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        RPA適用性判別標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換路徑及治理模式

        2020-11-06 07:15:36吳娜梁家維劉燾于博
        會計之友 2020年21期
        關(guān)鍵詞:財務(wù)機器人

        吳娜 梁家維 劉燾 于博

        【摘 要】 RPA的應(yīng)用能夠有效降低企業(yè)財務(wù)運營成本,提高財務(wù)的工作效率,但目前學(xué)術(shù)界對于RPA的研究較少,遠遠滯后于實踐需要。基于此,以畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司為例,對RPA適用性判別標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換路徑和治理模式進行了深入調(diào)研,并對RPA適用性判別標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程自動化轉(zhuǎn)換路徑以及RPA治理模式給出了具體的行之有效的實施方法,對注冊會計師事務(wù)所、企事業(yè)單位實施RPA具有重要的理論意義和實踐指導(dǎo)價值。

        【關(guān)鍵詞】 財務(wù)機器人; RPA適用性判別標(biāo)準(zhǔn); RPA業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換路徑; RPA治理模式

        【中圖分類號】 F232? 【文獻標(biāo)識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937(2020)21-0118-09

        一、引言

        RPA(Robotic Process Automation)是指財務(wù)流程自動化,也被稱為財務(wù)機器人,企業(yè)通過對業(yè)務(wù)流程設(shè)置一定的規(guī)則,將其實現(xiàn)自動化,實現(xiàn)對人工的替代。RPA并非機械化的機器人,而是各種軟件技術(shù)組合而成的虛擬概念,其并非單純的工具,而是數(shù)字化勞動力,即操作人員本身。RPA能夠處理人類才能完成的工作,或輔助人類完成高難度的業(yè)務(wù)。RPA的演化路徑經(jīng)歷了流程機器人、高級機器人和認(rèn)知機器人三個階段,并越來越受到大家的關(guān)注。2019年《國務(wù)院政府工作報告》中要求“深化大數(shù)據(jù)、人工智能等研發(fā)應(yīng)用,培育新一代信息技術(shù)、高端裝備、生物醫(yī)藥、新能源汽車、新材料等新興產(chǎn)業(yè)集群,壯大數(shù)字經(jīng)濟。”李偉等[1]在研究中國未來15年的戰(zhàn)略選擇時表示接下來的15年是經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期,而信息技術(shù)或數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展為我國的轉(zhuǎn)型提供了良好機遇。由此可見,RPA是數(shù)字革命時代的必然產(chǎn)物。

        實施RPA可以為企業(yè)帶來諸多好處。RPA以自動化代替手工操作,輔助人類完成交易量大、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化且規(guī)則明確的基礎(chǔ)業(yè)務(wù),提供更加全面、準(zhǔn)確、高效的財務(wù)服務(wù)[2]。根據(jù)安永發(fā)表的一篇報告稱,安永已經(jīng)在20個國家提供RPA項目,但多達30%~50%的企業(yè)實施的RPA項目以失敗告終。同樣,德勤通過400家全球公司的調(diào)查發(fā)現(xiàn),63%的企業(yè)并沒有在預(yù)期項目完成日實現(xiàn)RPA的上線。很多企業(yè)由于缺乏對RPA相關(guān)方面的理論指導(dǎo),貿(mào)然實施RPA,導(dǎo)致RPA項目的實施難以達到預(yù)期效果。目前,已有文獻缺乏針對RPA的研究,對RPA的適用性判斷標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換路徑和治理模式的研究更是寥寥可數(shù),畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司作為目前占據(jù)RPA全球市場比較大份額的公司,在實施、運行RPA方面取得了卓越的成績。因此,本文選取畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司作為單一案例,對該公司RPA適用性的判別標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)型路徑以及RPA治理模式進行了深入調(diào)研,以期對注冊會計師事務(wù)所、企事業(yè)單位順利應(yīng)用RPA提供具體且行之有效的方法。

        二、文獻回顧

        目前有關(guān)RPA的研究主要集中在以下兩個方面:

