汪海燕

摘要：高職院校檔案管理工作進(jìn)行對(duì)于提升高職院校整體運(yùn)行水平，促使院校檔案管理向著科學(xué)化的方向落實(shí)，為后期高職院校相關(guān)工作的創(chuàng)新落實(shí)奠定一定的基礎(chǔ)。基于以上分析，面對(duì)當(dāng)前高職院校檔案管理工作存在問(wèn)題深入探究下，提出相對(duì)應(yīng)的改進(jìn)策略，旨在為實(shí)際高職院校檔案管理工作向著更高水平落實(shí)發(fā)揮一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;服務(wù)能力;工作水平

在高職院校學(xué)校教育系統(tǒng)中，檔案管理工作是非常重要的。一般而言，只有保證檔案管理工作科學(xué)化落實(shí)，才能夠最大限度為教師和學(xué)生以及相關(guān)人員提供便利性，為相關(guān)工作的有效落實(shí)提供堅(jiān)實(shí)的依據(jù)?；谝陨隙?，在目前高職院校檔案管理工作中，管理人員能夠切實(shí)按照相關(guān)規(guī)章制度和命令指示進(jìn)行檔案的收集和歸納，但是在服務(wù)應(yīng)用方面卻存在效率低下的不良現(xiàn)象。這一問(wèn)題的出現(xiàn)引來(lái)了教師和學(xué)生對(duì)學(xué)校檔案管理部門(mén)的非議，認(rèn)為檔案管理部門(mén)沒(méi)有為自己提供便利性。而為了有效改進(jìn)這一問(wèn)題，從檔案管理工作中贏得來(lái)自教師和學(xué)生的支持，提升教師和學(xué)生的凝聚力，積極強(qiáng)化當(dāng)前高職院校檔案管理服務(wù)工作落實(shí)存在問(wèn)題分析，以此提出相對(duì)應(yīng)的改進(jìn)策略，促進(jìn)實(shí)際工作創(chuàng)新改進(jìn)，提升高職院校檔案管理服務(wù)水平。

• 高職院校檔案管理關(guān)于服務(wù)工作落實(shí)存在問(wèn)題分析

服務(wù)意識(shí)較差，缺乏科學(xué)的、主動(dòng)的服務(wù)理念。當(dāng)前，高職院校檔案管理工作進(jìn)行中存在的明顯問(wèn)題則是檔案管理工作服務(wù)意識(shí)較差，服務(wù)部門(mén)缺乏科學(xué)的、主動(dòng)的服務(wù)理念。這種錯(cuò)誤的理念在一定程度上導(dǎo)致檔案服務(wù)管理部門(mén)人員未能積極主動(dòng)的通過(guò)相關(guān)平臺(tái)和機(jī)制調(diào)查相關(guān)人員關(guān)于檔案被服務(wù)的需求，嚴(yán)重妨礙了檔案服務(wù)工作的高效落實(shí)。造成這一問(wèn)題的主要原因則是當(dāng)前高校檔案管理工作長(zhǎng)期進(jìn)行中，高職院校過(guò)渡將注意力放置在檔案的收集和整理歸檔應(yīng)用上，未能正確發(fā)揮檔案存儲(chǔ)價(jià)值，未能將現(xiàn)代化檔案管理理念有效引入。檔案管理人員思想、理念上存在錯(cuò)誤，必然給實(shí)際檔案管理服務(wù)工作有效落實(shí)產(chǎn)生不良影響。

缺乏科學(xué)化的檔案服務(wù)機(jī)制。高職院校的檔案管理工作進(jìn)行中，為了有效促使服務(wù)目標(biāo)落實(shí)，滿(mǎn)足服務(wù)需求，切實(shí)要促使檔案服務(wù)管理工作落實(shí)嚴(yán)格按照服務(wù)機(jī)制實(shí)行。只有通過(guò)嚴(yán)禁的檔案服務(wù)機(jī)制，才能夠保證一切服務(wù)管理工作在系統(tǒng)化的、程序化內(nèi)落實(shí)，保證檔案服務(wù)的有序性。通過(guò)深入研究發(fā)現(xiàn)，部分高職院校檔案管理工作進(jìn)行中，在檔案服務(wù)機(jī)制確定中簡(jiǎn)單的歸納為檔案的調(diào)取，這種片面化的服務(wù)方式容易導(dǎo)致檔案服務(wù)應(yīng)用中出現(xiàn)缺失和混亂的現(xiàn)象，對(duì)于檔案完整性保存等方面起著非常不利的影響。而一個(gè)完善的檔案服務(wù)機(jī)制，應(yīng)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的跟蹤管理，明確檔案的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)目的以及最終檔案去處，一切管理有頭有尾，最大限度提升檔案保存的完整性。此外，在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展內(nèi)，科學(xué)化的檔案服務(wù)機(jī)制應(yīng)注重信息化技術(shù)的使用，要求高職院校構(gòu)建自身的檔案管理服務(wù)平臺(tái)和客戶(hù)端，用戶(hù)根據(jù)相關(guān)權(quán)限在管理員的配合下，便可以登入獲得相關(guān)信息資料。這樣能夠極大提升檔案管理的服務(wù)水平，但是在安全性防護(hù)方面需要格外注重。

