楊景怡

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校;專職檔案管理員;工作心得

前言

教學(xué)檔案指的是在本科教學(xué)實踐和管理活動中形成的并具有保存價值的文字、數(shù)字、聲像等信息資料。其內(nèi)容一般包括教學(xué)文件檔案、教務(wù)工作檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案。教學(xué)檔案同其它檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“利用價值”的一般屬性，但又是一種具有自己特性的專業(yè)檔案。高校檔案管理工作在提高學(xué)校管理水平、工作效率和工作質(zhì)量等方面具有重要作用。本文根據(jù)高等學(xué)校檔案管理工作的需要，提出了檔案工作對檔案管理人員的基本素質(zhì)要求，闡述了檔案管理工作全面系統(tǒng)化的內(nèi)涵，推動高校檔案管理工作的全面發(fā)展。

一、重視傳統(tǒng)檔案基本功訓(xùn)練

隨著國家建設(shè)的不斷進(jìn)步，國民對教育重要性的認(rèn)識不斷提高，我國高等教育事業(yè)也走上了繁榮發(fā)展的軌道，學(xué)校對檔案管理的重視和投入力度也逐步加大。高校檔案管理作為學(xué)校管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，在高校的日常運作中起著十分重要的作用，因此在某種意義上說，檔案管理工作是高校工作內(nèi)容里必不可少的。針對當(dāng)前高校檔案管理人員工作中存在的問題，加強高校檔案管理工作者的基本功訓(xùn)練非常具有現(xiàn)實意義。

在新時期的大背景下，各地的檔案工作都不同程度地引入了電子化、信息化。但改革總不可能一蹴而就，并且電子檔案由于對技術(shù)環(huán)境和備份的頻率要求較高，在短時間內(nèi)不可能完全取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，因此在各地檔案館都還存著相當(dāng)數(shù)量的紙質(zhì)檔案。想要高效高質(zhì)的管理好這些檔案，管理員的基本功是必不可少的。歸檔文件整理工作的八個環(huán)節(jié)是歸檔文件的收集、歸檔文件的價值鑒定、歸檔文件的裝訂、歸檔文件的分類、歸檔文件的排列、歸檔文件的編號、歸檔文件的編目、歸檔文件的裝盒。檔案工作的基礎(chǔ)是收集工作，而收集上來的檔案不可能全都碼得很整齊，這就需要專職檔案管理員將其碼整齊，于是甩紙就成了一道必不可少的工序。甩紙是一項熟練工，沒有很高的科技含量，卻需要日積月累的練習(xí)。新進(jìn)館員可在老館員的指導(dǎo)下，逐漸熟悉這一技術(shù)，最終達(dá)到熟能生巧的地步。

工程類檔案在各地檔案館中都大量存在，由于其尺寸較大，且大小不一，所以很難將其全部數(shù)字化。這樣一來，紙質(zhì)工程圖紙的保存就顯得尤為關(guān)鍵。而它的折疊是必不可少的，因為這樣不僅能節(jié)約空間，也便于查閱。工程圖紙的大小不是A4紙的整數(shù)倍，對它折疊要經(jīng)過一系列專門的程序，并且不同大小的工程圖紙折疊方法也不一樣，必須要學(xué)習(xí)，所以這也是新進(jìn)館員必修的一課。

扎實的業(yè)務(wù)理論知識是高校檔案管理者從事管理工作的前提條件。高校檔案管理者需要系統(tǒng)掌握現(xiàn)代教育與管理理論以及相關(guān)的學(xué)科知識，熟悉國家有關(guān)的教育方針政策和學(xué)校的教學(xué)管理規(guī)章制度，了解最新的教育理念和先進(jìn)的檔案管理模式。隨著現(xiàn)代社會生產(chǎn)的高度知識化，對高校檔案管理者的文化素質(zhì)提出了更高的要求：檔案管理人員需要通過多種途徑加強學(xué)習(xí)，完善自己專業(yè)的知識體系，擴寬自己的綜合知識面，提高自己的理論水平，活躍思維，不斷充實自己職業(yè)技能，養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的自覺性。

二、老檔案的銷毀要謹(jǐn)慎

如今，存在50年以上的高校比比皆是，這就意味著大多數(shù)高校都有著很多老檔案。由于檔案庫房的空間總是有限的，不可能將其無限擴大，這就存在一個老檔案銷毀的問題，以便為新檔案騰出更多的庫房空間。檔案銷毀制度是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。檔案銷毀必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定，經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告，列出檔案銷毀清冊。檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)，批準(zhǔn)銷毀的檔案應(yīng)及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷;銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明“某日已銷毀”并簽名蓋章。檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。但哪些檔案該銷毀，哪些不該銷毀，卻需要謹(jǐn)慎的決定。一般來說，本人的拙見認(rèn)為：

