修敏

摘 要：科技檔案管理主要借助硬盤或服務(wù)器對(duì)重要或相關(guān)檔案信息資料進(jìn)行存檔，這樣人員在需要使用到相關(guān)資料時(shí)就可直接借助互聯(lián)網(wǎng)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢、調(diào)取和應(yīng)用，具有較強(qiáng)的便捷性，且檔案資料在保存過程中信息內(nèi)容完整度和準(zhǔn)確度較高，不易出現(xiàn)資料丟失或遺漏等問題。但目前科技檔案管理信息化應(yīng)用過程中還存在一些問題，如缺乏專業(yè)管理人員、信息設(shè)備落后、信息化意識(shí)不足等，于一定程度上降低了檔案管理信息化水平。需要管理人員能夠加強(qiáng)重視，結(jié)合科技檔案管理實(shí)際情況對(duì)現(xiàn)有的管理工作進(jìn)行優(yōu)化，制定有效解決策略。本文就科技檔案管理信息化應(yīng)用作出分析，提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理;信息化應(yīng)用;存在問題;有效策略

信息化的合理應(yīng)用可提高科技檔案管理工作的穩(wěn)定性、高效性和快捷性。實(shí)現(xiàn)科技檔案管理信息化，主要指工作人員在開展科技檔案管理工作時(shí)，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，借助互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字信息化管理。這種檔案管理模式能夠有效避免紙質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的檔案遺失、資料缺失等情況，確保檔案信息儲(chǔ)存過程安全穩(wěn)定，信息內(nèi)容完整全面，且在查詢和調(diào)取檔案資料時(shí)也更加快捷高效。但目前科技檔案管理信息化應(yīng)用水平較低，需要管理人員能夠正確認(rèn)識(shí)到信息化應(yīng)用的重要性，通過分析存在問題，結(jié)合科技檔案管理實(shí)際需求對(duì)現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行改善優(yōu)化，進(jìn)一步突顯科技檔案管理中信息化應(yīng)用的價(jià)值。

1 科技檔案管理信息化應(yīng)用過程中存在的問題

1.1 缺乏專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員

科技檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)后管理水平得到明顯提升，但想要科技檔案管理工作的開展更具高效性、有序性和穩(wěn)定性，還需要配備專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)等設(shè)備，合理運(yùn)用各項(xiàng)軟件及技術(shù)。但目前科技檔案管理人員專業(yè)性較差，在日常工作過程中未能得到有效培訓(xùn)，這種情況下就難以有效發(fā)揮信息技術(shù)及設(shè)備的價(jià)值，導(dǎo)致信息化應(yīng)用程度不足，降低科技檔案管理效率[1]。

1.2 信息化管理意識(shí)不足

科技檔案管理信息化可在各部門人員開展相關(guān)工作時(shí)及時(shí)為其提供相關(guān)資料數(shù)據(jù)，有利于幫助工作人員提高工作效率，為事業(yè)單位整體穩(wěn)定發(fā)展提供有力幫助。但大部分管理人員缺乏信息化管理意識(shí)，難以正確認(rèn)識(shí)到信息化應(yīng)用的重要性，導(dǎo)致科技檔案管理各環(huán)節(jié)工作開展不到位，準(zhǔn)備、決策及實(shí)施等階段存在不足之處[2]。

1.3 信息設(shè)備較為落后

科技檔案管理信息化應(yīng)用主要借助計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件設(shè)備，應(yīng)用配置較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備，選取符合科技檔案管理工作的軟件及技術(shù)，才能根據(jù)科技檔案管理工作建立對(duì)應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。但目前檔案管理工作中所使用的信息設(shè)備較為落后，且部分軟件在使用過程中通用性較差，極易出現(xiàn)兼容問題，于一定程度上阻礙科技檔案管理工作信息化的運(yùn)用和發(fā)展。

1.4 檔案查詢及識(shí)別功能不全

檔案資料類型及內(nèi)容較多，很多檔案資料之間存在較強(qiáng)的相似性，使得檔案管理工作存在一定難度[3]。目前檔案查詢及識(shí)別功能不全，容易導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)重復(fù)、歸檔混亂等問題。如若該檔案資料存在二級(jí)目錄，在現(xiàn)階段信息化管理過程中系統(tǒng)難以對(duì)二級(jí)目錄進(jìn)行自動(dòng)排序，識(shí)別水平較低。這種情況下就需要檔案管理人員進(jìn)行手動(dòng)排序，一旦檔案資料內(nèi)容過多，這種手動(dòng)排序方式會(huì)大幅度增加檔案管理人員的工作量。

