摘要：高校二級學院辦公室作為學院的綜合辦事機構，起到了上傳下達，溝通內外的作用，具有參謀助手、溝通協(xié)調、督促推進和服務管理的重要職能。本文主要淺談在新時期下，如何做好高校二級學院辦公室工作。

關鍵詞：新時期;辦公室工作;二級學院

一、高校二級學院辦公室的工作特點

（一）日常性

二級學院辦公室作為學院的重要機構，辦公室人員要處理大量的日常事務性工作，如安排和通知學院的各類會議;起草、上報和下發(fā)各類公文;告知教職工學院領導每周工作安排;接待來訪人員;協(xié)助管理學院的人員聘用、職工考勤、上報年度財務預算、以及學院物資自主采購與管理等工作。

（二）協(xié)調性

二級學院辦公室作為學院行政管理的核心部門，不僅要協(xié)調處理好其與學校各部門之間的關系，還要協(xié)調好學院領導、部門之間的關系，起到橋梁紐帶作用。同時還負責學院日常事務的督促指導。此外，學院辦公室還負責學院與外界的交流工作，積極與外校學院建立聯(lián)系，開展交流學習。

（三）執(zhí)行性

二級學院辦公室作為學院的中樞管理機構，不僅要嚴格整理和執(zhí)行學院領導下達的各項工作，還要及時向學院領導報告學院職工的需求和存在的問題。此外，辦公室還要積極督促學院未辦和未完成的相關事宜，定期向學院領導匯報工作的進展情況以及學院近期的工作狀況。

（四）服務性

二級學院辦公室作為學院的后勤保障部門，辦公室人員要自覺做好學院服務工作。為院內各部門工作的順利開展提供保障，為學院職工工作中出現(xiàn)的各種問題提供解決途徑。根據(jù)學院的實際情況制定和完善相關的規(guī)章制度，努力解決難題，提升學院的整體服務水平。

二、加強辦公室工作質量的有效途徑

（一）建立健全辦公室規(guī)章制度

建立健全辦公室日常工作制度是辦公室工作順利開展的前提，完善的制度可以規(guī)范管理行為，使辦公室工作更加合理化、科學化、規(guī)范化。這樣辦公室的各項工作都能做到有規(guī)可循、有據(jù)可依。要將工作落實到個人，分工明確、職責分明，同時加強促進團隊協(xié)作精神;建立獎懲制度，激發(fā)辦公室人員的工作熱情。梳理制定各項工作流程，要使工作人員熟悉個人的工作流程、具體步驟及要求，從而降低遇到問題相互推諉扯皮的風險。比如學院自主采購事項，學院制定自主采購辦法，明確采購人員、物資管理人員的職責，以及采購流程，從而提高采購效率，保證采購質量_[1]。

（二）優(yōu)化學院辦公方式

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的快速成長，新時期下高校辦公室人員應該首先跳出傳統(tǒng)的工作思路，尋求改變，探索新的工作方法。從辦公系統(tǒng)自動化的無紙化辦公開始，定制購買學院辦公自動化系統(tǒng)，降低了學院辦公成本、簡化辦公流程，提高工作效率，減少因領導外出無法簽字審批的等待時間，更便于隨時在平臺上查看工作進度，及時與領導溝通交流_[2]。例如：會務可以在系統(tǒng)中輸入會議時間地點參會人員，系統(tǒng)自動發(fā)短信提醒。針對未及時看到信息的情況，又增加了回執(zhí)信息功能，系統(tǒng)會自動顯示已讀和未讀信息。辦公自動化體系的實現(xiàn)，不論是在辦事、辦文、信息獲取方面，還是在督查督辦等方面，都對辦公室的工作效率有極為明顯的提升_[3]。

