楊進(jìn)安

摘 要：本文通過(guò)分析高校檔案工作存在的突出問題以及制約因素，思考新時(shí)期高校檔案工作的推進(jìn)措施，提出了新時(shí)期高校檔案工作的相關(guān)思路。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高校檔案工作;思考

1 高校檔案工作存在的突出問題

高校檔案工作在不同層面、不同方面和一些環(huán)節(jié)存在種種大大小小的問題，這是不容置疑的。但是概括起來(lái)，最突出的問題包括兩個(gè)方面。

1.1 檔案工作最突出的問題

1）對(duì)檔案工作的重視不夠。由于檔案工作中的有些問題是縱向原因造成的，有些問題是橫向原因造成的。所以，這個(gè)重視不夠，既有縱向的環(huán)節(jié)或節(jié)點(diǎn)，也有橫向的環(huán)節(jié)或節(jié)點(diǎn)，還有一些檔案工作者自身也不重視的問題。重視不夠的主要表現(xiàn)為：思想上重視不夠，檔案建設(shè)投入不足（包括經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、專業(yè)人員、技術(shù)人員），信息化建設(shè)力度不大。

2）“打基礎(chǔ)與謀長(zhǎng)遠(yuǎn)”的關(guān)系處理不盡協(xié)調(diào)。有的檔案工作者只做打基礎(chǔ)的工作，而不想去謀長(zhǎng)遠(yuǎn)。有的只是謀長(zhǎng)遠(yuǎn)而不務(wù)實(shí)打基礎(chǔ)。有的純粹是完成任務(wù)而已，什么基礎(chǔ)工作、長(zhǎng)遠(yuǎn)工作，都是閑的。主要表現(xiàn)在兩個(gè)關(guān)鍵的方面。一是檔案隊(duì)伍建設(shè)沒有長(zhǎng)遠(yuǎn)謀劃，跟不上新形勢(shì)新業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。特別是檔案學(xué)專業(yè)的人員緊缺，尤其是信息化平臺(tái)建設(shè)和維護(hù)的專業(yè)技術(shù)人員非常難得。二是檔案資源“八化”建設(shè)質(zhì)量受到很大影響。“政治化、行政化、法治化、規(guī)范化、開放化、信息化、安全化和專業(yè)化”建設(shè)是新時(shí)代對(duì)檔案工作的迫切要求。由于有的檔案員屬非檔案學(xué)專業(yè)人員，從接收、操作、立卷到利用等各環(huán)節(jié)，缺乏判斷、鑒別和規(guī)范。比如接收檔案時(shí)，對(duì)方交什么就收什么、交多少就收多少。操作時(shí)缺乏專業(yè)性、規(guī)范性。利用時(shí)特別遇到疑難問題或涉密問題就無(wú)法定奪。同時(shí)，有的檔案人員缺乏政治意識(shí)、紀(jì)律意識(shí)、安全意識(shí)和法治意識(shí)，對(duì)與個(gè)人利益密切相關(guān)的檔案資料入口、或出口（如開具證明、復(fù)印等）把關(guān)不嚴(yán)。因此，致使館藏檔案資源的“八化”建設(shè)質(zhì)量受到很大影響，甚至有的還出現(xiàn)違紀(jì)違法情節(jié)。

1.2 “兩個(gè)認(rèn)識(shí)”制約著檔案工作

1）對(duì)新時(shí)代檔案工作的矛盾轉(zhuǎn)化認(rèn)識(shí)不及時(shí)不清晰，影響著檔案工作的被重視程度。高校檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)新時(shí)代檔案工作領(lǐng)域矛盾轉(zhuǎn)化的具體表現(xiàn)。筆者認(rèn)為，進(jìn)入新時(shí)代，檔案工作領(lǐng)域的主要矛盾應(yīng)當(dāng)是：檔案利用者日益增長(zhǎng)的利用效率利用質(zhì)量和不全面不規(guī)范不便捷之間的矛盾。如果認(rèn)識(shí)不到這個(gè)主要矛盾。那么，導(dǎo)致的結(jié)果就是---人們或者是檔案工作者尤其是領(lǐng)導(dǎo)層不去重視檔案工作。

