邱美琪

[提要] 在經(jīng)濟快速發(fā)展時代，網(wǎng)絡技術也不斷地普及與發(fā)展，這就給集團公司帶來機遇與挑戰(zhàn)。在智能化網(wǎng)絡信息技術普及時代，傳統(tǒng)的財務流程將難以適應企業(yè)高速發(fā)展的戰(zhàn)略需求，需要不斷地轉變企業(yè)財務管理方式來滿足企業(yè)的健康發(fā)展，如何解決財務流程再造構建問題已經(jīng)成為企業(yè)必須關注的重點問題。本文致力于對財務共享在財務流程再造中的重要性及傳統(tǒng)財務流程中存在的問題進行分析，從而對在財務共享服務模式下財務流程再造優(yōu)化方案進行研究。

關鍵詞：財務共享;財務流程;流程再造

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2020年8月24日

在信息技術與數(shù)字經(jīng)濟不斷發(fā)展的過程中，集團企業(yè)為了滿足資源及規(guī)模不斷分散和擴大的需求，就需要將財務信息快速反饋、財務流程不斷精簡，使得企業(yè)流程更加優(yōu)化、高效。在這種情況下，企業(yè)選擇財務共享服務模式作為構建管理模式的創(chuàng)新思路，將會給企業(yè)集團的財務流程再造提供新的生機，財務共享為企業(yè)提供的財務數(shù)據(jù)的智能處理、財務信息的優(yōu)化分析以及財務流程的高效運作，能夠更好地加強部門之間的溝通、能夠更加及時地共享企業(yè)財務信息以及為企業(yè)能夠更加高效地進行業(yè)務處理提供了更加明確的方向。

一、財務共享對財務流程再造的重要性

在財務流程再造過程中，最為重要的是創(chuàng)建財務共享服務模式，同時財務共享服務模式應涉及財務流程的每一方面，具體包括財務核算流程、操作流程以及內(nèi)部控制流程。財務共享服務模式的創(chuàng)建及成熟運行，會對財務流程起到全方位的優(yōu)化和提升作用。作為財務流程再造的核心，財務共享服務中心的質量直接影響了財務流程再造的質量，企業(yè)應當結合自身特點，建立與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相配合的財務共享服務模式，從而達到對財務流程的優(yōu)化目的。從企業(yè)的整體發(fā)展上看，財務流程再造對于財務共享服務模式的重要性，可以從三點來闡釋：第一，實現(xiàn)了運行成本的減降，重復性、標準化、程序化的業(yè)務由系統(tǒng)自動完成，提升效率并降低人工成本。流程再造后，扁平化結構也使決策更加靈活。第二，落實了財務轉型。財務人員不再是“算賬先生”，而轉型為企業(yè)的“軍師”，為企業(yè)預測、分析、決策、經(jīng)營管理提供基于會計數(shù)據(jù)的專業(yè)判斷與建議。第三，控制企業(yè)的經(jīng)營風險，強化企業(yè)資金營運的安全性。實現(xiàn)財務共享后通過流程再造，解決了信息孤島現(xiàn)象，實施專業(yè)的人做專業(yè)的事，會計核算工作的集中處理進一步提高了企業(yè)風險管控的能力。

二、財務共享中心建設前財務流程存在的問題

（一）費用報銷流程存在的問題。（1）企業(yè)集團在對費用報銷進行處理時，大多數(shù)都會進行集中處理，一般會采用月度或季度統(tǒng)一報銷模式進行處理，并且要求在規(guī)定時間內(nèi)處理完畢，這就直接導致了企業(yè)在這一段時間內(nèi)的財務人員集中處理費用報銷業(yè)務，使財務人員需要處理的信息增加，企業(yè)的相關工作無法快速推進。（2）一般企業(yè)并沒有設置銀企直連的方式來對費用報銷進行處理，大部分還是采用網(wǎng)銀或者現(xiàn)金的方式，這就對企業(yè)的業(yè)務處理方式產(chǎn)生了一定的限制。（3）報銷的流程一般都采用人工的方式進行處理，集團企業(yè)在對費用報銷進行審批時，采用的是線下審批，審批環(huán)節(jié)多、效率低，同時報銷的發(fā)票等都是紙質存檔，不利于查找保存。

