鄭麗

摘 要：隨著社會的發(fā)展，檔案的重要性越來越受到重視。但是，學(xué)校的檔案管理工作存在一系列問題，特別是對于學(xué)校檔案從業(yè)人員，由于他們的檔案管理意識低，專業(yè)水平低，難以應(yīng)付日新月異的檔案管理工作。在本文中，介紹高校檔案管理員應(yīng)該具備的能力以及如何提高其工作技能。

關(guān)鍵詞：檔案管理者;高校;素養(yǎng)

盡管大部分學(xué)校都有完整的檔案，但是學(xué)校其他部門的檔案工作人員大多是兼職工作，主要從事自己的專業(yè)工作。所以，存檔操作并不面向未來，也不具有總體工作計劃或執(zhí)行能力。存檔室是用來整理需要保存的資料的，主要是在一個密集的時間內(nèi)收集許多部門提交的文件。但學(xué)校檔案工作人員專業(yè)知識水平不高、技能水平不高，制約了檔案管理工作發(fā)展。加強檔案管理人員的能力，應(yīng)引起學(xué)校和教育部門的重視。檔案館工作者應(yīng)該在哪些方面提高技能？

1 檔案管理概述

1）檔案管理的內(nèi)容。檔案是由國家機構(gòu)，社會團體和個人在社會活動中組織的，并以各種形式保存文本，圖像，聲音和其他原始記錄，以備將來參考[1]。它主要分為文檔檔案，科學(xué)技術(shù)檔案，司法檔案，會計檔案，藝術(shù)品檔案，人事檔案，教育檔案和外交檔案。

2）檔案管理的性質(zhì)和特征。檔案管理是一項任務(wù)，以科學(xué)的原理和方法管理檔案，并提供有助于各種社會實踐的檔案信息。其首要任務(wù)是科學(xué)管理有價值的檔案，以滿足社會對檔案信息的需求。

檔案管理是一項專業(yè)的管理活動[2]。作為獨立的業(yè)務(wù)部門，管理各個部門的檔案，它是國家科學(xué)和文化業(yè)務(wù)的組成部分。同時，對于特定部門，檔案管理是部門各種管理任務(wù)的重要組成部分。例如，會計檔案管理是財務(wù)管理的一部分，執(zhí)行檔案管理是執(zhí)行管理的一部分，技術(shù)檔案管理是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理的重要組成部分。

2 檔案管理工作的文化內(nèi)涵

“文化”是多樣化十分復(fù)雜的無形概念的綜合，文化作可以分為狹義和廣義兩種含義。“廣義的文化是指人類在生產(chǎn)實踐活動中創(chuàng)造的一切物質(zhì)和精神財富的綜合。狹義主要是指精神文化產(chǎn)品和內(nèi)涵，包括各種社會主流意識形態(tài)和觀念。在館藏建設(shè)方面，要重點加強本校優(yōu)秀人才和名人信息的搜集和整理工作，建立相對完善的檔案信息，不斷豐富本校人才信息庫，充分發(fā)揮檔案工作提升校園文化水平的重要作用，夯實檔案工作基礎(chǔ)。

在實際工作中，綜合平衡各種文化才能夠促進檔案管理工作更上一個臺階，才能夠?qū)で笸黄坪蛣?chuàng)新[3]。要本著與時代共發(fā)展的工作理念，不斷創(chuàng)新高校檔案管理工作，采用各種先進的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，不斷提高高校檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，使其既傳承了傳統(tǒng)文化，又具有特殊的時代感。

3 檔案管理的地位和作用

存檔是各個國家建設(shè)項目中必不可少的環(huán)節(jié)。檔案工作的開展受到各種國家建設(shè)項目的限制和影響。同樣，各種國家建設(shè)項目的發(fā)展也受到檔案工作的影響。從歸檔工作與各個國家的建設(shè)之間的關(guān)系的角度來看，歸檔工作處于服務(wù)狀態(tài)，有條件的工作，即它為國家的政治，經(jīng)濟、科學(xué)和文化活動提供了必要的信息并創(chuàng)造了必要的條件。但是，在某些情況下，歸檔也起著決定性的作用。

4 檔案管理者應(yīng)具備的政治素質(zhì)

首先，檔案管理員必須有一個堅實的政治方向，在思想、政治和行動上與黨中央保持一致，熱愛檔案工作，并忠于檔案工作。

其次，檔案管理員必須具有較強的敬業(yè)精神、高度責(zé)任感、扎實的管理風(fēng)格和創(chuàng)新精神。專業(yè)精神是堅定的理想和信念。管理員具有很強的專業(yè)知識和高度責(zé)任感，他們不應(yīng)該擔(dān)心暫時的困難，并且對管理工作總是充滿活力和熱情。檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展需要努力提供管理思想和建議，并可以加速檔案信息化的實現(xiàn)。檔案管理員必須勤奮學(xué)習(xí)，深入研究業(yè)務(wù)，并不斷運用在檔案信息管理中學(xué)到的新知識和新技能。

