巴哈圖拉

摘 要：檔案管理工作涉及信息采集、整理、分類和借閱利用，對管理人才的要求很高。為了更好優(yōu)化檔案管理工作，我們采取以人為本的策略，充分發(fā)揮專、兼檔案管理工作人員的職能作用，形成更科學(xué)化的檔案管理體系。本文通過分析檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合以人為本的理念提出解決措施，完善檔案管理體系機(jī)制，希望能給相關(guān)人士提供借鑒。

關(guān)鍵詞：以人為本;檔案管理;解決措施;問題分析

我國的檔案管理工作是一種專業(yè)技術(shù)型工作，對從業(yè)人員的綜合素質(zhì)要求高。檔案管理工作人員應(yīng)該要秉承以人為本的工作理念，從多個層次入手，協(xié)調(diào)好工作內(nèi)容，發(fā)揮人員間的合作力作用，建立起完善的管理機(jī)制，推動檔案管理工作進(jìn)行。雖然在發(fā)展的過程中有許多困難，但我們可以結(jié)合以人為本的理念解決這些困難。

1 檔案管理工作中存在的問題

傳統(tǒng)的檔案管理工作在實際應(yīng)用過程中存在一系列的問題，如圖1所示。第一，各種業(yè)務(wù)檔案難以收集，管理的機(jī)制不成熟。不規(guī)范的管理體系造成內(nèi)部的管理工作不能實現(xiàn)權(quán)責(zé)分明，不同類型的管理員負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容混亂，各部門間的工作內(nèi)容交接難以進(jìn)行。第二，各部門負(fù)責(zé)人不重視該工作，成本投入太小。職員不能及時轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，認(rèn)為檔案管理工作是一種費時費力的工作，認(rèn)為該工作只能帶來成本上的浪費，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)忽略了對該工作的精力投入，甚至是資金投入。

2 以人為本加強(qiáng)檔案管理工作的措施

2.1 發(fā)揮全職或?qū)Ｂ殭n案管理員的主導(dǎo)作用

以人為本的檔案管理工作需要全體人員參與統(tǒng)籌規(guī)劃，規(guī)范化檔案管理工作的方方面面。我們需要動員全職或?qū)Ｂ殭n案管理員、各職員、各部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等，其中全職或?qū)Ｂ殭n案管理員在檔案管理工作中起到主導(dǎo)作用，他們是以人為本原則的核心。全職或?qū)Ｂ殭n案管理員可以推動檔案管理工作進(jìn)展，提升他們的檔案意識建設(shè)水平，建立健全相關(guān)管理體制，進(jìn)行檔案資料開發(fā)利用、安全性分析、歸納整合等工作。全職或?qū)Ｂ殭n案管理員的工作態(tài)度應(yīng)該是積極進(jìn)取的，不能受到客觀因素的影響產(chǎn)生消極怠工的情緒。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不重視相關(guān)工作導(dǎo)致工作難以順利進(jìn)行時，全職或?qū)Ｂ殭n案管理員應(yīng)該積極創(chuàng)造條件，為自己的職業(yè)未來打下良好基礎(chǔ)[1]。各種業(yè)務(wù)檔案難以收集，工作難以發(fā)生進(jìn)展，責(zé)任單位（責(zé)任部門）不重視該工作，管理的機(jī)制也不成熟，成本投入太小。在這種情形下，應(yīng)該要創(chuàng)新檔案管理的方法，采取獎懲激勵體系，激發(fā)系統(tǒng)上下職員的工作積極性，對表現(xiàn)優(yōu)異的做出突出貢獻(xiàn)的給予物質(zhì)獎勵;相反的，對于態(tài)度惡劣的進(jìn)行思想教育和物質(zhì)處罰。獎懲激勵體系更能發(fā)揮全職或?qū)Ｂ殭n案管理員的主導(dǎo)作用。然而，對于全職或?qū)Ｂ殭n案管理員來說，應(yīng)該要發(fā)揮好自我的能動作用，積極工作，完善相關(guān)體制機(jī)制和政策規(guī)則，完成檔案管理工作[2]。

