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        企業(yè)檔案管理信息化建設探究

        2020-09-07 08:18:21鐘新貴
        速讀·中旬 2020年4期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化建設

        鐘新貴

        ◆摘? 要:近年來,隨著我國不斷的發(fā)展迅速,對于企業(yè)來說是機遇也是挑戰(zhàn),而企業(yè)要想穩(wěn)定地發(fā)展,管理工作是基礎前提,由于企業(yè)在發(fā)展過程中涉及到的內(nèi)容十分復雜,對于檔案管理工作就造成了一定的壓力。在新時期下,我國信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一定的條件,但在目前企業(yè)檔案信息化管理中還存在一定的問題。基于此,本文即對企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題進行分析,并提出相應的創(chuàng)新策略。

        ◆關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案管理;信息化;建設

        信息技術(shù)手段的不斷開發(fā)和應用為企業(yè)檔案信息化管理提供了優(yōu)異的條件。在這一大背景下,信息化管理也將成為企業(yè)未來檔案管理的主要趨勢。為了充分發(fā)揮信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢,就需要大家充分了解信息化技術(shù)的優(yōu)勢和特點,更加重視信息化管理的必要性。與此同時,也需要對管理信息化中存在的一些問題及時的更新和處理,以便檔案管理工作的順利進行。

        1企業(yè)檔案信息化管理的必要性

        1.1信息化技術(shù)的重要性

        由于企業(yè)涉及的檔案范圍比較廣泛,這就導致檔案管理的壓力也不斷增加。傳統(tǒng)企業(yè)的信息交流主要是靠人與人之間的接觸進行傳遞,這就需要建立紙質(zhì)的文檔,不僅保存麻煩查閱起來也是相當?shù)馁M時。隨著科技的不斷進步,信息化開始運用到檔案管理的工作中來,從而有效的解決了時效性不足的問題。在信息技術(shù)的前提下企業(yè)在檔案管理時可以更好地實現(xiàn)所有信息的收集、處理和共享,從而為項目的決策提供更準確的依據(jù),可以隨時對檔案進行檢查,同時信息技術(shù)還能更有效的儲存公司的信息,為后期公司的管理工作奠定的基礎。由此可以看出企業(yè)檔案信息化管理對企業(yè)發(fā)展的重要性。

        2目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

        2.1信息化技術(shù)不斷的融入企業(yè)中,但是有些企業(yè)還是不重視檔案管理的重要性,原因是企業(yè)領導對信息化認識不足,沒有認識到信息化的重要性,從而忽略了信息技術(shù)的引進,導致信息化在檔案管理中只走了一個流程,并沒有發(fā)揮它真正的作用。

        2.2隨著科技水平的不斷提高,對檔案管理人員的要求也就越來越高,這就需要企業(yè)聘用高水平的工作人員,但是,企業(yè)缺少這樣的人才,這就導致信息化不能發(fā)揮它的作用。管理人員不與時俱進,企業(yè)的檔案管理工作也就沒法順利的進行。有些企業(yè)因為自己的特殊性質(zhì),在管理人員的選拔上也是相當?shù)牟萋剩顾麄內(nèi)狈σ欢ǖ呢熑涡?,導致信息化遲遲融入不到企業(yè)檔案管理中來。影響企業(yè)的未來發(fā)展。

        2.3規(guī)劃不清晰。企業(yè)檔案管理工作需要長期的開展,這就需要企業(yè)更好地規(guī)劃。企業(yè)對任何一個工作不做規(guī)劃,那管理人員就像無頭蒼蠅一樣,工作人員也沒有責任意識,導致工作效率低下。長久下去公司將面臨種種問題,沒法解決檔案管理中存在的問題,阻礙檔案工作的順利進行。

        3促進企業(yè)檔案管理信息化建設

        3.1企業(yè)發(fā)展的新階段更需要提高企業(yè)檔案管理信息化的重視度,首先要做的是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念,正視信息化在檔案管理中的重要性。企業(yè)的領導和管理層要對信息化有一個充分的認知,做到人力,財力,物力上的大力支持,從而為信息化在檔案管理中的運用提供堅實的基礎。同時需要引進云端和網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫技術(shù)。

        3.2提升管理人員的綜合素質(zhì)。高素質(zhì)的管理人員在企業(yè)檔案管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用,因此,就要求管理人員必須提高自身的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)。首先,管理人員必須掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息云端存儲技術(shù)的成熟運用,同時企業(yè)也要不定時的對管理人員組織培訓,從而熟練的掌握專業(yè)知識和技能,也可以實行獎勵制,從而提高他們對工作的積極和認真的態(tài)度,不斷提高整個管理團隊的綜合素質(zhì)和能力。其次,企業(yè)也可以高薪聘請一些工作能力強的檔案管理人員,讓他們來培訓公司檔案管理工作方面的人員,實際操作,傳授經(jīng)驗,不斷提高他們的能力,使企業(yè)在短時間內(nèi)得到更好的發(fā)展。最后,轉(zhuǎn)變管理人員的陳舊觀念,讓他們正確認識檔案管理工作信息化的重要性,提高職員的職業(yè)道德和工作的責任心,在此期間,也需要管理人員對信息化的重要性和必要性進行大力的宣傳,促使企業(yè)穩(wěn)步的發(fā)展。

        3.3檔案管理信息化工作的順利進行需要企業(yè)做好科學合理的規(guī)劃,這樣才能保證管理工作的有序進行。首先,需要對管理工作的具體操作和流程予以明確的規(guī)定,落實到具體的操作上,并且能夠在管理人員的培訓中得到體現(xiàn),讓管理人員在這期間提升自己的工作水平,同時也要對工作流程進行約束,使職員在規(guī)范的工作流程中進行操作。其次,為了防止出現(xiàn)不規(guī)范的流程,就需要對整個操作過程進行監(jiān)督和控制,防止因為操作的不規(guī)范出現(xiàn)信息錄入錯誤和查詢不便的問題,保證整個操作過程的順利進行。最后,檔案管理程序和系統(tǒng)也需要我們進行養(yǎng)護,尤其是網(wǎng)絡信息庫的維護和管理,只有保證信息化建設相關(guān)的網(wǎng)絡設備狀態(tài)始終良好,才能保持檔案信息化建設的持續(xù)有效和檔案管理工作的順利進行。

        4結(jié)語

        綜上所述,信息技術(shù)的突飛猛進,在這一大背景下,就需要檔案管理人員認識到傳統(tǒng)管理的局限性,意識到信息化技術(shù)帶來的安全性和效率性,通過信息化技術(shù)來提高檔案管理的效率,保障檔案的完整性,為企業(yè)提供完整的檔案資料,促進企業(yè)全面發(fā)展。

        參考文獻

        [1]李宜鋒.新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業(yè)務,2018(08):80+91.

        [2]李志鳳.基于新形勢下的檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業(yè)務,2018(07):40-41.

        [3]張杰,朱傳英.探討新形勢下如何推進企業(yè)檔案信息化建設[J].數(shù)字通信世界,2018(04):27.

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