黃秀雪

[摘 要] 文章闡述了知識(shí)管理的內(nèi)涵，結(jié)合我國(guó)高校知識(shí)管理研究現(xiàn)狀與高校應(yīng)用電子檔案管理的難點(diǎn)的分析，提出了知識(shí)管理視域下加強(qiáng)高校電子檔案管理的對(duì)策：一是進(jìn)一步建立并完善知識(shí)管理信息系統(tǒng)；二是構(gòu)建科學(xué)、完善的檔案管理制度；三是提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理；四是重視高校無(wú)形資產(chǎn)的管理。

[關(guān)鍵詞] 知識(shí)管理視域下 高校 電子檔案 管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

美國(guó)學(xué)者彼得·德魯克（Peter F·Drucker）是知識(shí)管理的創(chuàng)始人之一，知識(shí)管理這種理論，當(dāng)時(shí)在國(guó)外是萌芽的時(shí)期，他的著作很多都是對(duì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的描述和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。美國(guó)的巴頓（Barton），魯?shù)稀だ魉梗≧udy Ruggles），歐文·拉茲洛（Ervin Laszlo），戴爾·尼夫（Dale Neef）等出版了《第三代管理思想》《知識(shí)對(duì)經(jīng)濟(jì)的影響力》等書(shū)。這些理論對(duì)高校電子檔案管理的研究和應(yīng)用產(chǎn)生了很大的影響[1]。

一、知識(shí)管理的內(nèi)涵

技術(shù)學(xué)派認(rèn)為：知識(shí)管理是對(duì)企業(yè)的信息進(jìn)行的管理。這個(gè)領(lǐng)域的研究者們很關(guān)注對(duì)技術(shù)產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)和利用，關(guān)注對(duì)信息管理以及人工智能的開(kāi)發(fā)與利用。

綜合以上知識(shí)為基礎(chǔ)，文章結(jié)合經(jīng)濟(jì)學(xué)中的價(jià)值鏈理論，采用陳加奎在《高新技術(shù)企業(yè)知識(shí)管理》中提出的論點(diǎn)，即：知識(shí)管理是所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的有關(guān)活動(dòng)的管理，包括知識(shí)的獲取、知識(shí)的共享、知識(shí)的應(yīng)用以及知識(shí)的創(chuàng)新[2]。知識(shí)管理本身就是一個(gè)基于信息技術(shù)知識(shí)的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，知識(shí)管理特別專(zhuān)注于人和公司。在高校電子檔案管理中，要積極應(yīng)用知識(shí)管理理念，進(jìn)一步利用商業(yè)知識(shí)的價(jià)值，進(jìn)而提高高校知識(shí)管理的內(nèi)涵[3]。

二、我國(guó)高校知識(shí)管理研究現(xiàn)狀

自2014年以來(lái)，我國(guó)的許多高校在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的研究和實(shí)踐逐漸從宏觀層面向微觀層面轉(zhuǎn)變。國(guó)家知識(shí)管理研究側(cè)重于知識(shí)管理、核心內(nèi)容、知識(shí)管理技術(shù)和知識(shí)管理系統(tǒng)。知識(shí)管理的背景可歸納為兩個(gè)主要因素。一方面，它受客觀環(huán)境的影響，如知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，經(jīng)濟(jì)全球化和技術(shù)的快速發(fā)展。另一方面，客觀環(huán)境的演變迫使企業(yè)面臨巨大挑戰(zhàn)。彼得·德魯克說(shuō)，真正控制資源和生產(chǎn)的決定因素不是資本、土地和勞動(dòng)力，而是知識(shí)[4]。面對(duì)這種情況，每一所高校都希望獲得自己獨(dú)特的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，在新形勢(shì)下繼續(xù)生存和發(fā)展，所以必須找到自己的基本競(jìng)爭(zhēng)力，知識(shí)管理的成功實(shí)施能夠極大地提升國(guó)家地位，說(shuō)到知識(shí)管理的成功案例必須提到華為公司，華為的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)在于發(fā)展自主研發(fā)能力，招攬優(yōu)秀人才，形成企業(yè)文化和知識(shí)管理。

