摘要：學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，在信息化時(shí)代，高校檔案管理部門要結(jié)合信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，為了使這項(xiàng)工作取得理想效果，需要借助構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化，本文結(jié)合高校學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，探討信息時(shí)代學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新的策略。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;高校;學(xué)生檔案;管理模式;創(chuàng)新

引言：在高等學(xué)校的檔案管理工作中，學(xué)生檔案大多以紙質(zhì)檔案為主，高等學(xué)校檔案管理部門大多按照傳統(tǒng)的管理方法來開展學(xué)生檔案管理，由于在這種管理模式下，檔案查詢和利用手續(xù)繁雜，給檔案管理和使用帶來了很大不便，同時(shí)由于高校學(xué)生人數(shù)眾多，也給檔案管理部門帶來很大的工作量，由于學(xué)生人數(shù)眾多，還很容易在人工管理過程中出現(xiàn)誤差，給后期檔案的使用帶來很大不便。在信息化時(shí)代，可以結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

一、高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

檔案管理是高校一項(xiàng)重要的管理工作，由于檔案會(huì)跟隨學(xué)生一生，所以國家對(duì)于高校學(xué)生檔案非常重視，為了更好地促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理，國家檔案局和教育行政部門共同下發(fā)了高等學(xué)校檔案管理辦法，在辦法中也有與學(xué)生檔案有關(guān)的內(nèi)容，但是由于內(nèi)容過于簡(jiǎn)單和籠統(tǒng)，沒有為學(xué)生檔案管理指定負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集和傳遞等環(huán)節(jié)都受到了很大制約。盡管高等學(xué)校也根據(jù)學(xué)生檔案管理需要，制定出了相應(yīng)的管理辦法，但是大多采取檔案管理部門指導(dǎo)院系負(fù)責(zé)的方法來展開學(xué)生學(xué)生檔案管理，由于院系并不具備專業(yè)的檔案管理水平，大多數(shù)工作人員都是兼職來開展學(xué)生檔案管理工作，部分院系甚至安排學(xué)生參與到檔案管理工作中，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理無法取得理想效果。由于在平時(shí)沒有按照規(guī)范的要求來展開檔案管理，很多院校甚至出現(xiàn)在畢業(yè)之前補(bǔ)檔案的現(xiàn)象，這些都嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。

（二）沒有積極使用信息化手段展開檔案管理

高校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的管理活動(dòng)，盡管很多高校都在積極推動(dòng)辦公自動(dòng)化，也積極引進(jìn)了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。但是由于高校學(xué)生檔案的內(nèi)容大多需要借助手工填寫來形成紙質(zhì)檔案，在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理的過程中也缺乏信息技術(shù)的應(yīng)用。因此嚴(yán)重制約了高校學(xué)生檔案管理工作開展的效果，需要高等學(xué)校認(rèn)真反思傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理的不足，積極借助信息化手段來對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。

（三）檔案歸集內(nèi)容缺乏統(tǒng)一的規(guī)范

在高校學(xué)生檔案管理工作開展過程中，缺乏統(tǒng)一規(guī)范也是制約高校學(xué)生檔案管理工作效率不斷提升的一個(gè)重要原因。目前高等學(xué)校對(duì)于高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理也產(chǎn)生很大影響。

二、信息化時(shí)代高校學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新的策略

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為高校學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新創(chuàng)造了有利條件，為了使這項(xiàng)管理創(chuàng)新取得理想效果，建議高校采取以下策略：

（一）認(rèn)真做好高校學(xué)生檔案管理制度建設(shè)

制度建設(shè)是高校學(xué)生檔案管理工作的前提，只有在制度的引領(lǐng)下，高校學(xué)生檔案管理才能取得理想效果。在信息化時(shí)代，為了更好地促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新，需要高等學(xué)校檔案管理部門結(jié)合國家有關(guān)規(guī)定，詳細(xì)制定出學(xué)校內(nèi)部學(xué)生檔案管理細(xì)則，明確學(xué)生檔案歸檔的內(nèi)容歸口管理的部門以及各項(xiàng)檔案資料收集的時(shí)間，要借助檔案管理細(xì)則來明確學(xué)生檔案管理工作的責(zé)任部門和人員，以此來更好的推進(jìn)高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化開展，這是一項(xiàng)非常重要的管理活動(dòng)，需要高等學(xué)校檔案管理部門認(rèn)真對(duì)待。

（二）積極構(gòu)建專業(yè)的信息化學(xué)生檔案管理平臺(tái)

