喻弦波

摘要：公立醫(yī)院合同信息化平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算、采購審批、資金支付、合同歸檔全流程閉環(huán)管理。數(shù)據(jù)融合、移動(dòng)辦公不僅提升了工作與管理效率，同時(shí)也是廉潔防控的重要抓手。

關(guān)鍵詞：清廉醫(yī)院;經(jīng)濟(jì)合同;移動(dòng)平臺;信息化管理

引言

對于公立醫(yī)院來講，經(jīng)濟(jì)合同的管理不僅關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，同時(shí)還關(guān)系到醫(yī)院清廉體系的打造。為了更好地管理經(jīng)濟(jì)合同，有必要打造公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理平臺。本文，結(jié)合實(shí)際情況探討公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理平臺的建設(shè)。

一、項(xiàng)目背景

（一）審計(jì)監(jiān)督與清廉醫(yī)院建設(shè)

“清廉醫(yī)院”建設(shè)是浙江省委提出建設(shè)“清廉浙江”的重要內(nèi)容，也是“八八戰(zhàn)略”再深化、改革開放再出發(fā)的重要保障。公立醫(yī)院將繼續(xù)秉承“醫(yī)學(xué)有局限勇于攀登，服務(wù)無止境追求卓越”的衛(wèi)生服務(wù)理念，努力推動(dòng)醫(yī)療體制改革、行業(yè)作風(fēng)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)。根據(jù)浙江省到2022年完成清廉醫(yī)院建設(shè)目標(biāo)任務(wù)，各級各類公立醫(yī)院清廉教育體系、防治腐敗制度體系、權(quán)力運(yùn)行監(jiān)督體系、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)體系進(jìn)一步完善。

其中，運(yùn)用“一平臺兩工具”做實(shí)“清廉醫(yī)院”內(nèi)涵是重要環(huán)節(jié)。一平臺即是采購合同管理平臺，對醫(yī)院采購、合同進(jìn)行全程、可追溯管理。建設(shè)采購和合同管理信息系統(tǒng)，使得公立醫(yī)院對各類采購從論證、預(yù)算、采購、合同簽訂、驗(yàn)收、支付、履約等實(shí)現(xiàn)全過程信息化管理。衛(wèi)健委在統(tǒng)一布置、統(tǒng)一規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和使用要求，同時(shí)留有數(shù)據(jù)上傳接口，實(shí)現(xiàn)全過程、可追溯的數(shù)據(jù)閉環(huán)管理系統(tǒng)。

（二）預(yù)算與管控需求

公立醫(yī)院作為二級預(yù)算單位，對行業(yè)主管部門及財(cái)政部門每年度需上報(bào)年度預(yù)算，根據(jù)人代會(huì)審批后執(zhí)行預(yù)算計(jì)劃。在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，由于公立醫(yī)院財(cái)政差額撥款的屬性，除財(cái)政資金項(xiàng)目外，自有資金預(yù)算外項(xiàng)目的需求，往往在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)管理模式下存在程序不到位或者流程煩瑣等問題。建立關(guān)聯(lián)機(jī)制的意義，就是嚴(yán)格預(yù)算外采購的流程，嚴(yán)格“三重一大”管理要求，利用系統(tǒng)管控防止不規(guī)范操作、遺漏等問題。

（三）業(yè)務(wù)管理與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需求

沒有線上管控或者說無電子化管理，預(yù)算與合同的數(shù)據(jù)就分散在財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等各部門中。但是各項(xiàng)數(shù)據(jù)不僅醫(yī)院內(nèi)部有需求，還要上報(bào)衛(wèi)健委、財(cái)政局待各部門，而依靠人工統(tǒng)計(jì)整理數(shù)據(jù)，這種數(shù)據(jù)間松散耦合造成效率低下，及時(shí)性、準(zhǔn)確性難以保證。杭州市衛(wèi)健委在統(tǒng)一布置、統(tǒng)一規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和使用要求的同時(shí)，留有數(shù)據(jù)上傳接口，可形成大數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。