        (一)RPA的應(yīng)用研究

        近年來,在人工智能的浪潮下,RPA逐漸成為研究的熱點問題。RPA的應(yīng)用研究主要包括:Kevin et al.[3]認(rèn)為RPA可以替代員工來完成重復(fù)性的審計任務(wù),例如對賬、內(nèi)部控制測試、細節(jié)測試等。Mary et al.[4]以英國第二大通信商O2公司為研究對象,發(fā)現(xiàn)RPA的應(yīng)用使O2公司的后臺業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)更流暢、速度更快、年投資回報率達到200%。陳琳娣[5]以中國移動通信集團浙江有限公司為例分析了浙江移動內(nèi)審部在內(nèi)部審計項目中進行了RPA的應(yīng)用探索與實踐。程平等[6]以ABC集團財務(wù)共享服務(wù)中心為例,分析了德勤“財務(wù)機器人”圍繞費用報銷流程在報銷申請、票據(jù)自動審批、資金支付管理三方面的應(yīng)用情況。

        (二)RPA的應(yīng)用對會計與審計行業(yè)的影響

        有關(guān)RPA的應(yīng)用對會計與審計行業(yè)的影響研究主要有:傅元略[7]認(rèn)為企業(yè)將一些規(guī)律性強的工作交由自動化機器人來執(zhí)行,使企業(yè)的財會人員和管理者從現(xiàn)有的工作中解放出來,將更多的時間用來完成價值更高的增值管理工作。而余應(yīng)敏等[8]認(rèn)為RPA的應(yīng)用擠壓了會計人員的生存空間,也使會計人員在單位內(nèi)部運營管理的地位有所降低。雖然RPA可以代替員工完成重復(fù)性的工作,但是規(guī)律性較低的工作如財務(wù)分析不能完全被機器人所取代,目前還需要由員工完成[9]。Julia et al.[10]在研究自動化如何改變審計時也表示自動化與人工智能的應(yīng)用只會取代部分審計,而非全部審計工作,并且在短期內(nèi)這些職位只是逐漸地被取代而不會突然消失。

        綜合以上文獻可以看出:目前有關(guān)RPA的研究主要聚焦于RPA的具體應(yīng)用以及RPA對會計審計等相關(guān)行業(yè)產(chǎn)生的影響,忽視了RPA的適用性判斷標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換路徑以及治理模式的研究。因此,本文以畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司為例,通過歸納式案例研究方法進行研究,試圖回答以下三個問題:如何判斷其業(yè)務(wù)流程是否適合實現(xiàn)自動化?在企業(yè)決定實施RPA后,如何對業(yè)務(wù)流程進行轉(zhuǎn)型?如何對RPA進行從始至終的有效治理?

        三、研究方法和案例簡介

        (一)研究方法

        案例研究適合對當(dāng)前的現(xiàn)象進行研究[11],單一案例有助于深度分析問題進而凝練研究理論[12]。本案例選擇畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司作為單一案例研究對象的原因在于:(1)畢馬威于2013年在廣東佛山設(shè)立共享服務(wù)中心,2017年在江蘇南京設(shè)立智能創(chuàng)新空間,自從2017年下半年RPA,目前已占據(jù)全球市場比較大的份額,有著豐富的經(jīng)驗和富有成效的治理體系;(2)本文對畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司進行了實地調(diào)研,并與畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司高管進行合作研究,保證了案例資料和信息的真實性、有效性和直接性;(3)畢馬威關(guān)于RPA的適用條件、轉(zhuǎn)型方法和治理經(jīng)驗?zāi)壳霸趯W(xué)術(shù)界尚缺少相應(yīng)的學(xué)術(shù)研究。

        畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司在對業(yè)務(wù)流程改善前要針對業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀進行課題分析,以業(yè)務(wù)量是否可以減少、業(yè)務(wù)單價可否降低、生產(chǎn)率可否提高為中心問題進行研究探索。在研究每一個問題時,對其詳細分析,并挖掘三個中心問題是否可以繼續(xù)細分,例如:第一個中心問題(業(yè)務(wù)量可否減少),可從三個方面探討:(1)減少該流程是否有必要;(2)是否涉及重復(fù)操作;(3)是否可以更簡化。第二個中心問題(業(yè)務(wù)單價可否降低)可細分為兩方面:(1)是否能讓非熟練員工執(zhí)行;(2)是否能讓外部人員執(zhí)行。第三個中心問題(生產(chǎn)率的提高)可分為三個方面:(1)業(yè)務(wù)是否存在無意義的分散;(2)繁忙時期該業(yè)務(wù)是否必須要執(zhí)行;(3)能否通過自動化減少人力資源的需求。