2）對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在很大誤區(qū)，制約著“打基礎(chǔ)、謀長(zhǎng)遠(yuǎn)”關(guān)系的協(xié)調(diào)程度。很多人不同程度地對(duì)檔案工作都存在很大的誤區(qū)。有的認(rèn)為，檔案部門是“五非”部門---“非重要、非核心、非建設(shè)、非發(fā)展、非出彩、非考察”的部門。有的認(rèn)為，檔案館是休閑館---喝茶看報(bào)紙、或當(dāng)和尚撞鐘的地方。有的認(rèn)為，檔案工作是裝訂資料、看管庫(kù)房的營(yíng)生。有的認(rèn)為，檔案工作者是保管員、或打印復(fù)印工。有的認(rèn)為，配一些老弱病殘、或者推日頭下山的人去頂個(gè)崗位就可以了。也有的認(rèn)為，檔案工作有舍干的？ 需要啥技術(shù)？還什么信息化？還有的認(rèn)為，做做基礎(chǔ)工作就行了，而忽視了謀長(zhǎng)遠(yuǎn);或者要看長(zhǎng)遠(yuǎn)，而忽視了基礎(chǔ)工作;或者既不做打基礎(chǔ)的工作，也不謀利長(zhǎng)遠(yuǎn)的事情。凡此種種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，才導(dǎo)致檔案工作不被重視，“打基礎(chǔ)、謀長(zhǎng)遠(yuǎn)”的關(guān)系不去深思。

2 關(guān)于新時(shí)代檔案工作的相關(guān)措施及建議

2.1用新時(shí)代矛盾觀指導(dǎo)檔案工作，在全面、規(guī)范、便捷上下功夫

進(jìn)入新時(shí)代，當(dāng)人們的利益受到損害是，首先想到的是自己的檔案資料。因此，館藏檔案資源越來(lái)越被人們所重視，特別重視檔案的利用效率和利用質(zhì)量。但是，由于種種因素的制約，館藏檔案資源還存在不全面、不規(guī)范和不便捷的矛盾。

1）注重構(gòu)建“檔案鏈”，著力解決館藏檔案資源不全面的問題。用唯物辯證法聯(lián)系的觀點(diǎn)審視檔案資源就會(huì)發(fā)現(xiàn)：與一件事情、或一個(gè)人或一個(gè)單位相關(guān)的系列檔案資料之間一定存在著必然聯(lián)系或因果關(guān)系。同時(shí)，在館藏檔案資源利用中，有的檔案利用者在查詢檔案時(shí)，竟然發(fā)現(xiàn)與自己利益密切相關(guān)的檔案資料殘缺不全，甚至沒有。這就無(wú)法證明或幫助其實(shí)現(xiàn)自己的利益。因此，要對(duì)與集體或個(gè)人利益密切相關(guān)的檔案資料，在收集時(shí)就要注重構(gòu)建“檔案鏈”，盡量收集（搜集、征集）比較全的檔案資料，以時(shí)間為鏈條，構(gòu)建集體利益或個(gè)人利益“檔案鏈”，確保檔案利用者通過(guò)“檔案鏈”維護(hù)或?qū)崿F(xiàn)自己的利益。

2）注重打造“專業(yè)隊(duì)伍”，著力解決館藏檔案資源不規(guī)范的問題。不規(guī)范主要表現(xiàn)在：有的館藏檔案資源本來(lái)就有，但由于制作、排序不規(guī)范等問題，導(dǎo)致查詢慢、甚至找不見。因此，應(yīng)選優(yōu)配強(qiáng)專兼職檔案員隊(duì)伍，打造一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)優(yōu)的過(guò)硬隊(duì)伍。從資料歸類、目錄制作、立卷建檔、排序上架等環(huán)節(jié)抓起，環(huán)環(huán)講規(guī)范、卷卷做規(guī)范。很好地解決有東西卻找不見的問題。