檔案服務(wù)的聯(lián)動(dòng)性較差，未能與高職院校整體運(yùn)行發(fā)展目標(biāo)相符合。高職院校檔案管理工作服務(wù)水平的提升，不僅要求檔案管理部門(mén)本本身能夠滿(mǎn)足檔案服務(wù)的相關(guān)需求，而且要能夠在遵循高職院校整體發(fā)展目標(biāo)下，檔案管理部門(mén)與院校其他管理部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互動(dòng)，為相關(guān)管理工作落實(shí)提供信息資料。如，在高職院校中，科研創(chuàng)新工作是非常重要的。只有高職院校的檔案管理信息資料有效提供，才能夠最大限度滿(mǎn)足科研機(jī)構(gòu)人員關(guān)于信息數(shù)據(jù)的需求性，提升科研創(chuàng)新的順利性?；谝陨隙裕?dāng)前高職院校檔案管理工作進(jìn)行中，檔案服務(wù)的聯(lián)動(dòng)性較差，突出體現(xiàn)在科研創(chuàng)新人員在相關(guān)數(shù)據(jù)信息調(diào)動(dòng)中面臨的中間環(huán)節(jié)較多，導(dǎo)致相關(guān)調(diào)取效率低下，未能全面參與到檔案管理工作進(jìn)行中。這一問(wèn)題的存在也是當(dāng)前檔案服務(wù)管理工作改進(jìn)切實(shí)需要改進(jìn)的，是檔案管理服務(wù)體系走向健全的重要表現(xiàn)。

• 高職院校檔案管理服務(wù)水平和能力提升的創(chuàng)新措施分析

更新服務(wù)理念，建設(shè)高水平的檔案管理人員隊(duì)伍。高職院校檔案管理服務(wù)水平和能力的提升從根本上要求檔案管理相關(guān)人員形成科學(xué)化的服務(wù)理念，形成積極、主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)。只有主觀層面上有效改進(jìn)，才能夠?yàn)閷?shí)際一系列檔案服務(wù)管理工作的進(jìn)行發(fā)揮有效的指導(dǎo)作用?；谝陨戏治?，在當(dāng)前高職院校檔案管理服務(wù)水平和能力提升中，院校高層管理人員能夠認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理主動(dòng)化服務(wù)已經(jīng)成為趨勢(shì)，管理層能夠從機(jī)構(gòu)改革、服務(wù)模式創(chuàng)新建設(shè)以及組織人員接受系統(tǒng)培訓(xùn)教育等方面改進(jìn)。此外，服務(wù)管理工作落實(shí)嚴(yán)格按照目標(biāo)引導(dǎo)實(shí)行，在全面調(diào)查教師、學(xué)生和相關(guān)人員需求基礎(chǔ)上，形成關(guān)于服務(wù)管理的科學(xué)化目標(biāo)，以此在服務(wù)需求和服務(wù)目標(biāo)有效結(jié)合基礎(chǔ)上，促使檔案管理現(xiàn)代化服務(wù)工作合理落實(shí)。

健全完善形成科學(xué)化的檔案服務(wù)機(jī)制，促使服務(wù)管理有效落實(shí)。高職院校檔案服務(wù)管理工作創(chuàng)新落實(shí)中，健全完善形成科學(xué)化的檔案服務(wù)機(jī)制是非常重要的。在檔案服務(wù)機(jī)制完善形成中，注重信息化技術(shù)的使用是非常必要的。信息化技術(shù)的使用，一方面，高職院校能夠在現(xiàn)有的檔案管理信息化平臺(tái)上，形成自身的公眾號(hào)和專(zhuān)用客戶(hù)端。這樣通過(guò)公眾號(hào)能夠及時(shí)相關(guān)人員推送檔案管理的信息，為服務(wù)工作落實(shí)提供技術(shù)支持。而客戶(hù)端的使用能夠促使需要被服務(wù)的人員在進(jìn)入到專(zhuān)門(mén)界面中，根據(jù)自身需求接受相關(guān)服務(wù)，整個(gè)過(guò)程完全根據(jù)自身的服務(wù)需求落實(shí)，能夠提升人員的自我服務(wù)意識(shí)，不需要依靠檔案管理人員，對(duì)于提升服務(wù)效率，建設(shè)現(xiàn)代化的服務(wù)體系有著非常重要的作用。此外，借助客戶(hù)端所形成的服務(wù)機(jī)制能夠減輕檔案管理工作人員壓力，提升檔案部門(mén)人力資源管理效率具有一定的促進(jìn)作用。

綜上所述，檔案管理作為當(dāng)前高職院校管理體系運(yùn)行發(fā)展的重要組成部分。在實(shí)際檔案管理工作進(jìn)行中，能夠切實(shí)針對(duì)實(shí)際存在問(wèn)題分析基礎(chǔ)上，從更新服務(wù)理念，形成現(xiàn)代化檔案服務(wù)管理理念以及健全形成檔案服務(wù)管理機(jī)制和提升檔案服務(wù)的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)性等方面改進(jìn)。在主觀理念和客觀機(jī)制全面改進(jìn)基礎(chǔ)上，提升高職院校檔案服務(wù)管理水平，為院校運(yùn)行提供有效支持。

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