（三）提高綜合協(xié)調能力

綜合協(xié)調是辦公室工作的主要職責。首先要搞好上下、內外關系的協(xié)調，對上要尊重而不盲從、服務而不諂媚;對下要以禮、以誠、以信相待，不欺上瞞下，不推諉扯皮。對外求支持協(xié)作，對內求團結互助，既敢于擔當，當好主角，又善于協(xié)作，當好配角。處理綜合性事務要積極與相關部門溝通協(xié)調，在全面了解情況的基礎上，進行情況匯總、梳理并形成初步建議，呈報相關領導，發(fā)揮好參謀助手職能。。

（四）做好辦文辦會辦事

一是辦文要細致，確保充分發(fā)揮“以文輔政”的作用。第一，嚴格遵守學校公文格式規(guī)定，在格式上保證不出錯，保證公文的規(guī)范性;第二，把好公文內容關，確保公文準確性和可行性;第三，嚴守公文時效，堅持急件急辦、急件急轉，在符合程序和保證質量的前提下，限時按要求處理公文，保證辦文效率;第四，把好公文質量關，從公文草擬到印發(fā)全過程不放過任何一個細節(jié)，實現(xiàn)公文處理無差錯。

二是辦會要細致，確保會議達到預期效果。辦會是辦公室工作的另一項重要職責。大到黨政聯(lián)席會，小到部門工作會，辦公室一年承辦大小會議若干次。從會議通知、會場布置、橫幅制作、桌簽擺放，到會議簽到、設備調試、茶水準備、會場秩序維護等等，都要做到事無巨細，這就需要辦會人員通過填寫會務登記表、制定會務議程方案等方式使每一個環(huán)節(jié)落實到責任人，防止出現(xiàn)任何紕漏。

三是辦事要細致，確保充分發(fā)揮好參謀助手和綜合協(xié)調作用。首先，深入調查是成事之基，謀事之道。學院辦公室人員日常要注重調查研究，注重信息收集，注重分析研判，積極參與謀劃，為領導出好謀、劃好策。圍繞學校不同時期的中心工作，時刻要求自己學會超前思考，力爭想在先、謀在前，努力發(fā)揮好參謀助手作用。其次，細心是辦事的關鍵，是成功之道。對待事務性工作要把關嚴格、安排細致、深思熟慮，確保不出紕漏。

（五）加強學習，修煉“三心”

學院辦公室的重要職責對辦公室人員的綜合素質提出了很高的要求。辦公室人員需保有“三心” 才能更好地服務大局、服務領導，即保持責任心、平常心和進取心。第一，要有高度的責任心。作為二級學院的核心部門，辦公室責任重大，辦公室人員要堅持日常工作無小事的原則，時刻保持高度的責任心。第二，要寵辱不驚，遵規(guī)守矩。辦公室人員直接為領導服務，自然與領導更為熟識，但辦公室人員自身必須保持平常心，做到寵辱不驚，決不能妄自尊大、自以為是，更不能做越位或出格的事。要不為私心雜念左右，不為名利困擾，時刻謹記在領導身邊更應該遵規(guī)守紀，加強自我管理、自我約束的能力。第三，要善于學習，不斷提高綜合素質。

三、結語

學院辦公室工作繁瑣、繁重、涉及面廣，同樣辦公室在學院里也是至關重要的部門，因此辦公室人員因時刻保持工作的警惕性，積極學習，在實踐中總結，提升自我，大膽創(chuàng)新，善于思考，敢于表達意見，注重提高工作效率，立足大局，勇于開創(chuàng)新時代高校辦公室工作新局面。

參考文獻：

[1]劉蓮，樊廣華，仵允鋒.關于做好高等院校二級學院辦公室工作的幾點思考[J].教育教學論壇，2018（21）：24-25.

[2] 肖婷.新時代高校辦公室行政管理工作思考及對策[J].智庫時代，2019（04）：102-103.

[3] 彭建云.淺談新時代下的高校二級學院辦公室工作管理[J].科技資訊，2018，16（16）：109-110.

作者簡介：梁敏（1975—），男，漢族，籍貫四川威遠，辦公室主任，學歷：大學本科，單位：西南政法大學繼續(xù)教育學院，研究方向：高等教育、繼續(xù)教育