年的學(xué)習(xí)實(shí)踐,才能掌握全部的基本工作內(nèi)容和工作流程,又需要通過(guò)一年時(shí)間來(lái)加以強(qiáng)化。加之前面敘述的民辦高校的教學(xué)秘書(shū)具有流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn),總有一批教學(xué)秘書(shū)處在不斷熟悉業(yè)務(wù)的、掌握能力的階段,也就是處在學(xué)習(xí)如何產(chǎn)生執(zhí)行力的初級(jí)階段,這與持續(xù)產(chǎn)生較強(qiáng)的執(zhí)行力還有一定差距。
目前,在民辦高校從事教學(xué)管理工作的教學(xué)秘書(shū)很少是專(zhuān)門(mén)學(xué)習(xí)管理學(xué)的,進(jìn)入秘書(shū)崗位工作需要自學(xué)管理學(xué)、尤其是高等教學(xué)管理學(xué)等相關(guān)方面的知識(shí),還要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公的基礎(chǔ)知識(shí),如辦公軟件的操作技巧、各種教學(xué)管理平臺(tái)的操作及使用等等,甚至還要學(xué)習(xí)與所在院系課程相關(guān)的知識(shí),才能更好地與教師和學(xué)生溝通。教學(xué)秘書(shū)本身業(yè)務(wù)繁忙,需要學(xué)習(xí)的內(nèi)容又較多,所以普遍存在著學(xué)習(xí)能力不足的情況。同時(shí)民辦高校教學(xué)秘書(shū)外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)非常少,學(xué)??赡芨鼉A向于把外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)留給任課教師,導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)的眼界不夠?qū)掗煟ぷ魅狈?chuàng)新和突破,這在一定程度上也影響著執(zhí)行力的發(fā)揮。
由工作能力不強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力不足產(chǎn)生的人際關(guān)系不和諧,情緒緊張,消極自卑等心理問(wèn)題,都影響了教學(xué)秘書(shū)執(zhí)行力的發(fā)揮。
民辦高校教學(xué)秘書(shū)多為初級(jí)職稱(chēng),中級(jí)職稱(chēng)所占比例較少,副高級(jí)職稱(chēng)更是少之又少,這主要是由于教學(xué)秘書(shū)科研能力較薄弱,評(píng)職困難。尤其在科研立項(xiàng)方面,自己立項(xiàng)困難,而能參與的與自己研究方向相關(guān)的又較少。即使參與到其他方向的項(xiàng)目中,又沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的研究,排名往往靠后,對(duì)評(píng)職作用不大。
民辦高校教學(xué)秘書(shū)的晉升之路也很艱難,往往工作了4-5年,還是普通科員。學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有重視對(duì)優(yōu)秀教學(xué)秘書(shū)的提拔和任用以及職位晉升的設(shè)計(jì),教學(xué)秘書(shū)晉升空間有限,教學(xué)秘書(shū)往往自身不明確自己的發(fā)展空間在哪里,甚至工作年限較長(zhǎng)的教學(xué)秘書(shū)感覺(jué)自己已經(jīng)達(dá)到了上限。
民辦高校教學(xué)秘書(shū)評(píng)職、晉升之路艱難帶來(lái)的是薪資水平一直得不到升高,在無(wú)利益驅(qū)動(dòng)的情況下,教學(xué)秘書(shū)的執(zhí)行力較難以得到有效發(fā)揮。
