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        高職關(guān)于職工檔案管理信息化建設(shè)問題的研究

        2020-10-20 05:41:01康志華
        卷宗 2020年20期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)高職院校

        摘 要:職工檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要內(nèi)容,為了應(yīng)對信息量劇增、管理方式陳舊等問題,高職院校的檔案管理部門開始推進(jìn)職工檔案管理的信息化建設(shè),旨在以信息化技術(shù)為支撐,優(yōu)化職工檔案管理的整體過程,提升職工檔案管理的有效性。只是目前高職院校所開展的職工檔案管理信息化建設(shè)還存在一些阻礙性的發(fā)展問題,需要檔案管理人員予以重視,并采取可行的應(yīng)對性措施,提高職工檔案管理的信息化水平。

        關(guān)鍵詞:高職院校;職工檔案管理;信息化建設(shè);管理方式

        職工檔案一般是人事部門在招用職工、調(diào)配職工、培訓(xùn)職工、考核職工、獎(jiǎng)懲與任用職工的過程中所形成的與職工個(gè)人工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)水平、工作變動(dòng)等等內(nèi)容相關(guān)的一份文件材料。高職院校在教學(xué)管理工作中,需要以職工檔案為依據(jù),對職工進(jìn)行全面的考察,展開有效的職工管理。只是職工檔案信息量劇增,若沿用以往的檔案管理方式,則會(huì)限制職工檔案管理的工作效率。高職院校應(yīng)通過職工檔案管理信息化建設(shè)這一渠道,克服職工檔案管理的問題。

        1 高職職工檔案管理信息化建設(shè)面臨的各項(xiàng)問題

        檔案管理信息化,實(shí)際上就是指檔案管理者利用現(xiàn)代信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化采集、處理、運(yùn)用與管理。這一檔案管理信息化是檔案管理的重要發(fā)展趨勢,檔案管理者通過提高檔案管理的信息化水平,可有效提升信息化檔案管理的質(zhì)量[1]。而在高職院校的職工檔案管理中,雖然檔案管理者正在推進(jìn)職工檔案管理信息化建設(shè),但是其中存在一些問題,影響著職工檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際成效。

        首先,高職院校職工檔案管理者的信息化管理意識(shí)還比較淺薄,沒有認(rèn)真研究職工檔案管理信息化建設(shè)中遇到的各種新問題,所采用的檔案管理方法還具有陳舊的元素,沒有徹底轉(zhuǎn)變職工檔案信息化管理方式,使得職工檔案管理信息化建設(shè)中存在一些漏洞,影響了職工檔案信息化管理的質(zhì)量。

        其次,高職院校職工檔案信息化管理者的服務(wù)觀念、管理方法、管理手段有待得到進(jìn)一步的創(chuàng)新與提升。職工檔案信息化管理對管理者提出的要求比較嚴(yán)格,如熟悉信息化檔案管理技術(shù)與手段、熟悉職工檔案信息化管理的理論知識(shí)與操作技能、具備良好的信息處理能力與信息化服務(wù)意識(shí)等等。

        最后,高職院校職工檔案管理信息化建設(shè)中的信息資源建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度有待加強(qiáng)。檔案信息資源建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)均是職工檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作,需要檔案管理者對此予以足夠的重視,夯實(shí)職工檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

        2 推進(jìn)高職職工檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

        2.1 提升職工檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)

        高職院校職工檔案信息化管理人員的管理意識(shí)強(qiáng)化、服務(wù)觀念更新、管理方法的改進(jìn)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)與技術(shù)技能的提升等等都可為職工檔案信息化管理提供質(zhì)量保證,要推進(jìn)高職職工檔案管理信息化建設(shè)的健康開展,則可從提升管理人員的綜合素質(zhì)入手,讓管理人員可以做好技術(shù)性極強(qiáng)的職工檔案信息化管理工作。為此,高職職工檔案管理部門應(yīng)做好以下幾項(xiàng)管理人員培訓(xùn)工作:

        一是通過滲透思想政治教育,提升管理人員的思想道德修養(yǎng)與法治素養(yǎng)。思想政治教育內(nèi)容可涵括檔案法、保密法相關(guān)的法律法規(guī)、高職院校檔案管理的規(guī)章制度等等,讓管理人員在學(xué)習(xí)思想政治理論知識(shí)時(shí),樹立起敬業(yè)愛崗精神、團(tuán)結(jié)合作精神等等,并有效增強(qiáng)其法制觀念。二是通過職工檔案信息化管理的專業(yè)知識(shí)教育,包括計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)專業(yè)知識(shí)等等,以提升管理人員的專業(yè)知識(shí)水平、信息化技術(shù)操作能力等等[2]。

