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        提升高校檔案管理有效性的措施

        2020-12-09 05:24:12杜洪濤
        商情 2020年46期
        關(guān)鍵詞:高等院校思政教育

        杜洪濤

        【摘要】高校檔案管理工作是對高校發(fā)展歷程的管理,也是對高校人事變動及教師職業(yè)生涯的歷史記載,高校檔案以靜態(tài)的物質(zhì)形式表現(xiàn)了豐富的動態(tài)內(nèi)容,隨著教育形勢的不斷發(fā)展,高校檔案管理的重要性正在引起教育界重視,高校檔案管理能夠發(fā)揮教育價值,就思政教育而言,以檔案為載體,挖掘其蘊含的豐富的思想政治教育內(nèi)容,具有重要價值。

        【關(guān)鍵詞】高等院校;檔案管理工作;思政教育

        一、引言

        高校檔案是一筆長期以來為高校教育者所忽視的寶貴資源,記載了高校發(fā)展歷史和人事變動歷程,其包括文字、圖像以及聲音等多種形式性。檔案管理工作有助于挖掘檔案的多種價值,高校的檔案庫中不僅包括高校思政工作的詳細(xì)記錄,還包括如高校的校訓(xùn)、校風(fēng)以及規(guī)章制度、歷史事件、培養(yǎng)方式方法等等,所以高校檔案管理看似與思政教育毫不相干,實際上,檔案管理與高校的發(fā)展方向、管理組織工作有密切關(guān)系,以檔案為載體,挖掘其蘊含的豐富的思想政治教育內(nèi)容,具有重要的現(xiàn)實價值。

        二、高校檔案管理現(xiàn)狀

        檔案是高校發(fā)展歷程的信息積累。檔案管理工作不僅涉及了教師教學(xué)實施、科學(xué)研究、小組合作等教學(xué)活動的過程,更是涵蓋整個教育教學(xué)過程,對于教育效果的評價以及總結(jié),有重要價值,更有助于提升高校教育質(zhì)量。為此,必須重視檔案的管理工作。

        當(dāng)前,信息技術(shù)正改變著信息的記錄與存儲,甚至影響著信息的價值,高校檔案管理工作也毫不例外。在這種新形勢之下,高校檔案管理工作作為學(xué)校教育教學(xué)、組織管理工作的重要依據(jù)與載體,承載著及時記錄與反饋學(xué)生在教育過程中的教育效果與思想變化狀況,豐富的信息構(gòu)成了高校的文化資源,為高校教育及職工培訓(xùn)工作提供依據(jù)和資源。

        三、高校檔案管理的重要作用

        (一)記載高校發(fā)展歷史

        高校檔案不同于普通文件,其自身特點及形成方式,具有客觀性,是歷史發(fā)展的真實憑證,是高校歷史發(fā)展的見證。歷史延續(xù)性以及客觀性是高校檔案的重要特征,這些檔案作為高校的文化歷史沉淀能夠?qū)⒃?jīng)所發(fā)生、存在過的場景沒有經(jīng)過一絲一毫的扭曲與變形真真實實、完完整整地再現(xiàn)出來,給新時代之下的學(xué)生提供教育與指導(dǎo)等相關(guān)幫助。高校的檔案與資料記載著學(xué)校最為根本的歷史與教學(xué)觀念,是校風(fēng)、校紀(jì)以及辦學(xué)理念、校園精神的重要體現(xiàn),檔案真實而生動的詮釋著高校的價值理念,通過豐富現(xiàn)實的史料事實,能夠引發(fā)和形成學(xué)生的價值認(rèn)同感,起到推動學(xué)生世界觀、人生觀等三觀的樹立與形成的積極作用。

        (二)方便高校信息查閱

        高校檔案一旦形成,不允許隨意篡改,很多涉及親筆簽名及真實手稿,甚至有現(xiàn)場照片及錄音等,是史實憑證。高校檔案管理工作室屬于學(xué)校重要部門,涉及難題需要查閱檔案資料的時候,檔案工作室則會提供有力證據(jù)資料。高校檔案資料中包含著豐富的資源,如行政管理、科學(xué)理論研究、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及師生、后勤等方面的資料都記錄在這些檔案中,這些資料所記載的信息不僅全面而且權(quán)威,貼近和符合學(xué)校和師生的真實狀況,是高校信息查閱的資源庫。當(dāng)前,更多的高?;貧w自身,立足自身實際,挖掘教育資源,檔案成為重要資源,檔案管理工作的價值日益重要,并充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),實現(xiàn)檔案資源的保存和利用,在此基礎(chǔ)上建設(shè)校史資源檔案館,從而促進(jìn)自身特色文化的形成,并借助檔案宣講、檔案館展覽等形式的活動,讓高校檔案資源融入到職工及學(xué)生的生活與學(xué)習(xí),潛移默化地影響職工及學(xué)生,不斷加深學(xué)校在各方面的相關(guān)教育程度,豐富其工作方式與形式。