在信息化時(shí)代，高校學(xué)生檔案管理工作的正常開展需要結(jié)合信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，充分利用專業(yè)的檔案管理平臺(tái)來開展學(xué)生檔案管理工作，在構(gòu)建專業(yè)的信息化學(xué)生檔案管理平臺(tái)過程中，高等學(xué)校檔案管理部門要不斷提高對(duì)學(xué)生檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)，只有借助對(duì)學(xué)生檔案的信息化處理，才能不斷提高學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。為了更好地促進(jìn)檔案管理信息化工作的開展，在構(gòu)建學(xué)生檔案管理平臺(tái)的過程中，高校檔案管理部門要積極與系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行溝通，在學(xué)校統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)中增加學(xué)生檔案信息化管理模塊，為學(xué)校內(nèi)部各個(gè)院系配備檔案管理員，由管理員負(fù)責(zé)日常檔案數(shù)據(jù)信息的錄入和維護(hù)，借助信息化檔案管理平臺(tái)來對(duì)檔案內(nèi)容的規(guī)范性進(jìn)行篩查，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，在信息化檔案管理模式下，高等學(xué)校檔案部門要結(jié)合學(xué)生檔案歸檔工作的需要，對(duì)各院系學(xué)生檔案的歸集與整理進(jìn)行考核，要將考核結(jié)果與學(xué)校對(duì)各院系的考核結(jié)合起來，以此來不斷提高各院系對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視程度，借助信息化檔案管理平臺(tái)可以很好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的全程監(jiān)管，對(duì)于各院系學(xué)生檔案工作的進(jìn)步都能實(shí)時(shí)把控，因此可以取得理想的效果。

（三）借助信息管理平臺(tái)對(duì)學(xué)校學(xué)生檔案管理流程進(jìn)行重新設(shè)定

在學(xué)校學(xué)生檔案信息管理平臺(tái)設(shè)計(jì)研發(fā)出來之后，高等學(xué)校檔案管理部門要認(rèn)真結(jié)合學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際，對(duì)學(xué)校內(nèi)部原有的學(xué)生檔案管理規(guī)定進(jìn)行重新優(yōu)化和改進(jìn)，在改進(jìn)的基礎(chǔ)上借助信息管理平臺(tái)，對(duì)學(xué)校學(xué)生檔案管理流程進(jìn)行重新設(shè)定，以此來促進(jìn)和提高學(xué)生檔案管理工作的實(shí)效性，使信息化檔案管理平臺(tái)真正發(fā)揮出全面促進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的價(jià)值.對(duì)流程進(jìn)行重新優(yōu)化的過程中，要分級(jí)分階段對(duì)學(xué)生檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，首先要做的是對(duì)學(xué)生檔案管理工作流程進(jìn)行重新優(yōu)化，按照院系輔導(dǎo)員歸集檔案，院系負(fù)責(zé)人審核，院系檔案管理員錄入系統(tǒng)，學(xué)校檔案管理部門審核鑒定確認(rèn)無誤之后系統(tǒng)正式存檔的流程進(jìn)行檔案的歸集。在此項(xiàng)工作開展過程中，要認(rèn)真做好對(duì)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的保密教育，避免學(xué)生的個(gè)人隱私泄露：其次是對(duì)檔案流轉(zhuǎn)流程進(jìn)行再造，學(xué)生檔案在使用過程中需要在不同部門流轉(zhuǎn)，借助信息化檔案管理平臺(tái)可以方便地實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的在線流轉(zhuǎn)，只需要使用部門提出申請(qǐng)，學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行審核，審核之后將檔案流轉(zhuǎn)到使用部門，使用部門在收到檔案之后點(diǎn)擊確認(rèn)，就能實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的流轉(zhuǎn);對(duì)檔案的借閱流程進(jìn)行優(yōu)化，在信息化檔案管理?xiàng)l件下，使用學(xué)生檔案可以方便地借助學(xué)校檔案管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)，只需要通過平臺(tái)進(jìn)行申請(qǐng)，檔案管理部門審核通過之后，就能在線閱覽到相關(guān)檔案資料;對(duì)學(xué)生檔案的數(shù)字化處理流程進(jìn)行優(yōu)化，在傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理工作中，學(xué)生檔案大多以紙質(zhì)文件的形式存在，借助信息化檔案管理平臺(tái)的應(yīng)用，可以方便的實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化處理，這種要求學(xué)校內(nèi)部各個(gè)院系在日常的學(xué)生管理中，要及時(shí)將學(xué)生檔案涉及的內(nèi)容借助專業(yè)的數(shù)字化處理軟件進(jìn)行數(shù)字化處理，并按照規(guī)范的要求編號(hào)上傳系統(tǒng)，同時(shí)也要及時(shí)將學(xué)生的考試成績(jī)等數(shù)據(jù)信息錄入到檔案管理系統(tǒng)中來，便于學(xué)生查詢，同時(shí)也對(duì)學(xué)生今后更好地利用學(xué)生檔案提供便利條件。

結(jié)束語：在高等學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作中，由于學(xué)生人數(shù)眾多，所以積極對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行信息化處理，借助專業(yè)的信息化平臺(tái)來開展學(xué)生檔案管理工作是非常必要的，為了促進(jìn)此項(xiàng)工作的開展，高等學(xué)校內(nèi)部要積極制定完善的學(xué)生檔案管理細(xì)則，結(jié)合信息化檔案管理平臺(tái)對(duì)管理流程進(jìn)行不斷優(yōu)，平時(shí)也要不斷加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案的歸集管理維護(hù)工作都能得到有效開展，不斷提升學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介：

阮紅兵（1974-10）女，籍貫：湖南邵東，學(xué)歷：本科職務(wù)：研究實(shí)習(xí)員，研究方向：檔案管理。