三、高校應(yīng)用電子檔案管理的難點(diǎn)

在高校中應(yīng)用電子檔案還處于初步的實(shí)踐階段，因此在實(shí)際應(yīng)用中還存在較多的問(wèn)題，其中最顯著的就是電子文件原始性。高校中應(yīng)用電子檔案的難點(diǎn)集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，因?yàn)殡娮訖n案的電子文件制作過(guò)程是虛擬化的，因此相關(guān)虛擬化使得對(duì)其原件的界定難以實(shí)現(xiàn)。因?yàn)殡娮訖n案的制作與應(yīng)用是在計(jì)算機(jī)平臺(tái)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，可以根據(jù)用戶(hù)的使用需求在不同的介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)中傳播與輸出。這就使得該電子檔案能夠突破空間與時(shí)間的限制，這在一定程度上導(dǎo)致人們獲得的該文件信息沒(méi)有區(qū)別，不能對(duì)該電子檔案的原始性進(jìn)行區(qū)分。

第二，電子檔案中的電子文件容易被人修改，在修改之后也看不出被人修改的痕跡，這往往就會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息存在一定的安全問(wèn)題。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案中沒(méi)有特定的字跡與筆跡，這樣檔案管理人員可以根據(jù)工作的需求，將電子檔案信息用不同的字體、字號(hào)輸出，看到該電子檔案文件的人們則不能簡(jiǎn)單從字跡上來(lái)辨別其原始信息的來(lái)源。而且因?yàn)殡娮訖n案的信息能夠被人們從網(wǎng)絡(luò)中獲取，這就很容易導(dǎo)致電子檔案在應(yīng)用中存在電子文件有可能被非法截獲或更改的危險(xiǎn)。

第三，與傳統(tǒng)的檔案信息相比，電子檔案信息文件的存儲(chǔ)載體不固定，根據(jù)人們的需求可以靈活地使用不同輸出方式。如果電子檔案中的部分信息是需要長(zhǎng)期保存的，就需要相關(guān)的技術(shù)人員能夠?qū)ζ溥M(jìn)行定期的復(fù)制與保存，對(duì)其載體進(jìn)行轉(zhuǎn)換，從而保證信息安全。

第四，隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)硬件與軟件技術(shù)的不斷發(fā)展，為了能夠保證電子檔案的合理發(fā)展，就要求電子檔案將實(shí)現(xiàn)電子檔案結(jié)構(gòu)以及各式的變化來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存[5]?；诖耍诟咝Ｖ袘?yīng)用電子檔案就要求必須是由原作者撰寫(xiě)或制作出來(lái)的， 在實(shí)際的應(yīng)用中未被修改過(guò)，這樣才能保證電子檔案信息的原始性、唯一性，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案作為憑證和法律效力的作用。

四、知識(shí)管理視域下加強(qiáng)高校電子檔案管理的具體舉措

在知識(shí)管理視域下的社會(huì)發(fā)展背景下，高校的檔案管理工作也必須要結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征，積極引進(jìn)電子檔案法管理，并采取有效的電子檔案管理舉措，從而有效提升高校的檔案管理工作質(zhì)量。

（一）進(jìn)一步建立并完善知識(shí)管理信息系統(tǒng)

高校必須充分利用互聯(lián)網(wǎng)并創(chuàng)造相應(yīng)的信息服務(wù)?；ヂ?lián)網(wǎng)為高校帶來(lái)了大量信息，其中就包括大量的教育教學(xué)資源。因此，高?？梢允褂没ヂ?lián)網(wǎng)來(lái)完成大部分的電子檔案的歸結(jié)與管理。在知識(shí)管理視域下，哪些信息對(duì)高校有用，哪些無(wú)用，需要專(zhuān)門(mén)的服務(wù)來(lái)管理和過(guò)濾。這是信息技術(shù)高科技部門(mén)負(fù)責(zé)的工作。此外，信息技術(shù)高科技部門(mén)還負(fù)責(zé)過(guò)濾和傳輸公司信息，并在連接和共享公司知識(shí)方面發(fā)揮重要作用。