        以上對三個中心問題的細分只是一種舉例,企業(yè)應(yīng)基于自身業(yè)務(wù)流程的特點,列出三個中心問題的相關(guān)子問題,并逐項根據(jù)每一子問題的分析結(jié)果研究改善方案,將改善后的業(yè)務(wù)流程與RPA相結(jié)合才能更好地實現(xiàn)應(yīng)用RPA的效益。

        2.轉(zhuǎn)型實施方法

        在完成業(yè)務(wù)流程優(yōu)化后,企業(yè)要聚焦于業(yè)務(wù)流程的自動化轉(zhuǎn)型。畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司將業(yè)務(wù)流程的自動化轉(zhuǎn)型分為四步。

        (1)規(guī)劃與評估。企業(yè)規(guī)劃符合自動化條件的流程試點,根據(jù)業(yè)務(wù)流程等級制定相應(yīng)RPA的開發(fā)計劃并評估財務(wù)流程自動化實施效果及實施難度,其后要準(zhǔn)備硬件、安裝軟件、獲取系統(tǒng)測試賬號、建立測試環(huán)境進行系統(tǒng)測試。

        (2)分析與構(gòu)建。企業(yè)的相關(guān)部門梳理并規(guī)劃業(yè)務(wù)流程,了解操作明細,構(gòu)思RPA的操作流程,搭建人機交互的應(yīng)用場景。

        (3)開發(fā)與測試。相關(guān)部門按照規(guī)劃開發(fā)RPA,對其進行測試,記錄測試過程中的問題,由開發(fā)團隊分析解決記錄的問題,在開發(fā)完成后將RPA在生產(chǎn)環(huán)境中試運行,不斷更新完善RPA的功能。

        (4)部署與推廣。部署RPA上線,編制RPA應(yīng)用流程文檔并制定RPA使用規(guī)范。

        以上是實現(xiàn)財務(wù)流程自動化的具體步驟,值得注意的是,企業(yè)在采用RPA后需持續(xù)地優(yōu)化和完善,不斷提升RPA的交互體驗并拓展RPA應(yīng)用功能,對員工進行相應(yīng)的培訓(xùn),制定RPA管理制度。

        畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換路徑創(chuàng)新性地提出了將業(yè)務(wù)流程的自動化與流程的改善相結(jié)合,雖然這種方式會延長RPA項目的準(zhǔn)備周期,但可以有效地降低企業(yè)實施RPA失敗的可能性,對于企業(yè)來說利大于弊。

        (三)RPA的治理模式:RPA卓越中心

        對于大量推行RPA的企業(yè),對其治理的方式是建立RPA卓越中心(CoE),為RPA的應(yīng)用提供全方位的指導(dǎo)、培訓(xùn)及管理。RPA的應(yīng)用范圍廣泛,不僅可以應(yīng)用于財務(wù)部門,還可在人力資源部門、運營部門、風(fēng)控部門、客服部門等建立RPA。由于RPA具有可跨部門應(yīng)用的特點,如果企業(yè)單獨把RPA項目組下設(shè)到個別部門,會限制其他部門應(yīng)用RPA,難以實現(xiàn)RPA效益的最大化。為避免這種現(xiàn)象發(fā)生,企業(yè)可以成立一個獨立部門,即RPA卓越中心,由RPA卓越中心全權(quán)負(fù)責(zé)RPA項目的治理,同時,RPA卓越中心需包含IT人員和業(yè)務(wù)人員,兩種人員的結(jié)合可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)和技術(shù)的聯(lián)動,有利于提高RPA項目的實施效率。

        對于RPA卓越中心的建立,建議遵守五項要求:(1)業(yè)務(wù)流程要與自動化相適應(yīng),企業(yè)要以自動化技術(shù)設(shè)計全新的或已有的流程,而不是讓自動化一味地適應(yīng)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程,卻不對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程做出任何改善;(2)企業(yè)要建立端到端的財務(wù)流程自動化實現(xiàn)收益,減少不必要的中間交換設(shè)備,提高自動化流程的運轉(zhuǎn)效率;(3)RPA不是唯一的財務(wù)流程自動化工具,企業(yè)要考慮自身因素,例如資金的充裕度、自動化工具的部署時間、實施周期等去選擇最適合企業(yè)的自動化工具;(4)在人工智能興起后,RPA等各種工具獲得了極大的關(guān)注,發(fā)展速度也與日俱增,新技術(shù)、新科技不斷出現(xiàn),企業(yè)要持續(xù)關(guān)注技術(shù)的更新變化,令更多的復(fù)雜流程實現(xiàn)自動化;(5)企業(yè)要以終端為中心進行設(shè)計,終端是進行人機交互的中介,是信息、數(shù)據(jù)輸入輸出的場所。