2.2 發(fā)揮兼職檔案管理員的基礎(chǔ)性作用

全職或?qū)Ｂ殭n案管理員在檔案管理工作中起到主導(dǎo)作用，兼職檔案管理員則起到基礎(chǔ)性作用，他們在檔案管理工作中發(fā)揮作用沒有前者多，因為其群體數(shù)量不大，負(fù)責(zé)的職能較為基礎(chǔ)?；A(chǔ)的檔案管理工作對檔案管理系統(tǒng)來說也很重要，包括檔案的整理、歸納、轉(zhuǎn)移等工作。如果沒有兼職檔案管理員，檔案工作就沒有了基礎(chǔ)，后續(xù)的深層次工作都發(fā)揮不了他們的作用。所以，以人為本加強(qiáng)檔案管理工作需要加強(qiáng)兼職檔案管理隊伍建設(shè)，提高兼職檔案管理員職業(yè)素養(yǎng)和技能水平，讓兼職檔案管理員負(fù)責(zé)所有基礎(chǔ)性工作，并能出色完成工作任務(wù)。兼職檔案管理員的意識建設(shè)工作需要相關(guān)人員不斷進(jìn)行宣傳教育工作，這樣檔案意識自然而然就能形成。兼職檔案管理員在崗期間應(yīng)該要清晰地理解自己的職責(zé)所在，對工作有很強(qiáng)的責(zé)任感和具有積極進(jìn)取的工作態(tài)度[3]。

2.3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度

統(tǒng)籌檔案管理工作不僅需要檔案管理員的努力還需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)重視是完成檔案管理工作的核心也是關(guān)鍵。檔案管理工作是一項科學(xué)性、制度性、綜合性的工作，需要多方人員共同努力。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，首先是要讓領(lǐng)導(dǎo)知道檔案管理工作的利用價值、經(jīng)濟(jì)價值。檔案利用成果直接為全系統(tǒng)帶來的工作便利、工作效益，這樣才能引起領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注。經(jīng)濟(jì)價值方面檔案管理工作可以節(jié)約資金投入，節(jié)省人力物力的投入，避免不相關(guān)性金錢的浪費，極大體現(xiàn)出檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)價值。其次，讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作需要通過不斷的與他們進(jìn)行交流溝通，讓領(lǐng)導(dǎo)明白檔案管理工作的重要性。溝通是解決問題最高效的方法，全職或?qū)Ｂ殭n案管理員應(yīng)該要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報自己工作內(nèi)容和工作成果及收益，讓領(lǐng)導(dǎo)接觸檔案管理工作，加大人力物力支持檔案管理工作，達(dá)到加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度的目的[4]。

2.4 上級行政管理部門發(fā)揮好監(jiān)督管理作用

檔案管理工作的外部壓力對檔案管理工作有積極促進(jìn)作用，外部壓力的來源就是上級行政管理部門。行政管理部門具有行政監(jiān)督、行政考核、行政管理等作用，對檔案管理工作進(jìn)行宏觀調(diào)控。對于上級行政部門來說，首先我們要利用好它的執(zhí)法權(quán)，其次要利用好它的檢查評估考核權(quán)，發(fā)揮職能優(yōu)勢，創(chuàng)造價值。針對事業(yè)單位來說，本職業(yè)務(wù)的職能職責(zé)變動需要引起重視，檔案管理工作的優(yōu)化也需要引起重視。因為檔案是一種無形且重要的資料，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管控至關(guān)重要。各項檔案管理需要協(xié)調(diào)宏觀規(guī)劃和微觀管控，讓檔案管理工作變?yōu)橐豁椫匾ぷ?，在增加效益方面發(fā)揮作用。上級行政管理部門發(fā)揮好監(jiān)督管理作用，給予下級各部門執(zhí)行壓力和發(fā)展動力，讓他們更加自覺的提高自身能力，促進(jìn)各方發(fā)展。行政部門和執(zhí)行部門相輔相成，相互配合，共同進(jìn)步，形成強(qiáng)大的管理機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)展，發(fā)揮好自我的能動作用，積極工作，完善相關(guān)體制機(jī)制和政策規(guī)則。

3 結(jié)束語

我國的檔案管理工作是一種綜合類的管理工作，對從業(yè)人員的綜合素質(zhì)要求高。檔案管理工作人員應(yīng)該要秉承以人為本的工作理念，發(fā)揮好全職或?qū)Ｂ殭n案管理員的主導(dǎo)作用，發(fā)揮好兼職檔案管理員的基礎(chǔ)性作用，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，上級行政管理部門發(fā)揮好監(jiān)督管理作用。雖然在發(fā)展的過程中有許多困難，但我們可以結(jié)合以人為本的理念解決這些困難。加強(qiáng)檔案管理工作需要從多個層次入手，協(xié)調(diào)好工作內(nèi)容，發(fā)揮人員間的合作力作用，建立起完善的管理機(jī)制，推動檔案管理工作進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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