摘 要：信息技術(shù)水平逐步提升，通過先進信息技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理也迎來全新發(fā)展契機，現(xiàn)階段正步入數(shù)據(jù)檔案管理的發(fā)展軌道。檔案信息是社會信息資源體系中的重要組成部分，通過信息化的檔案管理，有助于增強信息的安全性，且基于信息而做出的檢索、整理等行為也具有更高的便捷性。文章則以檔案信息化建設(shè)為背景，對其相關(guān)理論作出思考，提出幾點認(rèn)識，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);理論思考

檔案信息化是主流發(fā)展方向，但現(xiàn)階段我國的檔案信息化工作尚處于發(fā)展初期階段，缺乏完善的管理體系。放眼未來發(fā)展藍圖，檔案信息化進程中應(yīng)當(dāng)做好數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)工作，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，實現(xiàn)對檔案的系統(tǒng)性管理，切實提高檔案管理工作效率[1]。

1 檔案信息化建設(shè)的意義及內(nèi)容

檔案信息化逐步成為社會各界高度關(guān)注的“高頻詞匯”，而以此為核心所衍生出的理論設(shè)想也較為豐富，但現(xiàn)階段始終未形成準(zhǔn)確的認(rèn)識[2]。檔案信息化進程中，計算機以及網(wǎng)絡(luò)均是至關(guān)重要的工具，由此賦予檔案管理全新的特征。

1）檔案信息數(shù)字化。檔案數(shù)字化的實現(xiàn)是順利推動檔案信息化進程的必要前提，以既有檔案信息為基礎(chǔ)，對其執(zhí)行數(shù)字化處理后，可深挖信息的價值，有助于給后續(xù)的信息整合或檢索等相關(guān)工作創(chuàng)造良好條件[3]。傳統(tǒng)檔案信息多以紙質(zhì)為載體，音頻和視頻的占比相對較少，而在檔案信息數(shù)字化的引導(dǎo)下，突破了傳統(tǒng)信息載體的束縛，在延長信息的保存時限等方面都更具優(yōu)勢。

2）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。置身于互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境中，每位個體的日常生產(chǎn)生活都與互聯(lián)網(wǎng)有不同程度的關(guān)聯(lián)，互聯(lián)網(wǎng)已然成為日常生活的常態(tài)形式[4]。依托于網(wǎng)絡(luò)，人們可實現(xiàn)數(shù)據(jù)間的高效傳輸，此時的數(shù)據(jù)傳輸不再受限于時間或空間，且創(chuàng)造的信息流動速度以及信息傳輸體量都極為可觀[5]。檔案信息化的進程則充分發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)的作用，可實現(xiàn)對所有數(shù)據(jù)信息的整合，以極為快速的方式傳輸給各個區(qū)域，構(gòu)筑完整的信息管理系統(tǒng)，資源的共享水平得以提高，信息溝通壁壘被打破，檔案信息化的價值隨之彰顯。

3）檔案信息一體化。基于信息的管理和使用需求，逐步衍生出檔案信息一體化的特征，即信息的管理應(yīng)當(dāng)充分考慮到所有受眾群體，提高工作與個體間的同步性[6]。

根據(jù)上述的分析，下文則進一步闡述檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容。

1.1 數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)極具必要性，原因在于信息化管理工作的順利開展必須以檔案數(shù)字化建設(shè)為前提[7]。相較于傳統(tǒng)的管理模式，數(shù)字化管理的特點在于生成完整的數(shù)據(jù)庫模式，能夠提高資料的查找效率，保證檔案信息的完整性與可靠性[8]。（見圖1）

1.2 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)與日常生活息息相關(guān)，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)高效的信息傳播成為極為普遍的方式，若將網(wǎng)絡(luò)延伸至檔案信息管理中，將有助于突破檔案信息的局限性，提高數(shù)據(jù)的傳輸效率，解決以往工作效率低下的問

題[9]。由此說明，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)極具必要性，甚至是檔案信息化建設(shè)進程的必然選擇，通過網(wǎng)絡(luò)的介入，可有效規(guī)避資源使用不當(dāng)?shù)膯栴}。

2 我國檔案信息化建設(shè)的成果

我國的檔案管理信息化建設(shè)迄今已有三十余年的發(fā)展歷程，在長期的探索之下，現(xiàn)階段已經(jīng)取得較為顯著的成果。

1）技術(shù)層面。計算機相配套的硬件與軟件技術(shù)都取得突破式發(fā)展，由此促進檔案信息化管理水平的提升，逐步實現(xiàn)微觀向宏觀、局部向整體的改變，無論在技術(shù)含量還是安全水平等層面都有質(zhì)的飛躍[10]。此外，部分檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)形成與地方電子政府系統(tǒng)高效銜接的關(guān)系，是信息化戰(zhàn)略建設(shè)的重要基石。

