趙守卿 李銀蘭 呂元媛

摘要：建立采購(gòu)所有權(quán)總成本（TCO）模型是一項(xiàng)精細(xì)化管理，需要投入大量的管理資源。本文分析了人民銀行集中采購(gòu)管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，基于TCO模型分析和建立了人民集中采購(gòu)管理成本模型，并就應(yīng)用TCO模型管理提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)成本? 總擁有成本? 成本分析

一、人民銀行集中采購(gòu)管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

為規(guī)范集中采購(gòu)行為，人民銀行逐步健全各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)定了人民銀行采取的公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、邀請(qǐng)招標(biāo)、單一來(lái)源采購(gòu)和詢價(jià)等方式的執(zhí)行規(guī)范。但基層行在實(shí)際采購(gòu)工作中仍面臨一些問(wèn)題。如：采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算編制關(guān)聯(lián)偏弱，編制預(yù)算是根據(jù)以往年度的費(fèi)用規(guī)?？锼泐A(yù)算金額，與采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)際執(zhí)行相脫節(jié)。機(jī)構(gòu)運(yùn)行不暢職責(zé)不明，采購(gòu)工作的基本原則、組織設(shè)置雖有明確規(guī)定，但由于縣支行人員業(yè)務(wù)能力不夠、專業(yè)人才匱乏，在實(shí)際工作中適用性不強(qiáng)。缺乏科學(xué)合理的集中采購(gòu)評(píng)價(jià)體系，目前尚沒(méi)有專門的評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的編制構(gòu)成和執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的評(píng)價(jià)和解剖，不能充分反映集中采購(gòu)的績(jī)效。

二、TCO模型概述

（一）TCO的內(nèi)涵

TCO（總體成本模型）最初是指在計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備采購(gòu)中所包含的所有成本，其內(nèi)涵和外延逐步擴(kuò)大，廣泛應(yīng)用于其他采購(gòu)項(xiàng)目中。它包括了質(zhì)量、服務(wù)、交貨水平和價(jià)格四項(xiàng)基本因素，將采購(gòu)成本擴(kuò)展到采購(gòu)周期的各個(gè)周期中，不斷評(píng)估每項(xiàng)采購(gòu)過(guò)程所需要考慮的相關(guān)成本，而不僅僅是采購(gòu)成本和物流費(fèi)用。

（二）采購(gòu)TCO的總成本

各種形式的采購(gòu)形式都可使用TCO，包括經(jīng)營(yíng)物資的采購(gòu)和生產(chǎn)物料的采購(gòu)，如原材料采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、辦公設(shè)備等物品。不同的采購(gòu)形式包含的成本各不相同，且其成本受到多方面因素影響，本文將其分為顯性成本和隱性成本，如圖1。

（三）TCO計(jì)算模型

TCO使作業(yè)分析法（ABC）在采購(gòu)環(huán)節(jié)有了廣泛的應(yīng)用，ABC的基本思想為TCO模型的建立提供理論支持。TCO模型分析的一般步驟是：第一步，確定參與評(píng)估的供應(yīng)商;第二步，將歸集起來(lái)的投入成本和資源分配到各個(gè)供應(yīng)商的成本庫(kù)中，采用作業(yè)成本法計(jì)算出所有權(quán)總成本;第三步，將各作業(yè)的成本分配到采購(gòu)物資上，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析和評(píng)估。

三、TCO模型適用于人民銀行的可行性分析

當(dāng)前，人民銀行的集中采購(gòu)類型主要是工程類、貨物類和服務(wù)類。工程類主要包括辦公樓維修和改造，貨物類主要包括一般設(shè)備和辦公消耗用品等，服務(wù)類主要涉及到交通工具的維護(hù)保養(yǎng)（車輛保險(xiǎn)、車輛維修等）、會(huì)議、培訓(xùn)等。而TCO模型的適用范圍較廣。人民銀行的集中采購(gòu)類型，與TCO模型的適用范圍一致，其具體的采購(gòu)流程和規(guī)范也符合TCO模型。因此，可以確定人民銀行集中采購(gòu)工作完全適用于TCO模型核算范疇。

