楊青紅

摘要：在企業(yè)內(nèi)部管理中，員工檔案管理是十分重要的內(nèi)容，要求管理人員嚴格依據(jù)檔案管理標準積極開展員工檔案管理。現(xiàn)如今，在企業(yè)員工檔案管理中，然存在一些不足，對此，本文首先對企業(yè)員工檔案管理的重要作用進行介紹，然后對當前企業(yè)員工檔案管理中的問題以及優(yōu)化對策進行詳細探究，以期促進企業(yè)員工檔案管理水平的提升。

關鍵詞：企業(yè);員工檔案;管理;作用

近年來，在企業(yè)發(fā)展中檔案管理的重要性越來越突出，但是，在員工檔案管理中依然存在很多不足，在一定程度上制約了員工檔案管理工作水平的提升。對此，要求有關部門高度重視企業(yè)員工檔案管理工作，對員工檔案管理中的問題進行詳細分析，并提出針對性改進措施，進而促進企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。因此，對企業(yè)員工檔案管理中的問題以及優(yōu)化對策進行深入研究迫在眉睫。

一、企業(yè)員工檔案管理的重要作用

企業(yè)員工檔案管理工作的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，通過加強員工檔案管理，能夠為企業(yè)領導人員決策提供可靠依據(jù)，規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營管理行為。比如，企業(yè)在制定激勵制度時，不僅需詳細了解企業(yè)盈利實際情況，同時還需掌握不同級別員工的基本檔案信息，綜合考慮上述兩點因素才可制定出符合實際需要的激勵制度。第二，企業(yè)員工檔案管理工作水平會對企業(yè)經(jīng)濟效益產(chǎn)生較大影響，現(xiàn)如今，檔案管理工作已逐漸滲透至企業(yè)內(nèi)部管理各項工作中，員工檔案管理與企業(yè)發(fā)展之間密切聯(lián)系，只有加強員工檔案管理，保證管理目標明確清晰，才可充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。

二、企業(yè)員工檔案管理存在的問題

（一）管理檔案人員責任意識不強

在企業(yè)檔案管理工作人員日常工作中，容易受到傳統(tǒng)管理思想的制約，不能靈活應用有效的管理方法，導致員工檔案管理工作效率較低。員工檔案管理人員工作經(jīng)驗較少，面對復雜的員工檔案信息，無法采取科學有效的管理方式。另外，現(xiàn)如今，雖然企業(yè)領導人員對于員工檔案管理工作的重視度越來越高，但是管理人員缺乏責任意識，導致員工檔案管理工作效果不理想。

（二）檔案資料收集不全面

在進行企業(yè)員工檔案管理時，必須保證管理過程規(guī)范化。但是，現(xiàn)如今，我國很多企業(yè)在員工檔案管理方面依然缺乏規(guī)范化管理模式，員工檔案信息收集分類處理無序，檔案管理操作混亂，甚至在員工檔案收集方面，所采集的資料內(nèi)容不完整或不符合真實情況，無法詳細正確的反映出員工工作面貌以及個人綜合素質(zhì)。

（三）缺乏嚴密的檔案鑒定過程

對于企業(yè)員工所填寫的個人檔案，要求做好保存管理，當員工提交檔案信息后，企業(yè)檔案管理人員需對員工檔案進行嚴格審核，在審核通過后，即可保存至檔案室。因此，檔案管理人員要求對員工檔案進行嚴格審核分析，及時發(fā)現(xiàn)填寫不臺格的表格，并要求員工及時補充說明。另外，員工檔案信息中涉及個人隱私，檔案管理人員必須高度重視對于員工檔案信息的保護，避免泄漏員工隱私。

（四）存檔技術及方式落后

現(xiàn)如今，部分企業(yè)管理人員對于員工檔案工作的重視度和投入力度比較低，依然采用傳統(tǒng)的人事管理方式。有些企業(yè)對于檔案資料依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記和保存方式，在此過程中容易發(fā)生人為錯誤，進而影響檔案資料的準確性和可靠性。

三、企業(yè)員工檔案管理優(yōu)化對策

（一）提高員工檔案管理人員素質(zhì)

新時期，為了提升企業(yè)員工檔案管理工作水平，要求組織檔案管理工作人員加強培訓教育，提升自身綜合素質(zhì)。在企業(yè)員工檔案管理中，檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，檔案管理工作水平有限，企業(yè)應定期組織開展培訓教育活動，幫助其掌握先進的員工檔案管理理念，掌握先進的計算機檔案管理技術。另外，企業(yè)還可招聘專業(yè)的員工檔案管理工作人員，盡量避免由于人員工流動交接不當而造成檔案丟失問題，檔案管理工作人員在日常工作中必須明確自身工作職責，對員工檔案信息進行核對分析，保證員工檔案登記管理的準確性，確保符合員工檔案管理工作要求。

（二）對員工檔案分類管理

企業(yè)員工檔案管理是一項長期工作，要求檔案管理工作人員在日常工作中做好分類處理。比如，對于一些已退休員工檔案資料、已調(diào)離企業(yè)的員工檔案，應及時做好交接。另外，對于珍貴的檔案資料，需做好特殊標識并注意保密。

（三）做好檔案甄別審核

檔案管理人員在對員工檔案進行歸檔處理時，要求對檔案資料的真實性以及完整性進行審核分析，避免對未經(jīng)甄別的員工檔案進行登記管理。另外，在員工檔案銷毀工作中，應堅持認真負責的工作態(tài)度，避免草率處理而造成嚴重的不良影響。

（四）采用信息化管理技術

在信息化時代，信息技術發(fā)展迅速，對于各行各業(yè)均產(chǎn)生較大影響。部分企業(yè)領導人員已逐漸意識到加強員工檔案管理工作的重要作用，并在一定程度上增加了對于員工檔案管理方面的投入。企業(yè)員工檔案數(shù)量多，管理要求比較高，對此，可推廣應用計算機技術，檔案管理人員通過利用現(xiàn)代化信息技術與計算機技術，能夠?qū)T工檔案進行分類處理，并及時做好信息存儲。具體而言，可在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎上開發(fā)智能管理信息軟件，同時，在軟件的實際應用中加強安全管理，避免黑客盜取企業(yè)員工檔案信息，保障企業(yè)員工檔案使用價值。通過對檔案資料進行動態(tài)化管理，能夠有效提升檔案管理和查找效率。

四、結(jié)語

綜上所述，本文主要對企業(yè)員工檔案管理中的問題以及優(yōu)化對策進行了詳細探究。員工檔案管理是企業(yè)日常管理的重點和難點，對此，企業(yè)領導人員應高度重視員工檔案管理工作，組織檔案管理人員加強培訓教育，使其能夠明確意識到員工檔案管理工作的重要作用，在日常工作中對員工檔案進行合理分類處理，加強檔案甄別審核，并利用信息被并推廣應用信息化管理技術，進而促進企業(yè)員工檔案管理工作水平的提升。

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