（二）應付賬款流程存在的問題。（1）在對供應商付款時，大部分企業(yè)需要在訂貨單、驗收單和發(fā)票三單一致的情況下才會付款，在此過程中，財務部門需要大量的時間進行審核，增加了企業(yè)運營負擔。（2）與供貨商之間存在聯(lián)系不及時的問題，由于審批的時間過程較長，供貨商不能及時了解自己公司業(yè)務的處理進度，供貨商的等待期較長，影響企業(yè)的信譽。（3）對于有問題的單據(jù)發(fā)現(xiàn)的不及時，問題單據(jù)的傳遞、修改、重新制作再重新傳遞，會導致財務人員的工作量變大，并且延長付款周期。

（三）應收賬款流程存在的問題。（1）企業(yè)集團很多的業(yè)務環(huán)節(jié)仍然為線下手工處理方式，公司的業(yè)務部門將票據(jù)等交給財務人員，由財務人員手工錄入收款等信息，如果發(fā)生業(yè)務的變化例如折扣折讓等，也是需要在線下審核完畢后，交給財務人員進行錄入。（2）訂單的整理和賬齡的分析存在不規(guī)范的問題，流程處理不健全，并且財務人員手工對大量的業(yè)務進行處理就會存在失誤而且效率不高。

（四）現(xiàn)金結算流程存在的問題。（1）企業(yè)集團在現(xiàn)階段大多數(shù)仍然偏向于使用網(wǎng)銀、匯票或者現(xiàn)金等方式進行結算，并沒有將更加便捷的銀企直連方式融入進公司的業(yè)務中，使得企業(yè)的業(yè)務處理效率緩慢。（2）賬戶管理較為松散，在集團企業(yè)中，總公司無法對分公司的賬戶進行集體統(tǒng)一的管理，不能實時監(jiān)控賬戶的變動情況。（3）相對于集團企業(yè)來說，每天會進行大量的資金結算業(yè)務，這對財務人員來說工作量繁重，企業(yè)的資金利用率就會受到員工工作效率的影響。

三、財務共享服務模式下財務流程優(yōu)化方案

由于財務流程再造過程較為復雜，因此在再造過程中就要根據(jù)企業(yè)自身情況，對再造流程的規(guī)劃以及流程與企業(yè)的匹配度等方面進行分析。財務流程再造涉及多個方面、多個流程，因此對費用報銷、應付賬款、應收賬款和現(xiàn)金結算流程這四個核心業(yè)務流程進行財務共享流程再造方案的優(yōu)化分析。

（一）費用報銷流程再造。通常情況下，企業(yè)集團使用頻率最高的流程就是費用報銷流程，傳統(tǒng)的費用報銷流程存在一定程度的問題，因此對該流程的優(yōu)化可以從以下幾方面入手：

1、集中接收單據(jù)。首先，需要通過系統(tǒng)發(fā)出報銷申請，在審批通過后，填寫由財務共享中心發(fā)放的報銷申請單，對需要報銷的單據(jù)信息錄入系統(tǒng)內(nèi)，獲取具有二維碼的報銷單后，對原始憑證的相關信息進行掃描形成報銷信息流，信息流上傳后，系統(tǒng)進行原始憑證的整理。

2、票據(jù)掃描。在完成集中接收后，通過掃描單據(jù)上的二維碼，財務共享中心自動進行信息的分揀、儲存及上傳。

3、單據(jù)審批。財務共享中心通過對電子單據(jù)和影像匹配后，自動進行審批。

4、單據(jù)審核及數(shù)據(jù)錄入。系統(tǒng)自動將相應的單據(jù)上傳，審計人員對需要審核與錄入的單據(jù)進行后續(xù)處理。

5、賬務處理及銀行支付。憑證在復核通過后就會統(tǒng)一進入準憑證池，在這些信息被財務共享系統(tǒng)接收后，就會進入付款流程，在銀企直連下，此時付款信息就會被銀行接收，并形成相應的財務處理信息。