        RPA卓越中心從服務(wù)交付層面、組織架構(gòu)層面、流程治理三個層面實現(xiàn)對企業(yè)RPA的治理。

        1.服務(wù)交付層面

        構(gòu)建服務(wù)交付體系是建立RPA治理體系的重要問題。服務(wù)交付體系包含四個項目,分別是混合交付模式、交付治理框架、服務(wù)交付和服務(wù)目錄。

        (1)混合交付模式是指為了滿足整個企業(yè)內(nèi)部的自動化需求,RPA卓越中心需協(xié)同企業(yè)中業(yè)務(wù)部門與IT部門,以關(guān)鍵工作組的形式實現(xiàn)對RPA的最終交付。工作組分為兩種,一種是以IT為中心的自動化工作組,該工作組由RPA開發(fā)部門和基礎(chǔ)運維部門構(gòu)成,主要負(fù)責(zé)RPA的開發(fā)和維護工作。另一種是以業(yè)務(wù)為主的自動化工作組,由RPA的業(yè)務(wù)流程項目組和其他潛在應(yīng)用RPA業(yè)務(wù)組構(gòu)成。兩個工作組共享一個IT自動化的服務(wù),其目的是為了確保RPA的構(gòu)建人員和維護人員可以快速接收RPA項目的相關(guān)信息并及時地更正維護。

        (2)確定交付治理框架是為了明確自動化工作組、RPA卓越中心和其他重要利益相關(guān)者的定位與職責(zé)。企業(yè)應(yīng)成立RPA治理委員會,其目標(biāo)和職責(zé)為:統(tǒng)籌管理自動化工作組、負(fù)責(zé)RPA戰(zhàn)略事項、交付風(fēng)險等宏觀決策事項;推動需求生成、在企業(yè)內(nèi)宣傳自動化和RPA的優(yōu)勢、識別并尋找財務(wù)流程自動化的機會并提供支持;落實需求管理、對需求最終把關(guān)、定義并優(yōu)化RPA變更計劃;確保價值實現(xiàn)、對RPA項目持續(xù)跟進、確保項目收益的實現(xiàn)、定期在企業(yè)內(nèi)部溝通。

        重要利益相關(guān)者主要涉及自動化領(lǐng)導(dǎo)人、RPA卓越中心業(yè)務(wù)人員和業(yè)務(wù)代表,其相關(guān)職責(zé)如表2所示。

        (3)服務(wù)交付是指在RPA卓越中心中IT工作組和業(yè)務(wù)工作組相互服務(wù),IT工作組為業(yè)務(wù)工作組提供財務(wù)流程自動化的實現(xiàn)和運行服務(wù),而業(yè)務(wù)工作組的內(nèi)部服務(wù)和關(guān)于RPA的信息要共享給IT工作組,兩個工作組需要保持密切聯(lián)系而非獨立無關(guān),共同為RPA項目的實施和運轉(zhuǎn)提供保障。業(yè)務(wù)工作組主要職責(zé)是制定RPA項目的生命周期、IT安全標(biāo)準(zhǔn)以及需求管理和優(yōu)先級、保持計劃業(yè)務(wù)的連續(xù)性、管理知識庫、負(fù)責(zé)技術(shù)支撐、掌握實時數(shù)據(jù)并負(fù)責(zé)報告。IT工作組主要負(fù)責(zé)技術(shù)評估、解決方案架構(gòu)和基礎(chǔ)設(shè)施問題、制定技術(shù)路線圖、對運營進行支持、管理應(yīng)用程序接口、搭建基礎(chǔ)架構(gòu)和數(shù)據(jù)架構(gòu)。

        (4)服務(wù)目錄的制定是RPA服務(wù)交付體系的最后一項,服務(wù)目錄將有關(guān)財務(wù)流程自動化的信息儲存為具有描述性屬性的對象。業(yè)務(wù)員工可以憑借名稱查詢對象,方便使用人員查詢并了解信息。服務(wù)目錄包含的要素和內(nèi)容如表3所示。