四、人民銀行TCO模型的建立

TCO模型用于評(píng)估供應(yīng)商，需要對(duì)每一供應(yīng)商的采購(gòu)總成本，利用相關(guān)信息技術(shù)對(duì)獲取數(shù)據(jù)進(jìn)行比較和分析，擇優(yōu)選取供應(yīng)商，進(jìn)而優(yōu)化采購(gòu)行為?；赥CO模型的角度，人民銀行集中采購(gòu)成本主要涉及采購(gòu)前期、采購(gòu)中期和采購(gòu)后期的成本控制。

（一）采購(gòu)前期的成本控制

一是建立完善的采購(gòu)制度。完善的采購(gòu)制度，能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、杜絕部門之間的“扯皮”。要明確規(guī)定采購(gòu)項(xiàng)目的報(bào)價(jià)、方式、價(jià)格審批等環(huán)節(jié)。二是建立完善的采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制。建立專門的組織機(jī)構(gòu)，對(duì)采購(gòu)決策的制定和采購(gòu)環(huán)節(jié)的運(yùn)行進(jìn)行跨部門、跨崗位的監(jiān)督。分設(shè)采購(gòu)和驗(yàn)收保管部門，分離采購(gòu)權(quán)、質(zhì)量驗(yàn)收和保管權(quán)，支持付款和驗(yàn)收入庫(kù)相分離。三是建立完善的采購(gòu)約束機(jī)制。對(duì)供應(yīng)商提出采購(gòu)計(jì)劃的時(shí)間，對(duì)物資質(zhì)量檢查結(jié)果進(jìn)行公布，保證采購(gòu)組織有效運(yùn)行。

（二）確定采購(gòu)目標(biāo)成本

將人民銀行集中采購(gòu)物資涉及貨物類、服務(wù)類和工程類，無(wú)法對(duì)所有的采購(gòu)物資給予相同重視。而將物資進(jìn)行分類，對(duì)重要的采購(gòu)物資給予重點(diǎn)管理，進(jìn)行控制。本文將采購(gòu)物資分為三類。第一類是對(duì)采購(gòu)成本管理影響較大的采購(gòu)物資，應(yīng)選擇數(shù)量準(zhǔn)確，信譽(yù)好的供應(yīng)商;第二類是需要從成本和時(shí)間等因素進(jìn)行次要管理的采購(gòu)物資;第三類是當(dāng)物資出現(xiàn)采購(gòu)時(shí)間延誤時(shí)，只會(huì)部分影響采購(gòu)成本，甚至影響甚微，應(yīng)允許一定時(shí)間的延遲采購(gòu)。

根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃確定采購(gòu)成本目標(biāo)，將目標(biāo)成本按照采購(gòu)商品不同按分類逐漸分解，確定各采購(gòu)成本的目標(biāo)成本。根據(jù)預(yù)算價(jià)格、歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)和市場(chǎng)分析狀況，確定采購(gòu)的目標(biāo)成本。

（三）采購(gòu)中期的成本控制

人民銀行集中采購(gòu)中期的成本控制主要體現(xiàn)在多方暢通與供應(yīng)商的溝通渠道。建立信息溝通渠道，保證庫(kù)存需求信息的一致性和穩(wěn)定性，減少由于多重預(yù)測(cè)導(dǎo)致的需求信息扭曲，應(yīng)增加供應(yīng)商對(duì)需求信息獲得的及時(shí)性和透明性。建立信息溝通的渠道或系統(tǒng)，以保證需求信息在庫(kù)存雙方的暢通和準(zhǔn)確性。

