袁曉霞 王錦榮 劉曉娟

摘要：檔案是企業(yè)發(fā)展中的無形資源，是為企業(yè)未來發(fā)展提供借鑒與指導(dǎo)的寶貴財富。檔案管理是每個企業(yè)管理工作中必不可少的一項內(nèi)容，借助檔案企業(yè)可以隨時了解自身過去生產(chǎn)、經(jīng)營歷史，若能開展高效檔案管理工作，企業(yè)將能收獲明顯的經(jīng)濟效益。就現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的管理手段，忽視社會變化，未意識到現(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)滿足數(shù)字化時代發(fā)展需要，導(dǎo)致檔案管理工作比較落后，未能在企業(yè)發(fā)展期間發(fā)揮有效價值。對企業(yè)檔案管理工作者來說，如何在數(shù)字化時代下開展檔案管理，讓檔案管理為企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)帶來助力。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;企業(yè);檔案管理;模式

很多企業(yè)未認(rèn)識到新時代下檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的促進作用，仍然采用傳統(tǒng)檔案管理模式，認(rèn)為檔案管理只是一項以對信息進行記錄和保存為主要內(nèi)容的工作，大部分企業(yè)開展檔案管理工作只是為了在必要的時候能夠?qū)①Y料當(dāng)做憑證。但是隨著社會不斷朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，各類先進的自動化化管理工具開始被應(yīng)用于檔案管理工作中，在數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了從傳統(tǒng)模式到資源信息管理模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理工作滲透到每一項企業(yè)活動中[1]。為進一步發(fā)揮企業(yè)檔案的價值，企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)努力創(chuàng)新管理模式與手段。

一、數(shù)字化下企業(yè)檔案管理模式的不足

（一）管理觀念落后

許多企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)手段開展檔案管理工作，管理觀念比較落后。很多企業(yè)檔案管理工作者以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者都未認(rèn)識到檔案管理與企業(yè)發(fā)展之間的聯(lián)系，忽視檔案管理的價值，對檔案管理的真正內(nèi)涵并不了解，很多人認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作就是簡單的信息錄入與整理。事實上企業(yè)檔案管理是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化經(jīng)濟建設(shè)中一項重要工作內(nèi)容，只有改變傳統(tǒng)落后觀念，不斷創(chuàng)新管理模式，才能發(fā)揮其真正價值。

（二）保密性較低

企業(yè)檔案涉及多項內(nèi)容，不僅包括企業(yè)發(fā)展歷程中各類機密性文件，還包括了企業(yè)員工的隱私信息，是整個企業(yè)最為重要的信息資源。數(shù)字化時代各類信息工具層出不窮，一些病毒軟件會對企業(yè)檔案信息庫造成破壞，企業(yè)信息會發(fā)生泄漏。再加上負責(zé)企業(yè)檔案管理工作缺乏詳細制度，很多企業(yè)人員在沒有制度的約束下會隨意開展信息查詢工作，企業(yè)檔案管理安全性大大降低。

（三）管理人員水平較低

數(shù)字化下，企業(yè)檔案管理工作逐漸朝著自動化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，這樣的轉(zhuǎn)變使得負責(zé)檔案管理的工作人員面臨了新的挑戰(zhàn)[2]。這意味著數(shù)字化下的檔案管理工作人員需要掌握更為豐富的管理知識與信息化技能，能夠熟練應(yīng)用各種自動化辦公設(shè)備。但就目前企業(yè)檔案管理工作人員安排來說，大部分都不具備專業(yè)的管理技能，對各種現(xiàn)代信息設(shè)備不能有效運用，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作效率較低、秩序較差。

二、數(shù)字化下企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新手段

為實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化信息建設(shè)，開展高效率的企業(yè)檔案管理工作，在明確目前企業(yè)檔案管理工作中存在管理觀念落后、管理保密性低以及管理人員素質(zhì)水平較低等問題后，要實施針對性解決策略，努力實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新與改革。

（一）樹立正確的企業(yè)檔案管理觀念

數(shù)字化下，各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展速度較快，企業(yè)應(yīng)及時認(rèn)識到時代的變化，努力轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理模式，積極實現(xiàn)企業(yè)檔案自動化管理。數(shù)字時代下，企業(yè)檔案管理工作不僅要負責(zé)傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料外，還要管理錄音、錄像以及照片等新型電子信息。為提高檔案管理工作效率，企業(yè)可嘗試使用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，利用計算機網(wǎng)絡(luò)管理企業(yè)檔案，結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展需要，調(diào)整檔案管理模式中的一些不足。

