孫寧

摘 要：企業(yè)檔案在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中日益發(fā)揮重要作用，企業(yè)檔案管理，貫穿在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的全過程，伴隨企業(yè)的發(fā)展，各種外部環(huán)境的不斷變化，檔案管理的全過程控制尤為重要，重視并實(shí)施嚴(yán)格的過程控制，必將對推動(dòng)企業(yè)檔案的科學(xué)化管理起到關(guān)鍵作用。

關(guān)鍵詞：過程控制;頂層設(shè)計(jì);積累;保管利用

企業(yè)檔案管理，貫穿在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的全過程，伴隨著企業(yè)創(chuàng)始與發(fā)展，過程控制如何，決定著企業(yè)檔案的質(zhì)量，關(guān)系著企業(yè)檔案管理的水平。必須高度重視過程控制，以嚴(yán)格的過程控制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，提高企業(yè)檔案管理科學(xué)化水平。

1 堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)，科學(xué)規(guī)劃企業(yè)檔案管理過程控制

按照文件檔案生命周期理論，文件自形成到銷毀或者保存是一個(gè)完整的生命周期，可劃分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行階段，從檔案管理角度看就是檔案的形成、收集整理、保管利用三個(gè)階段。文件在不同階段的價(jià)值形態(tài)決定著管理部門和服務(wù)對象的不同，檔案管理也承擔(dān)著不同的任務(wù)，分別由不同崗位、人員來實(shí)現(xiàn)。

要保證檔案的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案安全保管和高效利用，就要科學(xué)規(guī)劃企業(yè)檔案管理過程，堅(jiān)持嚴(yán)格過程控制，注重三個(gè)階段的程序要求和監(jiān)督指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)全過程的無縫隙控制，以規(guī)范化實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化。

要做到檔案管理的科學(xué)規(guī)劃，企業(yè)首先應(yīng)具備管理體系基礎(chǔ)，設(shè)立檔案館、室的組織機(jī)構(gòu)，配備專兼職檔案人員并明確職責(zé)，構(gòu)建起完善的檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)。要制定符合企業(yè)管理要求的檔案制度，做好檔案工作的規(guī)劃和計(jì)劃，使檔案管理任務(wù)有目標(biāo)、有計(jì)劃并有制度做保障。

檔案的管理過程往往被認(rèn)為自檔案的收集階段開始，文件的形成、積累階段的管理常被忽視，使得檔案的合法性和完整性缺乏控制。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化必須具備“前端”管理意識，在文件形成和積累階段形成制度約束確保文件原始狀態(tài)的管理有人負(fù)責(zé);文件的收集、整理過程是檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，是檔案能否提供準(zhǔn)確、高效利用的基礎(chǔ)，需要嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致的過程管理，要做到有時(shí)間限制和質(zhì)量要求，強(qiáng)化考核和督導(dǎo)，才能確保檔案的收集全面和整理規(guī)范;檔案的保管利用階段，重點(diǎn)是解決檔案的安全保管與高效利用問題，要以完備、安全的硬件設(shè)施和多種利用方式和手段來實(shí)現(xiàn)。

檔案管理的科學(xué)規(guī)劃還需要建立考核和監(jiān)督機(jī)制。就日照港為例，通過實(shí)行年度考核和達(dá)標(biāo)升級相結(jié)合的檔案考核模式，加強(qiáng)了對檔案組織建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程、硬件設(shè)施配備、檔案開發(fā)利用等重點(diǎn)環(huán)節(jié)的管理控制，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范程度得到大幅度提升。

2 嚴(yán)格形成積累控制，確保文件材料準(zhǔn)確完整

文件形成積累階段的控制，主要是文件材料的準(zhǔn)確性和完整性問題。準(zhǔn)確性，是要求文件按照法定程序形成，保證其具有特定的法律效力。完整性，是要求文件各個(gè)部分統(tǒng)一為一個(gè)整體，保證其內(nèi)容的完整和形式的完整。這兩項(xiàng)任務(wù)，主要由業(yè)務(wù)人員來承擔(dān)，離檔案部門較遠(yuǎn)，人員檔案意識薄弱，控制難度最大。

