田莉

摘??要：社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)在社會(huì)福利保障中占據(jù)重要位置，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在進(jìn)行社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理時(shí)，可以借助信息化技術(shù)建立專(zhuān)門(mén)的信息化檔案管理平臺(tái)，利用該平臺(tái)來(lái)為工作人員減輕工作負(fù)擔(dān)，而且信息化檔案管理平臺(tái)的成熟性和完善性都比較高?；跈n案管理信息化建設(shè)的重要性，本文對(duì)當(dāng)前社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)分析，并提出了對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的相關(guān)措施，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn);信息化;檔案管理

引言

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的不斷推行，讓社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案數(shù)量越來(lái)越多，進(jìn)而增加了檔案管理難度，將信息化技術(shù)應(yīng)用在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中可以有效解決檔案管理中存在的各種問(wèn)題，提高檔案管理效率。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理涉及很多層次，而且對(duì)專(zhuān)業(yè)性有著很高要求，如果只是進(jìn)行書(shū)面記錄顯然已經(jīng)不能滿(mǎn)足日益發(fā)展的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)要求，實(shí)現(xiàn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化，既可以讓工作人員的工作效率得到提升，還能作為進(jìn)行社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)決策的依據(jù)。

一、當(dāng)前社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)中的若干問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前的檔案管理工作大部分還是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，再加上有些管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有深入了解檔案管理的重要意義，因此導(dǎo)致檔案管理工作不能發(fā)揮出應(yīng)有效用。借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行的檔案管理和傳統(tǒng)人工的檔案管理模式有著很大差異，出于對(duì)陌生管理方法的抗拒心理，有些管理人員就會(huì)阻礙檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)。

（二）信息化建設(shè)中存在很多問(wèn)題

檔案的本質(zhì)就是原始記錄，同時(shí)這也是檔案的根本屬性。對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，讓檔案起草、修改和印發(fā)等程序都能在計(jì)算機(jī)上完成，檔案資料由原來(lái)的紙質(zhì)文件變?yōu)榱穗娮訖n案，雖然電子檔案可以為檔案復(fù)制和修改提供便利，但是由于不再具有原始記錄本質(zhì)，很多人對(duì)電子檔案是否可以作為呈堂證供提出了異議。

（三）缺乏檔案管理人才

檔案管理工作離不開(kāi)人才的支持，管理人才是確保檔案管理工作可以順利進(jìn)行的關(guān)鍵。然而現(xiàn)在懂得檔案知識(shí)和信息化技術(shù)的人才十分缺乏，再加上沒(méi)有專(zhuān)門(mén)培養(yǎng)檔案管理人才的規(guī)劃，因此十分缺少進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和維護(hù)的技術(shù)人才。

（四）電子檔案存在被竊取和偽造的危險(xiǎn)

電子檔案具有的容易修改和復(fù)制的缺點(diǎn)，讓電子檔案很容易在保存和傳輸中出現(xiàn)被不法分子竊取和偽造的問(wèn)題，尤其是那些高度機(jī)密檔案的竊取和偽造情況更是嚴(yán)重。而且，檔案信息化對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件有著很高要求，對(duì)載體壽命也有著一定要求。

二、加快社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)人事檔案管理的信息化建設(shè)措施

（一）改變檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案大多都是紙質(zhì)的，通過(guò)人工來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行收集、鑒別、編制和統(tǒng)計(jì)。檔案管理是一項(xiàng)工作量非常巨大的工作，而且涉及很多步驟。由于檔案管理人員精力不足，因此不能有效提取已經(jīng)被封存的檔案資料信息，也不能對(duì)這些檔案信息進(jìn)行加工處理，致使這些已經(jīng)被封存的檔案資料只能當(dāng)做閑置和廢棄物品。現(xiàn)代管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化創(chuàng)造了條件，而且給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)就是將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理向數(shù)字化記錄管理進(jìn)行轉(zhuǎn)化，通過(guò)將不同的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的統(tǒng)一管理，讓檔案信息資源的價(jià)值得到充分發(fā)揮和提升。

（二）將檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

信息資源數(shù)字化是進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，同時(shí)，還是保護(hù)檔案原件的重要措施。檔案數(shù)字化需要借助先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)處理各種不同的物質(zhì)載體，促使這些物質(zhì)載體形式發(fā)生改變，最終變?yōu)閿?shù)字化形式，為了給檔案管理提供便利，還需要建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理信息化并不是要取消傳統(tǒng)的檔案管理，而是要讓兩者之間形成互補(bǔ)和共存關(guān)系。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化原則，同時(shí)這也是判斷檔案管理是否具備現(xiàn)代性的重要標(biāo)準(zhǔn)。此外，還要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)管理要求對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，并結(jié)合其具有的發(fā)展特點(diǎn)和實(shí)際需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，讓檔案內(nèi)部管理能夠滿(mǎn)足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理要求。為了讓數(shù)據(jù)庫(kù)目錄具備較高的實(shí)際操作性，需要根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求來(lái)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件目錄。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

讓信息在良好信息基礎(chǔ)設(shè)施保障下實(shí)現(xiàn)最大利用和促使信息得到最大限度公開(kāi)就是進(jìn)行信息化建設(shè)的主要目標(biāo)，該目標(biāo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的社會(huì)意義。檔案管理信息化建設(shè)需要經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中檔案管理應(yīng)用程度會(huì)不斷發(fā)生變化，信息技術(shù)水平也會(huì)越來(lái)越高，基于此，應(yīng)不斷調(diào)整信息化建設(shè)階段性目標(biāo)。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中，相關(guān)人員應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)出發(fā)，并充分考慮當(dāng)前現(xiàn)狀，對(duì)檔案館信息化建設(shè)中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解決、

（四）加大信息技術(shù)人才培養(yǎng)力度

檔案管理人員的綜合素質(zhì)會(huì)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生重要影響。檔案管理人員在連接檔案信息資源和用戶(hù)之間充當(dāng)著紐帶和橋梁作用，檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)都需要高素質(zhì)人才的支持。因此，管理人員應(yīng)積極掌握更多更先進(jìn)的管理知識(shí)，將自己掌握的管理知識(shí)應(yīng)用在電子檔案分類(lèi)和歸檔工作中。同時(shí)，為了滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)需求，還要讓檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案信息化知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，提高他們的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，為檔案管理信息化建設(shè)提供人才保障。檔案管理人員如果不能熟練的對(duì)檔案信息現(xiàn)代化進(jìn)行管理，也就不能適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，而且在進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)時(shí)，工作效率較低，服務(wù)質(zhì)量較差?；诖?，既要給檔案管理部門(mén)配置專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，還要積極組織管理人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，讓他們掌握更多的電子文化管理知識(shí)，從而可以對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔和管理。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的表現(xiàn)，也是社會(huì)發(fā)展的要求。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)改變傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，將人工管理模式轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的數(shù)字化形式，通過(guò)加大計(jì)算機(jī)人才引進(jìn)力度和管理人員培訓(xùn)力度，讓檔案管理快速的向信息化方向發(fā)展，為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)信息化創(chuàng)造條件。

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