梁喬 容思敏 宗維玉

摘 要：民辦高校的固定資產(chǎn)對學(xué)校的生存和發(fā)展具有重大影響，是衡量學(xué)?？傮w實(shí)力和水平的重要指標(biāo)。民辦高校的發(fā)展，以及各級政府、教育部門對生均校舍和生均設(shè)備的投入要求，促進(jìn)民辦高校不斷加大對設(shè)備等固定資產(chǎn)的投資力度。但在進(jìn)行固定資產(chǎn)管理的過程中，往往會出現(xiàn)核心資產(chǎn)管理比較混亂的現(xiàn)象。主要分析民辦高校目前普遍存在的核心資產(chǎn)管理問題，提出信息化管理的必要性，并提出管理的措施和建議。

關(guān)鍵詞：民辦高校;固定資產(chǎn);信息化管理

中圖分類號：G647.5? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）24-0074-02

核心固定資產(chǎn)是民辦高校財(cái)產(chǎn)的一個(gè)重要組成部分，也是民辦高校生存和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)具備的特點(diǎn)就是資金使用周期長，存放地點(diǎn)比較分散，資金的管理難度比較大。對于民辦高校資產(chǎn)管理來說，具體的問題表現(xiàn)形式為：資產(chǎn)管理機(jī)制欠缺，資產(chǎn)使用管理的過程隨意且多變、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移的相關(guān)手續(xù)不是很清晰，資產(chǎn)的報(bào)廢不明確。

一、民辦高校固定資產(chǎn)信息化管理過程中存在的一些問題

第一，管理制度不完善，管理的職責(zé)任務(wù)不明確?，F(xiàn)階段，民辦高校的固定資產(chǎn)管理基本上都是遵循相對較為傳統(tǒng)的管理制度和管理模式，并且采用較低級的、較落后的現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行管理，有些高校由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理教學(xué)設(shè)備，采購部門負(fù)責(zé)采購設(shè)備。但是在這樣的形勢下，久而久之，就會讓設(shè)備處在交叉的盲點(diǎn)之中。一旦出現(xiàn)了這樣的模糊和盲點(diǎn)，在管理的內(nèi)部就不知道這個(gè)資產(chǎn)到底該屬于什么部門，并且有時(shí)候也會出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。這也就造成了重復(fù)勞動的工作現(xiàn)象，這樣的現(xiàn)象主要是由于各部門之間缺乏團(tuán)隊(duì)精神和交流與協(xié)作的意識。例如，在將同一信息重新傳送到另一個(gè)系統(tǒng)、重寫同一格式、轉(zhuǎn)換等工作中，為了在其他部門之間交流相關(guān)內(nèi)容，出現(xiàn)了新舊差異和錯(cuò)誤等問題，而這反過來，又導(dǎo)致在管理的過程中出現(xiàn)了事倍功半的情況，這也會浪費(fèi)很多的時(shí)間和金錢，因此民辦高校迫切需要進(jìn)行管理系統(tǒng)的完善和改進(jìn)工作。資產(chǎn)內(nèi)部的管理模式應(yīng)該遵守操作的規(guī)定，步步連接并且環(huán)環(huán)相扣，避免由于人為的原因和因素而出現(xiàn)的影響和問題，管理內(nèi)部必須按照指定好的規(guī)章制度要求來盡量做到減少損失或者避免損失，盡量通過信息化管理的過程來保證民辦高校的固定資產(chǎn)能得到正常、高效的運(yùn)行和管理。

第二，資產(chǎn)的賬實(shí)不符，反映的問題不真實(shí)。一是由于對相關(guān)的高校資產(chǎn)管理不完善、高校資產(chǎn)管理的系統(tǒng)不明確、使用方式方法不恰當(dāng)、管理內(nèi)部使用的賬務(wù)方法不恰當(dāng)?shù)仍?，造成了資產(chǎn)管理混亂的狀況。二是合并和搬遷時(shí)的排查工作不及時(shí)，也不夠徹底。在合并一些資產(chǎn)的時(shí)候，只是簡單地進(jìn)行財(cái)務(wù)的核對工作。三是在交接的過程中，管理內(nèi)部也沒有及時(shí)進(jìn)行全面的固定資產(chǎn)的清查和處理，造成了會計(jì)記錄的信息不一致，固定資產(chǎn)的信息無法及時(shí)、有效地傳遞。在管理人員發(fā)生變動的情況下，不能及時(shí)地處理資產(chǎn)的增加或減少問題。四是在轉(zhuǎn)移資產(chǎn)、處理報(bào)廢處置相關(guān)事務(wù)、出售固定資產(chǎn)時(shí)，管理內(nèi)部沒有一個(gè)制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的固定資產(chǎn)管理方法和策略。因?yàn)槭褂觅Y產(chǎn)的相關(guān)部門沒有及時(shí)地報(bào)備資產(chǎn)的使用情況給資產(chǎn)的管理部門，所以與固定資產(chǎn)管理記錄不一致的情況出現(xiàn)了。

