趙悅

摘 要：文章就目前高校檔案保密工作的必要性及存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，從提升檔案工作人員保密意識(shí)、完善檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施、建立健全檔案保密制度等方面提出了高校檔案保密工作的發(fā)展對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案;保密

檔案根據(jù)其本身屬性的不同，使用的方式也不一樣。根據(jù)《高等院校檔案管理辦法》第二十七條，未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案，而涉及到國(guó)家機(jī)密、專(zhuān)利技術(shù)、個(gè)人隱私等檔案信息，不得對(duì)外公布。

對(duì)于未開(kāi)放檔案或珍貴檔案來(lái)說(shuō)，在日常使用的過(guò)程中，必然涉及到保密工作要求，否則各種類(lèi)型的檔案隨意借閱，檔案管理工作也就無(wú)從談起。高校檔案館藏資源豐富且種類(lèi)繁多，因此，高校檔案的保密工作就顯得尤為重要。

一、高校檔案保密工作存在的問(wèn)題

（一）檔案工作人員保密意識(shí)薄弱

在檔案保密工作中，檔案工作人員的管理最為關(guān)鍵，也是最難管理的部分，再完善的保密管理制度和保密信息系統(tǒng)，如果沒(méi)有合適的人來(lái)執(zhí)行，是起不到任何作用的。當(dāng)前高校檔案工作人員普遍保密意識(shí)不強(qiáng)，保密制度執(zhí)行不到位，從而導(dǎo)致工作人員成為了最危險(xiǎn)的泄密源。近年來(lái)，有不少高校學(xué)生的私人信息被放到網(wǎng)上售賣(mài)，甚至一些人員將學(xué)生信息公然放到了互聯(lián)網(wǎng)上，造成信息泄露，歸根到底，就是檔案工作人員保密意識(shí)薄弱的問(wèn)題。

（二）檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施不完善

大部分高校的檔案館歷史都比較悠久，檔案庫(kù)房設(shè)備老舊和落后，一些高校檔案館的保密柜、防盜鎖、保密柜使用時(shí)間甚至達(dá)到了幾十年以上，已經(jīng)完全達(dá)不到保密、防盜的功能。再加上當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的大力發(fā)展，與之相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)硬件設(shè)備和保密安全技術(shù)卻沒(méi)有完全普及，無(wú)形中阻礙了檔案保密工作的順利開(kāi)展。

（三）檔案保密制度不健全

檔案保密機(jī)制需要以法律法規(guī)來(lái)規(guī)范，目前高校檔案保密制度建議大多以《檔案法》和《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》為基準(zhǔn)制定，但是由于各個(gè)高校的檔案信息管理都有其不同的特點(diǎn)，因此，僅僅依靠現(xiàn)有法律就能完全解決高校檔案保密工作是不現(xiàn)實(shí)的，還需要各個(gè)高校根據(jù)本校檔案管理工作的特點(diǎn)制定更為詳細(xì)的工作規(guī)范和制度，才能保障高校檔案保密工作科學(xué)、有序發(fā)展。當(dāng)前許多高校檔案保密制度都大同小異，并未結(jié)合自身實(shí)際需求來(lái)制定相應(yīng)發(fā)展制度，導(dǎo)致雖然有制度，但是仍然不能滿(mǎn)足新時(shí)代高校檔案保密工作的需求。

二、高校檔案保密工作的發(fā)展對(duì)策

（一）提升檔案工作人員保密意識(shí)

高校應(yīng)將檔案保密工作的重要性提升到應(yīng)有高度，將檔案保密工作納入學(xué)校年度考核中去，明確檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提升檔案工作人員的保密意識(shí)和服務(wù)水平。在檔案日常工作中，檔案館應(yīng)不定期開(kāi)展檔案管理人員保密知識(shí)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，落實(shí)檔案保密工作自查，時(shí)刻關(guān)注檔案工作人員的心理狀態(tài)和思想狀況，提前采取必要的措施與手段，防患于未然。檔案工作人員必須在思想上時(shí)刻保持警惕，時(shí)刻把檔案保密工作放在心中，同時(shí)還應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任擔(dān)當(dāng)，提醒高校師生和社會(huì)公眾保密工作人人有責(zé)。

（二）完善檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案館要切實(shí)改善檔案保密的硬件條件，完善檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施，首先需要加強(qiáng)基礎(chǔ)安全設(shè)施建設(shè)，在安裝保密柜、檔案柜等器材時(shí)，要以檔案安全為第一要素。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案數(shù)字化逐漸成為大勢(shì)所趨，因此，加強(qiáng)電子文件系統(tǒng)和載體的安全檢測(cè)成為必須，加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)部使用操作系統(tǒng)、軟件、載體等定期進(jìn)行檢測(cè)，確保其被不法分子使用木馬等手段入侵，在建設(shè)檔案電子系統(tǒng)時(shí)，需要使用正版的操作系統(tǒng)和軟件，并安裝殺毒軟件和防火墻。對(duì)于重要的檔案數(shù)據(jù)，必須進(jìn)行物理隔離，對(duì)于使用超過(guò)5年或10年的保密柜、保密鎖等到時(shí)間需要進(jìn)行更換，最大程度改善檔案保密工作設(shè)施，為檔案保密工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）建立健全檔案保密制度

高校檔案檔案保密制度的建立，首先需要解決檔案的解密、保密、公開(kāi)這三個(gè)問(wèn)題，檔案工作者應(yīng)根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，確定哪些檔案是保密的范疇，哪些檔案可以公開(kāi)，然后根據(jù)檔案內(nèi)容給保密檔案劃分涉密等級(jí)，不同密級(jí)的檔案應(yīng)使用不同的方式進(jìn)行管理，還應(yīng)結(jié)合高校自身情況，確定是否需要物理隔離的保密計(jì)算機(jī)、是否需要定期對(duì)涉密檔案進(jìn)行檢查等。高校應(yīng)根據(jù)本校工作實(shí)際，制定解密檔案公開(kāi)實(shí)施細(xì)則，明確檔案收集工作流程、涉密檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)及檔案涉密級(jí)別，細(xì)化不同密級(jí)的檔案如何管理，保密期限及如何解密，明確解密后檔案如何公開(kāi)、公開(kāi)方式及檔案利用者。

高校檔案工作人員應(yīng)根據(jù)保密工作制度，定期對(duì)保密檔案進(jìn)行鑒定，篩選出已經(jīng)能夠進(jìn)行解密操作的檔案，將需要進(jìn)行解密操作的檔案統(tǒng)計(jì)、再梳理，對(duì)已經(jīng)解密的檔案進(jìn)行公開(kāi)，確保檔案保密工作規(guī)范化開(kāi)展。

隨著科技不斷發(fā)展進(jìn)步，高校檔案工作者很有可能在不經(jīng)意間就泄露了個(gè)人隱私和國(guó)家秘密，因此，強(qiáng)化保密意識(shí)和法律意識(shí)是高校檔案館面臨的必修課。高校應(yīng)增強(qiáng)使命擔(dān)當(dāng)，加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的重視，提升檔案工作人員保密意識(shí)和服務(wù)水平，完善檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案保密工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，建立健全檔案保密制度，確保高校檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化開(kāi)展。

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