（四）移動(dòng)端審批模式效率需求

醫(yī)院通常審批涉及多部門多層級，傳統(tǒng)審批簽字耗時(shí)耗力，然而通過辦公信息化處理，提交與審批功能既可以在電腦端又可以在移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)，進(jìn)行信息傳遞與交互，極大地提高了辦公效率。同時(shí)，對于超過一定時(shí)間尚未處理的事務(wù)、即將到期可能續(xù)約或招標(biāo)的合同，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)置，自動(dòng)觸發(fā)提醒，避免人工管理的疏漏。其中，辦公系統(tǒng)與釘釘應(yīng)用打通來實(shí)現(xiàn)移動(dòng)審批模式是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二、項(xiàng)目設(shè)計(jì)邏輯與目標(biāo)成果

通過采購行為必須關(guān)聯(lián)預(yù)算管理，完成采購合同前置性審查、生成、審批、支付、歸檔等內(nèi)部閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)數(shù)據(jù)上傳（見圖1）。

（一）預(yù)算管理

本著“無預(yù)算不執(zhí)行”的原則，首先建立預(yù)算管理數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫具備上傳、導(dǎo)入、維護(hù)、預(yù)算調(diào)整等功能。在預(yù)算數(shù)據(jù)庫中可以查詢到申請部門、科室、項(xiàng)目及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等全面的預(yù)算數(shù)據(jù)。

首先，新增合同的條件是有對應(yīng)預(yù)算項(xiàng)目，且不超預(yù)算控制價(jià)格。通過與釘釘應(yīng)用的結(jié)合，打通移動(dòng)端可以支持合同信息及審批功能，同時(shí)要求可視化審批進(jìn)程，支持各環(huán)節(jié)審批意見的交換共享。

其次，預(yù)算調(diào)整流程實(shí)現(xiàn)了對于當(dāng)前預(yù)算信息的調(diào)整需求，有相應(yīng)權(quán)限的員工，可以通過選擇當(dāng)前預(yù)算進(jìn)行調(diào)增、調(diào)減的操作，凡財(cái)政資金預(yù)算調(diào)整還必須同時(shí)滿足平衡公式才能提交成功。流程審批完成之后系統(tǒng)自動(dòng)更新預(yù)算臺賬中的預(yù)算金額。

（二）采購管理

發(fā)起采購審批流程，必須關(guān)聯(lián)預(yù)算項(xiàng)目，使得整個(gè)業(yè)務(wù)邏輯嚴(yán)密;選擇預(yù)算項(xiàng)目后，自動(dòng)帶出預(yù)算信息，如果沒有預(yù)算，則控制流程無法提交，需調(diào)整完成之后才能提交;采購審批流程還根據(jù)醫(yī)院制度定義，不同類型的采購事務(wù)經(jīng)過對應(yīng)的采購領(lǐng)導(dǎo)，無須人為判斷，全自動(dòng)流轉(zhuǎn)。

采購審批管理。根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部控制制度，通過人事權(quán)限設(shè)置、預(yù)算勾稽、調(diào)整控制、招標(biāo)公告、中標(biāo)公告、會(huì)議紀(jì)要、“三重一大”會(huì)議依據(jù)合同建立、付款審批、平臺上傳形成完整的合同庫數(shù)據(jù)。

（三）合同管理

1.建立合同卡片

合同臺賬清晰直觀地展示合同信息，管理部門能夠根據(jù)既定的條件進(jìn)行快捷搜索，方便定位查找。同時(shí)，可實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握合同進(jìn)程。其中財(cái)務(wù)信息如合同總金額、履約保證金、保函、累計(jì)支付金額等。

2.合同審批流程

合同審批流程根據(jù)不同類型的合同，展示并填寫不同內(nèi)容;不同類型的合同審批流程也有所區(qū)別，根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的流程通過表單內(nèi)容全自動(dòng)流轉(zhuǎn);合同流程審批完成之后，自動(dòng)寫入合同臺賬當(dāng)中，生成合同卡片。

3.合同履行

根據(jù)合同類型不同，系統(tǒng)要求上傳不同驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)檢報(bào)告、中標(biāo)通知書、履約保證金、合同審價(jià)報(bào)告。