        2.組織架構(gòu)層面

        RPA卓越中心是對RPA項目提供服務(wù)的特殊部門,為RPA項目全程負(fù)責(zé)。部門需要不同分工的員工從事對應(yīng)的工作,RPA卓越中心也并不例外。RPA卓越中心的組織架構(gòu)由RPA卓越中心負(fù)責(zé)人、解決方案提出者、自動化開發(fā)者、基礎(chǔ)架構(gòu)經(jīng)理和流程業(yè)務(wù)員構(gòu)成。每個成員主要負(fù)責(zé)以下職責(zé):RPA卓越中心負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)整個業(yè)務(wù)領(lǐng)域的自動化計劃、與目標(biāo)團隊聯(lián)系并管理RPA卓越中心的資源和實施計劃、和供應(yīng)商溝通洽談、管理自動化項目并審核批準(zhǔn)自動化需求、評估自動化項目的優(yōu)勢和機會。解決方案提出者設(shè)計自動化生態(tài)系統(tǒng)和自動化方案、制定開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)絡(luò)平臺供應(yīng)商、提供技術(shù)質(zhì)量保證。自動化開發(fā)者負(fù)責(zé)財務(wù)流程自動化的實現(xiàn),要求由熟悉掌握供應(yīng)商提供的工具的自動化工程師從事該工作?;A(chǔ)架構(gòu)經(jīng)理管理基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件、部署自動化流程、對接團隊其他系統(tǒng)。流程業(yè)務(wù)員上報財務(wù)流程自動化的需求、參與自動化的設(shè)計、輸入商業(yè)案例測試自動化流程、對其驗收或反饋問題。

        3.流程治理層面

        自動化流程是企業(yè)的重要資產(chǎn),企業(yè)的運轉(zhuǎn)需要依靠流程的正常工作來實現(xiàn),制定綜合詳細的流程治理可以為自動化的各個關(guān)鍵流程環(huán)節(jié)提供一套完備的框架理論。

        (1)RPA項目生命周期的五個階段

        流程治理應(yīng)該包含RPA項目的整個生命周期,從機會評估階段直至生產(chǎn)部署階段。流程治理能為自動化生命周期的每個階段提供相應(yīng)的管理并提供各個階段產(chǎn)生的交付物(各階段應(yīng)提交的交付物如表4所示),以下為各個階段的治理內(nèi)容:

        1)機會評估階段。企業(yè)評估RPA項目收益、周期用時、成本和質(zhì)量、自動化技術(shù)可行性,深入了解方案的復(fù)雜性以解決商業(yè)問題,并根據(jù)收益和復(fù)雜度矩陣優(yōu)先考慮可行性高的業(yè)務(wù)流程。

        2)“As is”評估階段。此階段對業(yè)務(wù)流程現(xiàn)有狀況進行評估,評估端到端流程以尋找自動化機會,確定現(xiàn)有流程的可用性和流通性,識別決策點、監(jiān)管、合規(guī)考慮,完成詳細的現(xiàn)狀評估,并記錄現(xiàn)有流程。

        3)“To be”設(shè)計階段。在這個階段,企業(yè)要制定自動化流程藍圖,針對自動化實施流程再設(shè)計,確定自動化具體的業(yè)務(wù)規(guī)則,完成自動化解決方案的詳細技術(shù)規(guī)范,設(shè)計并開發(fā)詳細的RPA項目的任務(wù)列表。

        4)建設(shè)與測試階段。確保自動化以迭代敏捷方式開發(fā),敏捷方法對每一次迭代周期的質(zhì)量都有嚴(yán)格要求。保證解決方案需經(jīng)自動化方案治理層及業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審閱,執(zhí)行自動化的單元并完成系統(tǒng)集成測試(SIT)和終端用戶集成測試(UAT)。

        5)部署和監(jiān)控階段。制定業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃(BCP),培訓(xùn)員工對自動化運用,為RPA卓越中心創(chuàng)建的自動化提供支持,記錄并修復(fù)RPA運行過程中的缺點,不斷完善RPA的運行。

        (2)業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃

        企業(yè)為保持財務(wù)流程自動化的連續(xù)性,降低自動化失效或故障對企業(yè)造成的損失,需要制訂業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃(BCP),也可稱災(zāi)難恢復(fù)計劃,是企業(yè)為自動化流程非正常中斷現(xiàn)象出現(xiàn)做的備案,降低了流程意外中斷給企業(yè)帶來的損失。