其一，凡是涉及到老校友信息的檔案銷毀應(yīng)謹(jǐn)慎。因為大多數(shù)高校都會有很多的杰出校友，這些校友會反饋母校，為學(xué)校的發(fā)展添磚加瓦，如何維護(hù)與這些杰出校友的關(guān)系，感情牌是一項不錯的選擇。例如，將杰出校友的成績單、入學(xué)登記表等做成紀(jì)念冊相贈。而這些東西的來源就是庫存的老檔案，它們可以很好地勾起校友們的情懷，為學(xué)校做貢獻(xiàn)。

其二，信息性強的檔案銷毀需謹(jǐn)慎。信息性強的檔案指的是具有價值的、獨一無二的信息的檔案。如學(xué)生的入學(xué)登記表、成績單等。雖然有些檔案在某一時段看起來用處不大，但時代終究是不斷變化的，各方面的制度、材料也在不斷完善。一些檔案的用處有可能會在以后會顯現(xiàn)出來。所以，信息性強的檔案銷毀須謹(jǐn)慎。

三、大力推進(jìn)檔案信息化

人類社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，各種新技術(shù)層出不窮。檔案管理有著管理性強、操作性強的基本屬性，是信息化進(jìn)程的受益者。高校由于有著科研的天然優(yōu)勢，且作為檔案密集地，本應(yīng)走在檔案信息化的前沿，但由于種種原因，高校的檔案信息化卻不夠理想。高校檔案信息化主要有以下兩點益處：其一，節(jié)約紙張。紙雖然是可再生資源，但其生產(chǎn)過程中會砍伐大量的樹木，這對生態(tài)環(huán)境是一個巨大的破壞。要是檔案的歸檔和利用都電子化了，可以節(jié)約很多的紙張，有利于生態(tài)環(huán)境。為了實現(xiàn)檔案電子化，勢必對技術(shù)提出了更高的要求，尤其是利用這一塊。如何保證電子檔案不被非法篡改，如何使電子章具有和傳統(tǒng)紙質(zhì)章相同的法律效力，都需要運用到先進(jìn)的區(qū)塊鏈技術(shù)，這一點是需要各大高校領(lǐng)導(dǎo)從精神上和經(jīng)濟上都重視起來的;其二，節(jié)約庫房空間。隨著人類社會活動的效率越來越高，產(chǎn)生的檔案也越來越多，而檔案庫房又是一個有限的存在，不可能無限增大，怎樣解決這個供需矛盾呢？檔案電子化幾乎是唯一的解決辦法。無數(shù)的檔案電子化后只需要一張小小的磁盤便可儲存，除了對備份頻率有要求之外，這幾乎是一種完美的解決方案。

信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，高校檔案信息資源的數(shù)字化管理已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案室的大小和材料多少是衡量檔案的地位和作用的一個標(biāo)準(zhǔn)，而現(xiàn)在這種標(biāo)準(zhǔn)主要表現(xiàn)在信息服務(wù)手段是否自動化、信息服務(wù)形式是否多樣化、信息服務(wù)質(zhì)量是否高效化、信息服務(wù)資源是否網(wǎng)絡(luò)化、信息服務(wù)對象是否全球化、信息服務(wù)人員是否高素質(zhì)化等方面。要求信息服務(wù)人員必須具有各方面的良好素質(zhì)，計算機、英語、網(wǎng)絡(luò)、軟件、數(shù)據(jù)庫以及其它領(lǐng)域的知識是不可缺少的，信息的檢索能力更是需要熟練掌握的。

結(jié)語

在日新月異的網(wǎng)絡(luò)時代，高校檔案管理工作作為高校工作的重要組成部分，是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)功能和開展各項活動的直接的、原始的記錄?？茖W(xué)、正確地檔案收集、管理與創(chuàng)新，是構(gòu)建優(yōu)質(zhì)檔案管理工作的重要元素。檔案管理者只有解放思想、更新觀念、創(chuàng)新管理、與時俱進(jìn)，才能促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)時代高校檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化。高校的檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視、科研的投入和經(jīng)費的投入，更需要各專兼職檔案員的全心奉獻(xiàn)。希望此文能對搞好這項工作提出一點有益的建議。