針對這一實(shí)際，應(yīng)注重加強(qiáng)制度約束和相關(guān)人員檔案管理意識的培養(yǎng)。要按照業(yè)務(wù)部門工作性質(zhì)的不同，體現(xiàn)出不同的檔案管理要求。比如文書工作，企業(yè)的文書和檔案管理職能常常分屬兩個(gè)部門，企業(yè)中擔(dān)負(fù)管理職能的部門應(yīng)該整體協(xié)調(diào)，制定出兼顧檔案標(biāo)準(zhǔn)的文件處理制度，要細(xì)化到文件形成時(shí)的格式、紙張、特別是針對電子文件具有易流失、易更改的特點(diǎn)，做到從源頭進(jìn)行控制，真正確保電子文件的確實(shí)生成、合理運(yùn)轉(zhuǎn)、安全保管和有效利用，也可以在企業(yè)中推行文書處理人員同時(shí)兼任檔案管理工作的模式。針對文件形成部門和相關(guān)人員，還應(yīng)利用會(huì)議、專題講座和檔案知識答卷等方便可行的方式普及檔案管理知識，增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案知識水平，確保文件形成的準(zhǔn)確性、合法性。

企業(yè)管理和業(yè)務(wù)工作中會(huì)形成不同載體形式的文件，應(yīng)分別按照檔案管理要求做好積累和保存。像企業(yè)的大型活動(dòng)、會(huì)議、重點(diǎn)工程等大事件的發(fā)生會(huì)形成文字、聲像、實(shí)物等文件材料，檔案部門要“跟進(jìn)”業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展進(jìn)程，指導(dǎo)原始材料的積累和保存，做到檔案積累階段的完整性，防止缺失。

檔案形成積累階段的控制還應(yīng)推行“一個(gè)機(jī)制”，就是“同步”機(jī)制，要建立起布置業(yè)務(wù)工作和提出文件檔案管理要求同步，檢查同步，考核同步。特別是面臨企業(yè)重要業(yè)務(wù)、科研、工程建設(shè)等重點(diǎn)活動(dòng)的開展時(shí)，檔案部門要提前介入隨時(shí)跟蹤，確保重要文件的準(zhǔn)確性和完整性。以日照港為例，集團(tuán)檔案館通過對港口建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)施前期文件材料積累、管控措施，堅(jiān)持“四個(gè)同步”原則，隨時(shí)跟蹤審查項(xiàng)目施工前、中、竣工驗(yàn)收期間的案卷質(zhì)量，2019年先后參加各類項(xiàng)目驗(yàn)收40多次，審核接收各類檔案2000卷，歸檔率100%，準(zhǔn)確率達(dá)標(biāo)，順利實(shí)施了對重要檔案形成積累階段的過程控制。

正如加拿大著名檔案學(xué)者特里·庫克所說，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將很可能不存在，或至少不可能被鑒定、保存和編目，全過程的有效控制將進(jìn)一步使檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。

3 嚴(yán)格收集整理階段，確保檔案材料齊全系統(tǒng)

檔案的收集整理就是把在各項(xiàng)工作中形成的、散存在各個(gè)崗位的文件材料集中起來，并按其形成規(guī)律有機(jī)組合排列起來的過程。這一階段目標(biāo)要求是材料收集的齊全性和材料組合排列的系統(tǒng)性，主要由專、兼職檔案人員來執(zhí)行，檔案人員具有專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，相對于形成積累階段，控制目標(biāo)較為容易實(shí)現(xiàn)，可以建立兩項(xiàng)制度和一個(gè)機(jī)制。

一是建立各類文件材料歸檔制度，包括明確的歸檔范圍、整理要求和歸檔時(shí)間。企業(yè)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)的不同制定檔案歸檔范圍，側(cè)重于具有企業(yè)特色的收集重點(diǎn)，并根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展及時(shí)調(diào)整和補(bǔ)充檔案的歸檔范圍。檔案歸檔應(yīng)強(qiáng)化紙質(zhì)文件和電子文檔的雙重歸檔模式，電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核后才可以歸檔，并采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式，加密的電子文件歸檔時(shí)應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

整理過程中應(yīng)遵循檔案內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，合理分類，注重每一處細(xì)節(jié)的核對。如文件核對正稿擬發(fā)稿、辦理情況單、印章。會(huì)計(jì)檔案核對責(zé)任人簽名、章印、憑證張數(shù)等。技術(shù)資料，進(jìn)行名稱、目錄、備考表內(nèi)容的確認(rèn)，紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號等，整理過程中的細(xì)節(jié)控制要到位。

企業(yè)要遵循文件形成規(guī)律、區(qū)分期限、保持有機(jī)聯(lián)系的原則準(zhǔn)確界定檔案全宗，確保檔案的齊全系統(tǒng)。企業(yè)檔案歸檔時(shí)間要根據(jù)檔案類別的不同分別設(shè)定，比如企業(yè)在產(chǎn)品開發(fā)、科技創(chuàng)新和技術(shù)改造、基建工程中產(chǎn)生的檔案要遵循其連續(xù)性和系統(tǒng)性，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。設(shè)備購進(jìn)時(shí)要開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。企業(yè)因內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)、職工崗位變化，經(jīng)變更、修改、補(bǔ)充和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料要做到隨時(shí)收集歸檔。