6、歸檔。進行電子檔案信息和紙質單據(jù)的保存和儲存。

再造后的費用報銷流程如圖1所示。（圖1）

（二）應付賬款業(yè)務流程。基于財務共享服務模式，應付賬款業(yè)務流程的優(yōu)化如下：

1、發(fā)出訂單。采購業(yè)務部門向符合要求的供應商發(fā)出采購訂單和采購報價單，對應供應商收到采購訂單后，根據(jù)具體信息和報價判斷是否接單。

2、收貨并核對。供應商接收采購部門發(fā)出的采購訂單，并將相應的貨物發(fā)出，將發(fā)貨的具體情況在系統(tǒng)中上傳。在收到貨物后，企業(yè)需要將相關信息與訂單信息進行匹配后，將實收數(shù)據(jù)上傳至財務共享中心。

3、生成憑證并審核。工作人員對財務共享服務系統(tǒng)中自動生成的相關憑證進行審核，同時核銷對應的預付款項業(yè)務。

4、接收發(fā)票并核查。供應商在系統(tǒng)中確認相應信息后，開具電子發(fā)票并在系統(tǒng)中發(fā)出收款申請，相應的電子發(fā)票將會通過系統(tǒng)傳遞到財務共享中心人員手中。

5、復核并付款。在收到供應商的發(fā)票后，相關工作人員在復核相應憑證的正確性和相關發(fā)票的準確性后，業(yè)務會進入付款階段。

再造后的應付賬款流程如圖2所示。（圖2）

（三）應收賬款流程。應收賬款流程的優(yōu)化主要有以下幾個部分：

1、擬訂合同。具有合作意向的雙方，通過財務共享服務系統(tǒng)擬定包含價格、數(shù)量、質量、期限、交易方式、違約責任等的銷售合同。

2、合同與訂單管理。首先需要將銷售合同根據(jù)相應的條件進行自動審批匹配，并且在審批后，為方便后續(xù)工作，將會進行自動分類保存。同時將對紙質的銷售合同進行掃描，并自動保存至電子檔案庫;審批后的銷售合同傳遞至倉庫相關人員，倉庫管理員在進行發(fā)貨的同時，通過在系統(tǒng)中進行出庫操作，將發(fā)貨信息上傳至財務共享中心。

3、開具發(fā)票。工作人員審核相應的合同和出庫信息后，開具發(fā)票。

4、收款并審核。在收到客戶的銀行付款通知后，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)，直接生成收款單，并將收據(jù)進行影像掃描，對相應信息進行審核。

5、復核并生成憑證。在自動匹配復核流程后，系統(tǒng)自動生成憑證。

6、應收管理。負責應收業(yè)務的相關人員對企業(yè)的催收賬款、定期對賬和反饋信息等日?；顒舆M行管理，同時根據(jù)賬齡與余額，計提壞賬。

再造后的應收賬款流程如圖3所示。（圖3）

（四）現(xiàn)金結算流程

1、付款申請。在系統(tǒng)中遞交付款請求后，進入付款流程。

2、業(yè)務批量處理。工作人員審核后，將業(yè)務批量進行整理打包。

3、銀行處理。在銀企直連系統(tǒng)中，企業(yè)將自己的操作指示上傳至銀行端口，銀行通過銀行門戶直接處理企業(yè)相關信息。

4、回盤。在銀行處理完相應信息后，通過系統(tǒng)將數(shù)據(jù)傳回企業(yè)，完成數(shù)據(jù)回盤操作。

5、生成憑證。財務共享服務中心工作人員在系統(tǒng)中確認相關信息的準確性后，財務共享系統(tǒng)自動生成憑證。

再造后的現(xiàn)金結算流程如圖4所示。（圖4）

本文基于財務共享服務模式進行財務流程再造的分析，為財務流程再造創(chuàng)建新的思路。同時，在財務共享服務模式下的財務流程的構建，也適應信息技術與數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展，更加高效標準地處理企業(yè)之間頻繁的交互業(yè)務，有效地解決部門間處理程序繁雜的問題。但是，財務流程再造也需要管理人員不斷優(yōu)化，信息技術的大力支持以及公司管理層的不斷推進。

主要參考文獻：

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