王君

內(nèi)容摘要：高校檔案信息化管理既是高校管理的重要內(nèi)容，也是評估高校信息化建設(shè)水平的指標(biāo)之一。高質(zhì)量的檔案管理不僅能更好地為高校教學(xué)、科研、行政等服務(wù)，還有利于高校對接和融合社會信息化建設(shè)，向社會提供高質(zhì)量的信息服務(wù)和優(yōu)質(zhì)的高校資源。本文立足于現(xiàn)代信息技術(shù)，探討創(chuàng)新高校檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 信息技術(shù) 創(chuàng)新

高校檔案信息化管理系統(tǒng)作為高校管理系統(tǒng)中十分重要的組成部分，其建設(shè)一定程度上代表了高校的信息化建設(shè)水平。隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，人們對高等教育的關(guān)注度越來越高，高校辦學(xué)規(guī)模也越來越大，師資力量越來越雄厚，學(xué)生生源規(guī)模不斷拓大，這將極大地增加了高校檔案管理工作難度。高校如果不積極改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式和體系，將難以適應(yīng)這一變化。高校應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，構(gòu)建開放、共享、交互的檔案信息管理新模式，提升高校檔案管理工作質(zhì)量，加快高校信息化建設(shè)速度。

一.高校信息化檔案建設(shè)的重要性

信息化檔案管理是高校適應(yīng)社會發(fā)展的必然選擇，相較于傳統(tǒng)檔案管理，信息化檔案管理有很多的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

一是提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理檔案管理環(huán)境比較封閉，對工作人員的依賴性加大，從編輯、歸檔到調(diào)取應(yīng)用都是以人工方式進(jìn)行，檔案信息更新較慢，檔案保存的時間較短，安全性不高，檔案處理效率低。信息化檔案管理模式利用先進(jìn)的技術(shù)和理念，借助信息技術(shù)處理檔案資料，能有效提升檔案資料分類整合速度，其數(shù)字存儲技術(shù)還能擴(kuò)充檔案資料的存儲量，保障檔案資料的私密性和安全性。高校還可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建檔案信息平臺，使檔案工作人員從檔案中資料整理和保存工作中解脫出來，利用計算機(jī)技術(shù)深層次挖掘、分析、處理檔案數(shù)據(jù)。不僅如此，高校檔案信息化管理還可以為高校各項信息化管理工作提供支持，有利于高校整體信息化建設(shè)。[1]

二是加速高校和社會之間的融合。信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入各行各業(yè)并對社會形成全方位的沖擊，也正改變著社會的工作方式。在社會信息化水平不斷提升的當(dāng)下，高校開展檔案的信息化管理，不僅可以提升自己的檔案管理質(zhì)量，還能跟上社會進(jìn)步的步伐，增加社會力量和高校管理之間的融合力度，使高校信息化檔案管理承擔(dān)起應(yīng)盡的傳承文化職能，通過信息教育、科技教育、人文教育等多領(lǐng)域教育更好地服務(wù)社會，為社會、文化、經(jīng)濟(jì)多元化發(fā)展提供原動力。也就是說，高校信息化檔案管理可以借助交融開放的互聯(lián)網(wǎng)平臺構(gòu)建全新的檔案管理模式，為地區(qū)教育、經(jīng)濟(jì)、文化以及科技的發(fā)展提供信息支持。社會力量也可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺查找、調(diào)取、利用高校檔案數(shù)據(jù)。作為社會信息化建設(shè)的一部分，高校檔案信息化管理打破了傳統(tǒng)檔案管理中信息封閉的桎梏，促使高校積極發(fā)揮信息交流服務(wù)、社會文化傳播的價值。

二.高校檔案信息化管理創(chuàng)新策略

縱觀當(dāng)前高校檔案信息化管理實踐，不難發(fā)現(xiàn)高校在推進(jìn)檔案信息化管理過程中還存在很多問題，比如信息技術(shù)水平較低、信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、檔案管理人員信息化水平參差不齊、 安全意識欠缺等，這些問提極大地限制了高校檔案的信息化管理。高校必須重視應(yīng)采取有效的解決辦法，下面就高校檔案信息化管理策略進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

（一）從思想根源上重視檔案信息化管理

高校管理人員應(yīng)重視檔案信息化管理工作，調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性，鼓勵其利用業(yè)務(wù)時間了解信息化時代背景下檔案管理工作的特點(diǎn)、要求，學(xué)習(xí)檔案管理方面的規(guī)章制度，在校園內(nèi)部形成科學(xué)的檔案管理理念。檔案管理人員在現(xiàn)代化檔案管理理念的引領(lǐng)下，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思路，為提升檔案管理工作效率而能力，向著快速、優(yōu)質(zhì)、高效的檔案管理方向邁進(jìn)。檔案管理部門可以圍繞檔案信息化管理組織座談會，鼓勵檔案工作人員分享自己的見聞以及工作得失，探索和本校檔案管理相匹配的信息化建設(shè)路徑，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，找出有針對性的決策辦法，理清信息化檔案管理思路，使檔案管理人員真正認(rèn)識到檔案信息化管理的價值。

（二）制定檔案信息化管理制度

高校檔案信息化管理工作效率和質(zhì)量與管理制度是否完善有很大的關(guān)聯(lián)，高校應(yīng)結(jié)合檔案管理實際情況制定檔案信息化管理制度。首先，高校管理人員應(yīng)構(gòu)建較為完善的檔案管理體系，理清檔案管理工作流程，并在此基礎(chǔ)上制定流程規(guī)范和相關(guān)的管理條例，應(yīng)包括檔案資料的收集、整理、分類、利用等各個方面的內(nèi)容，規(guī)范各項檔案信息化管理工作。其次，檔案管理部門應(yīng)積極推行檔案信息化管理理念，明確檔案資料線上傳輸、電子格式、文檔標(biāo)注、著錄制度等方面的管理細(xì)節(jié)。最后，高校還應(yīng)做好信息化檔案安全防控管理，借鑒不同行業(yè)檔案管理教訓(xùn)和經(jīng)驗，構(gòu)建完整的檔案資料安全保護(hù)制度，保障制度中應(yīng)涵蓋數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子檔案、檔案資料提取利用等各項工作。同時應(yīng)建立檔案管理風(fēng)險預(yù)警和泄露處理制度，明確相關(guān)人員的檔案管理權(quán)限，判斷不同檔案的保密登記并做好相關(guān)的記錄，根據(jù)檔案的保密登記進(jìn)行安全加密處理， 確保師生和社會各界在查閱、利用檔案資料過程中檔案信息的安全性，使高效檔案服務(wù)更快速、更高效、更便捷。

（三）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

檔案信息化管理，通俗的說就是高校將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢。高校要開展信息化檔案管理，就必須確保擁有良好的物質(zhì)條件。因此，高校應(yīng)重視信息化建設(shè)，具體地可以從數(shù)據(jù)建設(shè)和硬件投入入手。[2]高校在推進(jìn)檔案信息化管理過程中應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)備的功能，同時適當(dāng)?shù)丶哟笕肆Α①Y金的等方面的投資力度，購置相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案信息化管理物質(zhì)條件滿足現(xiàn)實需求。高校在購置基礎(chǔ)設(shè)施時應(yīng)充分聽取經(jīng)驗豐富的檔案管理人員意見，結(jié)合學(xué)?，F(xiàn)有的檔案管理設(shè)備以及檔案管理實情，購買有利于檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，并配置與之相匹配的處理軟件，構(gòu)建檔案信息平臺，在保證設(shè)施信息技術(shù)含量的同時，降低不必要的成本支出，使預(yù)算控制更合理。