4.合同資金結(jié)算流程

關(guān)聯(lián)合同名稱自動(dòng)帶出合同基本信息、付款條件及目前合同執(zhí)行情況信息（累計(jì)已支付次數(shù)、金額、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理、代建相關(guān)批準(zhǔn)文件）;員工必須上傳符合合同本次付款約定條件的單據(jù)（驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)檢報(bào)告等）規(guī)范付款程序的管理;流程審批完成，自動(dòng)更新合同執(zhí)行情況信息;自動(dòng)生成付款記錄，并且歸集在合同卡片下，便于后續(xù)查詢。

5.移動(dòng)合同平臺

移動(dòng)合同平臺主要分為流程審批中心、合同模塊、預(yù)算模塊三部分。員工可以在移動(dòng)端發(fā)起采購申請、預(yù)算調(diào)整申請、合同審批、資金結(jié)算各流程;領(lǐng)導(dǎo)可以在移動(dòng)端審批流程，支持全流程的移動(dòng)端審批，方便快捷，隨時(shí)隨地辦公;預(yù)算、合同臺賬信息可以在移動(dòng)端進(jìn)行查看，對傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行梳理、創(chuàng)新，提升整體辦公效率，實(shí)現(xiàn)線上管控。

6.數(shù)據(jù)自動(dòng)上報(bào)

合同信息及預(yù)算項(xiàng)目信息自動(dòng)上報(bào)至衛(wèi)健委數(shù)據(jù)平臺，減少人工上報(bào)工作量，保證數(shù)據(jù)的一致性，提高正確率和工作效率。

三、建設(shè)成果與意義

（一）全流程閉環(huán)管理可追溯

與傳統(tǒng)的合同管理不同，經(jīng)濟(jì)合同管理平臺以合同管理為主線，按照醫(yī)療設(shè)備、總務(wù)后勤、基本建設(shè)、裝修改造、信息服務(wù)等不同的采購和使用部門，建立符合采購要求和采購行為的全過程、可追溯的重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)閉環(huán)系統(tǒng)。把各個(gè)分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸總、關(guān)聯(lián)，迅速查詢統(tǒng)計(jì)，體現(xiàn)了管理、內(nèi)部控制的全生命周期。合同信息化使得經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能夠關(guān)聯(lián)到管理的各個(gè)層面，對醫(yī)院的管理起到了數(shù)據(jù)支持與決策的作用。同時(shí)，使得醫(yī)院建立經(jīng)濟(jì)合同管理辦法，明確經(jīng)濟(jì)合同簽訂的范圍、形成分級授權(quán)與集體討論決策的方式、明確合同管理部門的職責(zé)、實(shí)行代碼的統(tǒng)一管理，從而形成合同的會(huì)簽審核機(jī)制，在時(shí)間和空間上節(jié)約各種成本、有效提高管理效率。

（二）流程監(jiān)控實(shí)現(xiàn)提醒、預(yù)警功能

流程監(jiān)控效率控制上信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)待處理、待審閱、待退回、被督辦等各種管理功能。防止了是否是超預(yù)算或者預(yù)算外簽訂合同、超期執(zhí)行合同，合同失效，信息手段提前預(yù)警、通知相關(guān)部門做好到期前招投標(biāo)、市場調(diào)研，為決策爭取了有效時(shí)間。

（三）配合資產(chǎn)管理進(jìn)行采購管控

資產(chǎn)管理方面，通過合同的履行，結(jié)合固定資產(chǎn)的卡片、出入庫、折舊情況，有效預(yù)估資產(chǎn)更新資金需求，可以配合資產(chǎn)管理模塊進(jìn)行各類統(tǒng)計(jì)分析等。

（四）關(guān)聯(lián)外部單位數(shù)據(jù)采集分析

通過合同字典對供應(yīng)商進(jìn)行檔案維護(hù)，并設(shè)立各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析圖表，可以了解供應(yīng)商與項(xiàng)目之間、供應(yīng)商與科室部門之間、科室與項(xiàng)目之間是否存在異常數(shù)據(jù)。對黨風(fēng)廉政紀(jì)檢監(jiān)察工作提供數(shù)據(jù)支持。

四、存在的問題與不足

（一）管理制度與合同管理平臺銜接問題

合同的管理遵循制度，當(dāng)不同部門的各類合同、涉及變更調(diào)整時(shí)，負(fù)責(zé)人能否主動(dòng)反應(yīng)，作出平臺程序調(diào)整，是容易出現(xiàn)差錯(cuò)的節(jié)點(diǎn)。合同運(yùn)維主體或者合同管理部門與制度解讀并信息化處理是重要的銜接工作節(jié)點(diǎn)。