        典型的業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃包含評估、響應(yīng)、繼續(xù)、恢復(fù)四個關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。“評估標(biāo)準(zhǔn)”要求企業(yè)先要考慮事件造成的業(yè)務(wù)影響,列表解決進程和安全性問題,廣泛地與領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)業(yè)務(wù)員工溝通。“響應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)”要求企業(yè)運營部門根據(jù)不同功能確定可接受的停機時間并恢復(fù)關(guān)鍵操作,進行損害與受限功能的評估,適當(dāng)?shù)嘏c員工、股東和供應(yīng)商溝通。“繼續(xù)標(biāo)準(zhǔn)”要求相應(yīng)業(yè)務(wù)流程人員手動繼續(xù)關(guān)鍵進程,直到流程恢復(fù)自動化,解決人力資源的后勤問題,繼續(xù)保持與員工、股東和供應(yīng)商溝通。“恢復(fù)標(biāo)準(zhǔn)”需要卓越中心制定穩(wěn)定計劃,恢復(fù)正常業(yè)務(wù),學(xué)習(xí)經(jīng)驗教訓(xùn)并相應(yīng)地更新業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃。

        (3)自動化IT安全標(biāo)準(zhǔn)

        RPA項目在系統(tǒng)運行控制領(lǐng)域會帶來一定風(fēng)險,例如會計政策的不一致使得該程序的設(shè)計和執(zhí)行能力較差,對RPA缺乏適當(dāng)?shù)纳矸蒡炞C控制造成的問責(zé)問題,RPA開發(fā)過程中的信息不一致導(dǎo)致的數(shù)據(jù)處理不完整和不準(zhǔn)確,RPA開發(fā)和生產(chǎn)環(huán)境的分離導(dǎo)致的RPA實際應(yīng)用效果不佳等風(fēng)險。企業(yè)為保護、控制和管理機器人需建立自動化IT安全標(biāo)準(zhǔn)。自動化IT安全標(biāo)準(zhǔn)的建立需要企業(yè)考慮計劃、建設(shè)及運行過程中的安全因素,內(nèi)容如表5所示。

        自動化IT安全標(biāo)準(zhǔn)要企業(yè)思考安全因素并依據(jù)企業(yè)的實際情況而制定,但有一些標(biāo)準(zhǔn)必須包含:①建立自動化標(biāo)準(zhǔn)并與更廣泛的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合,任何新的RPA應(yīng)用程序都要符合自動化標(biāo)準(zhǔn)以延長使用壽命;②針對特定高風(fēng)險的流程保有適當(dāng)?shù)膫浞?③建立基本的RPA體系結(jié)構(gòu)、日志記錄、安全控制模式和監(jiān)控;④為每個財務(wù)機器人和機器ID的所有權(quán)設(shè)置負(fù)責(zé)人;⑤明確業(yè)務(wù)部門和卓越中心之間機器人的所有權(quán);⑥建立與自動化過程相關(guān)的所有控制(包括操作)的映射,并對每個機器人執(zhí)行控制影響評估;⑦在可能的情況下,確保機器人可以使用Web服務(wù)或直接寫入數(shù)據(jù)庫,以便機器人可以更好地適應(yīng)變化;⑧自動化工具應(yīng)該引用屏幕元素或字段級別的屬性而不是位置;⑨確保機器人開發(fā)人員無法訪問生產(chǎn)環(huán)境;⑩識別并定期測試故障情況;?輥?輯?訛確保機器人通信已加密;?輥?輰?訛執(zhí)行生產(chǎn)中部署的所有機器人的備份;?輥?輱?訛為每個機器人的用戶ID建立定期授權(quán)審查;?輥?輲?訛跟蹤每個機器人的IP地址;?輥?輳?訛定期進行“Red-team”評估以發(fā)現(xiàn)程序漏洞。

