李艷婷

摘要：學(xué)校檔案是學(xué)校進(jìn)行日常管理、強(qiáng)化教學(xué)質(zhì)量、培育優(yōu)秀人才的基礎(chǔ)及依據(jù)，具有保存歷史、傳承文明等多項(xiàng)功能，做好新時(shí)期下學(xué)校檔案管理工作尤為重要。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;中小學(xué);檔案管理;關(guān)鍵

中小學(xué)檔案是中小學(xué)教育工作者在日常工作中所積累的有價(jià)值的、真實(shí)性的歷史信息，不限于文字、圖表等資料，針對其進(jìn)行有效管理，能夠?yàn)閷W(xué)校日后的管理提供參考依據(jù)，因而，本章探究新世紀(jì)新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、立足于基礎(chǔ)，注重檔案的收集整理工作

1.1檔案的收集

檔案的收集是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，只有豐富檔案資源，才能夠?yàn)閷W(xué)校的一系列管理工作提供可靠的依據(jù)。在檔案的收集歸檔環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)基于實(shí)際要求制定《歸檔范圍和保管期限表》，針對檔案的移交方式及時(shí)間進(jìn)行明確，以落實(shí)檔案的接收工作。相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)與各教研科室建立起有效的溝通，以《保管期限表》作為依據(jù)展開日常工作，把握好活動中所產(chǎn)生的各類文件，并將之收集歸檔。比如：教師或院校領(lǐng)導(dǎo)在交流活動中所產(chǎn)生的具有重要價(jià)值的信息材料;經(jīng)學(xué)校修改、整理后的檔案等，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)的移動交給綜合檔案室。針對科技成果申報(bào)獲獎(jiǎng)及實(shí)踐時(shí)所產(chǎn)生的科研材料，也應(yīng)當(dāng)及時(shí)移交，并基于具體情況就這些檔案的保管期限加以調(diào)整。

1.2 檔案的整理

在中小學(xué)院校中，檔案整理工作一般交由形成檔案的教研室進(jìn)行，待整理好之后傳遞給綜合檔案室，后者負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案、電子檔案的接收工作，并完成相應(yīng)的分類。實(shí)物檔案依據(jù)號碼進(jìn)行依次排列，編號、排架等信息一旦確定，如無特殊情況，不得改變。與此同時(shí)，檔案室還需要基于學(xué)生實(shí)際構(gòu)建起相對應(yīng)的檔案檢索體系，并配備好檢索工具。

二、多種舉措并行，落實(shí)檔案的安全保管工作

2.1檔案庫房與設(shè)施需滿足國家標(biāo)準(zhǔn)要求

院校在建設(shè)檔案庫房時(shí)，要嚴(yán)格的依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，特別是室內(nèi)溫度及濕度需要嚴(yán)格把控，配備專門的機(jī)械，落實(shí)好檔案的保護(hù)工作。在檔案密集架的采購上，需要優(yōu)先選擇品質(zhì)好、信譽(yù)好的廠家進(jìn)行可循，為使檔案庫房通風(fēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，便于行走，密集架的擺放應(yīng)當(dāng)和窗戶成垂直方向。針對具有較高價(jià)值、意義重大的文檔，如條件允許，最好能夠設(shè)置專門的藏室進(jìn)行管理。

2.2制定并完善檔案安全管理體系

進(jìn)一步優(yōu)化《檔案庫房管理制度》 《檔案借閱利用制度》 等，切實(shí)性的落實(shí)“檔案借閱”有關(guān)內(nèi)容，針對借閱登記、利用效果登記等一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃;一般而言，不得以任何名義把檔案原件帶出檔案室，嚴(yán)格履行檔案借閱的各項(xiàng)要求，檔案借閱歸還時(shí)需要仔細(xì)清點(diǎn)，最大限度的保障檔案安全。檔案管理人員在案卷入庫前需要針對帳、卡、物等信息進(jìn)行核對，確保無誤，并設(shè)置收進(jìn)、移出登記辦法，做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)。