（二）合同主體資格審查問題

對合同當(dāng)事人的資質(zhì)材料進(jìn)行審查，具體包括以下內(nèi)容：企業(yè)的經(jīng)營資質(zhì)、經(jīng)營范圍與合同標(biāo)的是否相符、法人委托授權(quán)書、證件是否齊全有效，如大型醫(yī)療設(shè)備相關(guān)經(jīng)營許可證、注冊資格證、授權(quán)書等。特別是專業(yè)性審查在合同內(nèi)部閉環(huán)管理中不完全能實(shí)現(xiàn)，可能出現(xiàn)資質(zhì)不具備但合同平臺流程全通過的問題。

（三）信息平臺孤島問題

系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的緊耦合關(guān)系。比人事信息與辦公OA系統(tǒng)的對接，合同管理必須與整個(gè)辦公系統(tǒng)協(xié)同。否則存在信息孤島，數(shù)據(jù)信息無法貫通取數(shù)，造成滯后影響整個(gè)審批過程出錯(cuò)，可能對合同簽署造成重大損失。

（四）法律風(fēng)險(xiǎn)審查

對重大合同的簽訂和履行，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)由法律專業(yè)人員進(jìn)行合法性、風(fēng)險(xiǎn)程度等進(jìn)行審核判斷。而法律顧問一般不納入醫(yī)院人事系統(tǒng)當(dāng)中，因此，法律方面的審查節(jié)點(diǎn)游離于合同閉環(huán)管理之外。

（五）內(nèi)審監(jiān)督職能的制度配套問題

醫(yī)院內(nèi)部控制制度是規(guī)范合同管理的重要前提。譬如內(nèi)部審計(jì)如何嵌套在合同管理日常的業(yè)務(wù)流程當(dāng)中，而并非僅是一個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)貫穿合同業(yè)務(wù)全生命周期;又如傳統(tǒng)文本合同歸檔與電子化檔案技術(shù)存儲問題、傳統(tǒng)紙質(zhì)合同歸檔與電子檔案管理制度的對照問題等。因此，信息化平臺運(yùn)用必須與醫(yī)院內(nèi)控等制度相適應(yīng)。合同管理信息化的運(yùn)用與內(nèi)部控制、審計(jì)監(jiān)督存在不斷完善的動(dòng)態(tài)配適要求。

（六）建設(shè)項(xiàng)目專項(xiàng)管理的應(yīng)用

醫(yī)院基本建設(shè)投資項(xiàng)目合同價(jià)值高、涉及《合同法》《政府采購法》《招投標(biāo)法》《建筑施工法》等法律、法規(guī)，同時(shí)與施工、代建、監(jiān)理等多方責(zé)任主體關(guān)聯(lián)關(guān)系。應(yīng)當(dāng)獨(dú)立建設(shè)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制等制度流程。

（七）電子印章安全及應(yīng)用問題

目前合同管理公章用章以實(shí)體章為準(zhǔn)，隨著電子簽章應(yīng)用，需要各類移動(dòng)端口進(jìn)入契約鎖，保證簽署完成的電子文件不被篡改，系統(tǒng)應(yīng)分別從用戶身份安全、數(shù)據(jù)安全、服務(wù)器安全、運(yùn)維安全等多方面保證系統(tǒng)安全性。同時(shí)，電子簽章系統(tǒng)需要和合同管理平臺等業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，如何高效穩(wěn)定地完成對接任務(wù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)場景的全程電子化也是后續(xù)面臨的問題。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院合同管理平臺改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同簽審模式，是新時(shí)代管理方法的創(chuàng)新，把分散在各科室各部門的合同數(shù)據(jù)進(jìn)行融合、關(guān)聯(lián)、統(tǒng)計(jì)、查詢分析，既實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部業(yè)務(wù)管理，又為廉潔防控提供了有效抓手。雖然還存在一些不足和問題，但隨著醫(yī)療大數(shù)據(jù)的發(fā)展，合同管理信息化將成為醫(yī)院管理的重要載體和發(fā)展趨勢。

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