2）政策層面。檔案信息化建設(shè)進程是一項系統(tǒng)性工作，縱觀歷史發(fā)展?fàn)顩r，政策對檔案信息化建設(shè)的扶持力度逐步加大，政策的推行給日常工作的開展提供了可靠的保障。為確保檔案信息化建設(shè)可有序推進，國家檔案局以發(fā)展目標(biāo)為導(dǎo)向，創(chuàng)建檔案信息化工作指導(dǎo)小組，且推出《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，成為政策扶持的重要轉(zhuǎn)折點[11]。《綱要》的覆蓋面較廣，包含人力、物力及財力三個層面，以期從多種途徑切入，給檔案信息化建設(shè)提供全方位的支持[12]。并且，地方政府也相繼認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，逐步推出鼓勵性政策，總體政策氛圍較好。

當(dāng)然，雖然檔案信息化建設(shè)環(huán)境已經(jīng)較為良好，但依然存在諸多亟需解決的問題，例如人員的綜合素質(zhì)偏低、基礎(chǔ)設(shè)施配套不完善等，成為檔案信息化建設(shè)進程中的“絆腳石”。

3 我國檔案信息化建設(shè)中的問題分析

3.1 建設(shè)理念較落后

信息化水平逐步提升，但部分地方的單位管理者并未對信息化形成準(zhǔn)確的認(rèn)識，忽略其在檔案管理中的重要性，日常工作中依然采取手工操作的方式，在信息化建設(shè)方面的投入偏少;部分民營企業(yè)的管理者過于注重短期經(jīng)濟效益，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)的投入成本較多且不具備過多的創(chuàng)收途徑，是一項投入與收入不成正比的工作[13]。受人員觀念的影響，檔案信息化建設(shè)難以取得實質(zhì)性成效。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)施條件薄弱

創(chuàng)建一套完善的檔案信息化系統(tǒng)必須得到軟硬件的雙重支持，具體包含計算機、局域網(wǎng)、資源存儲數(shù)據(jù)庫等，且要根據(jù)檔案管理的特點配套信息化軟件，實現(xiàn)對硬件設(shè)備的有效調(diào)度[14]。硬件與軟件方面的投入成本較高，多數(shù)檔案管理機構(gòu)的資金籌措渠道有限，過度依賴于政府財政撥款，而自身難以從外界籌集豐富的資金，基礎(chǔ)建設(shè)因資金的不足而頻頻受阻，甚至出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)停滯不前的局面。

3.3 人員綜合素質(zhì)偏低

回望過去，我國信息化水平呈逐步提升的發(fā)展趨勢，為檔案信息化建設(shè)提供了助推力。各單位的數(shù)據(jù)資料較為豐富，檔案信息化管理的難度相對較大，對人員的綜合素質(zhì)提出較高的要求[15]。但從現(xiàn)階段的檔案信息化管理人員綜合狀況來看，素質(zhì)偏低依然是普遍現(xiàn)象，例如學(xué)歷較低、計算機操作水平偏低等，高素質(zhì)人才屈指可數(shù)。

3.4 檔案信息化管理的利用程度不夠

檔案信息管理系統(tǒng)的發(fā)展是一項持續(xù)性的工作，其需要得到人力、物力及財力的多重支持，除了做好前期建設(shè)工作外，后續(xù)對檔案信息管理系統(tǒng)的逐步更新也至關(guān)重要。雖然部分私營企業(yè)創(chuàng)建有檔案信息管理系統(tǒng)，但對維護工作的重視程度明顯不足，隨著使用時間的延長，檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用水平逐步下降。例如，部分企業(yè)在檔案信息化管理工作中依然采取人工查詢的方式，所創(chuàng)建的檔案信息管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，存在智能化水平和網(wǎng)絡(luò)化水平偏低的問題，難以作為檔案管理的重要工具，相較于檔案信息化發(fā)展需求而言具有較明顯的滯后性。

4 完善我國檔案信息化建設(shè)的對策

4.1 加強有關(guān)人員的意識培養(yǎng)

政府部門、企事業(yè)單位的管理人員必須對檔案信息化建設(shè)形成準(zhǔn)確的認(rèn)識，養(yǎng)成檔案信息化建設(shè)的意識，再將其落實到實踐中，推動檔案資料信息化建設(shè)。相關(guān)管理人員應(yīng)從主觀上改變固有的認(rèn)識，既要給檔案信息化建設(shè)提供充足的資金支持，又要做好人才培養(yǎng)和基礎(chǔ)設(shè)施配置等相關(guān)工作，創(chuàng)建一套先進的管理模式，從而提高檔案管理的科學(xué)化水平。