二是責(zé)任考核制度，要對收集整理過程中涉及的專兼職檔案人員的責(zé)任給予明確，分階段進(jìn)行考核，根據(jù)任務(wù)完成情況，落實(shí)獎(jiǎng)懲措施。

企業(yè)普遍采用年度目標(biāo)考核的方法進(jìn)行管理過程控制，檔案管理要納入企業(yè)的整體考核制度中，并明確提出相關(guān)崗位和人員應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)，考核項(xiàng)目應(yīng)按照收集的時(shí)間、范圍、歸檔數(shù)量以及案卷質(zhì)量等要素進(jìn)行打分考核，利用考核分值確認(rèn)目標(biāo)任務(wù)的完成情況落實(shí)獎(jiǎng)懲措施。

三是“一個(gè)機(jī)制”就是指導(dǎo)監(jiān)督，在收集整理過程中，針對每個(gè)崗位進(jìn)度差異，分別設(shè)定不同的指導(dǎo)時(shí)點(diǎn)，給予不同的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。指導(dǎo)過程，其實(shí)也是督促過程，督促各崗位按時(shí)按要求進(jìn)行收集整理。

4 嚴(yán)格保管利用控制，確保檔案安全高效利用

針對這一階段在檔案部門內(nèi)部、主要由專職檔案人員承擔(dān)的實(shí)際，重點(diǎn)應(yīng)放在強(qiáng)化技術(shù)措施上，將制度建設(shè)與硬件建設(shè)結(jié)合起來。一方面建立完善保管利用制度，主要包含檔案的實(shí)體安全與涉密安全，制度涵蓋保管利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，并對每個(gè)環(huán)節(jié)提出了明確的程序要求和責(zé)任要求。首先是庫房的硬件設(shè)施管理必須達(dá)標(biāo)，其次借閱利用環(huán)節(jié)是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案借閱規(guī)定進(jìn)行;要有應(yīng)對特殊季節(jié)、氣候下的檔案安全措施，應(yīng)考慮重要檔案備份后的異地保管，防止意外情況的發(fā)生。構(gòu)建了一個(gè)機(jī)制就是“定期檢查”，每天檢查庫房，排除安全保管隱患;檢查檔案，排除檔案損毀危險(xiǎn);檢查工作，督促各崗位按時(shí)按規(guī)定完成任務(wù)。

開發(fā)利用過程的管理控制主要體現(xiàn)在如何根據(jù)自身企業(yè)特點(diǎn)發(fā)揮各類檔案作用。企業(yè)在發(fā)展過程中，對檔案利用會(huì)呈現(xiàn)不同階段的需求。檔案室工作人員在做好基礎(chǔ)性編研材料的基礎(chǔ)上應(yīng)開展有針對性地分析和?調(diào)研，了解企業(yè)和職工對檔案的需求開發(fā)檔案材料。如日照港集團(tuán)編制的《碼頭泊位信息匯編》《住宅土地證信息情況統(tǒng)計(jì)》《專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)文件目錄》等匯編資料，為港口的生產(chǎn)建設(shè)、員工住房和技術(shù)人員職稱管理提供了參考依據(jù)。股份一公司編制的《主要經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)走勢圖》形象展示了公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)面貌。股份三公司根據(jù)散雜貨業(yè)務(wù)特點(diǎn)，設(shè)備種類多，編制了《設(shè)備分類目錄》為不同站隊(duì)的技術(shù)人員提供利用。

企業(yè)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用決定了檔案資源必將走向以網(wǎng)絡(luò)利用為主的全新利用模式。企業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)自身單位特點(diǎn)，在傳統(tǒng)檔案利用的基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)信息化發(fā)展趨勢，利用數(shù)字檔案館和企業(yè)信息網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)利用平臺，可以建立檔案專題數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化數(shù)字檔案資源體系。通過開展深層次的編研，建立檔案利用服務(wù)窗口，開設(shè)不同形式的個(gè)性化服務(wù)欄目，利用人員可隨時(shí)登錄企業(yè)的檔案網(wǎng)站查閱經(jīng)授權(quán)的檔案信息，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)利用的高效便捷。

5 結(jié)束語

綜上所述：伴隨市場經(jīng)濟(jì)形勢的變化，企業(yè)面臨更多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案管理作為重要基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，要注重做好全過程的有效控制，利用多種方式和手段發(fā)揮檔案資源的最大效能，必將為企業(yè)的發(fā)展壯大發(fā)揮積極作用。