        四、加強高校檔案管理的措施

        (一)明確高校檔案管理職責(zé)

        高校檔案管理工作要依據(jù)國家檔案法規(guī)及方針政策,結(jié)合學(xué)校發(fā)展要求,制定符合學(xué)校實際發(fā)展?fàn)顩r的檔案管理規(guī)章制度,并給與落實。檔案管理工作人員要負(fù)責(zé)檔案的接收、管理、整理、統(tǒng)計、保存、查閱等工作。要加強高校檔案信息化管理,編制檢索工作,減少查閱困難。要定時開展檔案文件歸檔工作,并給與電子檔案記錄整理。要定期開展管理人員工作培訓(xùn),并給與工作督導(dǎo)。要定時開展學(xué)校檔案宣傳教育工作,發(fā)揮學(xué)校檔案在育人方面的重要作用。要定時開展高校檔案研究交流工作,學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理方法等。

        (二)提升檔案管理工作人員素養(yǎng)

        高校對于管理人員的培養(yǎng),一方面要注重業(yè)務(wù)水平的提升,另一方面也要強化服務(wù)育人的思想。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備強烈的責(zé)任意識,有意識的挖掘高校教育的寶貴資源。檔案管理工作繁瑣重復(fù),對檔案管理工作人員具有較高的素養(yǎng)要求,為此,檔案管理工作人員要愛崗敬業(yè),忠于職守,提升檔案業(yè)務(wù)技能,學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)。要及時對文件材料同步歸檔,如將黨委、工會、團(tuán)委等會議文件、工作計劃、上級文件等同步歸檔;將學(xué)校行政會議記錄及人事行政管理材料等同步歸檔;將學(xué)生入學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、在校獎懲、學(xué)生黨團(tuán)關(guān)系、學(xué)生畢業(yè)安排等材料同步歸檔;要將教師教學(xué)計劃、教學(xué)研究成果、教學(xué)總結(jié)等同步歸檔等。將學(xué)校精密儀器相關(guān)技術(shù)文件及維修使用記錄等及時歸檔等。將學(xué)校教師外出交流、校外進(jìn)修以及外聘專家來校講座等同步歸檔。

        (三)加強檔案資源庫建設(shè)

        檔案管理看似簡答,實則是一項系統(tǒng)工作,涉及高校各個環(huán)節(jié)和部門,要以服務(wù)學(xué)生教育為宗旨,打破傳統(tǒng)的資料整合方式,建立分工明確、各司其職的管理體制,建立科學(xué)全面的檔案資源庫,要樹立整體意識,注重檔案收集的質(zhì)量,突出重點與特色,真正做到應(yīng)當(dāng)收集的檔案全部收集,應(yīng)當(dāng)歸檔的資料全部歸檔。高校各機構(gòu)部分也應(yīng)樹立檔案管理意識,注重積累,建立完善的檔案資源庫。既要建立學(xué)生檔案館,也要建立師德檔案,突出學(xué)校教學(xué)特色,更好地起到陶冶學(xué)生情操,弘揚校園精神的作用。

        五、結(jié)語

        高校檔案作為記錄高校發(fā)展歷程的重要資料,是一所高校歷史發(fā)展的印證,承載著高校記憶,更是高校查考資料的重要依據(jù)。高校檔案管理服務(wù)于高校整體發(fā)展,高校檔案管理工作是學(xué)校文化建設(shè)的重要組成部分,作為一名檔案工作者,應(yīng)服務(wù)于學(xué)校發(fā)展大局,密切檔案與學(xué)校文化建設(shè)的關(guān)系,更新檔案管理方式,挖掘檔案管理信息,采用現(xiàn)代化信息檢索手段等。高校檔案管理工作在高校教育中的作用是不容忽視的,我們應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn),借助大數(shù)據(jù)等新型科技完善檔案管理工作,使其在思想政治教育中最大限度地發(fā)揮積極作用。

        參考文獻(xiàn):

        [1]田凈.檔案管理在高校校史文化建設(shè)中的作用研究[J].山西檔案,2016(1):79-81.

        [2]肖蓉.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].中國管理信息化,2017(1):197-198.

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