在國(guó)家相關(guān)政策引導(dǎo)和扶持下,民辦高等經(jīng)歷了快速發(fā)展期,一些民辦高校如雨春筍般出現(xiàn),并在逐步的發(fā)展中具備了一定規(guī)模。在全面建設(shè)小康社會(huì)的背景下,高等教育市場(chǎng)化進(jìn)程又使民辦高校面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。保證生源是民辦高校發(fā)展的生命線,只有提高核心競(jìng)爭(zhēng)力才能使民辦高校在激烈的高等教育市場(chǎng)化中站穩(wěn)腳跟。民辦高校無(wú)論通過(guò)采用先進(jìn)辦學(xué)理念還是打造品牌專(zhuān)業(yè)品牌特色,無(wú)論是加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)還是樹(shù)立科學(xué)的運(yùn)行管理機(jī)制,民辦高校提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的最終目標(biāo)都是提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。而教學(xué)秘書(shū)作為在其中發(fā)揮重要作用的教學(xué)管理者,提高其執(zhí)行力水平,是學(xué)校提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的途徑和方式,也是民辦高校在新形勢(shì)下謀求發(fā)展的必然要求。
民辦高校教學(xué)秘書(shū)在高等學(xué)校教學(xué)管理工作中扮演著重要的角色。教學(xué)秘書(shū)幾乎從事了民辦高校教學(xué)管理中全部工作,包括計(jì)劃管理、課程管理、教師管理、教室管理、教材管理、教學(xué)檔案管理、考務(wù)管理、成績(jī)管理、實(shí)踐教學(xué)管理、教學(xué)系統(tǒng)管理等,民辦高校因其體制的特殊性,決定了民辦高校教學(xué)秘書(shū)的工作與公辦高校相比更具時(shí)效性、準(zhǔn)確性、繁瑣性、復(fù)雜性和綜合性,也對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作提出了更高的要求。只有提高工作效率,才能使民辦高校教學(xué)秘書(shū)更好地完成教學(xué)管理工作任務(wù),而究其本質(zhì),是要提升教學(xué)秘書(shū)的執(zhí)行力,使其成為提高工作效率的強(qiáng)大助推器。
提升教學(xué)秘書(shū)的工作能力是提升教學(xué)秘書(shū)執(zhí)行力的重點(diǎn)。工作能力是產(chǎn)生執(zhí)行力的基礎(chǔ)。對(duì)于教學(xué)秘書(shū)而言,學(xué)習(xí)是提升工作能力的手段,教學(xué)秘書(shū)應(yīng)學(xué)習(xí)三面的內(nèi)容:1.業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。業(yè)務(wù)知識(shí)是教學(xué)秘書(shū)在工作中運(yùn)用的知識(shí),包括業(yè)務(wù)操作流程、高校管理工作的法律法規(guī)和理論知識(shí)、辦公自動(dòng)化操作、公文寫(xiě)作常識(shí)等等;2.相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。很多教學(xué)秘書(shū)所學(xué)專(zhuān)業(yè)與工作所在學(xué)院的專(zhuān)業(yè)并無(wú)關(guān)系,這就需要教學(xué)秘書(shū)了解工作涉及專(zhuān)業(yè)課程的基本知識(shí),能夠第一時(shí)間明白領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)一些與專(zhuān)業(yè)課程相關(guān)指令時(shí)的意圖,能夠在教學(xué)計(jì)劃錄入、編排課表、審核試卷、檢查教學(xué)材料等工作中順暢高效;3.心理學(xué)知識(shí)的學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書(shū)工作精神壓力較大,教學(xué)秘書(shū)需掌握一定的心理學(xué)知識(shí),具備一定的自我調(diào)節(jié)能力,協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系,在繁雜的工作中克服急躁情緒,遇到突發(fā)情況保持冷靜,變工作壓力為動(dòng)力,保持心情愉快地開(kāi)展工作。同時(shí)掌握一定的心理學(xué)知識(shí)也在處理一些與學(xué)生相關(guān)的問(wèn)題上變得游刃有余。