        自動化IT安全標(biāo)準(zhǔn)要求企業(yè)確保業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)環(huán)境是安全的,安全的數(shù)據(jù)環(huán)境是財務(wù)流程自動化順利運行的必要保障,如果數(shù)據(jù)的儲存環(huán)境有漏洞,黑客就可以利用漏洞對企業(yè)造成難以計量的損失。RPA卓越中心應(yīng)使RPA的應(yīng)用程序不能訪問生產(chǎn)環(huán)境數(shù)據(jù)庫或測試環(huán)境數(shù)據(jù)庫,使用數(shù)據(jù)庫的用戶只能對其自己的表格進行讀寫訪問。如果需要增加權(quán)限(即在初始創(chuàng)建RPA應(yīng)用程序數(shù)據(jù)庫,或應(yīng)用版本升級所要求的數(shù)據(jù)庫一同升級時),臨時授予的相關(guān)權(quán)限應(yīng)該在創(chuàng)建或升級的任務(wù)完成之后收回,并對訪問進行監(jiān)視直到創(chuàng)建或升級的任務(wù)完成。對資源PC環(huán)境及其安全性應(yīng)制定詳細的規(guī)定,要防止數(shù)據(jù)遭到未經(jīng)授權(quán)的使用和披露。確保根據(jù)隱私政策以及外部法律和監(jiān)管責(zé)任的要求存儲數(shù)據(jù),保持?jǐn)?shù)據(jù)的安全性、保密性,尤其是客戶信息的保密,如果自動化的運行需要客戶信息,該信息只能作為瞬態(tài)數(shù)據(jù)存儲在內(nèi)存中,如若必須要存儲到數(shù)據(jù)庫中,則對其加密。RPA應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)只有在必要時且經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán),才可提供給用戶以完成任務(wù)。對于數(shù)據(jù)的保留,日志信息應(yīng)保留兩年以上,以遵守標(biāo)準(zhǔn)的組織數(shù)據(jù)保留策略。RPA卓越中心應(yīng)該定期對自動化流程進行審查,確保制定的安全政策和數(shù)據(jù)保護政策得到完全的遵守,查找目前安全政策和數(shù)據(jù)保護政策的缺點,相應(yīng)地進行更新維護。

        綜上所述,本文基于對畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司案例的深入研究分析,提出具體的RPA應(yīng)用的理論框架,詳見圖2。

        五、研究結(jié)論

        畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司經(jīng)過RPA的長期應(yīng)用,實現(xiàn)了運營模式的變革,將大量重復(fù)性勞動交由給自動化處理,使員工從日常繁重的事務(wù)性工作中解脫出來,將精力更多地投放在財務(wù)分析和財務(wù)管理等高價值創(chuàng)造的工作領(lǐng)域,基于自動化可以24小時不知疲倦的運轉(zhuǎn),審計效率得以提升。畢馬威企業(yè)咨詢(中國)有限公司擁有大量可靠的RPA實際操作經(jīng)驗,認(rèn)為判斷一家企業(yè)是否適用RPA的具體標(biāo)準(zhǔn)為:(1)是否具備一定的信息化條件;(2)有沒有機會;(3)有沒有收益。只有滿足這三個條件,采用RPA才滿足效益最大化必要條件。經(jīng)調(diào)查,人力資源部門、財務(wù)部門、運營部門、風(fēng)控部門、客服部門和IT技術(shù)部門有很大的潛力運用RPA來提升績效。

        本文通過對案例的深度分析得到下列結(jié)論:第一,企業(yè)要秉承自動化收益最大化的原則,通過業(yè)務(wù)流程信息化程度的識別、RPA的機會評估和收益復(fù)雜度矩陣來判斷業(yè)務(wù)流程是否適合自動化。第二,在企業(yè)決定采用RPA時,研究分析業(yè)務(wù)流程是否需要更新改善,并通過智能轉(zhuǎn)型實施方法實現(xiàn)改善后的業(yè)務(wù)流程的自動化。第三,企業(yè)應(yīng)建立RPA卓越中心實現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程的治理:首先,RPA卓越中心的建立要符合五項要求。其次,RPA卓越中心通過服務(wù)交付、組織架構(gòu)、流程治理三個層面實現(xiàn)治理要求,其中服務(wù)交付層面包含混合交付模式、交付治理框架、服務(wù)交付和服務(wù)目錄四個部分。組織架構(gòu)層面定義了RPA卓越中心的團隊構(gòu)成和角色職責(zé)。流程治理層面要求RPA卓越中心關(guān)注RPA項目的整個生命周期,生命周期包括從機會評估到部署和監(jiān)控五個階段,每個階段有著不同的要求并生成各自的交付物。業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃是流程治理體系中必不可少的部分,對維持流程連續(xù)性起著至關(guān)重要的作用。評估、響應(yīng)、繼續(xù)、恢復(fù)是業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃的四個關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。流程治理層面最后一部分是制定自動化IT安全標(biāo)準(zhǔn),其目的是為了規(guī)避RPA在系統(tǒng)運行控制領(lǐng)域的風(fēng)險,并建立一個可靠的財務(wù)流程自動化環(huán)境以保證數(shù)據(jù)安全。

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