2.3做好檔案庫房的安全例行檢查工作

檔案庫房不允許出現(xiàn)明火，不允許吸煙及使用電爐，不得擅自存放各類危險(xiǎn)物品。管理人員需要做好庫房的安全例行檢查工作，檢查庫房溫度、濕度，要注重室內(nèi)的通風(fēng)、除塵。對庫房內(nèi)部的線路、管線、門窗能進(jìn)行安全排查，檢查其中是否存在安全隱患，力求及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、盡早解決。

三、推動長足發(fā)展，做好檔案的開發(fā)及利用

3.1 注重日常查檔利用

管理人員需要掌握綜合檔案室室藏內(nèi)容，在做好本職工作的同時(shí)主動提供利用。對于“利用行為”，必須滿足相應(yīng)的條件，并辦好利用手續(xù)，待利用完畢后，利用者需要基于實(shí)際給出提供反饋信息，對于校外機(jī)構(gòu)或組織提出的“利用需求”，需取得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后，方可應(yīng)允，針對重要、特殊檔案的需要進(jìn)行備份。

3.2 應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)

信息化時(shí)代的當(dāng)下，中小學(xué)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)朝向信息化發(fā)展，努力應(yīng)對時(shí)代的變革。針對管理系統(tǒng)所應(yīng)用的各類硬件設(shè)施、機(jī)種等，必須和學(xué)校自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)相符。為信息技術(shù)在檔案管理中的引入創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，以強(qiáng)化學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)及應(yīng)用力。

四、由具體實(shí)踐入手，檔案管理創(chuàng)新服務(wù)

4.1 設(shè)立檔案校本課程

選擇與中小學(xué)生發(fā)展需求相符的檔案知識，包括但不限于檔案的概念、生成過程、分類方式等，并設(shè)計(jì)好教學(xué)流程，確定教學(xué)目標(biāo)，把將檔案知識整合成校本課程內(nèi)容，并通過班會課、專題講座等活動傳授檔案知識，使檔案課程定期化、系統(tǒng)化。

4.2 引導(dǎo)學(xué)生構(gòu)建成長檔案

借鑒較為流行的生涯教育，鼓勵(lì)學(xué)生構(gòu)建個(gè)人成長檔案袋，內(nèi)容包括學(xué)習(xí)期間的個(gè)人表現(xiàn)、品德故事，參加各類活動所形成的文書資料、圖表信息等等，并將這些檔案以信息價(jià)值的不同劃分成學(xué)習(xí)檔案、記錄檔案、健康檔案等等，引導(dǎo)學(xué)生自身進(jìn)行相應(yīng)的分類管理、立卷編號，使之明確檔案存在的價(jià)值，對于學(xué)習(xí)管理的重要性。除此之外，作為個(gè)人成長活動的軌跡，檔案記錄下了個(gè)人發(fā)展的實(shí)況、成長道路中的酸與甜、苦與辣。構(gòu)建成長檔案，對于提升學(xué)生的管理認(rèn)知，推動其的自身發(fā)展，具有積極影響。

4.3 檔案體驗(yàn)工作坊模式

將檔案室、校史館等打造成學(xué)生德育的場所，并設(shè)立檔案體驗(yàn)工作坊。具體而言，可以將檔案體驗(yàn)整合到綜合實(shí)踐項(xiàng)目，帶領(lǐng)學(xué)生一同觀察檔案的生成過程，并進(jìn)行實(shí)踐與模仿，應(yīng)用“體驗(yàn)式”教學(xué)模式，豐富學(xué)生的經(jīng)驗(yàn)。與此同時(shí)，學(xué)生可選擇把自己的成長檔案袋交由檔案工作坊保存，然后由后者選擇是否“寄給未來”，并為學(xué)生提供“記憶儲蓄銀行”等服務(wù)。

結(jié)語

中小學(xué)檔案是中小學(xué)教育工作者在日常工作中所積累的有價(jià)值的、真實(shí)性的歷史信息，是學(xué)校進(jìn)行日常管理、強(qiáng)化教學(xué)質(zhì)量、培育優(yōu)秀人才的基礎(chǔ)及依據(jù)，把握好檔案管理的管理環(huán)節(jié)，強(qiáng)化學(xué)校檔案管理，以促使其的效力得以有效發(fā)揮，助推學(xué)校管理，勢在必行。

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