教學(xué)秘書(shū)學(xué)習(xí)的途徑也是多樣的:1.外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)。民辦高校應(yīng)該適當(dāng)給予教學(xué)秘書(shū)一些外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì),開(kāi)拓眼界,把先進(jìn)的工作方法引進(jìn)來(lái),刺激教學(xué)秘書(shū)的成長(zhǎng),給教學(xué)秘書(shū)工作帶來(lái)新的思考;2.校際交流學(xué)習(xí)。民辦高校應(yīng)定期派教學(xué)秘書(shū)到兄弟院校參觀學(xué)習(xí),因?yàn)樾值茉盒5慕?jīng)驗(yàn)方法更直觀,更具有參考價(jià)值和啟發(fā)性;3.利用網(wǎng)絡(luò)資源學(xué)習(xí)。在信息技術(shù)與課堂教學(xué)高度融合的今天,一般民辦院校都有合作的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái),供學(xué)生學(xué)習(xí),教學(xué)秘書(shū)也可利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái),使知識(shí)的學(xué)習(xí)更具靈活性,這樣既熟悉了學(xué)生的操作平臺(tái)學(xué)習(xí)的流程,也豐富了自己的知識(shí)儲(chǔ)備。
通過(guò)多種方式學(xué)習(xí)教學(xué)秘書(shū)工作知識(shí),既使學(xué)習(xí)具有豐富性,改善知識(shí)結(jié)構(gòu),又有利于教學(xué)秘書(shū)工作能力的增強(qiáng),為提升教學(xué)秘書(shū)的執(zhí)行力奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
制定教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)生涯規(guī)劃就是在已準(zhǔn)備承擔(dān)教學(xué)秘書(shū)工作的基礎(chǔ)之上,確定其最佳的教學(xué)秘書(shū)職業(yè)奮斗目標(biāo),并為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)做出行之有效的安排。
民辦高校人事部門(mén)應(yīng)該為教學(xué)秘書(shū)制定科學(xué)合理的教學(xué)秘書(shū)職業(yè)生涯規(guī)劃,這份教學(xué)秘書(shū)職業(yè)生涯規(guī)劃既是一份職位晉升的時(shí)間表,也是一份路線圖,使教學(xué)秘書(shū)一入職,就對(duì)自己即將從事的工作和未來(lái)的發(fā)展方向有明確的認(rèn)識(shí),找準(zhǔn)自己的角色定位,并在工作當(dāng)中厚積薄發(fā)。明確的職業(yè)生涯規(guī)劃會(huì)激發(fā)教學(xué)秘書(shū)的工作熱情和積極性,從而最大程度的促進(jìn)執(zhí)行力水平的提升。
制定教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)生涯規(guī)劃也可以使教學(xué)秘書(shū)提升職業(yè)認(rèn)同感和職業(yè)聲望以及職業(yè)影響力,打破輿論的禁錮,為提升教學(xué)秘書(shū)執(zhí)行力水平帶來(lái)外驅(qū)力。
美國(guó)著名心理學(xué)家馬斯洛提出的“需要層次理論”認(rèn)為“歸屬和愛(ài)的需要”是人的重要心理需要,只有滿(mǎn)足了這一需要,人們才有可能“自我實(shí)現(xiàn)”。教學(xué)獲得歸屬感,會(huì)促使其產(chǎn)生內(nèi)心自我約束力和強(qiáng)烈的責(zé)任感,調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)自身的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)力而形成自我激勵(lì),最終產(chǎn)生增強(qiáng)執(zhí)行力的效應(yīng)。教學(xué)秘書(shū)只有在思想上、心理上、感情上對(duì)學(xué)校產(chǎn)生認(rèn)同感、公平感、安全感、價(jià)值感、工作使命感和成就感,這些感覺(jué)最終才能內(nèi)化為教學(xué)秘書(shū)的歸屬感。而教學(xué)秘書(shū)歸屬感的獲得更多地需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面的支持。