（四）采購(gòu)后期的成本控制

從所有權(quán)總成本的構(gòu)成可以看出，采購(gòu)物資的質(zhì)量成本是重要的成本之一。考慮到人民銀行集中采購(gòu)的實(shí)際情況，本文將采購(gòu)質(zhì)量成本分為三類：預(yù)防成本、鑒定成本、外部損失成本。預(yù)防成本涉及到供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和供應(yīng)商質(zhì)量體系的認(rèn)證，采購(gòu)人員的質(zhì)量培訓(xùn)，質(zhì)量規(guī)劃。鑒定成本主要是評(píng)價(jià)供應(yīng)商供貨的適時(shí)性、準(zhǔn)確性和響應(yīng)率所需的成本。外部損失成本供應(yīng)商交貨后，因采購(gòu)物資質(zhì)量問(wèn)題引起的，因發(fā)貨后的物資進(jìn)行的工程改造，技術(shù)改造和貨物退回對(duì)實(shí)際工作所造成的成本損失。

五、應(yīng)用TCO模型管理的建議

（一）加強(qiáng)采購(gòu)人員素質(zhì)

基于TCO模型的人民銀行集中采購(gòu)管理成本需要復(fù)合型人才，既需要掌握計(jì)算機(jī)理論和技術(shù)，更需精通采購(gòu)模塊的相關(guān)知識(shí)。一是加強(qiáng)人員的采購(gòu)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，掌握與采購(gòu)流程相關(guān)的招標(biāo)、投標(biāo)、談判、締約、履約技能和提高市場(chǎng)分析能力;二是開(kāi)展關(guān)于TCO模型應(yīng)用的相關(guān)知識(shí)，使具體的采購(gòu)人員能夠熟悉其模型的構(gòu)建，以及如何能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)前期、采購(gòu)中期和采購(gòu)后期的成本控制，從而有能力選擇總體低成本的供應(yīng)商。三是加強(qiáng)人員交流，在工作初始和推進(jìn)過(guò)程中，先進(jìn)單位可推廣其工作經(jīng)驗(yàn)，也可派遣管理人員到專業(yè)機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)，確保TCO模型能與基層央行的實(shí)際采購(gòu)相結(jié)合，并真正產(chǎn)生實(shí)際的效益。

（二）優(yōu)化采購(gòu)流程

TCO模型在人民銀行集中采購(gòu)中管理成本控制的目標(biāo)是通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，選擇低成本的供應(yīng)商，對(duì)各供應(yīng)商在采購(gòu)前期、中期和后期的成本以及各供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量等信息進(jìn)行有效評(píng)價(jià)。在此基礎(chǔ)上，完成集中采購(gòu)的供應(yīng)商評(píng)價(jià)、選擇和后續(xù)管理。為了進(jìn)一步保證TCO模型的可行性，建議按照模型建立需求，優(yōu)化集中采購(gòu)流程，完善業(yè)務(wù)管理、細(xì)化采購(gòu)計(jì)劃、提高采購(gòu)計(jì)劃的可執(zhí)行度，從而提高TCO模型數(shù)據(jù)的可行性和準(zhǔn)確性，使其能節(jié)約采購(gòu)成本、優(yōu)質(zhì)高效的完成基層央行集中采購(gòu)工作。

（三）完善制度和監(jiān)督管理

規(guī)范集中采購(gòu)行為是提高TCO模型在基層央行集中采購(gòu)管理成本控制中可適用性的重要保證。建立明晰的采購(gòu)管理規(guī)章制度，對(duì)集中采購(gòu)的計(jì)劃編制、談判詢價(jià)、合同訂立、資金結(jié)算等加以規(guī)范和約束，確保整個(gè)采購(gòu)工作高效運(yùn)行。加強(qiáng)采購(gòu)工作的監(jiān)督管理環(huán)節(jié)，發(fā)揮紀(jì)檢、內(nèi)審部門在整個(gè)環(huán)節(jié)中的監(jiān)督作用，以充分發(fā)揮采購(gòu)責(zé)任制度的約束作用。

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作者單位：中國(guó)人民銀行朔州市中心支行