（二）構(gòu)建科學(xué)、完善的檔案管理制度

要想不斷提升高校的電子檔案管理質(zhì)量，首先就需要構(gòu)建科學(xué)、完善的檔案管理制度。在高校中應(yīng)用電子檔案，在展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候，就要求相關(guān)的檔案管理工作人員能夠?qū)㈦娮游募w檔工作納入本單位的立卷歸檔制度， 并逐漸構(gòu)建完善的電子檔案管理工作流程，使得高校的電子檔案管理工作的布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作和電子文件的歸檔工作能夠達(dá)到高度同步。要求凡是參與高校電子檔案管理的工作人員必須要掌握電子檔案的歸檔原則、方法，逐漸構(gòu)建制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案管理[6]。

（三）提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理

因?yàn)樵陔娮訖n案的實(shí)際運(yùn)行中存在一定的信息安全問(wèn)題，因此必須通過(guò)采取有效的措施來(lái)確保文件的數(shù)據(jù)安全。在檔案信息管理中，因?yàn)橛≌潞秃炇鹗菣n案文件信息的發(fā)生實(shí)際效應(yīng)的重要標(biāo)志，尤其在當(dāng)前的技術(shù)條件下，高校的檔案信息中一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。因?yàn)殡娮訖n案的電子文件的載體和技術(shù)還處于發(fā)展階段，還不夠穩(wěn)定；電子檔案容易被修改，且無(wú)修改痕跡，所以為了保證電子檔案的信息安全，就需要相關(guān)的技術(shù)人員能夠?qū)⒏咝５陌l(fā)展中一些關(guān)鍵、重要信息拷貝存檔，從而有效提升電子檔案信息的安全性。基于此，為了保證高校的檔案信息安全，一些事業(yè)單位或企業(yè)中就應(yīng)用了傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合的“雙軌制”檔案信息管理方法，根據(jù)高校的發(fā)展實(shí)際情況將檔案內(nèi)容形成“兩套制”，有必要將紙質(zhì)檔案、電子檔案兩種檔案信息文件進(jìn)行歸檔。

（四）重視高校無(wú)形資產(chǎn)的管理

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，作為高校無(wú)形資產(chǎn)的知識(shí)受到越來(lái)越多的關(guān)注。無(wú)形資產(chǎn)是指企業(yè)持有的非實(shí)物資產(chǎn)，其價(jià)值不能以普通會(huì)計(jì)方法計(jì)量。許多高校的管理層忽視了對(duì)一些隱形資產(chǎn)的管理，比如專(zhuān)利、軟件研發(fā)資源創(chuàng)意、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和師生關(guān)系等。另外，要樹(shù)立高校教職工的知識(shí)積累和知識(shí)共享的觀念。高校要主動(dòng)尋找和應(yīng)用知識(shí)管理，這可以顯著和不斷提高高校為師生服務(wù)的能力。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高?，F(xiàn)有的應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，為了更好地滿足當(dāng)前高校檔案管理的發(fā)展需求，高校就需要積極地應(yīng)用知識(shí)管理理念，加強(qiáng)電子檔案管理，并積極地構(gòu)建更加完善的檔案管理體系，促進(jìn)高校檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]吳玉浩，姜紅，Henk de Vries.面向標(biāo)準(zhǔn)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的動(dòng)態(tài)知識(shí)管理能力：形成機(jī)理與提升路徑[J].情報(bào)雜志，2019，38（12）：200-208.

[4]黃夢(mèng)華.高校電子新聞檔案管理模塊建設(shè)研究[J].檔案管理，2020（1）：81-82.

[5]尹明山.高校電子檔案管理發(fā)展的影響因素分析[J].卷宗，2019，9（33）：92.

[6]郭倩.高校檔案管理中電子檔案管理策略研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（19）：13-14.