4.2 加大對檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度

檔案信息化建設(shè)得以良好發(fā)展的關(guān)鍵在于得到多方的支持，資金則是基礎(chǔ)的要素[16]。從我國檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的角度來看，在此方面的實際資金投入與預(yù)期依然有較大的差距。對此，綜合考慮我國檔案信息化建設(shè)的狀況，提出如下幾項措施：

1）加大政府資金投入。政府撥款是檔案信息化建設(shè)中重要的資金來源渠道，其對于改變基礎(chǔ)設(shè)施薄弱的現(xiàn)狀而言具有積極的作用。各級地方政府需要以本區(qū)的實際財政收入狀況為立足點，再結(jié)合地方檔案信息化建設(shè)的要求，劃撥適量的資金，將其用于基層單位的日常工作，從而提高基礎(chǔ)設(shè)施的配置水平。

2）多渠道籌集資金。檔案信息化建設(shè)對資金的需求量較大，雖然政府能夠提供專項撥款，但其總量相對有限，檔案信息化建設(shè)的資金依然存在較大的缺口。對此，各級企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)擺脫過度依賴于財政撥款的方式，積極拓展資金籌集渠道。例如，相關(guān)企事業(yè)單位可融入市場融資模式，將其應(yīng)用于資金籌措的途徑中，較為典型的有銀行貸款、股票市場融資等，通過多重途徑的應(yīng)用，切實解決檔案信息化建設(shè)中資金不足的問題。

4.3 加大對檔案信息化管理人員的培訓(xùn)力度

人才是檔案信息化建設(shè)的軟實力，各單位管理者需要高度重視高素質(zhì)人才培訓(xùn)工作，實行“內(nèi)外引培”的模式，創(chuàng)建完善的檔案信息化管理人才隊伍。對于已在崗的人員，應(yīng)考慮個人的實際工作能力以及崗位性質(zhì)，以此為依據(jù)對其展開針對性的培訓(xùn)，提高其在檔案信息化管理領(lǐng)域的綜合素質(zhì)?？傮w來看，應(yīng)做好如下幾項工作：

1）加強對責(zé)任感和事業(yè)心的培訓(xùn)。檔案管理工作表現(xiàn)出較明顯的枯燥性，若要將該項工作落實到位，管理人員則必須具備足夠的責(zé)任感和事業(yè)心。對此，各單位管理者應(yīng)發(fā)揮出引導(dǎo)作用，通過多種途徑做好對檔案管理人員的培養(yǎng)工作，增強其責(zé)任感和事業(yè)心。培訓(xùn)的途徑較多，例如組織學(xué)習(xí)、視頻教學(xué)等，具體應(yīng)根據(jù)實際情況合理選擇。

2）加強對信息化業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)。在采取外出培訓(xùn)、內(nèi)部培訓(xùn)等多重方式后，能夠從根本上提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，以更為科學(xué)的方式利用信息化技術(shù)，彰顯出現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。在實際培訓(xùn)過程中，計算機操作能力應(yīng)當(dāng)成為重點內(nèi)容，需要使相關(guān)人員準(zhǔn)確掌握檔案管理流程，依據(jù)規(guī)范將各項工作落實到位。

4.4 加大對檔案信息系統(tǒng)的利用率

各單位的管理者在養(yǎng)成正確的意識后，還需切實提高檔案信息管理的利用率。為保證檔案信息化系統(tǒng)可充分發(fā)揮出作用，則要給予足夠的資金支持，以便做好日常維護工作，在檔案信息系統(tǒng)得到有效的利用后，有助于提高單位內(nèi)部的管理水平[17]。此外，各單位應(yīng)從自身檔案管理的實際狀況切入，合理采用高效的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，促進檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展，豐富其功能，創(chuàng)建頗具規(guī)模的檔案信息系統(tǒng)，從而給檔案信息化建設(shè)提供可靠的支持，推動檔案信息化建設(shè)的進程。

5 結(jié)論

綜上所述，文章以檔案信息化建設(shè)為主要背景，分析現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顩r以及具體問題，再提出相適應(yīng)的解決措施。作為一項持續(xù)性的現(xiàn)代化事業(yè)，檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)?shù)玫接嘘P(guān)管理人員乃至社會各界的高度重視，而在檔案信息化水平持續(xù)發(fā)展之下，不可避免出現(xiàn)各類問題。對此，需要將資金、技術(shù)及人才等方面作為突破口，提供多方面的支持，給檔案信息化建設(shè)助力，將檔案信息化建設(shè)提升至全新的發(fā)展層次。

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作者簡介

韓平（1982-），女，漢族，山東棲霞人，碩士研究生，中級（館員），檔案管理。