首先,樹(shù)立教學(xué)秘書(shū)的正確地位。學(xué)校應(yīng)在教學(xué)秘書(shū)評(píng)職、晉升和工資待遇方面,享有與教師和其他行政崗位人員同等的機(jī)會(huì)和水平,確保教學(xué)秘書(shū)在學(xué)校中的平等地位;其次,完善教學(xué)秘書(shū)的考核制度。學(xué)校應(yīng)該在充分肯定教學(xué)秘書(shū)工作重要性的基礎(chǔ)之上,設(shè)計(jì)一套針對(duì)教學(xué)秘書(shū)實(shí)際工作情況的科學(xué)合理的考核制度,改變教學(xué)秘書(shū)工作業(yè)績(jī)的“隱蔽性”,做到既有獎(jiǎng)勵(lì)又有督促,充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)工作的積極性;第三,減輕教學(xué)秘書(shū)工作負(fù)擔(dān)。學(xué)校應(yīng)明確教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé),對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作角色進(jìn)行準(zhǔn)確定位,將不屬于教學(xué)秘書(shū)職責(zé)范圍內(nèi)的工作進(jìn)行適當(dāng)分流,尤其應(yīng)該將本屬于教師自己應(yīng)該完成的工作還給教師本人去做,而不是一味地強(qiáng)加到教學(xué)秘書(shū)身上,做應(yīng)該做的服務(wù)工作,而不是無(wú)底線無(wú)原則的代勞,讓教學(xué)秘書(shū)將更多精力用在自己的本職工作中,從而發(fā)揮更大作用。
教學(xué)秘書(shū)形成歸屬感的過(guò)程,是將提升教學(xué)秘書(shū)執(zhí)行力的外在動(dòng)力逐步轉(zhuǎn)化為內(nèi)在動(dòng)力的過(guò)程,因而一旦具備了歸屬感,也就具備了提升執(zhí)行力的內(nèi)驅(qū)力,使教學(xué)秘書(shū)的執(zhí)行力在“自我實(shí)現(xiàn)”的進(jìn)程中一同得到提升。
教學(xué)秘書(shū)的工作猶如一根皮筋,因具有周期性和重復(fù)性,工作內(nèi)容枯燥,容易產(chǎn)生倦怠情緒,使精神松弛;但又因?qū)?wèn)題和錯(cuò)誤有較低的容忍性,導(dǎo)致壓力過(guò)大,使精神緊張。因此有必要適當(dāng)開(kāi)展一些由教學(xué)秘書(shū)參加的團(tuán)隊(duì)活動(dòng),可以是與工作相關(guān)的,也可以是與工作沒(méi)有關(guān)系的,比如教學(xué)秘書(shū)茶話(huà)會(huì)、野外拓展訓(xùn)練、廚藝展示和品嘗等活動(dòng),以此豐富教學(xué)秘書(shū)的精神文化生活,增進(jìn)教學(xué)秘書(shū)間的溝通和協(xié)作,使教學(xué)秘書(shū)在集體活動(dòng)中放松心情,陶冶情操,營(yíng)造融洽、活躍、團(tuán)結(jié)和奮進(jìn)的氛圍,激發(fā)教學(xué)秘書(shū)的工作熱情和團(tuán)隊(duì)精神,召喚使命,鼓舞斗志,堅(jiān)定與學(xué)校共同發(fā)展、共同成長(zhǎng)的信心。因此適當(dāng)開(kāi)展教學(xué)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)活動(dòng),可以使教學(xué)秘書(shū)的工作狀態(tài)維持在一個(gè)既不松弛又不緊張的狀態(tài),而保持這種狀態(tài)可以使教學(xué)秘書(shū)的執(zhí)行力得到最有效的發(fā)揮。
上述即為對(duì)民辦高校教學(xué)秘書(shū)執(zhí)行力提升策略的粗淺探究。民辦高等教育在經(jīng)歷了近四十年的發(fā)展,在國(guó)家教育政策的扶持下即將進(jìn)入一個(gè)前所未有的關(guān)鍵發(fā)展時(shí)期。在這種情況之下,民辦高校只有通過(guò)提高辦學(xué)質(zhì)量和效益來(lái)改善社會(huì)聲譽(yù),才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟,實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。教學(xué)秘書(shū)作為基層教學(xué)管理人員,教學(xué)管理工作的落實(shí)者,其執(zhí)行力狀況直接影響到民辦高校的教學(xué)管理水平。采取策略提升民辦高校教學(xué)秘書(shū)執(zhí)行力必將對(duì)民辦高校的發(fā)展起到相當(dāng)重要的促進(jìn)作用。