2 科技檔案管理信息化應(yīng)用的有效策略

2.1 加強(qiáng)人才管理，提升檔案管理人員綜合能力

檔案管理人員的工作態(tài)度及工作能力可直接影響科技檔案管理信息化應(yīng)用水平，所以需要加強(qiáng)人才管理，提高對(duì)檔案管理人員的重視度[4]。一方面積極引進(jìn)優(yōu)秀檔案管理人才，確保科技檔案管理工作過程中人員數(shù)量充足。另一方面對(duì)檔案管理人員制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，可聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，通過理論講解、案例分析、實(shí)踐操作等方式幫助檔案管理人員樹立正確的管理觀念，了解更多的檔案管理知識(shí)，熟練掌握信息技術(shù)及設(shè)備的使用方法，不斷提高自身的管理效率和信息技能操作水平。

2.2 增強(qiáng)信息化管理意識(shí)，完善科技檔案管理制度

管理人員需增強(qiáng)信息化管理意識(shí)，明確科技檔案管理工作信息化發(fā)展的重要性，對(duì)科技檔案管理現(xiàn)有制度進(jìn)行完善優(yōu)化。1）了解科技檔案管理工作內(nèi)容、管理要求及實(shí)際情況，并結(jié)合信息時(shí)代發(fā)展需求及事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)對(duì)管理制度進(jìn)行完善優(yōu)化。2）建立檔案管理責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，在科技檔案管理工作開展過程中一旦某項(xiàng)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，可直接找到對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理解決，有利于提高人員責(zé)任心。3）優(yōu)化考核制度及激勵(lì)機(jī)制，根據(jù)檔案管理人員的管理內(nèi)容及實(shí)際需求建立合理的考核制度及激勵(lì)機(jī)制。有效規(guī)范和約束檔案管理人員的工作行為，提高檔案管理人員的工作積極性，促使科技檔案管理工作的開展更具實(shí)效性、高效性和有序性。

2.3 創(chuàng)新檔案管理方法，積極引進(jìn)信息設(shè)備

傳統(tǒng)的科技檔案管理方法無法滿足新時(shí)代發(fā)展需求，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下需要管理人員能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃，完善管理流程[5]。一方面需要對(duì)科技檔案管理工作內(nèi)容及發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行綜合分析，根據(jù)科技檔案管理的實(shí)際需求及現(xiàn)階段存在的問題對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，以達(dá)到優(yōu)化管理資源、提高管理效率的目的。另一方面加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理工作信息設(shè)備的投入力度，根據(jù)科技檔案管理工作內(nèi)容合理選擇軟件及相關(guān)設(shè)備，借助信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)構(gòu)建科技檔案管理系統(tǒng)，以便于檔案管理人員高效開展檔案管理工作，提高檔案資料收集、處理等環(huán)節(jié)的自動(dòng)化和智能化。另外還需定期對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的檢查和維護(hù)，保障檔案管理的安全穩(wěn)定。

2.4 強(qiáng)化硬件配置，提升管理效率

科技檔案管理工作開展過程中由于檔案數(shù)量及內(nèi)容較多，極易出現(xiàn)兼容問題，導(dǎo)致檔案管理水平下降[6]。所以需要進(jìn)一步強(qiáng)化硬件配置，提高管理軟件的通用性和可靠性，有效解決兼容等問題，為檔案管理工作穩(wěn)定安全開展提供保障。同時(shí)對(duì)檔案查詢、識(shí)別等功能進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，確保在科技檔案管理工作進(jìn)行時(shí)系統(tǒng)能夠有效識(shí)別各類檔案內(nèi)容，自動(dòng)高效進(jìn)行檔案歸檔，避免出現(xiàn)大量人工操作，這樣才能真正提升檔案管理效率。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在科技檔案管理信息化應(yīng)用過程中目前還存在一些問題，若無法對(duì)這些問題制定合理有效的解決方案，則難以提高科技檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理。所以需要管理人員能夠提高重視，充分意識(shí)到科技檔案管理信息化運(yùn)用和發(fā)展的重要性。通過加強(qiáng)人才管理、增強(qiáng)信息化管理意識(shí)、創(chuàng)新檔案管理方法、強(qiáng)化硬件配置等方式不斷優(yōu)化完善科技檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)，提高信息設(shè)備及技術(shù)的應(yīng)用水平，為實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化管理目標(biāo)提供有利條件。

參考文獻(xiàn)

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