第三，高校內(nèi)部閑置的資產(chǎn)較多，造成了資源的浪費(fèi)。由于資產(chǎn)內(nèi)部的日常管理基礎(chǔ)比較薄弱，學(xué)校內(nèi)部在進(jìn)行采購教育器材的時(shí)候，重復(fù)購置現(xiàn)象更加突出和多發(fā)。一方面，學(xué)校一些部門可以自由地支配所擁有的固定資產(chǎn);另一方面，購置款融資卻處于緊張的狀況。在相關(guān)部門自由地處置閑置資產(chǎn)的時(shí)候，存在著潛在的資產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)等危險(xiǎn)，使得固定資產(chǎn)的安全得不到保障，還不能有效地、科學(xué)地監(jiān)督資產(chǎn)的銷售以及附加值。同時(shí)，固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的一致性、持續(xù)性和不斷變化的新情況之間存在著很大的矛盾和問題。目前，民辦院校主要使用自主的軟件來管理核心的固定資產(chǎn)。隨著高校教育事業(yè)的迅速發(fā)展和進(jìn)步，學(xué)校的固定資產(chǎn)在不斷地增加，固定資產(chǎn)的管理也困難重重，而以前傳統(tǒng)的管理軟件越來越不符合新環(huán)境下的資產(chǎn)管理要求。固定資產(chǎn)的清查工作表明，民辦院校對固定資產(chǎn)清查工作普遍不夠重視，因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)的盤點(diǎn)工作量很大并且很煩瑣，同時(shí)，這項(xiàng)工作很容易被忽視，這些情況也導(dǎo)致了資產(chǎn)清查工作長期沒有適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行和落實(shí)，往往是通過表格形式來進(jìn)行，各種資產(chǎn)的滲漏現(xiàn)象也非常明顯。由于會計(jì)記錄存在不一致的問題，在一年的結(jié)束階段對固定資產(chǎn)的清查工作也很不規(guī)范，財(cái)務(wù)部門更沒有及時(shí)地處理和記錄盤存結(jié)果。

二、信息化管理的必要性

第一，避免出現(xiàn)信息丟失的情況。使用信息化管理，實(shí)時(shí)掌握固定資產(chǎn)信息分析，避免傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式出現(xiàn)的固定資產(chǎn)重復(fù)、閑置、丟失等現(xiàn)象。而出現(xiàn)這些現(xiàn)象的主要原因是管理部門和使用部門之間、各使用部門互相之間信息交流不暢，由此導(dǎo)致固定資產(chǎn)丟失、損壞等相關(guān)事件的發(fā)生。然而，一旦使用了信息管理系統(tǒng)，就可以通過信息化的網(wǎng)絡(luò)向在學(xué)校使用基本設(shè)備的管理人員索取有關(guān)信息，而管理部門可以通過代碼來查詢每臺設(shè)備在什么時(shí)候、什么地方使被用了，保證了高校內(nèi)部固定資產(chǎn)的正常使用和穩(wěn)定運(yùn)行，并掌握關(guān)于高校實(shí)時(shí)固定資產(chǎn)的信息。因此可以看出，在民辦高校進(jìn)行固定資產(chǎn)管理的過程中采用信息化管理能夠有效地防止資產(chǎn)信息的流失。

第二，信息化管理能夠管理時(shí)效性。每年，全校的固定資產(chǎn)必須按照會計(jì)制度至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)工作，該工作需要由財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門共同進(jìn)行盤點(diǎn)，并進(jìn)行資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析等相關(guān)工作，這是資產(chǎn)管理人員的一項(xiàng)比較繁重的、復(fù)雜的工作。隨著對高校固定資產(chǎn)的管理信息的傳播和應(yīng)用，資產(chǎn)管理人員可以事半功倍、快速地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并且進(jìn)行接收凹陷數(shù)據(jù)的工作。例如在實(shí)踐中，B部門經(jīng)常有工作人員變動，A部門固定資產(chǎn)管理人員調(diào)到B部門，通常情況下僅去移交實(shí)際項(xiàng)目，沒有顯示在信息管理系統(tǒng)中，信息管理還要更新A、B部門主要管理員的信息，要及時(shí)地通過信息化管理的方式記錄出來。這樣一來，就能夠確保核心資產(chǎn)管理信息的有效性，也能夠避免出現(xiàn)很多錯(cuò)誤和問題，確保固定資產(chǎn)信息化管理的相關(guān)工作能夠有序地進(jìn)行，并且不斷地促進(jìn)信息化管理模式的落實(shí)與實(shí)施。