        三是加強(qiáng)服務(wù)理念教育,讓管理人員樹立起服務(wù)觀念與服務(wù)創(chuàng)新意識(shí),要學(xué)會(huì)為服務(wù)對象提供快捷、高效的檔案信息服務(wù)。在這方面,要求管理人員熟知職工檔案信息檢索、信息閱讀的服務(wù)機(jī)制相關(guān)知識(shí),在信息化的檔案管理服務(wù)機(jī)制下,推進(jìn)職工檔案信息的高效化利用。通過優(yōu)質(zhì)的職工檔案信息化管理服務(wù),高職院校的教職工能夠有效增強(qiáng)個(gè)人的檔案意識(shí),使其了解到職工檔案信息化管理的重要性,進(jìn)而主動(dòng)配合檔案管理部門的工作,推進(jìn)職工檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

        2.2 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立職工網(wǎng)絡(luò)檔案館

        在互聯(lián)網(wǎng)+的新技術(shù)支持之下,高職院校的檔案管理部門可建立起具有較高信息化水平的職工網(wǎng)絡(luò)檔案館。在這個(gè)方面,職工檔案管理人員應(yīng)結(jié)合高職院校的實(shí)際條件,引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案信息資源規(guī)劃系統(tǒng)等等有用的軟件,提高職工網(wǎng)絡(luò)檔案館的自動(dòng)化辦公水平,以加強(qiáng)職工檔案信息資源建設(shè),有效推進(jìn)職工檔案信息化建設(shè)的順利開展[3]。在這方面,高職檔案管理部門還應(yīng)注重完善各種硬件設(shè)備,利用有用的軟硬件設(shè)備,建立起高職職工檔案信息化管理的專欄網(wǎng)站,便于管理人員快速、科學(xué)地分析高職院校的人力資源情況,對職工的新發(fā)展需求進(jìn)行合理的預(yù)測,并基于此,盡可能地滿足職工的各種新發(fā)展需求。此外,高職職工檔案信息化管理人員可建立起職工檔案歸檔處理的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)制,開設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的專遞窗口,在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上對職工檔案文件進(jìn)行便捷的處理,以提高職工檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際水平。

        2.3 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

        職工檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立、運(yùn)行與維護(hù)是職工檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù),需要高職檔案管理部門加強(qiáng)職工檔案管理數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)工作,旨在提高職工檔案數(shù)據(jù)庫的管理水平。而在這方面,管理人員需認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)庫管理通常都需要依托數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來進(jìn)行。因此,檔案管理人員可引入以大數(shù)據(jù)為支撐的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),提高職工檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平[4]。

        首先,檔案管理人員可建立便捷、實(shí)用、專業(yè)性強(qiáng)的職工檔案數(shù)據(jù)庫,使其更好地為職工檔案信息化管理服務(wù)。這一職工檔案數(shù)據(jù)庫需涵括高職院校職工的各種基本信息,如職工姓名、職稱、職務(wù)等等基本的數(shù)據(jù)信息。其次,檔案管理人員可建立起專業(yè)技術(shù)信息庫,這一數(shù)據(jù)庫可記錄職工每年的進(jìn)修學(xué)習(xí)情況、教研技術(shù)創(chuàng)新等信息,這可以更好地反映職工業(yè)務(wù)素養(yǎng)與技術(shù)能力的發(fā)展情況,可為高職職工全面考核提供更準(zhǔn)確、更詳細(xì)的參考依據(jù)。最后,檔案管理人員可引入檔案信息數(shù)據(jù)自動(dòng)處理與管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)職工檔案數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)化管理,包括信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)化收集、自動(dòng)化加工、自動(dòng)化整理、自動(dòng)化更新等等,有利于提高職工檔案信息的智能化管理水平。檔案部門可建立起檔案管理工作者的業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái),在最大程度上提高職工檔案信息化管理的水平。同時(shí),檔案部門可面向高職院校教職工引入互聯(lián)網(wǎng)檔案信息應(yīng)用系統(tǒng),為教職工提供最優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù),最大化地提高職工檔案信息的利用率,真正推進(jìn)新時(shí)期高職職工檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

        3 結(jié)束語

        總而言之,高職職工檔案管理人員的淺薄管理意識(shí)、缺乏創(chuàng)新的服務(wù)觀念與管理技術(shù)手段、信息資源建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平等等都與職工檔案管理信息化建設(shè)的有效性存在緊密的關(guān)系。檔案部門可從具體的問題著手,采取相適應(yīng)的解決對策,改善職工檔案管理信息化建設(shè)的問題,保障職工檔案信息化管理的質(zhì)量。

        參考文獻(xiàn)

        [1]褚海燕.淺析高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與對策[J].黑河學(xué)刊,2019(06):171-172.

        [2]李欣欣.探析高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)[J].才智,2019

        (01):223.

        [3]吳冬梅.高職院校檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)踐及改進(jìn)對策[J].黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2018,20(02):70-72.

        [4]姚麗麗,邢艷娟.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院檔案信息化建設(shè)的探究[J].遼寧高職學(xué)報(bào),2019,21(02):103-106.

        作者簡介

        康志華(1988-),女,山西原平人,陜西職業(yè)技術(shù)學(xué)院,碩士研究生,碩士期間主要研究贗熱源鬼成像,現(xiàn)階段主要從事研究人力資源管理工作。

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