檔案管理員必須具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。檔案管理是服務(wù)管理，但是由于檔案記錄了單位信息的所有方面，因此檔案管理者必須具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，并且必須嚴(yán)格遵守機密性管理準(zhǔn)則。

5 檔案管理者應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)

1）檔案從業(yè)人員需要強大的文字理解和寫作能力，以及扎實的文學(xué)基礎(chǔ)。由于管理員的工作經(jīng)常涉及文本，因此必須具有較高水平的文本撰寫和理解能力[4]。例如，對于文檔，學(xué)校記錄，畢業(yè)相冊和其他材料的編輯和研究，必須具有一定水平的寫作技巧才能編輯分散的文檔和各種材料。因此，檔案工作者需要一些課程來提高他們的寫作知識、古代漢語知識、文學(xué)成就和寫作技巧。

2）檔案從業(yè)人員必須具有較強的協(xié)調(diào)能力。就內(nèi)容而言，學(xué)校檔案中包含校長、黨務(wù)和行政管理、教育管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等方面的相關(guān)檔案，必須與各部門合作。除了相關(guān)的規(guī)章制度外，在各個方面獲得支持的方法是依靠管理員自身的協(xié)調(diào)能力，并通過認(rèn)真工作，實現(xiàn)各部門檔案管理的協(xié)調(diào)和整合。

3）檔案從業(yè)人員應(yīng)精通計算機技能，并提高其應(yīng)用技能。信息技術(shù)在歸檔中被廣泛使用。存檔將不再是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子檔案。數(shù)字化豐富的檔案信息，并通過專用網(wǎng)絡(luò)進行傳播，使檔案成為重要的信息資源。它確保對歸檔信息進行有效的電子和數(shù)字控制和管理，最大程度地利用信息，并允許用戶在短時間內(nèi)找到它。

4）檔案從業(yè)人員需要嚴(yán)格的分析和創(chuàng)新的工作技能。使用檔案應(yīng)該謹(jǐn)慎，認(rèn)真和嚴(yán)格，不要過多創(chuàng)新。但這并不意味著停滯不前和退縮。但是，這需要嚴(yán)格的創(chuàng)新和效率。當(dāng)前，各種類別和學(xué)校職業(yè)檔案都呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，因此檔案工作者可以發(fā)現(xiàn)、分析和解決其工作中出現(xiàn)的問題，創(chuàng)新思想、創(chuàng)新工作方法并不斷保存檔案。進行工作探索和創(chuàng)新，大膽嘗試發(fā)現(xiàn)問題，逐步取得實際成果。

5）檔案從業(yè)人員應(yīng)具有學(xué)習(xí)精神，并不斷學(xué)習(xí)新知識。除了學(xué)習(xí)和獲取檔案的基本知識之外，檔案專業(yè)人員還需要大量的社會和自然科學(xué)知識，以拓寬視野并增加知識。還必須學(xué)習(xí)相關(guān)主題，例如文學(xué)、文物鑒賞、歷史、參考書目和社會科學(xué)信息。

6 提高檔案管理者素質(zhì)的途徑

1）加強思想教育，增強歷史責(zé)任感。為了有效地加強檔案管理員的思想教育、情境教育和國情教育，采用各種手段和方法不斷提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，從而增強了自我管理的專業(yè)性，改善了檔案信息化。

2）進行持續(xù)的培訓(xùn)，并不斷獲得有關(guān)檔案管理的新知識。檔案管理者應(yīng)利用業(yè)余時間進行實踐教育或培訓(xùn)，有意識地更新其知識，并不斷調(diào)整其文化知識結(jié)構(gòu)。此外，各部門要重視檔案人員的實踐培訓(xùn)，根據(jù)建設(shè)檔案信息化的客觀要求，聘請熟練的專家進行授課，或者選擇檔案人員在其他部門學(xué)習(xí)和發(fā)展，不斷開發(fā)新知識和新技術(shù)。新技術(shù)可以提高檔案人員的素質(zhì)，使其更好地適應(yīng)檔案信息管理。

7 結(jié)語

總而言之，為了加強學(xué)校的檔案管理工作，檔案管理人員必須在政治上堅定、工作上專業(yè)，不僅要履行檔案管理人員的職責(zé)，而且還要掌握檔案工作的專業(yè)理論并且需要不斷改進。適應(yīng)管理水平、知識更新、情況發(fā)展的需求。高校檔案館應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)有效的管理方式，規(guī)范檔案工作，建立檔案管理工作的長效機制，充分體現(xiàn)檔案價值，促進教育發(fā)展。

參考文獻

[1]陳亮，王芳.高校外事管理內(nèi)設(shè)機構(gòu)檔案工作研究[J].傳媒論壇，2020，3（18）：117+120.

[2]劉歌與.高校檔案信息化建設(shè)探究[J].機電兵船檔案，2020（04）：38-40.

[3]李娟.如何在新形勢下實現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新[J].傳媒論壇，2020，3（17）：103-104.

[4]張海秀.提升高校檔案管理人員素養(yǎng)的策略與途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（14）：168+173.