3）注重優(yōu)化“信息化平臺(tái)”，著力解決館藏檔案資源利用不便捷的問題。由于有的高校“檔案信息化平臺(tái)”建設(shè)滯后，許多檔案工作者仍然通過(guò)人工查詢檔案資料，嚴(yán)重影響了檔案查詢利用效率。因此，優(yōu)化“信息化平臺(tái)”，提升平臺(tái)服務(wù)功能，拓展檔案員信息化業(yè)務(wù)素質(zhì)。開通信息系統(tǒng)查詢或網(wǎng)上在線查詢功能，以滿足檔案利用者的便捷需求。

2.2 加大檔案工作宣傳力度，使檔案工作深入人心

1）大力宣傳“五個(gè)堅(jiān)持”、“三個(gè)增強(qiáng)”。要宣傳師生是學(xué)校檔案和學(xué)校歷史的創(chuàng)造者，學(xué)校檔案是師生活動(dòng)、學(xué)校文化、學(xué)校精神、學(xué)校傳統(tǒng)和學(xué)校歷史的主要承載載體。如果沒有檔案，若干年后，一所學(xué)校除了校舍、校園外，就沒有師生活動(dòng)的任何載體，也就沒有學(xué)校歷史的任何記憶。同時(shí)，既要宣傳檔案共享的益處，也要宣傳依法用檔和打造高素質(zhì)專業(yè)化檔案隊(duì)伍的重要性，使檔案工作逐步深入人心，進(jìn)而為檔案工作者做到“五個(gè)堅(jiān)持”導(dǎo)向、履行“三個(gè)增強(qiáng)”的歷史使命和責(zé)任擔(dān)當(dāng)創(chuàng)造條件、尋求支持。

2）宣傳高校檔案蘊(yùn)含的“文化”和“精氣神”。充分發(fā)掘館藏檔案資源，讓師生員工、離退休職工特別是校友從“檔案記憶”中真切感受到館藏檔案資源所蘊(yùn)含的學(xué)校文化、學(xué)校精神、學(xué)校傳統(tǒng)和學(xué)校歷史，感受到學(xué)校的“精氣神”，也感受到自己在學(xué)校學(xué)習(xí)、工作、生活和奮斗時(shí)的自我價(jià)值所在。大大激發(fā)全體師生員工、校友人人支持檔案工作、人人共享檔案資源。確保檔案利用效益，維護(hù)檔案利用者權(quán)益，引起人們對(duì)檔案工作的認(rèn)可與重視，不斷增強(qiáng)檔案利用者的獲得感。

2.3 正確處理“打基礎(chǔ)與謀長(zhǎng)遠(yuǎn)”的關(guān)系

作為高校檔案工作者，既要做打基礎(chǔ)的工作，又要做謀長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作。打基礎(chǔ)主要是力求全面、專業(yè)、規(guī)范、便捷。同時(shí)要貫穿法治思維，依法建檔、依法治檔、依法管檔、依法用檔。謀長(zhǎng)遠(yuǎn)主要是把“重質(zhì)量、上層次、創(chuàng)特色、謀開發(fā)、求效益、有影響”作為檔案工作總目標(biāo)，用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光謀劃館舍建設(shè)、儲(chǔ)備專業(yè)人才、建設(shè)專業(yè)隊(duì)伍、提升辦館層次，拓展服務(wù)功能。

2.4 把檔案安全放在檔案工作的首要位置

1）保密安全至關(guān)重要。保密安全說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，做起來(lái)很難。檔案工作者要堅(jiān)持“多干不說(shuō)、多看不說(shuō)、多聽不說(shuō)”的原則，凡與檔案職責(zé)、檔案事項(xiàng)有關(guān)的任何大小事情，避而不談，免得“說(shuō)者無(wú)意，聽者有心”，導(dǎo)致在不知不覺中泄了密。同時(shí)，也要避免被別有用心的人所利用或腐蝕。無(wú)論哪一種泄密，都會(huì)給個(gè)人、集體或國(guó)家造成損失，甚至是不可估量的損失。

2）時(shí)刻把管理安全放在心上。作為高校檔案工作者，除做好“八防”工作外，還要做好“防抽取、防添加、防篡改、防偽造、防損壞、防開具假證明”等“六防”工作。

綜上所述，作為高校檔案工作者，如果把握不住檔案工作的主要矛盾，就抓不住重點(diǎn)和關(guān)鍵。同時(shí)，檔案工作的生命力還在于貫徹落實(shí)。