企業(yè)在開展檔案管理時，一定要清醒地認(rèn)識到企業(yè)檔案數(shù)字化管理并不簡單的是使用現(xiàn)代信息技術(shù)工具管理企業(yè)資源，也不是利用傳統(tǒng)管理手段處理網(wǎng)絡(luò)信息資源，而是要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)工具的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)管理模式中的一些明顯不足，實現(xiàn)傳統(tǒng)的實體文檔和數(shù)字化下網(wǎng)絡(luò)信息資源管理的平衡。企業(yè)要擴大對檔案管理工作的宣傳，向每一個人強調(diào)檔案管理工作的價值與意義，這樣才能使企業(yè)檔案管理工作獲得進步。

（二）制定完善的企業(yè)檔案管理制度

大部分企業(yè)在開展檔案管理工作時都是從部分邁向整體，很少有企業(yè)會制定整體的檔案管理工作規(guī)劃，這就造成在實際檔案管理工作中常常出現(xiàn)某個管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案管理工作遇到很多障礙。在過去的檔案管理工作中，各個部門之間缺乏溝通，信息交流不及時，管理難度較大，比較混亂。所以為使檔案管理工作有序開展，企業(yè)應(yīng)在遵循國家與行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)的情況下，根據(jù)自身機制制定科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理工作制度[3]。企業(yè)行政主管部門應(yīng)充分發(fā)揮該部門的領(lǐng)導(dǎo)作用，將檔案管理工作納入整體管理計劃中，加大管理力度，設(shè)立相應(yīng)的考核機制，以便負責(zé)檔案管理的企業(yè)人員能夠認(rèn)真對待工作。行政主管機關(guān)應(yīng)及時了解檔案管理工作現(xiàn)狀，及時給予該部門人員工作指導(dǎo)，以便制定更加符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案分類體系，使得檔案能夠為企業(yè)發(fā)展提供借鑒價值。為保障檔案管理工作合法合規(guī)，要向企業(yè)積極普及《檔案法》相關(guān)規(guī)定。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員能否以現(xiàn)代目光對待檔案管理工作決定著檔案工作是否可以實現(xiàn)長遠穩(wěn)定的發(fā)展，強調(diào)現(xiàn)代化管理意識是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容。

（三）改進管理設(shè)備與管理技術(shù)

數(shù)字化下檔案管理工作質(zhì)量與管理設(shè)備、管理人員水平有緊密聯(lián)系，為保證企業(yè)檔案管理工作順利進行，企業(yè)要使用先進設(shè)備開展檔案管理工作，建設(shè)優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理工作隊伍。在檔案管理工作中，企業(yè)一方面應(yīng)擴大資金投入為管理部門引進現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備，進一步提高檔案管理效率。另一方面要積極開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高準(zhǔn)入門檻，招收專業(yè)的管理人員負責(zé)工作。通過培訓(xùn)讓管理人員能夠不斷豐富個人的知識儲備，提高個人使用現(xiàn)代化信息技術(shù)工具的能力。

三、結(jié)束語

企業(yè)自身應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的價值，意識到良好的檔案管理工作可以為企業(yè)發(fā)展提供借鑒。企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員都應(yīng)養(yǎng)成正確的檔案管理意識，制定科學(xué)合理的制度保證檔案管理工作有序開展，擴大資金投入引進新的數(shù)字化設(shè)備、構(gòu)建優(yōu)秀的管理團隊，只有這樣企業(yè)檔案管理才能努力適應(yīng)數(shù)字化時代的變化，獲得長足發(fā)展。

參考文獻：

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[2]王寧.信息化背景下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的革新策略分析[J].智庫時代，2020（06）：41-42.

[3]賴力強.信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（02）：186-187.

（作者單位：國網(wǎng)甘肅省電力公司慶陽供電公司）

作者簡介：袁曉霞（1972.05.05），性別：女，籍貫：甘肅鎮(zhèn)原，民族：漢，學(xué)歷：本科，職稱：電力技術(shù)工程師，研究方向：變電運檢、技術(shù)監(jiān)督及企業(yè)檔案管理。