三、管理措施及建議

（一）完善管理組織機(jī)構(gòu)體系

民辦高校必須建立和完善資產(chǎn)管理組織系統(tǒng)，建立三方監(jiān)督、協(xié)同管理機(jī)制。明確各職能單位在管理固定資產(chǎn)方面的責(zé)任和權(quán)利，責(zé)任落實(shí)到部門及個(gè)人，環(huán)環(huán)相扣，相互制約[1]。在民辦高校中，設(shè)置獨(dú)立于財(cái)務(wù)處和資產(chǎn)使用部門的資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，例如設(shè)立資產(chǎn)管理處，或在后勤處下設(shè)資產(chǎn)管理科，以協(xié)同資產(chǎn)使用部門管理和維護(hù)資產(chǎn)，監(jiān)督資產(chǎn)的增減情況，保障資產(chǎn)的安全和完整[2]。財(cái)務(wù)部門則負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的會計(jì)核算和監(jiān)督職能[3]。資產(chǎn)使用部門應(yīng)當(dāng)在日常使用的過程中對資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)維修，并做好登記，資產(chǎn)管理應(yīng)當(dāng)責(zé)任到人，責(zé)任人應(yīng)明確資產(chǎn)所在地，確保資產(chǎn)的完整性。最后，對于固定資產(chǎn)的管理工作可以建立嚴(yán)格的工作規(guī)范，切實(shí)落實(shí)固定資產(chǎn)的管理工作，做到權(quán)責(zé)分明，合理規(guī)劃。

（二）對固定資產(chǎn)采取進(jìn)入、使用、退出全過程的信息化管理

1.加強(qiáng)固定資產(chǎn)進(jìn)入的信息化管理。在高校固定資產(chǎn)進(jìn)入信息化管理工作中，需要對固定資產(chǎn)管理進(jìn)行一個(gè)詳細(xì)的評估、評價(jià)工作，并分析關(guān)于計(jì)劃增加固定資產(chǎn)的可行性研究報(bào)告，提出審查的相關(guān)意見，才能確保固定資產(chǎn)進(jìn)入信息化管理的可行性以及安全性。所以，應(yīng)充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)等各種手段，促使高校固定資產(chǎn)的信息全面化、詳盡化。

2.加強(qiáng)固定資產(chǎn)使用的信息化管理。在固定資產(chǎn)的使用管理工作中，可以建立相關(guān)的信息管理平臺，在信息管理平臺上及時(shí)記錄資產(chǎn)的使用和維護(hù)情況，在資產(chǎn)出現(xiàn)變動時(shí)及時(shí)輸入變化的數(shù)據(jù)信息，并利用信息平臺及時(shí)進(jìn)行處理。對于平臺的建立，需要充分考慮它的安全性和有效性，對于平臺使用人員的權(quán)限和不相容崗位要進(jìn)行嚴(yán)格的限制，最大程度地防止出現(xiàn)信息被盜取或篡改的問題。信息平臺的建設(shè)管理也可以考慮一定的公開性和透明性，一些賬戶信息在必要時(shí)可根據(jù)管理平臺信息來定期對部分資產(chǎn)進(jìn)行公示，這樣的透明化和公開化管理既能促使管理人員工作的不斷規(guī)范，還能在一定程度上提高全體師生對校園固定資產(chǎn)的全面認(rèn)識和了解，以此推動全體師生形成對固定資產(chǎn)的愛護(hù)意識。

3.加強(qiáng)固定資產(chǎn)退出的信息化管理。在退出時(shí)，要對資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行全面評估，并且首先需要確認(rèn)固定資產(chǎn)的實(shí)際情況，如數(shù)量變化、質(zhì)量問題、凈值問題等。并且說明資產(chǎn)退出的原因，通過信息傳輸?shù)墓δ?，確保每個(gè)層面信息審核的確認(rèn)，在獲得有關(guān)部門批準(zhǔn)后才能完成資產(chǎn)退出工作。并且在資產(chǎn)退出后，要及時(shí)更新固定資產(chǎn)信息，及時(shí)確認(rèn)剩余固定資產(chǎn)的實(shí)際情況和數(shù)量。在這一工作落實(shí)后，才能實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)全面的信息化管理模式，將信息化的管理手段落實(shí)到固定資產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠有效地確保高校固定資產(chǎn)管理更加規(guī)范化、高效化。

綜上所述，民辦高校的固定資產(chǎn)管理采用信息化管理手段是非常有必要的。這樣的信息化管理模式能夠讓民辦高校固定資產(chǎn)得到更加科學(xué)、安全的保障和管理。高校固定資產(chǎn)也是支撐高校長遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展的重要資產(chǎn)，對于學(xué)校建設(shè)、師生教學(xué)來說都有著非常重要的意義和作用。現(xiàn)代化信息管理手段是當(dāng)前社會對資產(chǎn)管理提出的全新要求，也是高校現(xiàn)代化建設(shè)的側(cè)面體現(xiàn)，所以在今后要不斷進(jìn)行深入研究和分析，提高高校固定資產(chǎn)管理的工作質(zhì)量，完善其管理模式。

參考文獻(xiàn)：

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[2]? 劉玲.基于信息化的民辦高校固定資產(chǎn)管理研究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2019，（3）：12-14.

[3]? 宋慶寶，張博，張時(shí)瑞.淺談民辦高校固定資產(chǎn)信息化管理[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息，2013，（9）：69-70.